醫(yī)院人事檔案信息化管理及其創(chuàng)新研究

劉雋聿

（淄博市張店區(qū)中醫(yī)院，山東 淄博 255000）

1 引言

在信息時代背景下，先進的信息技術(shù)逐漸滲透到醫(yī)院管理工作中，為人事管理提供先進技術(shù)支持。但是，部分管理者思想落后，加強管理體系缺失、建設投入不足、缺乏專業(yè)人才等因素影響，導致人事檔案信息化管理現(xiàn)狀不容樂觀。對此，醫(yī)院管理層應積極采取針對性措施，提高信息化管理水平，使人事檔案管理效率得到顯著提升。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義

1）檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展需求。為滿足現(xiàn)代化的檔案管理工作發(fā)展要求，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)首先應當認識到人事檔案管理信息化的重要性，優(yōu)化并完善自身的工作體系，面對日益增加的人事檔案數(shù)量和類別，從而建立巨大的人事檔案信息體系等數(shù)據(jù)。醫(yī)療衛(wèi)生工作團隊的工作人員數(shù)量在不斷地增加，就需要建立更多的數(shù)據(jù)信息，全新的檔案也會不斷增加，從而構(gòu)建更新的數(shù)據(jù)庫信息。采取信息化管理技術(shù)可以更好地精細化管理人事檔案，避免出現(xiàn)管理工作的失誤或者是信息檔案混亂問題。

2）醫(yī)院檔案管理模式變革需求。醫(yī)院為滿足更好的發(fā)展需求，需要變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，將傳統(tǒng)相對粗略的信息管理方案轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄬艿墓芾矸桨?，即采取信息化技術(shù)方案將已經(jīng)存在的人事檔案進行整合管理，重新進行數(shù)據(jù)和信息的鑒別、分析、整合以及歸檔，滿足不同檔案信息化管理的目標，從而達成精細化標準要求。采取信息化技術(shù)滿足細節(jié)管理目標，可以更好地實現(xiàn)人事檔案管理工作各個細節(jié)連接和共享的目標，減少傳統(tǒng)工作方式存在的漏洞，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率[1]。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理及其創(chuàng)新途徑

3.1 完善信息化管理機制

1）制定內(nèi)部管理制度。在檔案管理工作中，部門負責人應結(jié)合信息時代特點，充分利用信息技術(shù)對檔案內(nèi)容進行歸類，在檔案歸類、文件統(tǒng)計、信息保密管理、檔案資料收集等多方面發(fā)揮作用，并對管理經(jīng)費與獎懲落實進行合理規(guī)劃，確保管理科學合理；為了確保檔案信息的真實完整，應杜絕人為因素導致的檔案遺失、短缺、遺漏、錯誤等現(xiàn)象，確保信息化管理科學高效落實；還應建立激勵機制，提高檔案管理者的薪資待遇，激發(fā)其工作熱情，樹立強烈的責任感，能夠自主自發(fā)的做好管理工作，提高檔案管理質(zhì)量。

2）構(gòu)建檔案管理平臺。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院還應充分利用信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案管理與安全防護平臺，安裝先進的殺毒軟件，避免檔案信息被違法盜取。同時，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，可通過自動檢索與更新的方式調(diào)閱所需信息，使檔案信息更新與應用效率得到顯著提升。借助檔案管理平臺，對人力資源信息進行優(yōu)化和完善，針對單位內(nèi)部“有檔無人，有人無檔”現(xiàn)象進行全面篩查，使人力信息更加標準且全面，為人事檔案數(shù)據(jù)庫的精簡優(yōu)化打下堅實基礎。

3.2 軟硬件設備更新

為了能夠有效開展信息化人事檔案管理工作，要對相關(guān)的軟硬件設備進行更新，提前做好相關(guān)設備的準備工作，才能夠更好的創(chuàng)新人事檔案的管理方式以及管理內(nèi)容。首先，醫(yī)院的領導者，需要重視對硬件設備的更新工作，適當?shù)膿艹鲑Y金，對硬件進行完善，尤其是要對各種存在問題或者是功能不完善的硬件設備進行更換，這樣才能夠更好的開展相關(guān)的管理工作。其次，要定期對軟件進行更新，積極應用新式軟件，這樣才能夠開展精細化的管理工作，方便相關(guān)部門檢索人事信息，從而減輕統(tǒng)計人員的工作負擔，減少其中的漏洞。最后，醫(yī)院還有必要安排人事檔案管理人員到各大醫(yī)院進行學習，積極的引進先進的管理方法，從而有效提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.3 強化管理者綜合素質(zhì)

