淺談學校檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策

曹 慧

（上海市時代中學，上海 200041）

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理是學校管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，隨著當前我國人事制度和各項管理制度的不斷改革，檔案工作任務繁重，這既是挑戰(zhàn)又是機遇。所謂挑戰(zhàn)是面對工作的實際需求，傳統(tǒng)的檔案管理工作浮現(xiàn)出一系列的不足之處需要解決，所謂機遇是面臨著信息化的浪潮，檔案管理工作可以乘風破浪加速信息化建設的步伐。

檔案管理主要包括兩個方面：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案工作中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎。檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。

2 檔案管理存在的問題

隨著檔案技術(shù)的進一步提高，檔案管理的設施不斷得到完善、更新，在實際工作，檔案管理與社會的進步、要求相比，仍然存在一些問題。

1）學校教職工對檔案觀念的輕視與淡薄。相關(guān)部門人員對檔案的收集、移交不重視，從檔案管理員主動“索取”，到遲遲不能落實，導致了長期以來而造成檔案的“拖欠”，這直接影響了歸檔的有效性、及時性。長此以往，必然對學校檔案的查閱、整理帶來很大的困難。

2）對陳舊損壞檔案的保護，缺乏高科技的拯救修復措施。隨著社會的飛速發(fā)展，作為一所百年老校，貯藏著一筆寶貴的文化財富，經(jīng)歷了學校的合并、搬遷、重建，大量的檔案材料也隨之歷經(jīng)了歲月的洗禮，其中一部分紙質(zhì)檔案由于受環(huán)境、保管不當、管理人員不重視等外在因素的影響，從不同程度上變得的泛黃、破損、字跡模糊等等。如何運用高科技的手段來拯救和修復這些珍貴的歷史檔案，學校如果沒有根據(jù)社會的發(fā)展，引進最新、最先進的設備來進行管理和修復的話，那么對這些信息的保護意識顯然是不夠的，也無法跟上檔案信息化的步伐。

3 解決檔案工作問題的對策

加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務，應從以下幾個方面入手：

1）加強檔案管理的重視度，建立考核機制。首先，想要檔案管理能夠更加切實有效的發(fā)展，必須要加大檔案的宣傳力度，積極爭取領導重視是做好檔案工作的前提條件。利用校行政會、校教職工大會以及上級部門對本校的檢查督導等契機，經(jīng)常開展有關(guān)《檔案實施辦法》的宣傳教育。加強對檔案工作重要性的宣傳，讓學校領導、全體老師真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高大家的參與度，支持檔案工作從自身做起，提高主動性、自覺性，及時督促學校各科室上交歸檔材料。其次，學校要將檔案工作與其它教學工作一樣放在同等重要的地位，將其納入學校日常的工作規(guī)劃、列入管理考核機制中，由校領導親自過問，分管領導具體負責，其他工作人員積極參與，形成“三位一體”的管理模式。對于出色完成工作任務的檔案管理工作人員給予一定的經(jīng)濟上和精神上的獎勵，反之進行一些懲罰，以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提高管理效率。

2）建立健全切合實際的檔案管理制度。檔案種類繁多，形式各異，有文書檔案、教學檔案、會計檔案、實物檔案、電子檔案等等，要實行規(guī)范的管理，就必須建立健全切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，首先加強硬件建設，存放檔案必須有專門的庫房，存放設備及時更新，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風，做到整潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)禁止吸煙，以免發(fā)生火災，做到防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡，由領導負責包括業(yè)務檔案在內(nèi)的檔案工作的領導、規(guī)劃，提出業(yè)務檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。

3）對歷史檔案的修復及實現(xiàn)檔案管理信息化管理。互聯(lián)網(wǎng)時代，隨著信息化的飛速發(fā)展，對檔案部門也提出了更高的要求。檔案工作中遇到的問題也亟待我們?nèi)ヒ灰唤鉀Q。檔案信息化不是單純地將傳統(tǒng)的管理方式搬到計算機網(wǎng)絡管理上，而是需要我們借助于現(xiàn)代化的手段,引進先進的信息化管理理念，對檔案管理中不適應現(xiàn)代發(fā)展的方法進行改革。檔案管理人員應及時修復受損的紙質(zhì)檔案，立足現(xiàn)有的信息化設備對文件進行掃描、拍照等，利用這些先進的信息技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，并建立相應的數(shù)據(jù)庫。轉(zhuǎn)換工作的前期開展雖然會比較繁雜，但是建成之后便能更好地進行數(shù)字化管理，大大提高了查閱檔案的效率。此外，還應定期地對電子檔案進行維護、更新和備份。其次，學校要加大基礎設施的資金投入，不定期地更新檔案工作開展所需要的設備，在檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)思維，和相關(guān)企業(yè)合作，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫的技術(shù)研發(fā)，將存儲及虛擬技術(shù)應用到學校檔案管理中，加強現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應用。

4）利用檔案大數(shù)據(jù)提供檔案信息的開發(fā)和利用。檔案管理的目的是提供信息服務，因此，更好地發(fā)揮檔案信息的價值和作用。檔案管理人員要樹立為相關(guān)人員提供信息服務的意識，開展編研工作和咨詢服務，主動地將工作中經(jīng)常運用到的一些數(shù)據(jù)資料向相關(guān)人群進行推廣。如學生學籍檔案、人事檔案、教學檔案等分門別類地利用這些大數(shù)據(jù)分析服務對象的需求，定向地將檔案信息提供用給相關(guān)的服務對象，開展積極有針對性的服務。

保證檔案管理的完整性以及連續(xù)性。當前，很多學校積壓了多年資料并沒有歸檔，導致檔案管理缺乏完整性和連續(xù)性。檔案管理對學校長期發(fā)展具有直接影響，涉及全校教師和學生的利益，因此，學校一定要重視這項工作，建立以及完善長期管理機制，確保檔案管理的完整性以及連續(xù)性。例如，教學改革實驗課題由于周期較長，學校一定要做好每學年、每學期的報告工作，并且主動收集相關(guān)資料，保證實驗報告歸檔的連續(xù)性，同時，對本學年以及本學期的大事、要事記錄，要做到善始善終、有頭有尾，杜絕，有計劃但沒有總結(jié)、有部署但沒有檢查的情況出現(xiàn)

4 結(jié)語

綜上所述，加強新時期檔案工作，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持改革創(chuàng)新，與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案作為組成學校整體構(gòu)架必不可少的一部分，檔案管理的地位在不斷發(fā)展的社會環(huán)境中越來越突出?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一所學?；蛞粋€部門的管理水平，對做好檔案的開發(fā)和利用，是實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，促進可持續(xù)發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。