試談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

鄒 璇

（中國電子科技集團(tuán)公司第二十八研究所，江蘇 南京 210007）

我國的檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的相關(guān)創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型已經(jīng)是必然的趨勢，只有數(shù)據(jù)化和科學(xué)化的相關(guān)技術(shù)水平才能對大量的信息進(jìn)行儲存，并且能夠快速查找，這對檔案管理工作是一個(gè)非常重大的提升，對于今后的檔案管理工作也產(chǎn)生了具體且深遠(yuǎn)的影響，希望可以對檔案管理科學(xué)化水平進(jìn)行有效的提高。

1 檔案管理進(jìn)行科學(xué)化發(fā)展的重要性

1.1 文化方面的發(fā)展需求

檔案可以理解為是一些過去的重要資料，是對過往一段時(shí)間的真實(shí)反映與客觀說明，隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的興起，檔案已經(jīng)越來越多，很多的相關(guān)內(nèi)容已經(jīng)無法進(jìn)行記錄，另外很多檔案都代表著文化方面的發(fā)展，如果不對檔案管理進(jìn)行科學(xué)化的改革與轉(zhuǎn)型，文化方面的發(fā)展需求將沒有辦法得到有效的滿足[1]。因此，檔案管理進(jìn)行科學(xué)化發(fā)展有著難以想象的重要性。

1.2 檔案方面的發(fā)展需求

除了文化方面的發(fā)展需求外，檔案方面的發(fā)展需求也是體現(xiàn)檔案管理進(jìn)行科學(xué)化發(fā)展重要性的主要原因。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以對如今的相關(guān)檔案進(jìn)行處理，只有科學(xué)化且數(shù)據(jù)化的管理模式可以有效的處理當(dāng)代檔案，由此可見科學(xué)化的檔案管理有著難以想象的重要程度。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

2.1 檔案管理方法的轉(zhuǎn)變

在提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇中，對檔案管理方法進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變是非常有效的策略。在過去的檔案管理中，檔案采用的都是紙質(zhì)的檔案，所以對檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理時(shí)非常的費(fèi)力，并且很多檔案都會出現(xiàn)丟失的情況，所以應(yīng)該對相應(yīng)的檔案管理方法進(jìn)行轉(zhuǎn)變，應(yīng)該將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上的檔案，真正的實(shí)現(xiàn)了線上管理，讓線上的檔案管理模式成為主流的檔案管理模式。這樣的檔案管理方法減少了紙張的使用，并且節(jié)約了大量的空間，同時(shí)相關(guān)的檔案已經(jīng)不會出現(xiàn)丟失的情況[2]。因此，對檔案管理方法進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變是在提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇中非常有效的路徑選擇之一。

2.2 對檔案管理制度進(jìn)行完善

除了檔案管理的方法需要轉(zhuǎn)變外，在檔案管理工作正在進(jìn)行時(shí)，一定要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，所有的檔案管理人員都必須按照相關(guān)制度來進(jìn)行工作，將檔案管理制度銘記于心頭，在收集、整理和歸檔的檔案管理過程中，都應(yīng)該有著相應(yīng)的檔案管理制度。在完善相應(yīng)的管理制度后，也要把已經(jīng)有的制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充和完善。例如《檔案工作管理制度》和《檔案借閱相關(guān)規(guī)定》等等。讓檔案管理變得更加規(guī)范化與制度化的同時(shí)，還要確保每個(gè)人都要遵守相應(yīng)的檔案管理制度，要將新的制度規(guī)定有效的落實(shí)到現(xiàn)實(shí)情況之中。

在這樣的制度下，應(yīng)該把檔案管理部門的相關(guān)權(quán)利進(jìn)行增加，讓其擁有權(quán)利對不遵守檔案管理制度的工作人員進(jìn)行指正并對不及時(shí)歸檔的其他部門工作人員向其討要相關(guān)檔案。由此可見，一個(gè)良好的檔案管理制度讓相應(yīng)的檔案管理工作變得井井有條。

除了約束性的制度條例外，還應(yīng)該對原有管理制度進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)型，應(yīng)該將傳統(tǒng)的檔案管理制度轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒c科學(xué)化的檔案管理制度，將互聯(lián)網(wǎng)引進(jìn)到檔案管理工作中，只有信息化的管理模式可以對雜亂的檔案進(jìn)行高效的處理。因此在提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇中，對檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善是非常有效的路徑選擇之一。

2.3 對檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)

在檔案管理工作中一定要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，只有這樣才能讓管理人員更 良好的實(shí)行科學(xué)化的檔案管理。在培訓(xùn)的過程中，應(yīng)該將培訓(xùn)的內(nèi)容分為兩個(gè)方面，一方面是專業(yè)技術(shù)上的培訓(xùn)，應(yīng)該讓檔案管理人員進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)方面的學(xué)習(xí)，只有這樣才能將信息化檔案管理工作高效的展開。另一方面便是思想上的培訓(xùn)，很多的檔案管理人員都已經(jīng)在崗位上工作了好多年，思維已經(jīng)固化，并不能理解互聯(lián)網(wǎng)檔案管理，所以應(yīng)該加強(qiáng)他們對互聯(lián)網(wǎng)管理與科學(xué)化管理的重視程度。在很多的檔案管理工作中，部分檔案都屬于機(jī)密文件，因此還應(yīng)該培養(yǎng)管理人員的高度保密意識，讓工作人員都認(rèn)真的學(xué)習(xí)《檔案保密規(guī)章制度》等相關(guān)的保密協(xié)議來把相關(guān)資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。檔案管理人員經(jīng)過如此的培訓(xùn)后，檔案管理業(yè)務(wù)水平將得到升級，用高標(biāo)準(zhǔn)，高要求來更好的在檔案管理工作中大放異彩。管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守相應(yīng)的制度，通過培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，讓其有著更高的保密意識和工作效率。因此在對提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇中，對相應(yīng)的檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)時(shí)非常好的路徑選擇之一。

3 結(jié)論

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能夠適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，所以應(yīng)該對傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，將信息化；數(shù)據(jù)化和科學(xué)化引入到檔案管理工作中，本文已經(jīng)對提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇進(jìn)行了深入的分析與探討，希望通過這些相關(guān)策略讓我國的檔案管理工作得到更加良好的發(fā)展。