城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究

朱婭妮

（凱里市城市建設(shè)檔案館，貴州 凱里 556000）

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，政府應(yīng)該不斷加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作，提升工作的效率，充分挖掘檔案的內(nèi)在價(jià)值，為城市的建設(shè)發(fā)展進(jìn)行助力。在城建檔案管理中融入數(shù)字化的概念，能夠?qū)Ψ诸惸夸浐腿谀夸涍M(jìn)行有效地管理，解決檔案資料過渡沉積的問題，減輕工作人員的壓力，加快工作的推進(jìn)速度。

1 檔案管理數(shù)字化的概念

檔案管理數(shù)字化是以數(shù)碼設(shè)備和掃描儀等成像設(shè)備為載體，對(duì)原始的文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)信息采集，之后把采集的信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的模式，之后把它們存儲(chǔ)到U盤、磁盤或者其他移動(dòng)設(shè)備中，按照不同的類型進(jìn)行專項(xiàng)管理。這樣能提升管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工作，應(yīng)該循序漸進(jìn)地推進(jìn)，要對(duì)資料采集整理、數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)、移動(dòng)設(shè)備選擇、信息掃描以及存儲(chǔ)管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)把控?，F(xiàn)階段，檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要模式為：第一，在全社會(huì)范圍內(nèi)開展數(shù)字化建設(shè)工作，比如學(xué)校、企業(yè)、政府部門都對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化。第二，構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制，采取紙質(zhì)和數(shù)字化雙向存儲(chǔ)模式，保障信息的安全性[1]。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義

2.1 符合時(shí)代發(fā)展的基本要求

城市一直處于變化發(fā)展的狀態(tài)，現(xiàn)階段信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展，加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展的基本要求。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理平臺(tái)，能對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效整合，提升查詢統(tǒng)計(jì)工作的效率，優(yōu)化信息共享的效果。

2.2 提升檔案管理的效率和規(guī)范性

城建檔案與城市的方方面面有著緊密聯(lián)系，牽扯的范圍較廣，檔案的數(shù)量較多，內(nèi)容較為龐雜，在收集、整理和分析工作中會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物力?，F(xiàn)階段，城市的發(fā)展速度和人們的生活節(jié)奏逐漸加快，科學(xué)地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能提升檔案管理的效率和規(guī)范性，降低工作人員的壓力。

2.3 增加檔案的利用率和開發(fā)價(jià)值

城建檔案不僅能存儲(chǔ)城市的發(fā)展信息，它還具備重要的使用價(jià)值。通過對(duì)城建檔案進(jìn)行檢索和查詢能夠從中提取重要的信息，為城市的發(fā)展和建設(shè)工作提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持，城建檔案是重要的城市資源寶庫(kù)。所以應(yīng)該進(jìn)行城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，簡(jiǎn)化查閱和檢索的環(huán)節(jié)，增加檔案的利用率和開發(fā)價(jià)值。

3 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的模式

3.1 明確城建檔案數(shù)字化建設(shè)的指標(biāo)和要求

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠?yàn)橹蟮臋n案數(shù)字化建設(shè)工作提供藍(lán)本和參考，是數(shù)字化建設(shè)工作的前提和運(yùn)行基礎(chǔ)，同時(shí)也規(guī)劃了數(shù)字化建設(shè)的具體實(shí)施模式。在推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，要明確建設(shè)的指標(biāo)和要求，這樣才能對(duì)各個(gè)要素進(jìn)行有效把控，確保建設(shè)工作有的放矢。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，應(yīng)該提升城建資源的信息的有效性，確保各項(xiàng)信息能夠真實(shí)且直觀反映城市的情況。所以在正式進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之前應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的檔案信息采集、匯總、存儲(chǔ)、分析、分類等工作，在紛繁復(fù)雜的信息中提取有價(jià)值的內(nèi)容，為建設(shè)工作提供數(shù)據(jù)保障。工作人員應(yīng)該在遵守國(guó)家各項(xiàng)法律法規(guī)的前提下進(jìn)行檔案整理工作，保障各項(xiàng)指標(biāo)符合檔案管理的要求[2]。第一，按照不同的類別進(jìn)行整理。主要包括：綜合類、城市勘測(cè)類、城市規(guī)劃類、城市建設(shè)管理類、市政工程類、公用設(shè)施類、交通運(yùn)輸類、建設(shè)科學(xué)類、地下管道、建筑工程、名勝古跡和園林綠化以及民用建筑類等。第二，不同的城建檔案需要使用不同的格式，要保障其中的內(nèi)容清晰直觀。第三，工作人員應(yīng)該按照管理的要求配置不同的操作設(shè)備，并且加強(qiáng)采集、整理和匯總工作直接的銜接性，嚴(yán)格規(guī)范自身的行為。

