電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存管理探討

周 龍

（淄博市臨淄區(qū)黨史與地方史志研究中心（淄博市臨淄區(qū)檔案館），山東 淄博 255400）

隨著信息化程度的加深，電子檔案數(shù)量越來(lái)越多，目前檔案管理面臨如何實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案并存管理的問(wèn)題，兩者的共存管理，可以將資源合理整合，將資源整合優(yōu)勢(shì)有效發(fā)揮，提高檔案利用率?；谶@樣的前提，需要針對(duì)共存期管理存在的問(wèn)題，提出優(yōu)化建議，找到合理解決方法，改善原始檔案的處理措施，提高現(xiàn)代化管理水平，促使檔案管理事業(yè)向著專業(yè)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

1 兩種檔案并存的客觀性

電子檔案是新時(shí)期發(fā)展而來(lái)的產(chǎn)物，在信息傳輸以及處理上更加高效，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無(wú)法超越的。但是并不代表紙質(zhì)檔案沒有優(yōu)勢(shì)，紙質(zhì)檔案自身的原始性就是電子檔案無(wú)法具備的特性，紙質(zhì)檔案具有長(zhǎng)期保存的價(jià)值，并且內(nèi)容更加真實(shí)和具有說(shuō)服力。基于兩者不同的特征，所以長(zhǎng)期共存的局面是無(wú)法改變的，同時(shí)兩者相互影響，可以提高檔案工作的科學(xué)性與完整性。從檔案的成因進(jìn)行分析，存在兩種途徑，一種是將電子文件通過(guò)打印設(shè)備轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，主要目的是履行文件的功能，將檔案的作用發(fā)揮出來(lái)，或者僅用于保存。另外，因?yàn)殡娮游募臃奖銠z索和利用，所以也被保留了下來(lái)，于是形成了共存。另外一種是數(shù)字化副本的出現(xiàn)，這樣做的目的是改善和保護(hù)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動(dòng)下，全文檢索更加便捷。站在檔案保護(hù)的角度進(jìn)行分析，數(shù)字化文件占據(jù)主要優(yōu)勢(shì)，優(yōu)越性比較明顯。結(jié)合現(xiàn)在的技術(shù)水平，數(shù)字化副本和原件相比，質(zhì)量還需要進(jìn)一步改善，所以需要兩種檔案實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期并存管理，將檔案的價(jià)值較好保護(hù)，發(fā)揮檔案的關(guān)鍵作用。

2 并存管理措施

想要實(shí)現(xiàn)并存管理，提高檔案管理質(zhì)量，就要結(jié)合目前的現(xiàn)狀，針對(duì)檔案的特征，采取針對(duì)性措施，由于電子檔案在管理方面存在安全性問(wèn)題，為了防止檔案原始信息被篡改或者是盜取，所以需要建立高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度，以此來(lái)確保電子檔案管理可以滿足實(shí)際需求，增強(qiáng)管理的規(guī)范性，提高檔案利用的科學(xué)化程度，從源頭提高檔案管理的真實(shí)水平。

2.1 加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)管理，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)

在信息技術(shù)的持續(xù)推動(dòng)下，電子檔案管理發(fā)展較快，但機(jī)遇和困難是同時(shí)存在的，目前網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題屬于電子檔案管理的核心問(wèn)題，必須要引起重視。首先，結(jié)合現(xiàn)有的資源優(yōu)勢(shì)，保障存儲(chǔ)設(shè)備的可靠與安全，這是提高檔案利用安全性的關(guān)鍵，做到專機(jī)專用，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，定時(shí)更新軟件，并使用防火墻等技術(shù)防止外部用戶的進(jìn)入，對(duì)設(shè)備有效維護(hù)和進(jìn)行殺毒等操作，始終讓設(shè)備處于穩(wěn)定、高效的狀態(tài)[1]。同時(shí)還要重視備份工作，避免檔案意外丟失。目前關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的手段有很多，例如：身份驗(yàn)證、 數(shù)字簽名等，需要結(jié)合實(shí)際需求合理運(yùn)用，嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，制定明確的檔案管理流程，以此來(lái)提升電子檔案使用的可靠性與安全性，確保在存儲(chǔ)過(guò)程中，電子檔案內(nèi)容不被泄漏和隨意刪改。隨著信息技術(shù)的高速度發(fā)展，在電子檔案管理方面應(yīng)該積極探索，尋求新技術(shù)的支撐，利用現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案管理質(zhì)量，采取有效手段，維護(hù)電子檔案使用的安全性與存儲(chǔ)的可靠性，增強(qiáng)管理能力。

