重大建設項目檔案工作全過程管理探究

賴雪梅

（涼山礦業(yè)股份有限公司，四川 涼山彝族自治州 615100）

1 引言

從礦業(yè)工程行業(yè)至今，其越來越成熟，很多重大建設項目與人們的日常生活也逐漸貼近，促進了國家整體的發(fā)展。檔案作為重大建設項目的重要記錄，其關系著重大建設項目對檔案的管理。這是因為對于建設項目檔案來說，其是項目建設的關鍵依據(jù)，所覆蓋的范圍較廣，不僅包含項目的稽查、設計、審計，還包括監(jiān)督管理、驗收維護等各個方面。為著實保證重大建設工程在竣工之后能夠平穩(wěn)運行，一定要抓好其的檔案管理工作，并且應當立足于宏觀與細節(jié)的維度加以科學管理。

2 重大建設項目檔案管理簡述

重大建設項目在進行檔案管理的過程中，其所使用的管理模式都具有創(chuàng)新性。對于這一模式來說，其核心在于法人主體，而合同則是管理的基礎，監(jiān)督管理控制是最為重要的管理措施。在制定和實施特定的檔案管理任務時，需要與檔案管理相關的行政部門、項目建設、設計、監(jiān)督檢查等多個與檔案管理相關的部門采用全面的、多維度的方式來參與到整個過程中。不僅要在項目實施前落實好干預措施，還要在項目實施的過程中不斷改進。需要指出的是，有關部門在工程建設后期還應當抓好檢驗和運維等工作。這樣才能更加全面和具體地對建設項目進行檔案管理?；谌碌哪Ｊ?，要想確保建設項目檔案管理更加完整、準確，就必須在項目建設的各個階段都進行檔案管理 工作。

3 重大建設項目檔案管理現(xiàn)狀

對于當前的礦業(yè)工作行業(yè)來說，其在重大建設項目檔案管理方面還存在一定的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1 檔案工作受重視度不足，管理水平有待提升

對于很多單位來說，其不夠重視重大建設項目的檔案管理，且是一種由上至下的表現(xiàn)。首先，是有關領導人員不重視項目檔案管理工作，也不了解項目檔案管理工作對單位發(fā)展的重要意義，只是將重點放在具體的項目建設上，而忽視了對檔案的管理。其次，是單位檔案管理部門不重視，由于部門單位人員簡單地認為檔案管理是一項技術含量不高、工作輕松的工作，所以根本不重視對檔案的管理工作。最后，是項目建設過程中部分參與人員的素質(zhì)水平有限，一般來說，很多項目建設的人員所具備的專業(yè)素質(zhì)水平有所差距，其中很多檔案管理人員都是臨時招聘的兼職人員，而且能力有限，所以其根本難以勝任重大建設項目的檔案管理工作，不僅分類管理水平不足，而且其工作熟練度也有待提升[1]。

3.2 項目檔案管理機制待于健全，各部門職責分工不明確

對于部門建設單位來說，由于其沒有建立健全重大建設項目的檔案管理規(guī)則制度，所以在具體管理的過程中，其執(zhí)行能力較差。另外，這種情況具有一定的普遍性，而且還影響了單位建設項目檔案材料的收集、整理和歸檔處理工作，其難以確保檔案管理材料的完整性，而且還嚴重阻礙了項目建設的整體運行。

3.3 檔案工作質(zhì)量達不到重大建設項目檔案管理標準

大多數(shù)單位的建設項目檔案管理工作都不符合相關標準，具體而言，在實際的歸檔過程中建設項目檔案管理的質(zhì)量急需提高，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，沒有對綜合類建筑項目檔案文件材料進行科學的分類，而且對組卷的管理也不符合有關規(guī)定。第二，對于建設項目的基建部分材料來說，其歸檔程序太過簡單，而且對于那些經(jīng)過修改和調(diào)整的工程圖紙后期也沒有對其進行詳細的說明和批注，甚至一些更改內(nèi)容超過三分之一的檔案還在使用。另外，還有的直接用施工圖代替竣工圖，而且還沒有加蓋相關印章。第三，有關設備材料的整理缺乏規(guī)范性，具體包括紙質(zhì)、有關證書、照片等。同時對于那些相對昂貴的設備其招標書等文件不符合要求，而且沒有對其運送過程、使用過程進行完整的記錄。

4 重大建設項目檔案工作全過程管理建議

4.1 做好前期準備工作

在建筑項目建造的初始時期，應該將檔案管理工作視為項目管理工作的主要構(gòu)成內(nèi)容。而且，對于檔案管理單位來說，其還要對項目建設的材料、文件等資料進行系統(tǒng)的收集、分類和整理。在具體工作的過程中，建設單位要做好以上工作，還需要研究分析項目自身的特點，并結(jié)合工程實際來劃分工程類目并制定合理的進度。此外，還應當不斷優(yōu)化工程檔案工作方案，如此檔案管理工作才可以取得理想成效。另外還應當構(gòu)建完善檔案管理組織，且配置相應的資金與人員。最后，為了確保施工、監(jiān)理等機構(gòu)能夠及時的查詢檔案，還需要不斷完善相關的檔案管理制度，尤其要建立健全項目有關文件的歸檔、分類和存檔等制度體系。

