核電廠(chǎng)設(shè)備竣工檔案管理探索與研究

吳瓊子

（國(guó)核示范電站有限責(zé)任公司，山東 榮成 264312）

1 引言

核電廠(chǎng)設(shè)備竣工文件是電廠(chǎng)設(shè)備質(zhì)量的重要見(jiàn)證和記錄，是工程項(xiàng)目最終通過(guò)國(guó)家驗(yàn)收必不可少的條件，也是電廠(chǎng)投入商運(yùn)后運(yùn)行、維修和后續(xù)擴(kuò)建等工作的主要依據(jù)。因此，保證電廠(chǎng)設(shè)備竣工文件的編制、整理和移交質(zhì)量，是建設(shè)運(yùn)營(yíng)單位、總承包單位和設(shè)備供應(yīng)商必須做好的工作。

壓水堆電廠(chǎng)FCD已經(jīng)啟動(dòng)，由于工程的建造技術(shù)由傳統(tǒng)的核電建造模式改為模塊化施工，將一些功能相同的土建結(jié)構(gòu)單一或相對(duì)密集布置的設(shè)備、管道以及鋼結(jié)構(gòu)等最大限度的組裝成一體。此類(lèi)設(shè)備供貨周期會(huì)與以往的建造工程有所區(qū)別，供貨計(jì)劃時(shí)間會(huì)因此而非常緊湊，相應(yīng)的對(duì)設(shè)備竣工檔案的移交也就有了更緊迫的要求，預(yù)計(jì)2019和2020將會(huì)是移交高峰。因此，對(duì)于如何保證設(shè)備竣工文件、記錄在生產(chǎn)制造過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，以及后續(xù)整理、移交的質(zhì)量和進(jìn)度控制總結(jié)如下。

2 目前普遍存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議

1）設(shè)備竣工文件移交進(jìn)度存在滯后。由于各種原因，如項(xiàng)目建設(shè)后期承包商技術(shù)人員撤離影響等，設(shè)備竣工文件移交進(jìn)度滯后的情況在各核電廠(chǎng)普遍存在，總包單位難以按照進(jìn)度要求完成竣工文件移交。這將影響設(shè)備交付進(jìn)度，在這也對(duì)業(yè)主單位、總承包單位及監(jiān)理單位 的工作提出了更高的要求。因此在壓水堆示范工程上我們積極進(jìn)行文件記錄的前端介入，過(guò)程控制和驗(yàn)收把關(guān)，確保全過(guò)程有人跟蹤，有人負(fù)責(zé)。2）人員流動(dòng)性較大。當(dāng)前項(xiàng)目多，總承包單位（包括施工承包商和監(jiān)理承包商）的技術(shù)人員和文檔管理人員流動(dòng)性加大、設(shè)備供應(yīng)商的竣工文件提交審查流程過(guò)長(zhǎng)，整理檔案人員流失等情況時(shí)有發(fā)生，這會(huì)影響到竣工文件的整理質(zhì)量和移交進(jìn)度。應(yīng)切實(shí)做好知識(shí)管理，以防人員變動(dòng)后工作交接不清，做好培訓(xùn)也是一項(xiàng)有效的方法。

3 對(duì)總承包單位的所有要求應(yīng)延伸到其分供方，包括核安全文化建設(shè)

1）針對(duì)重要物項(xiàng)，施行對(duì)分供方的同樣監(jiān)督方式，包括駐。廠(chǎng)監(jiān)造、質(zhì)保監(jiān)督監(jiān)查。從各核電廠(chǎng)的竣工文件收集經(jīng)驗(yàn)反饋來(lái)看，依靠各廠(chǎng)家自發(fā)并無(wú)偏差的遵守和完成程序規(guī)定的各項(xiàng)編制要求，是不現(xiàn)實(shí)的，總會(huì)有各種格式上的偏差，文字理解上的偏差等等，因此管理觸角向前延伸是非常有必要的。設(shè)備檔案管理工作不能再被動(dòng)等待設(shè)備竣工文件，而是在設(shè)備竣工文件的形成、收集和過(guò)程整理階段就進(jìn)行監(jiān)督，管控和指導(dǎo)，直至移交和驗(yàn)收，真正做到 “三同步”，即歸檔管理與工程項(xiàng)目立項(xiàng)同步，與施工進(jìn)度同步，與中間交工驗(yàn)收同步。2）控制手段合同化。主動(dòng)參與總承包合同中關(guān)于竣工檔案管理?xiàng)l款的談判、要求和條款起草，對(duì)竣工文件的移交的種類(lèi)、數(shù)量和方式等統(tǒng)一要求，明確總承包單位的責(zé)任，以一定的工程款項(xiàng)作為竣工文件移交的支付節(jié)點(diǎn)和制約，以保證總承包單位對(duì) 設(shè)備竣工檔案管控的重視程度。3）歸檔制度程序化。明確要求總承包單位建立明確的管理制度和完善的程序體系是提高竣工文件整理和移交質(zhì)量的前提條件。要求總承包單位將相關(guān)管理程序作為合同附件釋放給其分包方，內(nèi)容必須涵蓋設(shè)備竣工文件的整理范圍、格式、質(zhì)量、組卷及審查管理和歸檔分類(lèi)等具體要求。完善的管理制度和程序使建安承包商有據(jù)可依，有章可循，同時(shí)將核安全文化從程序宣貫到落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)中去，提高員工的核安全意識(shí)。4）流程管理信息化。信息化管理是提高設(shè)備竣工檔案規(guī)范性和保證竣工文件完整性的重要手段。企業(yè)文檔管理系統(tǒng)（Documentum）的投用，建立了集團(tuán)內(nèi)部工程管理同工程文件、記錄管理有機(jī)結(jié)合的平臺(tái)，包括竣工文件從初版到最終版都有賴(lài)于信息系統(tǒng)的有效傳輸，審查流程、以及分類(lèi)存放于信息平臺(tái)分類(lèi)目，以便后期為員工提供有效查詢(xún)。5）納入對(duì)總承包單位的考核指標(biāo)。公司已建立業(yè)主對(duì)總承包單位的年度考核制度，其中將設(shè)備竣工文件審查、竣工檔案的移交納入考核指標(biāo)，公司各部門(mén)聯(lián)合對(duì)總承包單位的文檔管理工作進(jìn)行定期檢查，包括文檔管理人員配備情況，竣工文件的整理進(jìn)度、質(zhì)量、保管條件等。檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題通過(guò)正式函件發(fā)送給總承包單位，并跟蹤落實(shí)情況。