2.2 規(guī)范操作流程，將檔案管理過(guò)程中潛藏的風(fēng)險(xiǎn)降低

想要達(dá)到理想的檔案管理目標(biāo)，就需要靠制度來(lái)支撐，對(duì)操作流程不斷規(guī)劃，強(qiáng)化人員責(zé)任意識(shí)，通過(guò)一系列手段，杜絕檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，將發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率降到最低?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面強(qiáng)化，首先，強(qiáng)化人員意識(shí)，這是提升管理能力的重要保障，樹立人員高尚情操，培養(yǎng)職業(yè)道德，規(guī)范檔案管理人員的行為，避免人為失誤。其次，統(tǒng)一檔案存儲(chǔ)格式與流程，防止文檔格式自由轉(zhuǎn)換或者受到兼容性的影響，導(dǎo)致檔案文件被損壞。最后，制定管理制度，利用責(zé)任問(wèn)責(zé)機(jī)制，強(qiáng)化相關(guān)人員對(duì)檔案的安全管理意識(shí)，避免疏忽大意，建立信息化平臺(tái)，提高檔案利用率，促使檔案管理效率的大幅度提升。

2.3 采用多種媒介手段，延長(zhǎng)電子檔案壽命

在現(xiàn)實(shí)工作中，為了延長(zhǎng)檔案壽命，保證檔案質(zhì)量，提高利用率，將電子檔案的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大，可以通過(guò)多種媒介來(lái)實(shí)現(xiàn)，完成檔案的轉(zhuǎn)化與存儲(chǔ)，并且對(duì)檔案管理設(shè)備及時(shí)更新，掌握關(guān)鍵的存儲(chǔ)技術(shù)，將檔案存儲(chǔ)水平大幅度提升，在檔案存儲(chǔ)階段，需要保證可靠與安全，確保檔案的可讀性[2]。除此之外，還要搭配專業(yè)化的管理制度，嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)有效措施實(shí)現(xiàn)職責(zé)權(quán)限的同步，避免人員操作失誤，破壞檔案的完整性與真實(shí)性。

2.4 利用現(xiàn)代信息技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理能力

現(xiàn)如今，檔案管理迎來(lái)新的格局，想要確保檔案管理的實(shí)效性，保證管理的質(zhì)量，就要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，采取先進(jìn)管理技術(shù)，更新管理理念，完善管理制度，為檔案管理事業(yè)發(fā)展提供有力支撐和增添動(dòng)力，增強(qiáng)檔案管理能力，將檔案事業(yè)推向全新高度。隨著信息化程度的加深，電子檔案數(shù)量越來(lái)越多，目前檔案管理面臨如何實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案并存管理的問(wèn)題，兩者的共存管理，可以將資源合理整合，將資源整合優(yōu)勢(shì)有效發(fā)揮，提高檔案利用率。值得注意的是，檔案管理工作不能脫離實(shí)際，要與時(shí)俱進(jìn)，以創(chuàng)新的精神促使檔案管理能力不斷提高，以便滿足社會(huì)發(fā)展的客觀需求。

2.5 確保電子文件原始性

前文已經(jīng)提到過(guò)，在原始性方面，電子檔案表現(xiàn)較差，所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)，文件原始性的保護(hù)非常關(guān)鍵。就目前的情況下，電子和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期共存已經(jīng)成為新的格局，同時(shí)也是檔案管理工作的偉大嘗試與革新，具有積極意義。想要實(shí)現(xiàn)共存管理，達(dá)到理想的管理水平，就要明確紙質(zhì)與電子檔案的差別。從應(yīng)用的程度來(lái)看，電子檔案功能十分強(qiáng)大，可以滿足實(shí)際工作需求，同時(shí)為管理者創(chuàng)造便利條件。通過(guò)電子檔案，可以自動(dòng)完成檔案的分類，并且按規(guī)則排序，完成庫(kù)存檔案統(tǒng)計(jì)等工作，管理效率更高，并且在計(jì)算機(jī)的輔助下，人員配置可以減少，合理控制了檔案管理的成本，為檔案管理提供了便利，在此基礎(chǔ)上還可以直接打印成紙質(zhì)文件，完成不同檔案形式的轉(zhuǎn)化。目前，隨著科技的進(jìn)步，電子檔案還具備自動(dòng)定位庫(kù)址位置的功能，大大提高了利用率，讓檔案管理變得不再困難，并繪制出清晰、有效的各種示意圖。借助電子檔案登記，就可以全面了解檔案利用情況，真正發(fā)揮出檔案的參考價(jià)值。

3 結(jié)論

綜上所述，通過(guò)實(shí)踐表明，檔案并存管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，想要達(dá)到理想的共存管理效果，就要掌握兩種檔案的特征，在原有檔案管理模式的基礎(chǔ)上借助現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案管理水平，保留檔案的原始性，提高檔案的完整性，將檔案管理事業(yè)推向全新的高度。