新時期企業(yè)文書檔案工作的現(xiàn)代化管理策略

陳晶晶

（遼寧省能源產(chǎn)業(yè)控股集團有限責任公司，遼寧 沈陽 110032）

1 引言

近年來隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)開始面臨一系列的轉(zhuǎn)型，為了抓住這次機遇并且在改革創(chuàng)新中尋求新的突破，大部分的企業(yè)都開始苦煉內(nèi)功，在生產(chǎn)以及管理手段上進行創(chuàng)新，爭取在現(xiàn)階段借助多元化的手段以及新型管理模式來推動企業(yè)的跨越式發(fā)展。在經(jīng)濟快速發(fā)展形勢下，大部分企業(yè)技術(shù)水平以及生產(chǎn)裝備能力從整體上得到了提升，這也勢必會對企業(yè)內(nèi)部的治理能力以及管理水平提出更高的要求，其中文書檔案作為企業(yè)治理過程中的重要一環(huán)對于深化企業(yè)改革促進企業(yè)提質(zhì)增效有效十分重要的意義，因此企業(yè)應進一步提升對文書檔案的管理水平，從而為實現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型打下堅實的 基礎(chǔ)。

2 開展文書檔案現(xiàn)代化管理的重要性

1）作為檔案工作是企業(yè)深化改革與轉(zhuǎn)型的內(nèi)在需要。面對經(jīng)濟發(fā)展的新形勢，大部分企業(yè)已經(jīng)意識到了改革與轉(zhuǎn)型對于企業(yè)發(fā)展的重要性，無論是從外部條件還是內(nèi)在需要來看，要想實現(xiàn)企業(yè)的科學發(fā)展決策與資源的優(yōu)化配置都需要完整、準確、系統(tǒng)的檔案信息作為發(fā)展支撐。另外，文書檔案中包含了大量的企業(yè)信息以及知識資產(chǎn)等內(nèi)容，這些都是企業(yè)開展信息交流、疑案處理、產(chǎn)品開發(fā)的基本依據(jù)。從這個角度來看，企業(yè)要想在激烈的市場競爭過程占有一席之地，必須要提升文書檔案管理水平。

2）做好文書檔案工作是傳承企業(yè)優(yōu)化文化的有效途徑。企業(yè)在不斷的發(fā)展壯大的過程中，從生產(chǎn)以及科研建設(shè)管理方面積累了大量的豐富的檔案資料，這些都蘊藏了企業(yè)厚重的歷史發(fā)展經(jīng)驗，已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)階段企業(yè)寶貴的物質(zhì)文化財富。在新的發(fā)展形勢下，企業(yè)要想將自己打造成為富有競爭力的國際知名企業(yè)，更加需要做到內(nèi)部的檔案管理工作，并且從中總結(jié)優(yōu)秀的工作經(jīng)驗，真正將各方力量凝聚起來提升企業(yè)的軟實力。

3 企業(yè)文書檔案管理中的弊端分析

1）檔案隊伍不穩(wěn)定歸檔意識淺薄。在企業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理隊伍并不是十分穩(wěn)定，企業(yè)的新員工與老員工常常出現(xiàn)斷層的情況，有些企業(yè)中人員變動較大，因此造成文書檔案管理工作在銜接過程中出現(xiàn)問題。工作隊伍不穩(wěn)定，工作人員也就無暇顧及檔案的開發(fā)與利用工作，導致檔案的作用無法得到充分發(fā)揮。此外，企業(yè)下屬單位子公司對于檔案的歸檔工作缺乏重視，認為文書檔案就是將上級下發(fā)的普發(fā)性文件進行年內(nèi)歸檔，對于日常工作中的會議文件等等不整理歸檔，有些檔案局內(nèi)目錄與實際整理不相符，造成文檔在歸檔過程中產(chǎn)生漏洞，后期在檔案的使用過程中耗時過長。

2）企業(yè)文書檔案管理的方法落后。檔案在管理過程中應當逐漸實現(xiàn)自身的現(xiàn)代化發(fā)展，有些企業(yè)的下屬子公司硬件設(shè)施相對匱乏，檔案管理依舊采用手工檢索以及錄入的方式，與現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理無法接軌。此外，企業(yè)檔案室在對聲像檔案等進行管理的過程中，沒有及時的與宣傳部門進行溝通與協(xié)作，無法實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的使用與共享，這也給企業(yè)文書檔案的科學管理帶來了一定的難度。

