事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法

賴(lài)慶梅

（黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣婦女兒童工作委員會(huì)辦公室，黑龍江 大慶 166200）

新時(shí)期，為了全面加強(qiáng)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理水平，作為檔案管理工作人員，要重視結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，科學(xué)的制定更加完善的檔案管理模式，從而進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作能力，以更好地為檔案管理工作開(kāi)展提供有效保證。下面結(jié)合具體工作實(shí)際，科學(xué)的對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理工作進(jìn)行實(shí)踐研究。

1 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的必要性

伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的持續(xù)發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成為幫助各行各業(yè)發(fā)展的重要媒介，對(duì)事業(yè)單位而言，加強(qiáng)信息化的檔案管理工作勢(shì)在必行，其信息化的檔案管理成效與其工作質(zhì)量有著直接的關(guān)聯(lián)，針對(duì)信息文件檔案整理的方法，主要有以下價(jià)值：首先，針對(duì)我國(guó)的基本國(guó)情實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位的發(fā)展大環(huán)境非常樂(lè)觀，伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)的持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位的各種文件起到了關(guān)鍵性的作用，事業(yè)單位為了更好實(shí)現(xiàn)發(fā)展和進(jìn)步，歷史資料的搜尋是必不可少的重要步驟，通過(guò)對(duì)文檔的信息化整理，能夠快速、及時(shí)地保證資料搜尋，并且最大程度上確保資料的安全、穩(wěn)定存儲(chǔ)。其次，事業(yè)單位的文件整理工作，是其檔案管理部門(mén)平日最為主要的工作內(nèi)容之一，與其整個(gè)部門(mén)的協(xié)同發(fā)展存在密切的聯(lián)系，做好高效率的文檔整理工作，能夠帶動(dòng)其后續(xù)的產(chǎn)業(yè)或工作持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法

2.1 科學(xué)的進(jìn)行文件裝訂

在我國(guó)信息化的時(shí)代發(fā)展訴求下，檔案文件是事業(yè)單位最為主要的資源內(nèi)容之一，歸檔文件工作也是檔案管理部門(mén)的核心任務(wù)，能夠確保相關(guān)工作資料的完整性同時(shí)，歸檔文件最為重要的一項(xiàng)舉措，即為形成系統(tǒng)性、覆蓋整個(gè)單位的材料特點(diǎn)，確保不同材料之間保持其相應(yīng)的特征同時(shí)，還能夠分別進(jìn)行區(qū)分和使用，對(duì)此相應(yīng)技術(shù)人員就需要做好文件裝訂的工作，主要分為如下幾個(gè)步驟：首先，在進(jìn)行文件管理工作的時(shí)候，預(yù)先就需要明確文件的類(lèi)別為歸檔或不歸檔兩類(lèi)，并且根據(jù)其范圍，確定文件的重要性。其次，在文檔入冊(cè)裝訂之前，需要對(duì)不同的文檔做好篩選和分析的工作，將已經(jīng)破損、殘缺的文件進(jìn)行修復(fù)，多加保護(hù)已經(jīng)形變的文件，針對(duì)超長(zhǎng)文件可采用適度折疊的方式，并且去除文檔中易腐蝕的金屬物。再次，任何文件在進(jìn)行裝訂的時(shí)候，都需要保證文件的完整性，選擇每一個(gè)文件相互配套的保護(hù)文件夾。最后，在進(jìn)行文件統(tǒng)一裝訂的時(shí)候，也要以“件”為最小統(tǒng)計(jì)單位，確保相同類(lèi)別的文件能夠被統(tǒng)一處理，從而保證最為高效有序的裝訂順序。