3.2 構(gòu)建數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)

在一般的情況下，城建檔案管理部門需要與專業(yè)的數(shù)字化軟件公司進(jìn)行合作，一同構(gòu)建數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員需要利用自身的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)軟件公司提出的實(shí)驗(yàn)性方案進(jìn)行分析和評(píng)估，探究它的可行性和安全性，運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)研工作，采集系統(tǒng)的運(yùn)行參數(shù)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行反復(fù)多次的調(diào)試和演練。同時(shí)為了能夠提升城市信息資源的利用和開發(fā)效果，實(shí)現(xiàn)信息共享的目的，應(yīng)該把城市的政務(wù)資源和城建檔案資源進(jìn)行有機(jī)地整合，這樣居民們和工作人員就能在同一個(gè)系統(tǒng)中采集到所有的相關(guān)信息，保障數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值。例如，某市對(duì)城建檔案館加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，為館內(nèi)配置對(duì)應(yīng)的區(qū)域網(wǎng)以及檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)對(duì)城建檔案資源進(jìn)行有效管理，并利用軟件對(duì)檔案進(jìn)行編著目錄、資源統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)檢索以及應(yīng)用等操作。建立檔案館的門戶網(wǎng)站，建立專屬的主頁(yè)，與政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)通，一同提供查詢服務(wù)。值得注意的是，要切實(shí)保障城建檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)站的安全性，避免發(fā)生信息遺失或者泄露的問題，合理地規(guī)避管理的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 配置城建檔案數(shù)字化信息存儲(chǔ)庫(kù)

現(xiàn)階段，城建檔案已經(jīng)滿足數(shù)字化建設(shè)的基本條件，并且外部的軟件設(shè)備也在不斷優(yōu)化和完善。其中建設(shè)工作的關(guān)鍵內(nèi)容為配置檔案的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。第一，要明確檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的基本構(gòu)成要素，即空間存儲(chǔ)庫(kù)、音頻影像資料庫(kù)以及數(shù)據(jù)文檔庫(kù)。不同的數(shù)據(jù)具有不同的存儲(chǔ)模式和格式要求，各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間具有直接聯(lián)系。當(dāng)用戶輸入某個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索操作時(shí)，每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)都能對(duì)內(nèi)部的信息進(jìn)行編碼和處理，從而摘取出有價(jià)值的資源信息。第二，充分發(fā)揮存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索能力。在城建檔案庫(kù)中能夠進(jìn)行高效的數(shù)據(jù)檢索工作，是數(shù)字化建設(shè)的根本要求。只有能根據(jù)指令快速地搜尋信息，才能提升管理工作的效率，為之后的決策和城建規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持。在構(gòu)建存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)應(yīng)該利用新媒體技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的抓取功能，對(duì)城建信息資源進(jìn)行多層次的開發(fā)和利用。在構(gòu)建信息時(shí)應(yīng)該保障操作的安全與合法性，提升系統(tǒng)檢索的效率。

3.4 科學(xué)應(yīng)用管理城建檔案資源

當(dāng)正式完成城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作后，應(yīng)該制定科學(xué)的管理機(jī)制。第一，以我國(guó)的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，制定完善的管理和應(yīng)用機(jī)制，采取分層查閱和管理模式，規(guī)范不同人員的管理權(quán)限和責(zé)任。這樣既能保障城建信息的利用效果，又能提升管理的安全性，確保城市的和諧穩(wěn)定發(fā)展。第二，構(gòu)建系統(tǒng)化的城建檔案管理數(shù)字化人才隊(duì)伍。首先應(yīng)該優(yōu)化管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，增加他們對(duì)管理工作的歸屬感和認(rèn)同感。其次，采取多樣化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的能力，提高使用數(shù)字化技術(shù)平臺(tái)的熟練度。同時(shí)開展有針對(duì)性的教研活動(dòng)，向他們介紹數(shù)字化檔案的最新研究成果和發(fā)展動(dòng)態(tài)，增加他們的知識(shí)儲(chǔ)備量。

4 結(jié)論

綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展的要求，是管理工作改革的必由之路。數(shù)字化建設(shè)工作不僅能為檔案管理提供極大的便利，還能積極地解決城建檔案管理中的各項(xiàng)挑戰(zhàn)，促進(jìn)城建資源的科學(xué)管理和開發(fā)，提升城建檔案管理工作的安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性。