關(guān)于電子檔案整理與保護(hù)的探討

趙錦秀

（山西省呂梁市文水縣委辦機(jī)要保密技術(shù)中心，山西 呂梁 032100）

隨著社會的發(fā)展，對整理與保護(hù)的技術(shù)要求也會越來越高。因此，我們應(yīng)該深入研究，認(rèn)真對待。對電子檔案進(jìn)行整理和保護(hù)的最佳途徑是為電子檔案的未來發(fā)展鋪平道路。除做好電子檔案的基本認(rèn)識、保護(hù)和防范外，還要做好相關(guān)法律法規(guī)的完善，建立健全合理、科學(xué)、嚴(yán)格的制度體系。只有這樣，才能更好地規(guī)范和維護(hù)電子檔案的安全性。隨著時(shí)代的發(fā)展，如何創(chuàng)新的管理文件和檔案，并提供及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整的文件信息，滿足各方面的需要，適應(yīng)日益發(fā)展的新形勢下，已經(jīng)成為一個(gè)文檔和檔案工作面臨的新課題。

1 電子檔案整理與保護(hù)

根據(jù)各單位工作職能的不同，確定了文件檔案的具體歸檔范圍。材料是否歸檔的判定法則是：所收集的文件和材料是否與單位密切相關(guān)，將來是否有價(jià)值。文件檔案來源于上級、單位、同級和下級的文件。分析的意義是做一份好工作的管理文件和檔案的收集和歸檔，并根據(jù)現(xiàn)狀提出創(chuàng)新措施的收集和歸檔的文件和檔案。促進(jìn)文件和檔案機(jī)構(gòu)的有序集合。

人們在保存數(shù)據(jù)的過程中一般會使用軟盤。在現(xiàn)代社會的發(fā)展中，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展促進(jìn)了光盤的發(fā)展。由于其抗干擾能力好，結(jié)構(gòu)穩(wěn)定，存儲時(shí)間長，人們用它代替軟盤來保護(hù)電子文件。如今，隨著各種電子記錄的不斷增加，檔案管理部門都在其中使用了光盤，但也受到了一定的限制，軟盤還沒有進(jìn)行徹底的改革。因此，在實(shí)際工作中，管理者必須采取最有效的措施來保護(hù)軟盤和光盤中的電子文件，以確保電子文件的安全[1]。

1.1 軟盤的保護(hù)

首先，規(guī)范要統(tǒng)一。其次是高安全性的軟盤。另外，軟盤的質(zhì)量也是非常重要的，它直接影響到數(shù)據(jù)的安全性和電子文件的存儲時(shí)間。軟盤的存儲條件應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一。禁止將磁盤放置在磁場強(qiáng)、振動(dòng)強(qiáng)、有腐蝕性氣體和粉塵的地方。最后，如果條件允許，我們應(yīng)該把軟盤載體換成CD-ROM，這樣它就可以存儲更長的時(shí)間。一般來說，保存電子文件的方法是使用電子文件來保護(hù)它們。其中，CD-ROM作為電子文檔的存儲載體，抗干擾能力強(qiáng)，優(yōu)勢明顯，可以有效延長電子文檔的存儲壽命?？刂栖洷P的質(zhì)量。可以說，加強(qiáng)軟盤的質(zhì)量控制是非常重要的，也是磁盤信息存儲壽命的根本保證[2]。

1.2 電子文件排列

首先，它們按年、組織和貯存期進(jìn)行分組。首先，根據(jù)不同的年份、組織和存放期限對文件進(jìn)行分類；其次，不同年齡、不同組織、不同存放期限的文件應(yīng)存放在不同的印版中，以便根據(jù)不同年份、不同時(shí)期定期復(fù)制，以延長電子文件的存放壽命，將受影響的文件掃描到網(wǎng)絡(luò)中。各類公文審批和監(jiān)督都是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行的。