2.2 加強(qiáng)文件分類(lèi)管理

文件分類(lèi)也是當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理部門(mén)對(duì)文件處理的重要步驟，對(duì)文件而言?xún)H僅做好保存是不夠的，為了便于后續(xù)的使用就需要在其整理的過(guò)程中做好分類(lèi)，幫助在使用的時(shí)候節(jié)省尋找資料的時(shí)間。所謂的文件分類(lèi)，顧名思義就是對(duì)所有的文件進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的特征篩選，并根據(jù)其特點(diǎn)做好分類(lèi)，目前主要的歸檔文件分類(lèi)方式為：為了進(jìn)一步分析當(dāng)下事業(yè)單位的文件分類(lèi)方法或分類(lèi)依據(jù)，就需要從事業(yè)單位的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容做入手，對(duì)其平日的作業(yè)內(nèi)容有一個(gè)良好的分析基礎(chǔ)上，再進(jìn)行分類(lèi)。當(dāng)前事業(yè)單位中主要應(yīng)用的歸檔文件分類(lèi)方法有年度分類(lèi)法、機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法和年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類(lèi)法，合適的分類(lèi)方法將大大的提升事業(yè)單位檔案的管理效果；其次，為了更好加強(qiáng)分類(lèi)的效果以及后續(xù)使用、尋找的便利程度，檔案管理部門(mén)就需要定向分析進(jìn)行檔案類(lèi)別的甄別，選擇最為契合的分類(lèi)方式，并將分類(lèi)的方法告知給檔案管理部門(mén)的職能人員，使得文件的安放與處置都契合相應(yīng)的規(guī)律，真正意義上實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的模式。最后，檔案管理的工作并非一成不變的，相關(guān)的職能人員要積極主動(dòng)地迎合事業(yè)單位的工作轉(zhuǎn)變和優(yōu)化，對(duì)檔案管理的方式方法進(jìn)行調(diào)整和完善，力求達(dá)到最佳的檔案使用效果。

2.3 明確文件保管期限

針對(duì)事業(yè)單位平日的實(shí)際情況來(lái)看，針對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、分析和匯總的基礎(chǔ)上，還需要結(jié)合其內(nèi)容以及對(duì)平日工作的價(jià)值和意義出發(fā)，對(duì)其使用的期限有一個(gè)明確的排查，結(jié)合過(guò)往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，保管的期限主要由如下決定：首先，事業(yè)單位要結(jié)合檔案本身的性質(zhì)出發(fā)，根據(jù)平日的工作方法，制定專(zhuān)門(mén)的檔案保管手冊(cè)，并根據(jù)檔案的重要性及其內(nèi)容的設(shè)置，確定其最終的保管期限。其次，事業(yè)單位目前已有的檔案經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，主要被劃分為永久與定期兩類(lèi)，永久型的文件大多是對(duì)事業(yè)單位的平日發(fā)展和歷史面貌做出闡述。而這些文件的價(jià)值在于，能夠?qū)κ聵I(yè)單位本身，乃至國(guó)家和社會(huì)的研究有著極大的深度價(jià)值，隸屬于事業(yè)單位最為核心的文件之一，必須深度保障文獻(xiàn)的安全。而定期保管的文件其時(shí)間大多為10年或30年。文件的內(nèi)容也大多以平日事業(yè)單位的常規(guī)工作進(jìn)行分析，有一定的可利用價(jià)值。在現(xiàn)代化的文件處理分類(lèi)上，也要參考文件的保管期限進(jìn)行考慮，選擇合理的保存方式。

2.4 重視文件編號(hào)及存放

針對(duì)事業(yè)單位的實(shí)際使用情況來(lái)看，為了更為高效率地使用不同的文件，還需要加強(qiáng)一定的編號(hào)工作，并根據(jù)編號(hào)來(lái)確定文件的性質(zhì)和類(lèi)別，為其高效使用奠定基礎(chǔ)。首先，對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件進(jìn)行編號(hào)，應(yīng)該以“件”為基本單位，根據(jù)歸檔文件的不同類(lèi)別，在歸檔文件系統(tǒng)中建立代表性的符號(hào)標(biāo)識(shí)，并將該標(biāo)識(shí)在歸檔文件上進(jìn)行注明，使歸檔文件在歸檔文件系統(tǒng)中的位置得以明確；其次，為了在原有的基礎(chǔ)上切實(shí)進(jìn)一步推動(dòng)文件使用的效果和效率，在文件編號(hào)的時(shí)候也要遵循歸類(lèi)的方案進(jìn)行，統(tǒng)一明確保管期限內(nèi)文件的分類(lèi)方法和守則，流水行編號(hào)大多是常見(jiàn)的事業(yè)單位手法，能夠幫助文件標(biāo)號(hào)的效率進(jìn)一步提升。最后，在歸類(lèi)的文檔編號(hào)確定后，再進(jìn)行有規(guī)律地分類(lèi)存放在合理位置，達(dá)到最佳的使用成效。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位進(jìn)行檔案文件整理過(guò)程中要遵循相應(yīng)的原則，不同的檔案管理過(guò)程要依據(jù)特定的原則進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，同時(shí)，管理人員也需要不斷完善存儲(chǔ)方法和流程，增強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力，做到與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí)，按照目前的時(shí)代發(fā)展形勢(shì)和趨勢(shì)，完善檔案管理模式和方法，使事業(yè)單位的檔案歸檔文件整理流程更加完善，并逐步形成科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案歸檔文件整理體系。