動力能源公司檔案管理系統(tǒng)的建立

錢 偉

（首都機場集團公司，北京 100621）

1 動力能源公司檔案管理的重要性及目的

作為機場專業(yè)化公司，成立于2000年5月的北京首都機場動力能源公司憑借著其高水平的管理模式，業(yè)已躋身于“機場能源動力運營領軍企業(yè)之一”。好的管理方法和流程再造是動力能源公司發(fā)展的法寶之一。2010年初，動力能源公司將檔案管理建設納入管理系統(tǒng)。

在公司現(xiàn)階段，加強檔案管理是非常必要的。公司成立了將近十周年，所形成的重要文件分散于各個單位，加上間斷的組織機構(gòu)優(yōu)化調(diào)整，人員的變動使得對文件的重要性認識不足，造成了部分文件的流失。保存遺留文件的人員由于工作職責變化，造成使用者從職責部門無法查閱到相關資料，形成了信息的極不對稱性，最終，就算是找到了文件的存放地，也基本沒有什么技術(shù)專業(yè)手段使之快速找到所需要的文件。因此，從使用方便性，保存手段，信息對稱性等角度來講都極大影響了工作的開展，給公司的快速發(fā)展帶來了不便。

檔案管理屬于企業(yè)信息化的基礎工程之一，基于上述檔案管理對于動力能源公司的重要性而言，檔案管理的初級目標就是以確保有用檔案信息的收集、安全保存、共享為原則，以檔案資源建設為核心，以擴大檔案開發(fā)利用為目的，建立科學、統(tǒng)一的檔案管理模式、制度和標準，以加強對本企業(yè)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用，加強企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理水平，為企業(yè)的管理、運營、審計、研究等工作提供門類齊全、形式多樣、內(nèi)容真實的檔案信息服務，并為檔案信息化建設打下基礎，以適合企業(yè)發(fā)展需求。

2 檔案管理工作的開展

管理初期，對本單位的檔案管理活動及其現(xiàn)狀進行了詳細的調(diào)查研究，了解到：

1）公司共設有九個職能部門，五個分公司，但公司的檔案只有公司公文、會計檔案（自2004年后一直沒收過）向集團移交，按機構(gòu)測算這種歸檔量是遠遠不夠的。

2）而集團檔案室共管理下屬22個駐場單位的文書、基建、會計、聲像、榮譽、合同、房產(chǎn)等七類（近10萬卷冊）檔案的收集、歸檔、管理和提供利用工作，沒有精力對每個單位的檔案收集進行細化。

3）留存各單位末上交的檔案保存混亂，存放于各處，無詳細標識，經(jīng)常是查找一份文件要從柜頭翻到柜尾?；诖?，公司成為獨立的立檔單位，進行檔案統(tǒng)一管理是非常必要的。

根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀，明確了檔案管理初期要完成的工作是：

1）對公司各單位現(xiàn)有工作數(shù)據(jù)進行清理普查，最終由各單位負責人進行簽字確認。上交后由檔案管理人員及鑒定人員對整體數(shù)據(jù)進行分析，并對數(shù)據(jù)進行使用。

2）要求各單位對留存重要檔案進行登記、整理、定時移交。

3）建立檔案管理制度及歸檔規(guī)范化管理方法，并進行試點試用。

對數(shù)據(jù)的清理普查：共設計了兩個表格，一個是《以前積存需歸檔檔案列表》的表格，這部分是各單位認為重要的目前在存資料數(shù)據(jù)，只是沒有按一個統(tǒng)一標準進行整理的部分；另一個表格是《公司基礎數(shù)據(jù)整理匯總表》，這部分是各單位各級負責人確認過的、現(xiàn)階段所形成的重要常規(guī)性數(shù)據(jù)。通過大家對這兩個表格的填寫及多次的溝通，初步確定了公司應收集的檔案范圍及收集清單。接下來設計收集計劃，基于以前留存重要檔案的不良保存狀況和流失情況，這部分安排在收集的第一步。首先將這部分檔案分類：分別為工程項目檔案、會計檔案、文書檔案、合同檔案。類別分好后，參照國家檔案法相關規(guī)定撰寫了收集整理規(guī)范（試用文件，在整理過程中發(fā)現(xiàn)問題逐步完善），在正式收集檔案前，對檔案收集的重要性及規(guī)范中的條款進行了解釋宣傳。

