分析林業(yè)檔案的科學規(guī)范管理與應用

米建圍

（河北省塞罕壩機械林場，河北 承德 068466）

檔案主要表示在企業(yè)、組織和個人活動中，結合活動的具體過程與經驗，形成的有關書面資料，并對其保存，便于在以后的工作中能夠找到可以使用的信息。林業(yè)檔案同樣如此，檔案中主要是對林業(yè)機構開展的活動已經在活動中獲得了有關經驗進行記錄，這些檔案可以有效確保林業(yè)在未來工作過程中，盡量減少錯誤發(fā)生，發(fā)揮借鑒的效果。檔案中記錄的信息擁有一定的歷史利用，因此，強調林業(yè)機構應該對檔案管理給予高度重視。

1 開展林業(yè)檔案工作的原則

進行檔案整理工作的根本原則為：結合檔案形成的特征與規(guī)律，在對原有基礎充分使用的情況下，維護文檔間的歷史連接，方便存儲與使用。

1）根據檔案形成的特征與規(guī)律實施整理。檔案往往是在某一時期由林業(yè)單位形成的。各個時期形成的檔案都對林業(yè)機構的政治、經濟、文化等各方面內容的實際狀況進行了反映，其不但具有極為緊密地聯系，并且擁有自身的特征。因此，進行檔案整理工作首先應該按照不同時期來完成，針對不同時期、不同活動與內容將檔案集中起來，從而確保檔案的完整性與歷史聯系。

2）最大化運用原有基礎?；诓煌臅r空，面對各種情況下的檔案整理工作，應怎樣落實規(guī)范化管理，明確各類型檔案的整理方法與要求，變成了急需處理的檔案管理措施。檔案是歷史和文化的遺跡，其不但對以往的實踐活動進行了記載，并且對歷史的整理、檔案的保存進行了反映。在進行檔案管理工作時，有必要對歷史以及前人的勞動成果給予尊重，最大化使用以往的整理基礎，這樣能夠有效增強檔案管理工作的效率與品質，滿足提供利用率的需求。

2 強化對林業(yè)檔案的規(guī)范管理

1）提高管理者服務、規(guī)范管理的意識。想要對林業(yè)檔案開展科學有效地管理工作，有關單位以及工作人員應該建立正確的林業(yè)檔案服務、宣傳意識，積極使用檔案資源來促進林業(yè)工作的創(chuàng)建與發(fā)展。林業(yè)部門應該對以前工作過程中的經驗和教訓進行總結，為單位科學研究人員、決策者供應具有準確性的參考數據。此外，林業(yè)部門應該及時向領導者說明林業(yè)檔案規(guī)范管理的重要意義，提高領導人員對部門檔案管理工作的重視，使得工作人員在進行檔案規(guī)范管理工作時具有相應的保障。與此同時，林業(yè)部門有必要重視提高林業(yè)科技研究者與工作者對管理意義的了解，使得工作人員能夠對林業(yè)檔案引起重視，讓檔案管理意識能夠印入員工的腦海，清楚了解到開展檔案的規(guī)范管理工作是促進林業(yè)發(fā)展的重要因素。相關部門還應該建立具有科學性的林業(yè)發(fā)展觀念，充分確保林業(yè)檔案能夠獲得健康成長，強化理論管理的工作效率與品質，正確認識林業(yè)檔案規(guī)范管理工作的重要意義。

