加強事業(yè)單位檔案管理工作的探討

樊秋燕

（菏澤市中心血站，山東 菏澤 274000）

檔案指的是每個事業(yè)單位在不同的生產(chǎn)和經(jīng)營項目中所形成對國家、社會和自己事業(yè)單位有一定保存意義的不同形式文字、圖像和音頻等具有歷史意義的記錄。要搞好檔案管理工作是每個事業(yè)單位快速發(fā)展的根本，綜合檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重中之重，這是提升事業(yè)單位工作效率的基礎性條件，也是保持歷史真面貌的一個主要工作。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和中石化體制改革的深入發(fā)展，社會對于事業(yè)單位發(fā)展的要求更加嚴格，尤其是事業(yè)單位財務實現(xiàn)共享之后，事業(yè)單位的檔案管理工作就顯得更為重要，對此，事業(yè)單位更要立足于實際，及時發(fā)現(xiàn)在當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并采取有效措施推動檔案管理工作的順利進行，促進事業(yè)單位檔案管理工作更加科學規(guī)范，促進事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展，從而能夠真正地為社會服務，為國家創(chuàng)造更大的效益。

1 加強事業(yè)單位檔案管理工作的意義

加強事業(yè)單位檔案管理工作，一方面能夠為事業(yè)單位管理人員作出正確的決策提供依據(jù)，因為事業(yè)單位中的檔案通常記錄著事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的重要信息內(nèi)容，其中包括各種經(jīng)營往來和重要文件內(nèi)容等，做好重要內(nèi)容的管理工作，能夠為管理人員在分析事業(yè)單位未來經(jīng)營狀況和發(fā)展方向提供重要依據(jù)，幫助事業(yè)單位管理人員作出正確的決策。檔案管理工作質(zhì)量和事業(yè)單位自身的管理成果之間的有機結(jié)合，在很大程度上決定了事業(yè)單位今后的資源配置情況和發(fā)展模式，也直接影響到事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略和在未來發(fā)展過程中的管理效率，因此，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，不但能夠幫助事業(yè)單位在激烈的市場競爭中脫穎而出，提高自身競爭力，也能夠為國家創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益，促進社會發(fā)展。

1.1 樹立起整體意識，精準選取角度，發(fā)揮實際作用

在我國社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展下，各個事業(yè)單位的檔案管理工作始終要持續(xù)利用解放思想，進行科學發(fā)展，依照股份制銀行的發(fā)展需求，進行連續(xù)性改革與改善事業(yè)單位檔案管理工作。從根本上要強化對經(jīng)濟市場認識，要去主動積極的多加利用檔案，體現(xiàn)出檔案工作的價值。還能夠促進股份制銀行業(yè)務的拓展和延伸，從實際上強化經(jīng)濟效益意識，加速檔案信息資源的創(chuàng)新和利用，努力提升檔案信息的整體質(zhì)量和效益，為了能夠使事業(yè)單位自身加快發(fā)展，為了推動各個不同事業(yè)單位快速進行開創(chuàng)發(fā)展，最終得以達成我國經(jīng)濟又快又好的發(fā)展作出一定的貢獻。

1.2 建立起精準定位，加強管理最終發(fā)揮出作用

檔案信息的服務模式進行精準定位，目的就是要站在一定的發(fā)展高度上。去強化業(yè)務工作和檔案工作去進行整體性管理，從根本上做到“四個貫徹”。一是要貫徹讓領導重視到位。檔案管理工作是股份制銀行強化事業(yè)單位管理的主要內(nèi)容。而且檔案管理工作的力度取決于領導者的注重程度，商業(yè)銀行行長辦公時常常鉆研檔案工作，去排除所存在的隱患，使得檔案工作有了長久性的進步。二是貫徹全體行動。檔案管理工作絕對不是由單單少數(shù)專業(yè)人員的工作，必然是讓全員加入，轉(zhuǎn)變?yōu)槊總€人都注重檔案管理工作，讓全體員工重視檔案管理達成共識，這是在檔案管理工作中體現(xiàn)出整體水平的基礎性環(huán)節(jié)。

