高校檔案微信公眾平臺(tái)建設(shè)研究初探

付婧嬌

（上海電力大學(xué)檔案館，上海 200090)

檔案機(jī)構(gòu)擁有大量珍貴檔案資源，但長(zhǎng)期以來(lái)因面向公眾的開發(fā)機(jī)制缺失，很多資源藏于深閨。新媒體的出現(xiàn)很大程度上改變了人們獲取信息的方式，為檔案機(jī)構(gòu)、檔案資源建設(shè)和社會(huì)公眾之間搭起一座橋。

1 高校檔案微信公眾平臺(tái)的建設(shè)現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

目前，越來(lái)越多的高校檔案機(jī)構(gòu)正在轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，越來(lái)越重視檔案微服務(wù)，開通了微信公眾平臺(tái)，參與到信息改革的浪潮中。截至2020年8月，上海的30所公辦高校中有15所高校開通了微信公眾號(hào)，開通率達(dá)到了一半。

高校檔案館微信公眾平臺(tái)的欄目主要涉及館況介紹、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、新聞公告、預(yù)約查檔，互動(dòng)反饋、網(wǎng)站鏈接和網(wǎng)上展覽等。有的高校欄目設(shè)置齊全，版塊內(nèi)容豐富，有個(gè)別高校更是走在了前列，服務(wù)平臺(tái)內(nèi)容更新及時(shí)，形式新穎直觀，突出高校特色，服務(wù)便捷高效，社會(huì)影響力較大。比如復(fù)旦大學(xué)檔案館推出的“復(fù)旦記憶”微信公眾號(hào)中不僅定期推送“檔案故事”，而且還推出了“大事記”和“望道舊居”，粉絲們還可以通過(guò)云展廳身臨其境的參觀復(fù)旦大學(xué)校史館。高校檔案微服務(wù)雖然取得了一些成績(jī)，但也存在著明顯的不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 服務(wù)內(nèi)容單調(diào)

內(nèi)容屬性是影響傳播效果的重要因素。檔案館微信公眾號(hào)的推送文章，根據(jù)內(nèi)容的主題可以區(qū)分為三種類型，既檔案宣傳類、行政事務(wù)類和文化傳承類。

檔案宣傳類是指對(duì)檔案、館藏進(jìn)行宣傳，對(duì)相關(guān)政策進(jìn)行解讀，與檔案本身密切相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)推送文章。通過(guò)對(duì)檔案知識(shí)的普及，增進(jìn)檔案利用者對(duì)高校檔案工作的認(rèn)識(shí)，提高檔案利用者的檔案意識(shí)。

行政事務(wù)類與檔案館的行政事務(wù)有關(guān)，包括業(yè)務(wù)指南、寒暑假值班安排、開展檔案日活動(dòng)等通知信息，使檔案利用者提前知悉檔案業(yè)務(wù)的辦理程序和要求，有助于提高檔案利用者的辦事效率。

文化傳承類的主題包括校史記憶、名人記憶、地標(biāo)記憶等，體現(xiàn)出檔案館作為社會(huì)記憶傳承機(jī)構(gòu)開展的特色記憶的宣傳推廣活動(dòng)。

這三類推文的內(nèi)容主題存在較大差別，對(duì)于受眾的吸引力也不相同。不同內(nèi)容主題的推文在所有推文中的占比，體現(xiàn)出一個(gè)微信公眾號(hào)在內(nèi)容上的特點(diǎn)，從而影響傳播效果?？v觀現(xiàn)有高校檔案官微，除了個(gè)別走在前列的高校，多數(shù)集中在對(duì)于檔案政務(wù)資訊類信息的發(fā)布，對(duì)檔案資源類信息傳播和提供則有待拓展深化。然而在檔案信息服務(wù)中，對(duì)公眾更具吸引力的，對(duì)社會(huì)發(fā)展更具價(jià)值的，是承載國(guó)家和社會(huì)記憶的館藏檔案資源。在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，檔案資源的有用性日益彰顯，微信公眾平臺(tái)為檔案資源宣傳與利用提供了良好的平臺(tái)，但在現(xiàn)有的高校檔案官微中，服務(wù)內(nèi)容仍是薄弱環(huán)節(jié)。

