如何提升機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化水平

池 芳

（古田縣融媒體中心，福建 寧德 352200）

社會(huì)的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，促使信息化時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都將信息化應(yīng)用與自身的發(fā)展相結(jié)合，信息化的作用愈加突出。最近這幾年，從上到下，從中央到地方，各級(jí)各單位的領(lǐng)導(dǎo)都更加重視檔案的管理工作。檔案管理工作在新的時(shí)代背景下需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，從而全面提升機(jī)關(guān)單位檔案的管理水平。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的優(yōu)勢(shì)

檔案的信息化管理主要就是借助于計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化的科技手段，將紙質(zhì)文件和聲像文件進(jìn)行電子文件的轉(zhuǎn)化，并將其系統(tǒng)性的組織在一起，使得檔案庫(kù)更加的有序化和結(jié)構(gòu)化。

1.1 信息化使得檔案管理更省時(shí)、省力

眾所周知，機(jī)關(guān)單位每年歸檔的檔案數(shù)量非常大，一些比較大的單位一年的歸檔文件就達(dá)到了上千件甚至是上萬(wàn)件，而那些專門(mén)記錄人事和重大事件的文件保存的時(shí)間還比較長(zhǎng)。在以前沒(méi)有信息化技術(shù)的年代，檔案都是以紙質(zhì)形式存在的，整理紙質(zhì)檔案是十分繁瑣的一項(xiàng)工作，因?yàn)槌苏碇?，還要對(duì)檔案進(jìn)行篩選、清理及歸類，整個(gè)過(guò)程非常地復(fù)雜。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理后，使得檔案管理工作更加的省時(shí)省力了，無(wú)論是人力還是物力上都得到了極大地縮減，工作效率也得到了極大地提升。

1.2 信息化使得檔案管理更加節(jié)省空間

現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位的辦公空間上是相對(duì)有限的，而檔案則需要專門(mén)的空間存放，一般單位的檔案存放空間都不是很寬敞，而每年又會(huì)有新的檔案存放其中，使得檔案的存放空間逐漸變小。檔案管理信息化之后，之前的紙質(zhì)檔案全部進(jìn)行了電子檔案的歸檔處理，使得檔案存放空間有限問(wèn)題得到了很好的解決。

1.3 信息化使得檔案的查找更快、保存更加的穩(wěn)定

檔案管理部門(mén)歸檔的文件數(shù)量是非常巨大的，因此想要查找檔案，尤其是早些年甚至十幾年、幾十年前的檔案是非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的。另外由于早些年的檔案管理工作還沒(méi)有普及電子信息技術(shù)，使得檔案的查閱工作只能依靠人工手動(dòng)翻閱來(lái)進(jìn)行，效率之低可想而知。信息化管理得以實(shí)現(xiàn)之后，只需要借助于電腦輸入關(guān)鍵詞、條目等進(jìn)行檢索，大大提升了查閱的速度。同時(shí)紙質(zhì)檔案對(duì)存放的濕度和溫度要求非常高，紙質(zhì)檔案還非常容易出現(xiàn)塵螨、蟲(chóng)蛀、甚至破損，信息化管理之后，不僅延長(zhǎng)了檔案的保存時(shí)間，而且保存狀態(tài)更加穩(wěn)定。

2 檔案管理信息化面臨的新情況

2.1 檔案管理的理念發(fā)生變化

檔案管理工作面對(duì)信息化的變革實(shí)際上又是一次全新的挑戰(zhàn)，從事檔案管理的每一個(gè)工作人員都需要從自身的工作實(shí)際出發(fā)，轉(zhuǎn)變工作意識(shí)，提升工作方法，對(duì)自己的工作理念進(jìn)行重新思考和塑造。檔案管理的理念實(shí)際上指的就是檔案管理工作人員在日常工作中需要秉承的原則和方法。在檔案信息化時(shí)代下，每一個(gè)檔案管理人員都要突破傳統(tǒng)，與時(shí)俱進(jìn)。

