科技進(jìn)步
——推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)工作

栗 琳 李軍艷

（中國兵器工業(yè)集團(tuán)第五三研究所，山東 濟(jì)南 250000）

隨著信息網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，檔案工作新領(lǐng)域不斷產(chǎn)生，接合近幾年有些省、市發(fā)生泥石流、山體滑坡、以及多年前發(fā)生的汶川地震、國外巴西國家博物館火災(zāi)、巴黎圣母院火災(zāi)等突發(fā)的災(zāi)害，造成了人員傷亡和財產(chǎn)損失，致使歷史檔案無法修復(fù)、恢復(fù)原貌。經(jīng)驗教訓(xùn)告訴我們，保護(hù)檔案，提高檔案安全意識是重中之重。為此，國家對檔案事業(yè)部署新的戰(zhàn)略計劃，加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)工作勢在必行。

2014年4月2日中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下的檔案工作的意見》。明確提出要以建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系為目標(biāo)，進(jìn)一步完善檔案工作體制，加大對檔案工作的支持，保障力度，推動檔案事業(yè)發(fā)展。從以下內(nèi)容闡述我所在推動檔案安全體系建設(shè)工作方面的辦法和措施。

1 完善制度建立健全監(jiān)督機(jī)制

落實責(zé)任制是首要舉措。2018年10月國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》（檔發(fā)[2018]16號）。通知中強(qiáng)調(diào)要切實抓好檔案安全責(zé)任落實。建立健全檔案安全管理制度是推動檔案安全體系建設(shè)工作的依據(jù)。我所以領(lǐng)導(dǎo)為主要負(fù)責(zé)人，各個科研室第一責(zé)任人及檔案管理人員為成員，成立了檔案安全檢查小組，督促、檢查檔案日常安全工作。本著“四不放過”的原則，即：“原因不查清不放過、事故責(zé)任未處理不放過、職工未教育不放過、防范措施不落實不放過”?！鞍踩珶o小事”領(lǐng)導(dǎo)的重視，職責(zé)明確是抓好檔案安全體系建設(shè)工作的首要舉措。

2 針對突發(fā)事件做好檔案安全應(yīng)急預(yù)案

防汛高峰，檔案安全措施要做牢。根據(jù)檔案集中管理的規(guī)定，我所檔案館是改造而成獨(dú)立的建筑，地理位置處于所里的最低處。房屋建造年代已久，每年的雨季防汛工作成為我們職責(zé)的一部分，也成了常態(tài)化。成立了以所領(lǐng)導(dǎo)為組長的防汛小組，檔案人員也是主要成員,起草了《加強(qiáng)檔案館汛期檔案安全工作》通知，指導(dǎo)日常檔案安全管理工作。

每年7月、8月雨季高峰期，每天首要任務(wù)是關(guān)注氣象臺發(fā)布的天氣預(yù)報，與質(zhì)量安全處、保衛(wèi)處組成聯(lián)合排查小組檢查檔案館周圍環(huán)境，給排水是否通暢、辦公區(qū)域窗戶密封是否嚴(yán)密等情況并做好記錄。防汛小組組建了微信群，建立值班責(zé)任制，24小時保持電話暢通。當(dāng)預(yù)報有大雨之日時檔案館采取應(yīng)急措施：先將沙袋運(yùn)送放置檔案館門口外圍作為阻擋雨的第一道屏障，緊接著擋雨板放置門里作為第二道屏障，晚間值班巡視汛情。如遇到突發(fā)事件檔案人員可以直接與所領(lǐng)導(dǎo)請示報備，確保檔案、財產(chǎn)、生命的安全。由于我們防范措施到位，準(zhǔn)備充分多年來未曾發(fā)生過險情，檔案得到了有利地保護(hù)，檔案安全工作牢固可靠。

3 檔案庫房管理是檔案安全管理的基礎(chǔ)

