關(guān)于機(jī)構(gòu)改革后新組建單位檔案管理工作的思考

潘奕穎

（中共漯河市源匯區(qū)委辦公室（區(qū)史志檔案局），河南 漯河 462000）

機(jī)構(gòu)改革促進(jìn)了我國(guó)的社會(huì)發(fā)展進(jìn)步，作為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要組成部分，各單位必須對(duì)自身進(jìn)行重新的建設(shè)與完善。檔案管理工作是單位建設(shè)發(fā)展的“重頭戲”，它是各類單位對(duì)各方面重要事件的記錄。但是，機(jī)構(gòu)改革打亂了各單位檔案管理工作的步調(diào)，如何積極跟上社會(huì)發(fā)展的步伐并努力做出調(diào)整，是各單位面臨的重要難題。

1 當(dāng)下各新組建單位在檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 工作人員對(duì)檔案管理的責(zé)任意識(shí)薄弱

現(xiàn)在部分單位的工作人員對(duì)檔案管理工作并不夠重視，而且管理的理念也比較落后，跟不上機(jī)構(gòu)改革這一時(shí)代步伐。主要表現(xiàn)在，工作人員認(rèn)為檔案管理工作就是將各類的檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類整理，然后進(jìn)行保管。當(dāng)然，并不是說(shuō)這種想法是錯(cuò)誤的，只是這部分工作人員將檔案管理工作看得過(guò)于簡(jiǎn)單了。檔案的意義在于為日后單位發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)事務(wù)服務(wù)，所以在整理的過(guò)程中要遵循一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，尤其是機(jī)構(gòu)改革后許多單位面臨著整改和重新組建，對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編碼是一項(xiàng)十分有必要的工作。然而很多工作人員都缺乏這點(diǎn)意識(shí)，使得新組建單位的檔案管理工作比較耗時(shí)耗力，達(dá)不到想要的工作效果。

1.2 檔案的交接工作不到位

整改和重新組建的單位想要處理好檔案管理工作，就必須重視檔案的交接問(wèn)題，然而檔案的交接工作進(jìn)度緩慢是大部分單位都存在的問(wèn)題。個(gè)別單位中從事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)不夠熟練，一些年齡偏大的管理人員在這方面的專業(yè)性、技術(shù)性等素養(yǎng)都缺乏學(xué)習(xí)和鍛煉。還有個(gè)別的工作人員雖然懂得具體的操作，但是對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，整理的標(biāo)準(zhǔn)、原則、要求等內(nèi)容都掌握得不夠系統(tǒng)、嚴(yán)格，這些問(wèn)題在一定程度上對(duì)檔案交接工作帶來(lái)了阻礙。檔案的交接工作不到位，對(duì)新組建的單位來(lái)說(shuō)可以說(shuō)是后患無(wú)窮，許多單位發(fā)生了檔案丟失和損壞的事情，這又是給單位的檔案管理工作帶來(lái)了更大的麻煩?？梢?jiàn)，檔案的交接工作不到位所產(chǎn)生的后果十分嚴(yán)重，甚至有可能導(dǎo)致一種惡性循環(huán)。

1.3 檔案的處理技術(shù)落后

現(xiàn)在我們身處信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)確實(shí)給各類工作、各項(xiàng)事業(yè)帶來(lái)了很大的便利。而且大部分單位也都是采取電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理模式，這也就說(shuō)明檔案管理工作對(duì)單位的信息技術(shù)水平提出了新的要求。但是在機(jī)構(gòu)改革的過(guò)程中，許多單位在管理檔案時(shí)運(yùn)用到的相關(guān)信息技術(shù)還是比較落后的，甚至有的單位在如今這個(gè)電子化時(shí)代還讓工作人員采取手工化處理的方法。這讓檔案的收集、整理、分析以及儲(chǔ)存工作效率都十分低下，給檔案整理工作帶來(lái)了很大的阻力。試問(wèn)，那些沒(méi)有進(jìn)行整改和重新組建的單位都尚且如此，那些新組建的單位在管理檔案時(shí)就更是“剪不斷，理還亂”了?？梢?jiàn)，檔案的處理技術(shù)與新組建單位的檔案管理工作效率息息相關(guān)。

