新時期供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理研究

林 琦

（南通供電公司，江蘇 南通 226000）

在新時期背景下，也使得以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)生了一定改變，尤其是在搜集和整理方式上，也充分將其科學性充分體現(xiàn)出來，使得檔案管理在采集和管理中，實現(xiàn)了信息化。從供電企業(yè)的角度上來看，必然會朝著檔案數(shù)字化管理的趨勢發(fā)展，便于企業(yè)更好地運用，使其供電企業(yè)的工作效果獲得提高。為此，文本深入研究了新時期供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理

1 供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理概述

在信息化時代的背景下，對于企業(yè)而言，為了在市場中占據(jù)重要的地位，必須要運用信息化的手段，開展相應的管理工作。從供電企業(yè)的角度上來看，在檔案管理的過程中，必須要緊跟著時代的發(fā)展，適應新時代，促使供電企業(yè)更好地發(fā)展。就目前供電企業(yè)實際工作情況上來看，其檔案數(shù)字化管理中，還沒有意識到其管理的重要性，仍運用以往的傳統(tǒng)的管理模式，沒有意識到其創(chuàng)新的重要性，其存在一定的落后性。

在每個企業(yè)管理工作中，最重要的一項工作就是檔案管理工作。而且在社會管理系統(tǒng)中，檔案管理系統(tǒng)作為其組成部分，此系統(tǒng)不具有一定的孤立性。針對所提供的檔案信息，其實際利用的過程中，能夠?qū)ι鐣嵺`更好地服務。從供電企業(yè)的角度上來看，為了使其檔案管理數(shù)字化的水平獲得提高，除了對信息化的管理手段應用外，在其制度和理念上，需要加以創(chuàng)新，滿足數(shù)字化要求，針對檔案數(shù)字化開展管理工作，并采取有效的措施，使其供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平獲得提高，

2 新時期供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理措施

2.1 提高檔案數(shù)字化管理意識

對于供電企業(yè)而言，為了使其檔案數(shù)字化管理的進程不斷加快，需要提高檔案數(shù)字化管理意識，并加以強化。針對供電企業(yè)檔案管理工作，可采用定期或者是不定期方式召開會議，開展宣傳活動，將檔案方面的知識作為宣傳內(nèi)容，并為各部門人員進行宣傳，使得供電企業(yè)管理人員和員工能夠更好地認識檔案管理，并意識到檔案數(shù)字化管理的重要性，還要讓他們明白供電企業(yè)為了更好地發(fā)展，最主要的條件之一就是對企業(yè)內(nèi)部的檔案資源開展相應的開發(fā)工作。針對檔案收集和管理，讓大家不斷努力，將其相應的機制建立出來[1]。與此同時，各個部門之間要做到積極溝通和聯(lián)系，并配合好各項工作，促使檔案數(shù)字化管理工作順利的開展，充分發(fā)揮出檔案數(shù)字化管理的作用。

2.2 供電企業(yè)領(lǐng)導要高度重視檔案數(shù)字化管理

為了促使企業(yè)供電企業(yè)更好地發(fā)展，供電企業(yè)的數(shù)字化管理工作順利的開展，對于供電企業(yè)的領(lǐng)導而言，必須要給予高度重視檔案管理工作，對此項工作要起到一定的支持作用，而且這直接關(guān)系到供電企業(yè)數(shù)字化管理的實現(xiàn)。如果供電企業(yè)針對檔案管理工作沒有給予重視，從檔案管理的角度上來看，難以直接獲得一定的經(jīng)濟效益。針對此情況，為了使得檔案管理可持續(xù)的發(fā)展，其難度是非常大的。對于檔案管理數(shù)字化建設項目進行分析，此項目具有一定的長期性和復雜性，為了更好地實現(xiàn)，離不開各方面的支持?；诖?，對于供電企業(yè)而言，必須要給予高度重視檔案管理數(shù)字化工作，為檔案管理的數(shù)字化營造出良好的條件。針對檔案數(shù)字化管理，其表現(xiàn)方面有以下幾點：

首先，可以從檔案管理部門入手，針對此部門機構(gòu)建設要給予高度重視，使其檔案管理組織結(jié)構(gòu)更加穩(wěn)定。其次，在建設檔案管理數(shù)字化的過程中，離不開先進的技術(shù)和設備，如計算機技術(shù)和多媒體技術(shù)等等，而且為了引進以上這些先進的技術(shù)，必須要有足夠的資金，這就需要供電企業(yè)領(lǐng)導在這以方面要給予高度重視，并給予大力的支持，為檔案管理數(shù)字化建設營造出良好的物質(zhì)環(huán)境，為取得資金方面支持提供重要的保障。再次，針對檔案管理隊伍，在其建設方面，供電企業(yè)要給予高度重視，在檔案管理人員上，要開展相應的配置工作，體現(xiàn)出其合理化，并加大培訓力度，積極培訓檔案管理人員，使得他們的工作能力和素質(zhì)獲得提高，還有對他們的工作和生活要給予關(guān)心，調(diào)動他們工作的積極性，促使整個檔案管理工作隊伍更加穩(wěn)定。最后，對于檔案部門和其他部門來說，其關(guān)系上，供電企業(yè)領(lǐng)導自身要起到協(xié)調(diào)的作用。

2.3 建立檔案收藏的目錄數(shù)據(jù)庫

對于數(shù)字化管理進行分析，主要的核心內(nèi)容就是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立。基于此，從供電企業(yè)的角度上來看，在檔案數(shù)字化管理的過程中，需要將此系統(tǒng)建立出來。在實際建立的過程中，可將檔案收藏的目錄數(shù)據(jù)庫進行建立，從檔案收藏的目錄數(shù)據(jù)庫角度上來看，在建立此數(shù)據(jù)庫的過程中，可結(jié)合供電企業(yè)的實際情況，通過目錄標引的方式進行建立，由此以來，在計算機運用下，便于更好地檢索檔案[2]。

2.4 加強數(shù)字化安全管理

首先，建立健全數(shù)字化檔案安全管理制度。只有建立健全數(shù)字化檔案各項管理制度，方可提高工作人員的管理水平和管理意識。對管理人員需要進行道德操守和行為方面的有效約束，并建立起相關(guān)的監(jiān)管部門，對檔案管理工作人員的各種行為進行有效的監(jiān)督和管理。其次，加強硬件環(huán)境和物理環(huán)境安全。包括做好內(nèi)部網(wǎng)絡與外部網(wǎng)絡之間的訪問限制；運用多子網(wǎng)網(wǎng)關(guān)技術(shù)等，嚴防企業(yè)內(nèi)部檔案資料通過互聯(lián)網(wǎng)泄露出去。最后，加強系統(tǒng)安全。平時要采取定期、不定期的方式進行系統(tǒng)掃描，在掃描的過程中，一旦察覺到系統(tǒng)、網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)發(fā)生改變，或者有黑客侵入的痕跡，則需要快速的啟動應急方案，針對存在的問題進行及時的改正，適當?shù)恼{(diào)整原來所制定的安全策略。此外，還需要做好對網(wǎng)絡病毒、信息的監(jiān)控工作，在特定的時段里要自動進行系統(tǒng)病毒的掃描和處理。

3 結(jié)束語

總而言之，在新時期下，對于供電企業(yè)而言，要意識到檔案信息化管理的重要性，并改變以往的傳統(tǒng)的管理方式和理念，采取有效的管理措施，使得檔案信息化管理水平獲得提高。