1.2 互動(dòng)交流不足

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在上海高校檔案館微信公眾號(hào)中，首次回復(fù)內(nèi)容分為歡迎關(guān)注類和服務(wù)指南類2種，多數(shù)高校在服務(wù)指南類內(nèi)容中給出了查檔地址、時(shí)間和電話，而同濟(jì)大學(xué)除了提供查檔信息外，還提供了官方微博、網(wǎng)站等鏈接。顯然，回復(fù)服務(wù)指南類內(nèi)容更能滿足廣大檔案利用者的查檔需求，其一方面告知了檔案利用者的查檔信息，另一方面也避免了人工回復(fù)的延遲，充分體現(xiàn)了新興媒體的方便與快捷。但是現(xiàn)有檔案微信的實(shí)時(shí)互動(dòng)、討論交流等特征略嫌不夠，只是一味地單方面推送信息，利用者有時(shí)無(wú)法通過(guò)官微獲得所需要的準(zhǔn)確信息。

1.3 頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)不足

新媒體技術(shù)為檔案信息服務(wù)提供了越來(lái)越多的可選擇方式，從目前對(duì)微信公眾平臺(tái)應(yīng)用的整體情況看，在服務(wù)過(guò)程中，檔案部門僅將其視為一種小工具，缺少全面系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，建設(shè)過(guò)程中缺少對(duì)技術(shù)、人才等方面的保障，使得移動(dòng)數(shù)字檔案信息服務(wù)的持久深入發(fā)展收到一定制約。有的檔案官微由于缺少固定人員維護(hù)和管理，開通賬號(hào)發(fā)過(guò)兩篇推文就靜止不動(dòng)了。這樣就不可避免地出現(xiàn)了僵尸賬號(hào)、曇花一現(xiàn)式服務(wù)等不良現(xiàn)象。這種檔案信息移動(dòng)服務(wù)難以形成深入持久的良性循環(huán)，違背了對(duì)“工具”利用的初衷。

2 高校檔案微信公眾平臺(tái)建設(shè)的發(fā)展建議

2.1 “史料為重、內(nèi)容為王”，維護(hù)檔案微信公眾平臺(tái)的生命力

檔案公眾號(hào)推出的文章所包含的信息內(nèi)容是保持社群持續(xù)關(guān)注的重要原因。信息時(shí)代，用戶永遠(yuǎn)不缺數(shù)據(jù)，缺的是有價(jià)值的信息。高校檔案館亟需堅(jiān)持 “內(nèi)容為王”原則，樹立以檔案利用者為中心的服務(wù)理念，從檔案利用者的需求出發(fā)，立足于特色館藏，加大微信公眾號(hào)服務(wù)功能的開發(fā)與建設(shè)，為檔案利用者提供預(yù)約申請(qǐng)、檔案查詢等實(shí)質(zhì)性服務(wù)，提升微信平臺(tái)推文內(nèi)容的質(zhì)量和價(jià)值，增強(qiáng)平臺(tái)服務(wù)的深度和厚重感。

高校檔案館微信公眾號(hào)推送的內(nèi)容不應(yīng)以轉(zhuǎn)發(fā)其他公眾號(hào)的文章為主，而應(yīng)深入挖掘館藏檔案資源，研究檔案利用者的需求，推出迎合公眾需求、真正有質(zhì)量有價(jià)值的內(nèi)容，“講好中國(guó)檔案故事”，使高校檔案真正發(fā)揮存史資政、服務(wù)育人的作用。