檔案庫房安全是保證檔案安全的基礎(chǔ)、是基本條件。檔案庫房建立時一定做好“八防”。即：防火、防水、防盜、防潮濕、防高溫、防強(qiáng)光、防蟲鼠、防塵。庫房溫濕度的記錄由專人管理，每天記錄庫房溫濕度的變化。溫度在14～24℃，夏季不大于24℃；相對溫度45%～60%，夏季不大于60%，濕度通過濕度器調(diào)節(jié)，溫度通過柜機(jī)空調(diào)、通風(fēng)系統(tǒng)提升溫度。庫房內(nèi)禁止吸煙、不得存放與檔案及其保護(hù)設(shè)備無關(guān)的物品；嚴(yán)禁存放易燃易爆、易霉物品；嚴(yán)禁攜帶手機(jī)進(jìn)入庫房。

庫房內(nèi)檔案柜架排列整齊，編排有序，檔案存放科學(xué)合理，易于安全保管。遵守保密制度，不得將檔案資料擅自帶出庫房外或摘抄、復(fù)印有關(guān)檔案內(nèi)容。下班前要切斷電源，關(guān)閉門窗，勤清掃庫房衛(wèi)生，使庫房保持干凈、整潔。特殊原因進(jìn)入庫房者必須辦理《外來人員進(jìn)入保密要害部門（部位）審批表》。排查庫房電源線路是庫房安全要因之一，應(yīng)在電源配電箱標(biāo)識出電源線路和開關(guān)示意圖。因線路老化、管線破損及時上報維修、改造、更換新管線。檔案人員應(yīng)學(xué)會正確使用消防器材，超期消防器材拒絕使用及時更換。庫房中監(jiān)控裝置與保衛(wèi)處的監(jiān)控設(shè)備相連，24小時監(jiān)視檔案庫房的全貌，做到萬無一失。庫房安全管理是考驗檔案人員能否具備責(zé)任心、耐心、細(xì)心的一種管理性工作。庫房安全管理是檔案安全工作的基礎(chǔ)、是重要保障，是檔案安全體系建設(shè)工作必不可少的因素。

4 實行檔案數(shù)字化管理，檔案安全建設(shè)邁入新臺階

俗話說“天災(zāi)人禍”。這是不可避免的。自然災(zāi)害的發(fā)生導(dǎo)致檔案資料損害嚴(yán)重，失去了許多有保存價值的資料、文物。依照“安全第一，預(yù)防為主”檔案安全管理原則，數(shù)字化檔案管理步伐將加大邁進(jìn)，這是現(xiàn)代化管理的新格局、新模式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理首先保管期限永久的部分因為歷史久遠(yuǎn)檔案紙質(zhì)已發(fā)黃變脆，檔案受損嚴(yán)重的導(dǎo)致歷史數(shù)據(jù)無法修復(fù)，不利于永久保存；其次紙張占據(jù)庫房空間大、占地面積大，紙張數(shù)量多、成本高。第三在借閱利用方面問題更為突出，在數(shù)以萬計的文件中查找一組數(shù)據(jù)或者參數(shù)非常困難，紙質(zhì)檔案無從下手，無法給利用者提供資料，統(tǒng)計數(shù)據(jù)帶來不便。

只有將紙質(zhì)檔案經(jīng)過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化處理成為數(shù)字化檔案，以上所有問題迎刃而解。只要將計算機(jī)處理的數(shù)據(jù)傳到服務(wù)器中，備份、加密設(shè)置權(quán)限可以永久保存。在查找借閱中優(yōu)勢更為突出，只要全文檢索瞬間獲取數(shù)據(jù)參數(shù)或者文件。開展數(shù)字化檔案工作以來，得到了所領(lǐng)導(dǎo)及科研人員的好評。檔案安全工作得到了廣泛提升，更好的推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

檔案安全工作做的好、做到位，不出現(xiàn)任何失、泄密紕漏，離不開檔案人員付出的辛勤努力，還有對檔案工作的執(zhí)著和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度?，F(xiàn)代的發(fā)展，科技進(jìn)步，檔案的安全工作推動檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，有力地保障檔案安全體系建設(shè)工作順利進(jìn)行。