2 在檔案管理層面的綜合檔案室

2.1 有助于檔案的集中、規(guī)整和保存

當一部分的事業(yè)單位檔案沒有進行集中統(tǒng)一的管理，每個部門所形成的檔案是讓很多做兼職的檔案管理人員去進行分頭處理，檔案的集中、規(guī)整和保存得不到保障。有些事業(yè)單位的有關文件資料大量丟失。當時所形成的資料很多，但是真正留存下來的卻是所剩無幾。事業(yè)單位創(chuàng)建綜合檔案室，還要去安排一名專業(yè)素養(yǎng)極高的管理檔案員，這有助于事業(yè)單位所形成的檔案可以馬上集中、規(guī)整以后放入檔案中去。這樣能夠進一步的把財力和物力等確保檔案庫房的所有設備進行集中，還有一點就是更加方便對于檔案的長時間保存、進行有效合理運用。

2.2 使得檔案管理更加標準和規(guī)范

一部分事業(yè)單位檔案進行分散式管理，因為缺少集中統(tǒng)一的處理組織，還缺少對應的管理制度，最終使得檔案工作“文人問津”。在事業(yè)單位檔案進行統(tǒng)一式管理之后，還創(chuàng)建了綜合檔案室，在處理組織上有了一定的保證。檔案管理人員制定針對檔案的收集、規(guī)整、鑒賞等制度準則，這有助于檔案工作變得更加具有規(guī)范性、標準性等，還能在一定程度上使得事業(yè)單位經(jīng)營效益有所增加。

3 檔案收集存在的問題及解決措施

檔案是我國國家機構(gòu)、社會組織以及個人在實踐活動當中形成具有真實性的并且可以保存的文字、圖像及聲音，檔案收集是我國文化事業(yè)重要組成部分。在檔案管理工作運行當中，所有工作都是以紙質(zhì)檔案為基礎。檔案管理工作在我國已有兩千多年歷史，對我國社會經(jīng)濟的發(fā)展有著重要影響，檔案管理工作在人們心目當中根深蒂固，工作人員的管理理念不能在短時間當中發(fā)生改變，檔案工作的創(chuàng)新和改革也會受到影響。近幾年來，隨意互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展，電子檔案越來越受到人們歡迎，相關工作人員由此對數(shù)字檔案進行深層次研究。

3.1 加強文件資料的收集與整理

對所需要存儲的檔案信息文件及時進行收集和整理，保證檔案資源的準確性和完整性。在檔案信息收集當中，要將檔案信息的完整性作為重點整理內(nèi)容。在檔案規(guī)定范圍之內(nèi)進行分類和整理，保證信息準確有效。

3.2 充分意識到檔案收集工作的重要性

檔案管理具有很高的社會價值，能夠?qū)r代的潮流信息進行保存，對當時生產(chǎn)環(huán)境進行記錄。隨著社會和時代的發(fā)展，檔案管理工作在逐漸進步，對檔案信息的收集、分工要求更加明確和細致。相關工作人員要充分意識到檔案管理工作的重要性，在了解檔案資源意義前提之下，對檔案資源的收集予以更多關注，保證檔案信息利用和實用價值。在檔案收集當中，檔案工作人員要做好檔案收集信息的完整性，為使用者提供更加全面和準確的信息資源。除此之外，檔案信息收集工作還能夠給國家檔案資源管理奠定堅實基礎。

3.3 建立健全檔案管理制度

在目前的檔案收集工作中，必須對傳統(tǒng)的檔案工作混亂情況進行改革和創(chuàng)新。制定出符合實際運行的管理制度，實現(xiàn)檔案收集工作的統(tǒng)一。目前有不少單位已經(jīng)制定出規(guī)范嚴格的檔案管理制度，并且執(zhí)行了檔案收集的相關法律規(guī)定。另外，相關的單位在此基礎之上還對法律制度的落實提出了新的要求，在制度實行基礎之上明確規(guī)定標準和責任制度，讓檔案工作人員能夠自覺地遵守行為規(guī)范。在檔案信息收集工作當中保證信息收集的準確性和科學性。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案數(shù)字化建設是時代發(fā)展的產(chǎn)物，檔案數(shù)字化建設不僅能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息保存當中存在的問題進行解決，還能夠建立健全檔案管理制度，數(shù)字檔案信息在具體應用過程當中要保證信息的真實有效和完整性，減少利用者搜集信息的時間，提高信息應用價值，促進檔案管理工作的創(chuàng)新和改革，滿足時代對檔案管理工作的具體需求，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。