2.2 檔案管理的制度有相應(yīng)的改變

信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)際上也是對(duì)傳統(tǒng)管理工作的沖擊，原本健全又可靠的檔案管理制度已經(jīng)適應(yīng)不了信息化檔案管理的需要了。實(shí)物檔案資源的管理與數(shù)字化檔案資源的管理有著非常大的不同之處，信息化電子檔案流動(dòng)性更強(qiáng)，容易被修改甚至刪除，檔案的信息化處理必將大大增加檔案的體量，另外檔案管理制度建設(shè)需要提升重視程度，否則新問(wèn)題也會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)，使得原有的管理制度失去了應(yīng)有的管理效用，綜合以上因素，需要新的管理方法來(lái)實(shí)施，所以每一個(gè)檔案管理人員都需要適應(yīng)新的標(biāo)準(zhǔn)，按照新的要求開(kāi)展自己的工作。

2.3 檔案管理的服務(wù)模式也在相應(yīng)的發(fā)生著變化

傳統(tǒng)的檔案資源管理服務(wù)有兩個(gè)較為突出的特性，主要體現(xiàn)就是單向性和被動(dòng)性。所謂單向性就是在傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)工作當(dāng)中，社會(huì)民眾幾乎是沒(méi)有什么機(jī)會(huì)進(jìn)行檔案資源的接觸和利用的，檔案資源主要的服務(wù)對(duì)象是上級(jí)部門(mén)和政府部門(mén)。被動(dòng)性指的就是檔案管理部門(mén)在服務(wù)提供的過(guò)程中，主要就是提供查閱服務(wù)的。信息化的出現(xiàn)，社會(huì)民眾對(duì)于檔案的需求愈加的明顯，這就需要相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，推陳出新，從而更好的滿足大眾的需求。

3 提升機(jī)關(guān)單位信息化檔案管理水平的主要途徑

3.1 進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的意識(shí)

對(duì)于檔案的信息化管理，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員還需要進(jìn)一步強(qiáng)化意識(shí)，要能夠充分的理解機(jī)關(guān)檔案信息化管理得以實(shí)現(xiàn)的重要作用，要確保檔案管理的信息化工作順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。其次，機(jī)關(guān)檔案管理的部門(mén)還要在政務(wù)建設(shè)方面將檔案信息化建設(shè)納入其中，將檔案信息平臺(tái)建立起來(lái)，真正達(dá)到資源共享。另外，要以需求為導(dǎo)向，將檔案管理工作進(jìn)一步貼近民生，從百姓需求出發(fā)，以百姓需求為基礎(chǔ)，從管理上、從服務(wù)上徹底地改變，創(chuàng)新思維，突破傳統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)新局面的到來(lái)。

3.2 進(jìn)一步提升數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

為了保證機(jī)關(guān)單位檔案管理工作能夠真正的實(shí)現(xiàn)信息化，還需要相應(yīng)的條件支持。為了加快信息化進(jìn)程，首先需要從基礎(chǔ)設(shè)施方面入手?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)中推進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的完善是關(guān)鍵，這就需要增添辦公的硬件和相應(yīng)的軟件設(shè)施，其中硬件設(shè)施主要指的就是硬件設(shè)備，比如掃描儀、打印機(jī)、終端機(jī)和服務(wù)器等，掃描儀和服務(wù)器是其中最為重要的設(shè)施，紙質(zhì)檔案和照片檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案最需要的就是掃描儀，檔案信息的存儲(chǔ)、查閱則需要服務(wù)器；軟件系統(tǒng)指的則是檔案管理和應(yīng)用的平臺(tái)及操作系統(tǒng)等。第二個(gè)方面就是注重現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，以檢索方法和檢索工具為例，傳統(tǒng)的檢索都是依靠手工工具來(lái)完成，這樣的方法較為落后，速度慢?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段就比較方便快捷，現(xiàn)在比較常用的現(xiàn)代化信息處理技術(shù)手段有縮微技術(shù)和光盤(pán)技術(shù)。最后一個(gè)方面就是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，主要就是完成數(shù)據(jù)的傳輸和交換。網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和安全性同樣重要，檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性保證主要需要做好幾個(gè)方面的控制工作，包括入網(wǎng)訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、防火墻控制、屬性安全控制等?，F(xiàn)如今，我國(guó)各個(gè)機(jī)關(guān)單位在檔案信息化管理的安全性方面還有待進(jìn)一步的提升，因此必須加以重視，要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷強(qiáng)化。

