新環(huán)境下的醫(yī)院人事檔案管理工作探討

周 蓉 陳曉倩

（云南省保山市人民醫(yī)院，云南 保山 678000）

在新時期醫(yī)院人力資源檔案管理中，要注重做好人事檔案管理工作。當前各類人事檔案管理具有真實性、全面性、流動性、動態(tài)性、保密性特征，是個人學歷、經(jīng)歷、社會身份的重要證據(jù)，是有效的法律效用，屬于人生軌跡的重要載體。人事檔案與醫(yī)院各個職工自身利益緊密連接，是醫(yī)院人力資源規(guī)范化配置的有效依據(jù)，這樣能為醫(yī)院選人用人提供有效的信息基礎(chǔ)。近年來醫(yī)院管理開始趨向于科學化，對人事制度改革進一步深化，要注重保障醫(yī)院人事檔案管理活動科學化、規(guī)范化運行，醫(yī)院人事檔案信息資源利用最大化發(fā)展，促進醫(yī)院全面發(fā)展。

1 醫(yī)院人事檔案管理地位與作用概述

人事檔案是個人信息真實記錄與有效反映，是全面提升醫(yī)院人事工作的重要基礎(chǔ)性材料。在人事檔案管理中要注重對個人年齡、學歷、工齡、待遇等現(xiàn)狀進行分析，要以檔案為基礎(chǔ)，整合各類歷史資料。對各項政策合理分析，及時整合多項價值信息，為規(guī)范化理解各項問題提供參考資料。在日常工作開展中，人事檔案服務(wù)功能突出，能為在職員工提供多項歷史憑證，能為職工干部出具個人社會關(guān)系、學歷層次、歷次任職、黨團關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職稱、工資收入等相關(guān)憑證。人事檔案是全面考察以及掌握職工發(fā)展現(xiàn)狀的重要措施，是人力資源高效化管理的重要依據(jù)。人事管理部門要注重對人事檔案、管理活動合理分析，做好人員年齡現(xiàn)狀、學習情況、知識情況、政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、個人經(jīng)歷分析，保障人才有效應用。在人力資源管理中多項職能發(fā)揮與人事檔案之間具有較大聯(lián)系，當前要注重做好各類型人事檔案資料集中分析，能有效掌握個人成長發(fā)展特征以及發(fā)展規(guī)律。對人才集中培養(yǎng)、人才識別等，有助于促進人力資源開發(fā)利用。在人事檔案管理中要保障多項資源信息能有效共享，促使醫(yī)院內(nèi)部各個科室、組織以及人才可以有序流動，防止人才大量積壓，對醫(yī)院發(fā)展中的人力資源合理配置[1]。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作中存有的問題分析

為了保障醫(yī)院人事檔案個人隱私性、安全性，要求檔案管理人員要嚴格遵守各項安全保密制度，除了人事、組織干部工作需要之外，個人不能隨意查閱個人檔案信息。但是目前有部分人事檔案管理人員在日常審核活動開展中發(fā)現(xiàn)職工個人信息材料歸檔中，部分基礎(chǔ)信息與檔案記錄不能有效對應。當前要求人事出具相關(guān)的組織說明，但是職工不予以配合，導致人事檔案管理活動處于不被理解的位置。醫(yī)院人事檔案信息資源綜合利用是檔案管理的最終環(huán)節(jié)，當前醫(yī)院人事檔案相關(guān)管理人員主要工作目標就是對醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)，服務(wù)醫(yī)院各個科室職工。醫(yī)院在人才選拔中，要注重對人員專業(yè)技術(shù)能力進行考察，還要查閱人事檔案中個人多方面歷史材料，能對個人綜合素質(zhì)集中考評。但是由于個人實際接觸的人事檔案信息不多，導致大眾對人事檔案了解不足。在醫(yī)院人事管理中，人事檔案管理活動受重視度不足。對人事檔案缺乏有效界定，有部分醫(yī)院未能建立完善的檔案室，將不能提高人事檔案保密性[2]。

醫(yī)院人事檔案管理活動屬于細致性、專業(yè)性技術(shù)較強以及耗時量較大的工作，檔案管理工作基礎(chǔ)性較薄弱，會被其余工作占據(jù)較多工作時間。將會導致人事檔案管理活動精力不足，人事檔案管理中各項負面問題會不斷延續(xù)。醫(yī)院人事檔案管理活動中缺乏定期培訓活動，人事檔案管理業(yè)務(wù)成效難以提升。人事檔案管理部門未能定期對管理人員檔案管理能力實施有效考核，對人事檔案管理活動有效評價。人事檔案管理活動難以產(chǎn)生較大的經(jīng)濟效益，將會對人事檔案管理活動積極性產(chǎn)生較大影響。究其主要原因是由于醫(yī)院行政管理人員人事檔案意識逐步弱化與虛化所導致，此類問題不能及時得到控制，將會對醫(yī)院長遠可持續(xù)發(fā)展會產(chǎn)生較大影響。在新時期多數(shù)醫(yī)院發(fā)展均建立了醫(yī)院內(nèi)部專屬的人事管理系統(tǒng)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高效化應用能為醫(yī)院人事管理活動提供動力，但是當前部分醫(yī)院人事管理模塊僅僅是記錄醫(yī)院人員部分信息的功能，在人事檔案管理中還是選取人工手工處理模式。多數(shù)紙質(zhì)檔案與電子檔案難以并存發(fā)展，信息匹配度不足，導致醫(yī)院人事檔案難以有效利用。