2 提高新組建單位檔案管理工作效率的策略

2.1 提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

雖然說(shuō)，檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是否符合標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)整個(gè)單位的發(fā)展都起著十分關(guān)鍵的作用。但是，如果想要提高單位檔案管理的效率，還必須要提高他們的責(zé)任意識(shí)。首先，相關(guān)的管理者受到的思想教育要確保到位，這是至關(guān)重要的一點(diǎn)，因?yàn)樗枷雽?duì)于具體行動(dòng)的作用非常大。檔案管理的工作者要有先進(jìn)的管理理念，要能夠正確認(rèn)識(shí)到檔案管理效率的重要性。新組建的單位要在發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中重視要對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行大力的宣傳，讓工作人員能夠真正明白檔案的使用價(jià)值和重要性，還要激發(fā)檔案管理工作人員的熱情，具體的辦法是將這項(xiàng)工作納入他們的考核項(xiàng)目中，讓他們能夠主動(dòng)地對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作上心。其次，除了思想上重視，行動(dòng)上也不能夠落后。要對(duì)管理工作人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，想要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度也不失為一種好的辦法。除此之外，適當(dāng)提高工作人員的工作地位，讓他們能夠?qū)ぷ饔懈鼜?qiáng)的責(zé)任心。最后，對(duì)單位內(nèi)的相關(guān)工作人員組織統(tǒng)一的進(jìn)修培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容除了相關(guān)的專業(yè)知識(shí)與能力外，還要促進(jìn)他們道德思想的提高，這是一條對(duì)提高工作人員工作能力十分快速的途徑。

2.2 對(duì)檔案管理的具體流程進(jìn)行優(yōu)化整合

前文已經(jīng)提高了，檔案交接工作不到位，對(duì)于新建單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)有很大的阻礙。那些新組建的單位要有意識(shí)地對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化整合。首先，如果有能夠合并的工作流程，工作人員要及時(shí)加以合并，這樣對(duì)于減小工作壓力也是十分有幫助。其次，對(duì)檔案進(jìn)行集中管理。新組建的單位要指定專門的人員來(lái)管理檔案，這是十分有必要的，這樣做不僅可以有效避免檔案的混亂和丟失問(wèn)題的發(fā)生，還可以防止單位檔案內(nèi)容的外泄。需要注意的是，該部門內(nèi)的每個(gè)工作人員都有明確的任務(wù)分工，要避免將文書(shū)檔案都留在一個(gè)人的手里。還有對(duì)于音頻、視頻、圖像等類的電子文件檔案，也要有針對(duì)性強(qiáng)的管理和保存措施，防止該類文件被盜取，做好保護(hù)工作也是一個(gè)不容忽視的重要方面。最后，要及時(shí)地汲取其他部門，乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經(jīng)驗(yàn)，有可以借鑒的資源就要及時(shí)地借鑒，這樣不僅可以幫助工作人員在整理檔案的過(guò)程中少走彎路，還能夠有效地實(shí)現(xiàn)資源的整合利用。

2.3 加強(qiáng)檔案管理與相關(guān)先進(jìn)技術(shù)的深入結(jié)合

在單位的重新組建與發(fā)展過(guò)程中，每一個(gè)組建環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，這些資料是對(duì)這單位某一時(shí)期或者某一事項(xiàng)各方面具體狀況的真實(shí)反映?，F(xiàn)在有許多先進(jìn)的技術(shù)在我國(guó)各單位的發(fā)展中不斷地得到推廣，而且每一項(xiàng)信息技術(shù)都有自己鮮明的特征，都能夠?qū)n案管理工作起到獨(dú)特的作用。工作人員要能夠結(jié)合自己?jiǎn)挝唤M建與發(fā)展的整體特點(diǎn)和檔案管理工作的實(shí)際情況，來(lái)選擇合適的檔案管理技術(shù)。要確保所選用的信息技術(shù)不僅能夠服務(wù)好當(dāng)下的檔案管理工作，還能夠?yàn)槲磥?lái)的檔案使用工作做出貢獻(xiàn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，各單位的發(fā)展建設(shè)都離不開(kāi)檔案，檔案中的基本數(shù)據(jù)可以說(shuō)是囊括了一個(gè)單位各個(gè)發(fā)展階段的所有內(nèi)容。檔案本身就內(nèi)容復(fù)雜、形式多樣，管理起來(lái)十分繁瑣，又加之機(jī)構(gòu)改革后許多單位進(jìn)行了整改與組建，所以許多單位在管理檔案的過(guò)程中產(chǎn)生了很多的問(wèn)題。了解這些問(wèn)題產(chǎn)生的根源，制定正確的措施去解決這些問(wèn)題，是當(dāng)下大部分新組建的單位都要做的事情?？傊?，檔案的管理工作對(duì)一個(gè)新組建的單位來(lái)說(shuō)，既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，關(guān)鍵要看單位怎么對(duì)待檔案，能否利用檔案為自己的新發(fā)展提供機(jī)會(huì)。