1.3 按照時(shí)間、組織和保管期限分別歸檔

不同時(shí)代、不同組織、不同的保管期限定期復(fù)制，以延長檔案的保管壽命。同一歸檔部門的檔案也應(yīng)集中在同一磁盤上，便于使用。同時(shí)，為了確保電子檔案統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門應(yīng)完成歸檔數(shù)據(jù)的收集，和檔案保管人應(yīng)當(dāng)建立文件管理信息，如分類號、文件數(shù)量、存儲秘密級別，貯藏期，等，并建立磁盤文件目錄，以方便快速處理文件的磁盤在電腦上快速找到它。保護(hù)電子檔案由于電子檔案是離線保存的，所以其中一些仍然存儲在軟盤中。人們在保存數(shù)據(jù)的過程中一般會使用軟盤。在現(xiàn)代社會的發(fā)展中，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展促進(jìn)了光盤的發(fā)展。由于其抗干擾能力好，結(jié)構(gòu)穩(wěn)定，存儲時(shí)間長，人們用它代替軟盤來保護(hù)電子文件。如今，隨著各種電子記錄的不斷增加，檔案管理部門都在其中使用了光盤，但也受到了一定的限制，軟盤還沒有進(jìn)行徹底的改革。因此，在實(shí)際工作中，管理者必須采取最有效的措施來保護(hù)軟盤和光盤中的電子文件，以確保電子文件的安全。

2 創(chuàng)新文檔管理方法

2.1 思想創(chuàng)新

創(chuàng)新最重要的因素是思想的轉(zhuǎn)變。要在文獻(xiàn)管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，首先要轉(zhuǎn)變觀念，擯棄傳統(tǒng)的文獻(xiàn)管理思想，接受新的管理理念。傳統(tǒng)的文檔管理主要是針對一些有關(guān)政治信息資料的管理，而現(xiàn)代文檔管理是面向管理的相關(guān)信息和材料在各種行業(yè)，這在一定程度上增加了管理的難度，和傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不再合適。

2.2 技術(shù)創(chuàng)新

要?jiǎng)?chuàng)新文獻(xiàn)檔案人員的管理技術(shù)，就必須對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，傳授最新的管理技術(shù)和管理方法，推動(dòng)文獻(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。

2.3 管理創(chuàng)新

一般情況下，檔案管理質(zhì)量的高低往往取決于對管理水平的評價(jià)，如僅從檔案管理場地、設(shè)備、館藏等方面進(jìn)行考察。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理主要取決于資源的開發(fā)利用和檔案的服務(wù)效果。檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)移到檔案管理的最大限度。

2.4 重建文件檔案管理體系

由于長期忽視文件管理，相應(yīng)的管理系統(tǒng)不能跟上信息化發(fā)展的水平，不能滿足現(xiàn)有文件管理系統(tǒng)的需求。目前，許多機(jī)構(gòu)的管理系統(tǒng)仍停留在管理對象的水平，只能進(jìn)行一個(gè)相對簡單的復(fù)制搜索，不能搜索全文。隨著計(jì)算機(jī)的普及，電子文檔和現(xiàn)代辦公技術(shù)也很流行。

3 加強(qiáng)文件檔案管理的有效途徑

首先熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用。其次，作為一名辦公室文件檔案工作人員，要有優(yōu)秀的政治素質(zhì)，愿意奉獻(xiàn)，努力工作。最后，辦公文件檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作。構(gòu)建檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)為完善文件檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)，探索新思路，以提高管理質(zhì)量。改善“網(wǎng)絡(luò)”，我們需要關(guān)注“生活”這個(gè)詞。完善政府機(jī)關(guān)檔案管理制度，增強(qiáng)工作人員參與檔案管理工作的意識和積極性，按時(shí)交卷。專職檔案工作人員應(yīng)有必要對文件進(jìn)行規(guī)范。這就要求辦事員做好文件的歸檔和歸檔工作，增強(qiáng)檔案管理意識，實(shí)現(xiàn)文件與檔案工作的一體化。作為辦事員，要對日常工作中的文件資料進(jìn)行管理，及時(shí)處理，收發(fā)文件要及時(shí)進(jìn)行登記和記錄，特別是對一些領(lǐng)導(dǎo)的講話和外出會議的記錄[3]。

4 小結(jié)

人們逐漸進(jìn)入了數(shù)字時(shí)代，越來越多的先進(jìn)的信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和其他高科技繼續(xù)出現(xiàn)，并在很多領(lǐng)域和行業(yè)中扮演著重要的角色。檔案部門作為信息收集的一項(xiàng)基本職能，應(yīng)加快電子檔案的建設(shè)，建立完善的管理制度和保護(hù)制度，避免檔案丟失和被盜的發(fā)生。