由于基礎工作做得比較扎實，工作中有依據(jù)有規(guī)范，整理相對來說只是個時間問題，當然在這期間也發(fā)生很多細節(jié)矛盾問題，現(xiàn)場了解溝通是解決檔案整理問題的最好方法。

接下來，進行檔案室內(nèi)文件的分類、排架、編號，由于目前檔案的收集量達不到一萬卷，按檔案管理要求暫可不用代碼進行編號，為了清晰簡潔便于利用，首先將檔案室的排架進行了整體分配，并對未來形成檔案進行了空間預留。位置標識定好后，采用年度-機構(gòu)（問題）-保管期限分類法進行分類，在同一類別內(nèi)進行大排行排序。

檔案管理一方面要在提高本企業(yè)各類檔案科學化、規(guī)范化管理水平的同時，最大限度的減少檔案管理人員的勞動強度，提高檔案工作的效率和質(zhì)量；另一方面在實現(xiàn)本公司各類檔案資源的集中統(tǒng)一管理的基礎上，擴大檔案的共享范圍和利用效率，通過檔案的提供利用，為各級管理人員提供決策支持和信息服務，提高公司生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、管理工作的效率和質(zhì)量。

分散各處的重要檔案收集任務完成后，為了使檔案管理順利納入正軌，避免成為信息孤島，充分利用公司在各項業(yè)務活動中形成的信息資源，并將工作開展初期形成的數(shù)據(jù)加以使用，使檔案管理的觸角伸向前端：拓展檔案收集的途徑，提高檔案收集的歸檔率、完整率、準確率，從而保證企業(yè)檔案信息資源的完整性。同時，在后端，把檔案信息資源的利用延伸到辦公自動化進程中去。具體做法體現(xiàn)在，在收集檔案的過程中，依據(jù)現(xiàn)有條件簡單將辦公自動化應用于傳統(tǒng)的檔案接收方式，將接收紙質(zhì)目錄改為接收電子版目錄，這和以往傳統(tǒng)要求不同，傳統(tǒng)要求在每盒檔案的第一頁手寫（或打?。┮粡埦韮?nèi)目錄，依靠卷內(nèi)目錄進行檔案查找。更改后，極大的加快了檔案使用、查找效率。在公司不適宜且沒有條件使用檔案軟件系統(tǒng)的時候，快速滿足了檔案利用的需要。

擴大檔案的利用，提升了檔案和檔案工作的價值。這種前后并進的檔案管理理念將檔案管理的功能得到充分的發(fā)揮。

3 檔案管理系統(tǒng)建立一年多以來所取得的成果

1）檔案室內(nèi)檔案標識清楚、目錄齊全、分類明確、存放合理、溫度適宜、保存完好。如需查找目錄內(nèi)檔案，1分鐘內(nèi)即可找到。

2）截止5月1目前，共收集檔案4114件（冊），1199盒（單套原件，不算副本），共涉及9個部門，五種類別：財務、文書、工程項目、合同、其它。共接待有記錄查（借）閱67人（次），無記錄內(nèi)部自查多次。為公司十多個單位做到了及時有效服務。

3）為公司兩例經(jīng)濟糾紛案件及時提供了有效原始證據(jù)。

4）為公司內(nèi)、外部審計工作提供了詳細的過程材料。

4 檔案管理系統(tǒng)的下一步發(fā)展

目前公司的檔案管理處于初級階段，隨著工作的開展和問題的解決，檔案管理工作將進一步完善和優(yōu)化。目前，集團公司正在建立數(shù)字一體化系統(tǒng)，此系統(tǒng)軟件目前已在測試階段，測試合格后，我公司也會隨之應用，那時，除涉密檔案外，公司的檔案將根據(jù)權(quán)限在內(nèi)網(wǎng)上開放，內(nèi)部員工可隨時進行瀏覽、查閱、參考。

紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙軌保存，更有利于重要檔案的長久高效使用，高效系統(tǒng)的建立以數(shù)據(jù)為基礎，以實物原件為保證，這將極大的補充完善公司決策系統(tǒng)，為公司的未來優(yōu)化決策。