2.2 增強(qiáng)微信公眾號(hào)的互動(dòng)性，提高服務(wù)水平

微信公眾平臺(tái)的互動(dòng)功能作為連接高校檔案館和檔案利用者之間的橋梁，可以使高校檔案館更加快速、精準(zhǔn)地了解檔案利用者的需求，為檔案利用者提供個(gè)性化服務(wù)。因此，高校檔案管理工作者不應(yīng)僅將微信公眾號(hào)作為發(fā)布信息的平臺(tái)，還應(yīng)發(fā)揮微信互動(dòng)性強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，采用自動(dòng)回復(fù)與人工回復(fù)相結(jié)合的方式，加強(qiáng)與檔案利用者之間的互動(dòng)交流。一方面，高校檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)檔案利用者的常見問(wèn)題建立一個(gè)需求數(shù)據(jù)庫(kù)，并將解答結(jié)果設(shè)置為自動(dòng)回復(fù)。另一方面，針對(duì)自動(dòng)回復(fù)解決不了的問(wèn)題，高校檔案管理工作者應(yīng)及時(shí)提供人工回復(fù)。另外，對(duì)公眾號(hào)發(fā)送的推文還可以設(shè)置評(píng)論區(qū)，與公眾留言互動(dòng)，以增強(qiáng)互動(dòng)效果，提高服務(wù)質(zhì)量。

2.3 與檔案網(wǎng)站建設(shè)相互協(xié)調(diào)

同樣是檔案部門服務(wù)串口的檔案網(wǎng)站，在幾年前還是大眾所接受的主流信息獲取方式，但是隨著移動(dòng)新媒體的發(fā)展，如今也不再是人們獲取信息方式的寵兒。通過(guò)瀏覽一些檔案部門的網(wǎng)站，筆者發(fā)現(xiàn)很多檔案網(wǎng)站的信息更新不及時(shí)，有的甚至還停留在一年前，網(wǎng)站的訪問(wèn)量也非常低迷。在網(wǎng)站與微信公眾號(hào)發(fā)布的內(nèi)容有重疊的部分時(shí)，用戶自然選擇更為便捷的移動(dòng)端瀏覽微信公眾號(hào)。雖然網(wǎng)站作為信息媒體的焦點(diǎn)已經(jīng)淡化，但筆者認(rèn)為，其功能性依然是微信公眾號(hào)所不能取代的，例如，檔案查詢、政務(wù)公開、資料下載、館藏介紹、編研成果、檔案服務(wù)等內(nèi)容信息量極大，相當(dāng)復(fù)雜，不是一個(gè)小小的微信公眾號(hào)所能承載的。無(wú)論微信公眾號(hào)的發(fā)展勢(shì)頭有多迅猛，網(wǎng)站的功能終究是不可小覷的。作為檔案服務(wù)窗口的檔案網(wǎng)站依然有存在的必要，微信公眾號(hào)應(yīng)該利用其“身形輕盈”“短、平、快、易”的特點(diǎn)，更好地發(fā)揮檔案宣傳與服務(wù)功能。網(wǎng)站和微信公眾平臺(tái)的建設(shè)工作應(yīng)該相互協(xié)調(diào)，同步建設(shè)。只有網(wǎng)站提供的“服務(wù)”與微信公眾號(hào)提供的“宣傳”相結(jié)合，才能更好地為檔案事業(yè)服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

微信公眾平臺(tái)的應(yīng)用為檔案機(jī)構(gòu)開展檔案文化宣傳和信息服務(wù)工作提供了嶄新的渠道，而挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，面對(duì)平臺(tái)數(shù)量的不斷增多，高校檔案機(jī)構(gòu)必須以提升服務(wù)內(nèi)容質(zhì)量為目標(biāo)，致力于微信平臺(tái)資源建設(shè)，為高校檔案機(jī)構(gòu)創(chuàng)新服務(wù)模式、增強(qiáng)服務(wù)效力提供豐富的資源基礎(chǔ)，助力檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)新發(fā)展。