4.2 項目開工各項標準統(tǒng)一化

在建設項目動工的初始階段，要構(gòu)建健全的檔案網(wǎng)絡管控機制，便需對項目參與企業(yè)與人員加以整體梳理。等管理體系建成后，還要對參與建設的人員實施全面的檔案管理，具體來說就要將參與建設的工作人員的檔案資料錄入到網(wǎng)絡管理體系中去。同時，為了最大限度的提升檔案管理人員的意識水平和工作能力，還應當及時地將有關制度標準下發(fā)至各機構(gòu)、各部門。另外，對于建設項目的領導人員來說，其要想更加細化參與單位的檔案管理職責，就必須通過組織培訓、開展活動等形式來進一步提升檔案管理人員的意識水平，才能促使檔案管理工作更加規(guī)范、統(tǒng)一。為此，只有在項目開工前，將各項標準統(tǒng)一化，才能促使工程建設項目穩(wěn)定發(fā)展[2]。

4.3 實時監(jiān)控項目進程

為了更好的實施建設工程項目，還需要讓檔案管理工作有效地貫徹到工程建設項目的各個環(huán)節(jié)中。這樣就可以實現(xiàn)在檢查實施單位的質(zhì)量和進度時，還可以檢查檔案的形成與管理的狀態(tài)。在檢查信息的過程中，對于不同的項目環(huán)節(jié)，還應當采取不同的標準，并體現(xiàn)在檔案管理中。當項目驗收時，應當查驗存檔的有關資料，這樣才可以確保資料的完備與精準。為了便于檔案的存檔和回收，還需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術實時監(jiān)視有關施工單位和施工人員。對于所有的施工企業(yè)與監(jiān)理單位來說，監(jiān)理資料是施工管控的主要構(gòu)成內(nèi)容，其應該把和其有關的資料與文件劃入到監(jiān)管工作范疇。另外，項目的有關負責人與技術工作者應該把其劃入到本身職責范疇。為確保管理機制的平穩(wěn)運行，檔案管理部門應當在作業(yè)現(xiàn)場組建管理辦公室。

4.4 明確檔案管理質(zhì)量要求

對于檔案來說，其來源于原始文件，對檔案管理有著積極的基礎性作用。在對檔案進行規(guī)范管理的過程中，其建設標準繁雜，而對文件材料的管理規(guī)定卻少之又少，也不具有實際操作性。具體來說，單位對于招投標的文件管理存在一定的問題，其僅規(guī)定對中標文件進行保存，而沒有明確表示對于未中標的文件是否保存或保存的時間和方式是否有差異，使得這部分材料經(jīng)常缺失或被損毀。由于社會對工程項目的質(zhì)量要求越來越高，所以延長了其“缺陷期”，對于此期間所形成的觀測資料、管理中形成的資料以及輔助項目建設資料也關系著工程項目的竣工驗收。為此，針對檔案管理工作，即使項目完成竣工驗收，該工作還要繼續(xù)跟進，只有采取切實可行的措施，明確檔案質(zhì)量管理的要求，才能促使檔案管理工作有效發(fā)展下去[3]。

4.5 建設項目后期總結(jié)與反饋

在項目建成后，檔案管理部門還需要及時的匯總在施工期間所形成的有關材料，并檢查完其準確性和完整性，才能確保后期可以隨時調(diào)整修復存在問題的材料和文件。等初步查驗完畢后，對于比較特殊的資料還應該由專業(yè)的檔案保存部門對其查驗。通常而言，有兩個單位應當對特殊資料加以查驗。其一是檔案管理行政部門，其二是與該行業(yè)相關的部門組織。要第一時間發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存有的不足，并及時修正與優(yōu)化，就需要對檔案資料加以專門的查驗。只有形成多級別、多步驟分門別類的檔案檢查審批，才能逐步提高重大建設項目的檔案管理質(zhì)量。

5 結(jié)束語

總之，對于重大建設工程而言，檔案管理活動特別關鍵。正是由于其具有重要性和特殊性，所以對檔案管理工作的要求也逐漸提升。為了使得檔案管理的方式更加有效，就必須采取全過程管理。本文基于全過程管理理念，從前期準備工作、項目開工各項標準統(tǒng)一化、實時監(jiān)控項目過程、建設項目后期的維護與反饋等方面提出了有關建議，希望能促進重大建設項目檔案管理工作的開展。