4 提升文書檔案管理有效性的對策

1）建立健全文書檔案管理機制。根據(jù)現(xiàn)階段關(guān)于企業(yè)檔案工作的相關(guān)意見的頒布，企業(yè)應當結(jié)合實際情況緊緊圍繞生產(chǎn)經(jīng)營與改革發(fā)展等工作來完善相關(guān)的檔案工作治理體系，抓好基礎(chǔ)工作強化管理能力，努力構(gòu)建出多領(lǐng)域全覆蓋的檔案工作格局，用持續(xù)發(fā)展的眼光來管理企業(yè)文書檔案工作。首先，各個單位以及部門需要明確檔案工作管理體系，依法完善檔案管理機制。企業(yè)內(nèi)部需要設(shè)置檔案管理專業(yè)部門，借助檔案工作發(fā)展規(guī)劃來落實人員的崗位以及庫房設(shè)備等經(jīng)費，實現(xiàn)高效管理。與此同時，上級領(lǐng)導部門可以對基層檔案工作開展具體的業(yè)務(wù)指導與監(jiān)督考核工作，形成以檔案部門為核心，各職能部門共同協(xié)作的檔案管理體系，確保檔案管理工作做到全覆蓋無死角。其次，要形成檔案制度標準體系。對于企業(yè)檔案信息的傳遞以及的歸檔、保管、調(diào)閱等行為需要進行統(tǒng)一的規(guī)范與管理，確保文書檔案在安全、保質(zhì)、保密等的方面都能做到有法可依、有理可循，同時對文書制作、送交、歸檔一體化以及借閱安全與保管方面形成責任制，使其能夠在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)揮除自身最大的效益。最后，強化檔案工作考核體系。考核體系對于檔案管理工作來說是十分重要的，檔案管理部門需要定期不定期的對文書檔案管理工作進行考核與檢查，同時將其結(jié)果納入領(lǐng)導班子的綜合考核工作中去，形成完善的檔案工作考核制度，有效督促企業(yè)文書檔案管理工作的有序 開展。

2）建立健全文書檔案工作機制。首先，對文書檔案的收集需要做到全面化。要想促進文書檔案收集工作全面化，相關(guān)工作人員需要跳出傳統(tǒng)的檔案管理的小圈子，借助現(xiàn)代化的管檔理念來支持檔案管理工作，尤其要從人力、物力、財力方面加大對檔案事業(yè)管理的投入力度，進一步解決實際問題。其次歸檔工作要實現(xiàn)標準化，對于國家檔案局頒布的10號令需要進行認真貫徹，同時對于檔案文件的歸類方案以及歸檔范圍和期限要做到標準統(tǒng)一，按照整理、分類、組件、編號等等進行科學有序的管理，保證不同文件之間的有機聯(lián)系，進一步實現(xiàn)紙質(zhì)文件以及電子文件在整理過程中的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一。最后，要實現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理。一方面，在文書檔案管理過程中建立起電子檔案接收系統(tǒng)以及存儲系統(tǒng)，不斷的形成檔案信息化的發(fā)展服務(wù)平臺，實現(xiàn)文檔的全過程管理。另一方面需要構(gòu)建數(shù)字化檔案館，借助信息化建設(shè)總體規(guī)劃來實現(xiàn)信息共享體系的構(gòu)建，確保借助數(shù)據(jù)庫服務(wù)能夠及時查詢到相關(guān)的信息數(shù)據(jù)資源。從安全方面來看，可以借助專用庫房來存放檔案，控制好室內(nèi)濕度做好消防工作。對于聲像以及電子等特殊載體配置完善的仿瓷設(shè)備，對于重要的檔案文件及時進行異質(zhì)備份。對于檔案管理需要做好應急預案管理，相關(guān)的審核與利用程序需要進一步嚴格執(zhí)行，禁止出現(xiàn)將檔案信息傳輸?shù)椒巧婷艿木W(wǎng)絡(luò)上的現(xiàn)象，嚴格管控對涉密檔案的存儲介質(zhì)檢驗、認證環(huán)節(jié)，提升管理質(zhì)量。

3）加強檔案資源的開發(fā)利用。文書檔案是記錄企業(yè)各項活動的重要歷史記錄，其作為企業(yè)中的重要生產(chǎn)要素與信息知識資產(chǎn)本身具有重大價值。企業(yè)管理人員需要樹立正確的檔案資源資產(chǎn)觀念，提升檔案利用服務(wù)效率與影響力。檔案管理工作在圍繞單位中心工作服務(wù)的過程中，應當切實考慮企業(yè)實際需求，借助檔案展覽、編研著書以及視頻網(wǎng)絡(luò)等形式開發(fā)檔案資源價值，以信息化建設(shè)為突破口實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的檔案信息資源共享。從檔案工作的保障方面來看，需要進一步對庫房硬件建設(shè)水平進行提升，配備適合檔案容量的檔案密集柜或者是檔案密集架等裝備，完善相關(guān)現(xiàn)代化設(shè)施。對于不符合要求的庫房需要及時更新和整改落后的裝備，提升資料的征集與利用效率，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)速度。最后，要進一步加強對檔案干部隊伍的建設(shè)與管理，從專業(yè)理論以及技術(shù)能力上提升其檔案管理水平，同時把檔案人員入口關(guān)，引進和培養(yǎng)一批風夠硬、紀律夠嚴、活力夠足的高素質(zhì)隊伍，真正將文書檔案的作用發(fā)揮到實處。