基層單位檔案科學(xué)管理水平的提升策略

王 建

（黑龍江省大興安嶺加格達(dá)奇區(qū)檔案館，黑龍江 大興安嶺 165000）

1 基層單位檔案管理工作的重要性

檔案工作從狹義上講是一種檔案業(yè)務(wù)，其涉及檔案的管理和檔案室的建設(shè)，強(qiáng)調(diào)運(yùn)用科學(xué)的方法對(duì)機(jī)關(guān)工作的相關(guān)資料進(jìn)行歸類存檔，長(zhǎng)期保存，以記錄機(jī)關(guān)工作的整個(gè)歷程并應(yīng)對(duì)不時(shí)之需。具體而言，基層檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在以下幾方面：

一是為機(jī)關(guān)工作提供重要依據(jù)。行政機(jī)關(guān)在開展工作或制定決策時(shí)，都需要以相關(guān)檔案資料為依據(jù)，所以對(duì)日常工作中的資料進(jìn)行歸檔，可以為今后的機(jī)關(guān)工作查考提供重要依據(jù)。此外，檔案所中所記錄的既往工作情況，也可以成為行政機(jī)關(guān)在未來開展工作的參考，如檔案中所包含的人口統(tǒng)計(jì)資料、地方自然資源狀況等。

二是為宣傳教育提供生動(dòng)素材。國(guó)家機(jī)關(guān)以及社會(huì)組織在履行職能時(shí)所產(chǎn)生的文件資料能夠反映社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，在這其中國(guó)家機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)干部、工作人員所作出的各種努力，都在檔案中有所體現(xiàn)，所以在某種程度上，檔案也具有史料的價(jià)值，其可以在機(jī)關(guān)內(nèi)部或地方上開展宣傳教育提供豐富素材。

2 當(dāng)前基層單位檔案管理工作存在的不足

檔案管理在各級(jí)行政機(jī)關(guān)中都是不可或缺的一環(huán)，尤其在基層單位中，檔案管理的任務(wù)更為艱巨。然而現(xiàn)階段基層檔案管理工作卻仍存在許多不足。

首先，檔案信息化管理發(fā)展滯后。紙質(zhì)檔案一直都是我國(guó)檔案館工作中進(jìn)行歸檔的主要形式。但是隨著時(shí)間推移，基層單位產(chǎn)生的檔案數(shù)量逐年累積，數(shù)字越來越龐大，檔案查閱難度也相應(yīng)加大。一方面，紙質(zhì)檔案記錄只能以文號(hào)、標(biāo)題、時(shí)間來進(jìn)行檔案目錄建立，而針對(duì)具體某一方面內(nèi)容的查閱，單純從標(biāo)題上很難保證查閱的準(zhǔn)確性。另一方面，紙質(zhì)檔案也容易在一些人為或自然災(zāi)害中被銷毀。因此，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用成為檔案工作的開展方向。但就目前而言，我國(guó)基層地區(qū)因資金、人員、技術(shù)等原因，其檔案信息化管理的建設(shè)卻較為滯后。

其次，檔案管理不夠科學(xué)。檔案管理工作涉及檔案的整理歸檔、檔案的保存以及檔案館藏建設(shè)。這項(xiàng)工作看似只是各種文件資料的整理，但實(shí)際上也有諸多學(xué)問蘊(yùn)藏其中。在整理歸檔方面，如何科學(xué)的分門別類進(jìn)行歸檔以便于后期查閱；在檔案保存上，如何保證紙質(zhì)文件在長(zhǎng)期存放中不受損壞；在館藏建設(shè)時(shí)，如何科學(xué)設(shè)計(jì)館內(nèi)結(jié)構(gòu)、打造信息化管理系統(tǒng)。上述這些問題都值得檔案管理人員進(jìn)行深入思考。而當(dāng)前一些基層的檔案管理工作在各方面都不夠科學(xué)，創(chuàng)新不足。