2）加強規(guī)范和優(yōu)化管理體系。在檔案信息管理中，科學規(guī)范的檔案管理是重要的根基，并且還是確保與林業(yè)檔案管理信息能夠現代化發(fā)展的重要方式。我國林業(yè)和草原局對于林業(yè)單位的檔案信息管理工作給予了高度重視，并且編制了大量檔案管理法規(guī)以及標準，對檔案管理的日常工作細節(jié)也進行了明確的規(guī)定。與此同時，為了避免檔案數據丟失，還編制了相關的預防策略與補救方法，以此來實現對檔案信息資源的充分保護，規(guī)避數據的丟失與損害對林業(yè)發(fā)展形成嚴重影響。在現代社會中，隨著科學技術的持續(xù)開發(fā)，林業(yè)檔案管理工作也慢慢形成了較為完善的系統(tǒng)。所以，林業(yè)部門應該注重對檔案管理機制以及管理系統(tǒng)的創(chuàng)建與完善，從而提升林業(yè)檔案管理水準。一方面，林業(yè)部門有必要把在每一項工作中都充分融入檔案意識，實行目標管理，將林業(yè)檔案管理工作融入到林業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃當中，并將檔案管理工作納入領導者的議事工作中，與此同時，收集、整理林業(yè)科學研究成果的研究過程、驗收、評定、獎勵情況。另一方面，林業(yè)部門還應該堅持把“以我為主”當作是整理的原則，重視確保檔案的完整。在開展歸檔作業(yè)的時候應該分清輕重緩急、把握重點，對檔案的全宗入口嚴格把關，規(guī)避與不能入檔的文件混合在一起，并且應該重視規(guī)避文件和材料散亂歸檔。以此來提升檔案資料的使用價值，為林業(yè)檔案規(guī)范、標準的管理打下穩(wěn)定的基礎。

3 強化對林業(yè)檔案的使用，展現檔案資料的真實價值

1）搭建信息管理平臺，良好完成數據整理和研究工作。隨著現代社會的持續(xù)發(fā)展，以往的管理方式已經無法對目前林業(yè)發(fā)展的要求進行滿足。所以，林業(yè)部門有必要創(chuàng)建具有先進性的信息管理平臺，對檔案管理工作的方式進行改革，從而確保林業(yè)管理工作可以對目前社會上的信息需要進行滿足。林業(yè)檔案管理工作屬于極為花費時間與精力的一項工作，假如將檔案管理的中心放置于最初的記錄上，將會在這一環(huán)節(jié)花費大量時間，造成后續(xù)二次、三次檔案編纂的時候品質無法確保。所以，林業(yè)部門有必要使用現代化的技術來管理林業(yè)檔案工作，建立完善的檔案信息管理平臺，同時使用信息技術來完成檔案的收集、整理、評審和歸檔工作，從而提升林業(yè)檔案管理的工作效率，確保電子檔案擁有完整性。林業(yè)部門還應該積極進行對林業(yè)檔案的研究與編制，同時對檔案信息實施再處理。對一部分極為分散與缺乏專業(yè)、系統(tǒng)性的材料應該細致的劃分，對擁有特殊使用途徑的材料應該進行專門的編纂。

2）重視檔案的開發(fā)和使用，具有超前、高效性。開展林業(yè)檔案管理的主要意義是強化對檔案資源的使用，充分發(fā)掘檔案信息的潛能，使得檔案資源能夠為部門提供更多服務，通過實踐結果展現開展林業(yè)檔案管理的重要作用。編制各種類型的林業(yè)數據資料以及林業(yè)的研究成果記載，都能夠幫助林業(yè)在發(fā)展道路上與領導決策過程中具有可靠的數據支持，使得領導者的決策能夠擁有科學與永久性。伴隨社會的不斷進步，檔案信息資源的開發(fā)和使用已經變成了檔案管理的重要組成部分，檔案編纂工作的積極進行，提高了檔案文獻的利用價值，降低了對以往文獻的直接使用，并且降低了開展檔案資源保護和使用過程中的問題。對普通的查詢來講，人們通常只需要參考檔案匯編的具體條件就能夠獲得自身需求的信息，以此來處理檔案中質量高、效率低的問題。檔案的管理人員還應該根據部門的實際需求，對林業(yè)部門中的組織沿革、簡介、任免干部、基礎數據等匯編文件進行分類，創(chuàng)建索引目錄，為檔案應用人員供應快捷高效的服務，以此來提升檔案的應用價值，提高工作效率。

3 結論

綜上所述，開展林業(yè)檔案的規(guī)范管理工作，是林業(yè)進行科學發(fā)展的主要動力。對林業(yè)檔案合理開發(fā)與使用，可以有效促進林業(yè)單位實現迅猛發(fā)展。與此同時，對林業(yè)管理工作的開展不斷進行研究，從而提供更好的服務，并對林業(yè)檔案研究結果的使用效率進行提升，以此來實現林業(yè)發(fā)展的可持續(xù)。