4 與總承包單位一起深入到設(shè)備生產(chǎn)一線(xiàn)

除了對(duì)總承包單位的所有要求應(yīng)延伸到其分供方，我們有時(shí)還要與參與總承包單位對(duì)廠(chǎng)家的實(shí)地監(jiān)督和檢查。在廠(chǎng)家交付前，為了保證設(shè)備竣工文件質(zhì)量，我們會(huì)將質(zhì)量控制節(jié)點(diǎn)前移，到現(xiàn)場(chǎng)檢查和監(jiān)督總承包單位對(duì)分包廠(chǎng)家的竣工文件管理情況，檢查是否真正的給廠(chǎng)家傳達(dá)到了質(zhì)量要求，文件要求，廠(chǎng)家是否真正落實(shí)了這些要求。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即要求總承包單位進(jìn)行整改并持續(xù)跟蹤處理情況，在前端確保竣工檔案各環(huán)節(jié)的質(zhì)量。

5 分工合作，重視移交前的審查工作

竣工文件移交前必須先通過(guò)總承包單位駐廠(chǎng)人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)其系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性的審查，隨后總承包單位將審查后的文件及意見(jiàn)發(fā)送給業(yè)主單位審查，收集意見(jiàn)后再統(tǒng)一給廠(chǎng)家要求進(jìn)行整改。為了克服審查單位、部門(mén)較多，人員相對(duì)緊張的情況，我創(chuàng)立了多方共同平臺(tái)交流機(jī)制，利用新時(shí)代各種平臺(tái)帶來(lái)的便捷、快速的溝通機(jī)制為文件審查工作服務(wù)。例如與總承包單位、主要分包方建立微信定期交流平臺(tái)，是正式定期會(huì)議的一個(gè)非常有效的補(bǔ)充，能夠高效的、全范圍的通報(bào)一切設(shè)備竣工文件的移交進(jìn)度及過(guò)程信息。除此以外，線(xiàn)上正式審查流程是必不可少的，各方必須在規(guī)定的期限內(nèi)完成審查流程，以達(dá)到各單位層層把關(guān)，提高竣工文件的移交質(zhì)量和進(jìn)度的目的。

要求總承包單位就竣工文件審查意見(jiàn)整改情況建立定期向業(yè)主單位反饋機(jī)制。根據(jù)工程進(jìn)展情況每月或每周向業(yè)主單位反饋意見(jiàn)整改關(guān)閉情況、逾期未整改情況、以及已采取的督促措施。這種要求是以前所沒(méi)有的，我們這種方法機(jī)制的建立，有效的監(jiān)督和督促審查流程的過(guò)程，改變了被動(dòng)接收信息的局面。另外，合同已規(guī)定，沒(méi)有通過(guò)各部門(mén)的審查會(huì)簽，意味著總承包單位的竣工文件整理不符合移交要求，就不能辦理最終支付。

6 細(xì)化移交計(jì)劃，密切跟蹤移交進(jìn)度

根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)土建和安裝工程的進(jìn)度，在設(shè)備發(fā)貨前的45天之內(nèi)設(shè)備供應(yīng)商需提交完備的電子版竣工文件給總承包單位審查，并在設(shè)備到貨驗(yàn)收后的三個(gè)月內(nèi)完成竣工檔案紙質(zhì)版的正式移交，這是程序?qū)⒐n案移交的進(jìn)度要求。要求總承包單位編制設(shè)備竣工文件的年度移交計(jì)劃和月度移交情況匯報(bào)，作為跟蹤移交情況的依據(jù)。為了保證竣工文件能按計(jì)劃移交，公司在對(duì)承包商的季度考核項(xiàng)目中，需將設(shè)備竣工文件移交計(jì)劃完成情況設(shè)置為考核節(jié)點(diǎn)，以促進(jìn)移交進(jìn)度。中間定期移交例會(huì)上，設(shè)備竣工文件的移交情況也是監(jiān)理公司和總承包單位必須通報(bào)的內(nèi)容。

7 小結(jié)

核電廠(chǎng)目前處于FCD后工程全面開(kāi)展階段，幾年后將會(huì)處于施工高峰階段，將“對(duì)總承包單位的所有要求應(yīng)延伸到其分供方的管理和創(chuàng)新模式”為后續(xù)設(shè)備竣工檔案的移交質(zhì)量奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為電站做好示范提供標(biāo)準(zhǔn)化模式。