檔案信息化建設需要專業(yè)化的團隊支持，所以醫(yī)院要建設一支順應醫(yī)院發(fā)展的檔案信息化管理團隊，確保檔案管理信息化建設取得實效。醫(yī)院人事檔案管理部門要對檔案管理者提出更高要求，并在選拔時注重專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，從根本上提升檔案管理信息化建設團隊的素質(zhì)。醫(yī)院人事檔案管理部門要關(guān)注檔案信息化建設人員的有關(guān)教育培訓，定期組織專業(yè)知識講座，為新老員工提供溝通交流平臺，在交流中激發(fā)思考，在思考中加深對業(yè)務工作和自身的認識，使新老員工互促互進，為員工的成長持續(xù)提供養(yǎng)分。醫(yī)院人事檔案管理部門應建立細化檔案管理人員考核機制，保證其專業(yè)能力達到崗位要求[2]。醫(yī)院人事檔案管理部門還應對未能達到檔案信息化建設要求的員工進行幫助教育，避免出現(xiàn)因能力不夠?qū)е碌臋n案信息化管理工作推進受限等問題。在數(shù)字化進程下，要使醫(yī)院人事檔案信息化建設更好完成，必須提升管理者應用信息化技術(shù)。人事檔案管理人員不僅要加強專業(yè)知識的學習，提升自己的素質(zhì)和能力，而且要借助信息化軟件豐富和增強員工在人事檔案管理中的技能。醫(yī)院還要在一定時間內(nèi)進行培訓，使員工了解人事檔案信息管理軟件的功能，提升醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設水平。

3.4 提升檔案綜合利用

人事檔案管理的目的，目的是更方便地查閱和借閱，在人事檔案數(shù)字信息化的過程之中，有助于更便捷地查找到人事檔案，對此，應該充分地發(fā)揮這一優(yōu)勢，更加積極地調(diào)動提升人事檔案的綜合利用率。在人事檔案數(shù)字信息化的階段，應該充分地考慮和衡量各種因素，比如在調(diào)取上如何能夠更加地科學合理。過去的人事檔案管理，存在著方方面面的問題，隨著信息數(shù)字化的逐漸普及，應該盡可能地對之前存在的問題進行修改和完善。在資料的調(diào)取上，一方面要充分地保證其安全性，另一方面要盡可能地保證其內(nèi)容的適配性、相關(guān)性和科學性。隨著大數(shù)據(jù)等技術(shù)的出現(xiàn)，之后的管理模式也將會更加多元化，與全省、全國甚至全世界有所關(guān)聯(lián)。隨著工作的逐漸專業(yè)化，需要更多專業(yè)人才參與進來，并且定期組織培訓和學習，不斷地提升人員的整體素質(zhì)，使人事檔案管理工作成效更加顯著。

3.5 加強醫(yī)院檔案管理的安全性

信息化在醫(yī)院中有很深遠的意義，所以要確保醫(yī)院檔案管理的安全性，才能真正表現(xiàn)價值性[3]。對于有關(guān)的制度法規(guī)與私密性有關(guān)，而且要約束有關(guān)的檔案信息化管理建設員工，如果員工泄露秘密要嚴格處理，令檔案管理更加標準，保證信息化管理的安全。醫(yī)院要普及計算機和網(wǎng)絡知識，令醫(yī)院所有的員工都有網(wǎng)絡安全的意識，并且了解網(wǎng)絡安全隱患帶來的后果，而且可以使計算機管理網(wǎng)絡安全監(jiān)督更加嚴格。

4 結(jié)束語

綜上所述，采取信息化技術(shù)的醫(yī)院人事檔案管理工作方案，能夠減輕工作人員工作壓力，同時提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。重視提升醫(yī)院人事檔案管理工作人員專業(yè)技能和科學認知，可以促進檔案管理工作的效果升級，促進人力資源管理工作進步與發(fā)展。