3 新環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理工作措施探析

3.1 提高人事檔案工作重要性認識

在醫(yī)院管理中人事檔案管理工作是重要內(nèi)容，與個人發(fā)展利益緊密聯(lián)系。目前要注重從多方面為醫(yī)院人事檔案管理提供支持，在完整的人事檔案中能有效收錄工齡認定、生日日期認定、晉升職稱、工資審批、學位認證等方面的法律依據(jù)。由于個人原因要注重對各類進檔材料有效涂改，避免人事檔案材料應用價值丟失，情況嚴重還會出現(xiàn)造假行為。各個醫(yī)院職工要注重做好入職培訓，要對人事檔案重要性集中分析。提高人事檔案嚴肅性，廣大職工要和人事檔案管理人員工作義務(wù)能有效配合。醫(yī)院人事檔案管理工作開展中，要求管理人員對檔案集中審核，發(fā)現(xiàn)材料填寫不規(guī)范等問題，要注重和當事人能積極配合，及時掌握問題，并擬定針對性措施。保障人事檔案管理能沿著正確的政治方向發(fā)展，從根本源頭強化人事檔案理解與認識。

3.2 做好人事檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展設(shè)計

當前要注重集中整合醫(yī)院人事檔案管理活動中的各項問題，將醫(yī)院人事檔案管理活動錄入到醫(yī)院重點發(fā)展日程中，和醫(yī)院各項業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃同步發(fā)展。要注重在物質(zhì)基礎(chǔ)上做好人事檔案管理，對人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀以及今后發(fā)展目標集中分析。依照工作任務(wù)量對人事檔案管理人數(shù)合理劃分，搭配人事檔案管理活動考核標準。選調(diào)更多責任感較強的人員進行業(yè)務(wù)培訓，建立綜合素質(zhì)較強的醫(yī)院人事檔案管理隊伍。積極鼓勵引導醫(yī)院人事檔案管理人員參與到多項專業(yè)化學習中，有序參與到職稱聘任中。全面消除人事檔案管理中存有的問題，保障個人工作能力、學習能力能全面提升，將物質(zhì)獎勵與精神激勵有效結(jié)合，屬于長遠發(fā)展策略。

3.3 做好科學、有序、高效化信息管理

醫(yī)院人事檔案管理中要注重積極創(chuàng)新原有的服務(wù)模式，拓寬服務(wù)渠道，建立規(guī)范化的人事檔案管理系統(tǒng)，能提出紙質(zhì)材料掃描、材料保密、查詢統(tǒng)計功能。在人事檔案管理系統(tǒng)中要注重突出安全保密功能，在系統(tǒng)登錄中要通過用戶名、密碼、手機動態(tài)密碼、生物特征等方面集中認證、鑒別。合理整合文件過濾驅(qū)動、虛擬磁盤技術(shù)等，保障個人檔案信息得到有效保護。在新時期人事檔案紙質(zhì)資料歸檔中，要注重通過系統(tǒng)掃描，獲取完整的掃描文件。對醫(yī)院人事檔案信息有效分析，能通過醫(yī)院檔案信息集中掌握醫(yī)院廣大職工基本發(fā)展現(xiàn)狀。做好合同簽訂維護、人才分類、年度考核管理、職務(wù)職稱分類、教育培訓等，促使醫(yī)院人力資源有效統(tǒng)計分類，能全面提升醫(yī)院綜合管理效率。在人事檔案管理系統(tǒng)建立中要注重提供多樣化借閱服務(wù)，調(diào)動檔案原件材料，提高綜合辦事效率，延長紙質(zhì)檔案材料壽命，增強醫(yī)院人事檔案服務(wù)能力。

4 結(jié)語

在醫(yī)院人事檔案管理中，要注重保障人事檔案信息資源高效化利用，是醫(yī)院人力資源管理的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院要注重對人事檔案管理制度集中完善，提供人力資源、物質(zhì)資源等支持，推動醫(yī)院人事檔案管理工作全面發(fā)展，為醫(yī)院人才隊伍建設(shè)提供有效保障。