3.3 提升檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)

檔案管理工作信息化建設(shè)的提升離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍，檔案管理工作人員整體素質(zhì)的提升主要需要做好三個(gè)方面的工作：其一就是健全考核制度，將工作實(shí)績(jī)納入獎(jiǎng)懲范圍，考核制度的建立使得工作的考核評(píng)價(jià)更加的客觀、真實(shí)，以此促進(jìn)檔案管理工作人員工作積極性的提升；其二就是加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行指導(dǎo)，借助于業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)交流會(huì)、業(yè)務(wù)檢查等形式，幫助檔案管理人員提升信息化意識(shí)，拓寬視野，提升業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識(shí)，提升整體的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使得管理人員更好服務(wù)于檔案管理工作；其三不斷地改進(jìn)工作方法，特別是檔案管理人員還應(yīng)該與檔案信息的提供者保持聯(lián)絡(luò)，加速檔案信息的傳遞、收集和整理，擴(kuò)大檔案信息的范圍，確保檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、實(shí)效性；其就是加強(qiáng)管理，不斷完善檔案管理制度，細(xì)化工作流程，提高安全保密意識(shí)，增加檢查力度，真正做到責(zé)任到人，確保檔案管理信息化工作始終保持穩(wěn)定、安全、高效。

3.4 加強(qiáng)信息資源的規(guī)范管理

機(jī)關(guān)單位檔案管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中，應(yīng)該盡可能的將政務(wù)信息從保存到歸檔、從分類到整理都體現(xiàn)在電子政務(wù)建設(shè)的相關(guān)文件當(dāng)中，這樣有助于信息資源建設(shè)工作更好的實(shí)現(xiàn)宏觀調(diào)控，從而使得資源的整理過(guò)程更加地規(guī)范，有助于統(tǒng)一管理制度的建立，避免了重復(fù)信息、交叉信息的出現(xiàn)，確保了檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。另外，數(shù)字化信息數(shù)量巨大，又較為分散，因此，還應(yīng)該進(jìn)行智慧檔案服務(wù)體系的建立，這也是檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新之舉。智慧檔案信息服務(wù)體系實(shí)際上就是一套開(kāi)放式的資源利用的平臺(tái)，覆蓋面比較廣泛，能夠?qū)崿F(xiàn)深度互聯(lián)和協(xié)同共享，還能夠通過(guò)云技術(shù)的借助，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的高效快捷處理。

3.5 加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案信息化的應(yīng)用和整合

機(jī)關(guān)單位的檔案來(lái)源是非常廣泛，覆蓋面也是非常廣的，在保存檔案和整理檔案的時(shí)候，需要將有用的信息有序地進(jìn)行分類，使得檔案信息結(jié)構(gòu)更加的完整，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。檔案信息經(jīng)過(guò)規(guī)范的著錄后，還要做好標(biāo)引和排序，使得信息真正實(shí)現(xiàn)有序化管理。而屬性相同的檔案信息得以有序的分類管理，使得原本因?yàn)樾畔⒘看?、分散、查詢困難等問(wèn)題都迎刃而解。同時(shí)，作為檔案管理部門(mén)需要在工作當(dāng)中充分應(yīng)用新技術(shù)，主要就是數(shù)字編碼技術(shù)，使得檔案管理在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的幫助下，不斷提升工作效率，也能使工作人員的工作量得到有效的降低。

4 小結(jié)

檔案管理工作是一項(xiàng)重要的事業(yè)。機(jī)關(guān)單位的檔案管理信息化水平的提升需要機(jī)關(guān)部門(mén)的重視，需要整體向前推進(jìn)和發(fā)展，更需要每一個(gè)檔案管理工作人員不懈地努力和探索，任重而道遠(yuǎn)。現(xiàn)如今，檔案管理的信息化建設(shè)水平還有待提高，在發(fā)展的道路上還會(huì)有困難，還會(huì)有障礙，但是這項(xiàng)工作始終要緊跟時(shí)代發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，堅(jiān)定滿足大眾需求這個(gè)出發(fā)點(diǎn)，繼續(xù)創(chuàng)新，不斷踐行。