淺析新時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理

劉國建

（滄州市中心醫(yī)院，河北 滄州 061001）

現(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字化管理方式，構(gòu)建專業(yè)的檔案管理體系，根據(jù)新時(shí)代檔案使用需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式，形成更加智能化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的管理氛圍，降低檔案管理與運(yùn)轉(zhuǎn)成本，在專業(yè)機(jī)構(gòu)輔助下加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，更好地建立綜合性的數(shù)字檔案管理平臺(tái)。

1 人事檔案的特點(diǎn)

1）流動(dòng)性。人事檔案與其他檔案不同，人事檔案是隨著個(gè)人的崗位流動(dòng)而改變的，而個(gè)人的崗位流動(dòng)性較大，其學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等都會(huì)頻繁變動(dòng)，導(dǎo)致其檔案需要隨時(shí)更新和變動(dòng)，“人檔相宜”這個(gè)說法很好地詮釋了人事檔案流動(dòng)性的特點(diǎn)。

2）現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是檔案管理部門通過個(gè)人的品質(zhì)、履歷以及學(xué)習(xí)、工作經(jīng)驗(yàn)等匯總而成的個(gè)人檔案。它是個(gè)人的道德品質(zhì)、人格品質(zhì)、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄。各單位可以根據(jù)人事檔案直接、客觀地了解該同志的素質(zhì)和作風(fēng)。

3）全面性。人事檔案包括個(gè)人在各個(gè)階段的資料，如員工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位證明、技術(shù)技能的評(píng)定、黨組織關(guān)系和團(tuán)關(guān)系記錄、政治審核材料、各個(gè)時(shí)期受到的表彰獎(jiǎng)勵(lì)或者違法亂紀(jì)的處分、參加會(huì)議或者活動(dòng)的證明等，這些資料全面地展示了員工的家庭情況、專業(yè)情況等等各方面的內(nèi)容。人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫，包括了員工迄今為止整個(gè)的人生階段，體現(xiàn)出來了人事檔案全面性特點(diǎn)。

2 現(xiàn)階段人事檔案數(shù)字化管理中存在的主要問題

1）制定標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)不足。當(dāng)前檔案管理規(guī)范的修訂不及時(shí)，檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)待修訂，未能根據(jù)實(shí)際情況建立普遍遵守和切實(shí)可行的檔案管理工作制度。由于相關(guān)制度不足，導(dǎo)致檔案管理保密難度大，檔案數(shù)字化建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)較大。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程當(dāng)中，檔案管理應(yīng)當(dāng)保證高效性、時(shí)效性、規(guī)范性，強(qiáng)調(diào)采用科學(xué)的規(guī)范制度約束檔案數(shù)字化建設(shè)，從而提高檔案數(shù)字化的整體水平。

2）缺乏對(duì)人事檔案的準(zhǔn)確利用。人事檔案全面數(shù)字化管理的目的在于讓人們充分利用這些檔案信息，以發(fā)揮檔案的潛在作用，推動(dòng)城市建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。在當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展中，雖然工程建筑持續(xù)增加，但是并未加強(qiáng)對(duì)人事檔案的有效利用，致使許多人事檔案的價(jià)值難以挖掘出來。

3）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足。檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)信息技術(shù)要求較高，只有不斷提高檔案信息技術(shù)水平，才能提高檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。當(dāng)前，檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏專業(yè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，數(shù)據(jù)集成性低，標(biāo)準(zhǔn)化水平較低，數(shù)據(jù)庫的開發(fā)能力不足，軟硬件更新速度較慢，嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化建設(shè)水平。

4）管理人員業(yè)務(wù)水平不高。人事檔案數(shù)字化對(duì)于工作人員的技術(shù)要求比較高，需要工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，擁有較高的計(jì)算機(jī)操作水平。但是對(duì)于目前從業(yè)人員的知識(shí)水平和技術(shù)水平來說，能夠?qū)θ耸聶n案數(shù)字化進(jìn)行熟練掌握的人員較少。人事檔案數(shù)字化的管理，需要具備檔案理論專業(yè)知識(shí)和數(shù)字化技術(shù)同時(shí)兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才。但是，我國擁有高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才比較匱乏，很難滿足于新時(shí)代對(duì)于人事檔案數(shù)字化建設(shè)的人才需求。

3 加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

1）提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。對(duì)于人事檔案數(shù)字化管理工作的從業(yè)人員來說，擁有專業(yè)的檔案管理知識(shí)和優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，是人事檔案數(shù)字化管理工作人員的必備技能。因此，定期對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)是十分重要的。應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使每一位檔案管理的工作人員成為一名既了解檔案管理知識(shí)又了解計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，根據(jù)新時(shí)代的要求，及時(shí)改變?nèi)耸聶n案的管理方法，順應(yīng)時(shí)代潮流。