3 基層單位檔案科學(xué)管理水平的提升策略

3.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

基層單位檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大工作，其實(shí)際建設(shè)面臨多方困難，如各部門的配合、建設(shè)資金的保障、技術(shù)人員的配備等都成為許多基層檔案館信息化建設(shè)的阻力。因此，在信息化建設(shè)上，筆者認(rèn)為應(yīng)首先克服以下三方面困難。其一，檔案管理的信息化建設(shè)首先要確保各部門在提供文件檔案時(shí)不但要提供紙質(zhì)文件，還要提供如PDF、WORD等格式的數(shù)字化文件。要做到這一點(diǎn)，需要基層檔案館出臺(tái)檔案歸檔資料提供的相關(guān)規(guī)范性文件，指導(dǎo)各部門按要求提供文件資料。其二，不同基層地區(qū)的財(cái)政能力是存在差異的，這就需要基層檔案館結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行不同方式的信息化建設(shè)。對(duì)于財(cái)政充足的基層地區(qū)，可以與軟件公司合理開發(fā)出專門的行政機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)，按照檔案整理、歸檔、查閱、更新、保密等需求完善管理系統(tǒng)功能。而對(duì)于財(cái)政不足的基層地區(qū)，應(yīng)利用計(jì)算機(jī)對(duì)電子類型的文件資料進(jìn)行存放，每個(gè)部門創(chuàng)建一個(gè)文件夾，然后在其中按照“年份—文件類型”的層級(jí)順序創(chuàng)建文件夾對(duì)文件進(jìn)行保存。同時(shí)針對(duì)每個(gè)部門的歷史檔案要專門創(chuàng)建一個(gè)EXCEL表格，再其中按照年份、文件類型、標(biāo)題、發(fā)文時(shí)間等進(jìn)行文件信息的錄入，以便于在后期檔案查閱時(shí)可以直接利用EXCEL的搜索功能直接定位文件。其三，針對(duì)技術(shù)人員配備，基層檔案館應(yīng)該優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，大力引入年輕的具有信息化意識(shí)和技能的年輕檔案管理人員，同時(shí)年長(zhǎng)者也要積極參與學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以提升自身的信息化管理能力。

3.2 加強(qiáng)檔案管理研究與創(chuàng)新

檔案管理作為一項(xiàng)專門的業(yè)務(wù)，其有著自己的專業(yè)理論和管理要求，所以在基層檔案管理中，為確保管理的科學(xué)性，檔案工作人員必須加強(qiáng)檔案管理的持續(xù)研究，不斷在工作中進(jìn)行創(chuàng)新。

針對(duì)紙質(zhì)檔案的整理歸檔，應(yīng)該不斷研究科學(xué)的分類歸檔方法。以縣級(jí)政府辦公室為例，筆者建議可以按照“年份—上級(jí)文/自成文—文件類型”的方式進(jìn)行分類，將每一年中的自成文按照“政辦發(fā)”“政發(fā)”“政函”“政呈”“會(huì)議紀(jì)要”等進(jìn)行匯總造冊(cè)，上級(jí)文按照“中央、省、市”進(jìn)行分類造冊(cè)。如此以年為單位，做到類型明確，便于查閱。

針對(duì)檔案的保存，需要考慮到紙質(zhì)檔案的特性，在存放時(shí)注意做好防水、防火、防蛀。如可以利用塑料布覆蓋于存放檔案的設(shè)施上，以起到防水、防潮的作用；注重檔案館中明火的控制和消防設(shè)施的建設(shè)，以有效防止火災(zāi)隱患；可以在紙質(zhì)文件存放的空間中定期噴灑藥物，以達(dá)到防蛀的目的。

針對(duì)檔案館藏建設(shè)，則需要工作人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極借鑒其他地區(qū)館藏建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際情況對(duì)館藏建設(shè)進(jìn)行不斷優(yōu)化完善，切實(shí)提升檔案管理水平

3.3 提升檔案工作服務(wù)意識(shí)

檔案工作歸根結(jié)底是為社會(huì)主義發(fā)展服務(wù)的，具體到工作實(shí)踐中，檔案工作通過檔案資料的歸檔整理來為行政機(jī)關(guān)決策提供依據(jù)，助推政府職能規(guī)范行使，進(jìn)而來達(dá)到服務(wù)社會(huì)的目的。因此，現(xiàn)代基層檔案管理科學(xué)水平的提升還需要著眼于思維意識(shí)層面的轉(zhuǎn)變，提升檔案工作服務(wù)意識(shí)。要做到這一點(diǎn)，一方面基層檔案工作的開展必須要以方便檔案查閱利用為宗旨，在歸檔整理時(shí)，可以聽取或征求其他部門的相關(guān)建議；另一方面，基層檔案館應(yīng)該積極學(xué)習(xí)社會(huì)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)做法，如信息化建設(shè)、管理機(jī)制等，從而不斷提升檔案工作的服務(wù)水平。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案工作對(duì)基層行政機(jī)關(guān)的職能履行與政策落實(shí)起著極其重要的作用。所以新時(shí)期基層檔案管理人員必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展做好信息化管理建設(shè)，并加強(qiáng)檔案管理的研究學(xué)習(xí)與創(chuàng)新，從而不斷提升基層單位的檔案管理水平，為新時(shí)期社會(huì)主義建設(shè)發(fā)揮好自身應(yīng)有的作用。