2）強(qiáng)化人事檔案管理思想意識(shí)。目前，人事檔案的管理工作開展的比較困難的主要原因是因?yàn)閱T工對(duì)于人事檔案不夠重視。造成這種現(xiàn)象的主要原因是因?yàn)閱T工在高校學(xué)習(xí)的過程中，在校老師并沒有針對(duì)學(xué)籍檔案做出明確的講解，只是將檔案轉(zhuǎn)接工作作為一項(xiàng)任務(wù)交代給學(xué)生，讓學(xué)生去完成，但并沒有講解具體的原因，從而致使部分學(xué)生忽略檔案的重要性。因此，加強(qiáng)檔案管理思想意識(shí)，需要從改變學(xué)生對(duì)于學(xué)籍檔案的重視程度開始，通過詳細(xì)的描述，讓同學(xué)們意識(shí)到檔案對(duì)于今后的工作、學(xué)習(xí)的重要性，從而培養(yǎng)同學(xué)們妥善處理檔案的意識(shí)。在畢業(yè)之后，應(yīng)當(dāng)積極督促高校畢業(yè)生盡快完成學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)遞工作，并與當(dāng)?shù)氐娜肆Y源和社會(huì)保障局人事檔案管理科的工作人員進(jìn)行核實(shí)，從而達(dá)到順利轉(zhuǎn)遞學(xué)籍檔案的目的。

3）明確項(xiàng)目工作流程。為了保證人事檔案數(shù)字化工作有序進(jìn)行，應(yīng)完善人事檔案數(shù)字化建設(shè)流程，合理劃分人事檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟。首先，圍繞著檔案數(shù)字化建設(shè)需要進(jìn)行檔案交接，在交接前做好全部紙質(zhì)檔案和電子檔案的整理工作，并且做好交接記錄，保證人事檔案安全。其次，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行重新整理，按照檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行評(píng)估，在各部門協(xié)助下提高檔案的整體質(zhì)量。第三，按照檔案數(shù)字化的類型、標(biāo)準(zhǔn)化的格式進(jìn)行檔案信息錄入。第四，開展檔案質(zhì)檢工作，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，并做好人事檔案數(shù)據(jù)備份工作。

4）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的完善。人事檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)及完善離不開軟件和硬件設(shè)施的完善。因此，對(duì)于檔案管理部門的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)列入部門預(yù)算當(dāng)中，通過資金上的支持保證檔案管理部門在技術(shù)上的需要，通過先進(jìn)的器材保證人事檔案的妥善保管。根據(jù)《檔案法》《人事檔案管理制度》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，建立符合新時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理需要的數(shù)據(jù)庫，做好人事檔案數(shù)字化的利用、檔案的轉(zhuǎn)接以及檔案的保密工作。并且加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)人才管理，從硬件設(shè)施到軟件配置對(duì)人事檔案管理工作做好完善措施。

5）提高數(shù)字檔案評(píng)估水平。根據(jù)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，依托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案數(shù)字化建設(shè)評(píng)估，圍繞著檔案數(shù)字化的精準(zhǔn)性、安全性、保密性、共享性等進(jìn)行全面評(píng)估。首先，評(píng)估檔案數(shù)字化是否解決了孤本檔案管理存在的限制，能否有效提高檔案的共享率。其次，考慮檔案影像的質(zhì)量，分析檔案是否滿足異地傳輸?shù)男枰５谌?，進(jìn)一步考評(píng)檔案利用的空間，了解檔案使用人員的使用體驗(yàn)，分析檔案應(yīng)用的個(gè)性化需要，在此基礎(chǔ)上引導(dǎo)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)一步打破時(shí)空限制。第四，從大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)視角加強(qiáng)檔案應(yīng)用能力的分析，進(jìn)一步評(píng)價(jià)檔案管理系統(tǒng)是否具有足夠的擴(kuò)展性和檔案服務(wù)的效率水平，指明檔案管理改革的空間，推動(dòng)檔案管理多向化發(fā)展。

4 結(jié)語

隨著時(shí)代的進(jìn)步，對(duì)于人事檔案的管理也逐漸趨于數(shù)字化，通過數(shù)字化的技術(shù)不僅降低了人事檔案管理工作的管理成本，提高了工作效率，而且大大保護(hù)了檔案的原始樣貌。但是，無論是傳統(tǒng)的個(gè)人檔案管理模式，還是數(shù)字化的個(gè)人檔案管理模式，相關(guān)的工作人員都需要不斷完善自身能力，加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，才能真正發(fā)揮人事檔案數(shù)字化管理工作的有效性與實(shí)效性。