信息時(shí)代加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略研究

林 琳

（山東能源龍口礦業(yè)集團(tuán)離退休管理中心，山東 龍口 265700）

1 引言

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得計(jì)算機(jī)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，這改變了人們的生活方式，也給人們的學(xué)習(xí)、生活和工作帶來了便利。隨著現(xiàn)階段檔案信息化的發(fā)展，電子檔案逐步取代了傳統(tǒng)的紙制檔案，檔案管理逐步進(jìn)入了信息化的管理階段。在單位的日常管理過程中，會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息資料，將這些信息數(shù)據(jù)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，可以有效避免傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，提高檔案管理的工作效率，使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

2 信息時(shí)代加強(qiáng)電子檔案管理的價(jià)值

1）檔案管理體系規(guī)范化。電子信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，解決問題的速度更快，可以讓檔案資源得以快速共享，還能讓流程的構(gòu)建變得規(guī)范化[1]。使用電子信息技術(shù)可以將檔案管理轉(zhuǎn)換成自動(dòng)化管理的方式，人為因素和其他因素不能干預(yù)，通過設(shè)置相關(guān)的前期程序，計(jì)算機(jī)在運(yùn)行時(shí)就可以根據(jù)實(shí)際的儲(chǔ)存情況實(shí)施信息管理，得到完整、準(zhǔn)確的信息。

2）提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進(jìn)行，并且在實(shí)際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進(jìn)行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數(shù)量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時(shí)有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現(xiàn)了問題。檔案管理的時(shí)間比較長(zhǎng)，十分消耗工作人員的精力，而電子信息化檔案管理工作有效地對(duì)上述弊端方面進(jìn)行了彌補(bǔ)，從而使得管理人員的工作量大大縮減，后期的檔案查閱和分析都變得比較容易，降低了檔案管理工作出錯(cuò)的概率。目前，對(duì)于檔案的檢索和應(yīng)用而言，電子信息化管理模式是一種十分有效的方式。

3）實(shí)現(xiàn)資源共享。電子信息化管理模式還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的資源共享。很多企業(yè)及公司都將辦公自動(dòng)化與信息化檔案管理同時(shí)辦公，可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，同時(shí)可以進(jìn)行檔案的歸檔和調(diào)用。目前社會(huì)信息化空前發(fā)展的前提下，檔案管理的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為一種新的檔案管理趨勢(shì)，讓人與人之間、各個(gè)工作單位之間乃至政府部門的資源共享都更加的快捷，對(duì)工作效率的提高有著重要意義。但是，在電子信息化管理模式的檔案管理使用期間，也會(huì)發(fā)現(xiàn)許多的問題，這就需要管理人員在電子檔案信息化管理方面的力度加強(qiáng)，確保檔案的信息和資源安全，使檔案管理的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

3 信息時(shí)代加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略

1）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)是保證工作正常開展的前提。尤其在信息化的大環(huán)境下，工作人員要將檔案儲(chǔ)存起來，首先要選擇良好的載體與媒介，加強(qiáng)信息存儲(chǔ)的安全性，減少信息源的丟失。其次，時(shí)代是不斷發(fā)展的，科學(xué)技術(shù)是正在進(jìn)步的，許多設(shè)備的性能和質(zhì)量都在不斷提高[2]。因此需要工作人員不斷革新自身技術(shù)，加大資金的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，繼而打造出安全的環(huán)境。例如，檔案管理人員要確保合適的溫度與濕度，延長(zhǎng)信息媒介的使用時(shí)限，做好相應(yīng)的防塵工作，減少對(duì)設(shè)備產(chǎn)生的不良影響。還要避免其他磁性載體的侵入與干擾。與此同時(shí)，檔案利用效果的反饋是了解和掌握檔案價(jià)值的客觀依據(jù)，也是能好好利用檔案信息的重要前提。例如信息服務(wù)的不斷完善，服務(wù)質(zhì)量的不斷加強(qiáng)，反饋渠道的不斷進(jìn)步，會(huì)讓我們?cè)絹碓胶玫牧私馊藗兩钪兴嬖诘膯栴}，看到當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)存在的弊端，更好地服務(wù)于人民群眾，使得大家的生活越來越方便，網(wǎng)絡(luò)越來越安全，也可以很好地得到保密作用。

2）重視檔案的收集與整理工作。檔案的收集與整理工作十分重要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在時(shí)間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實(shí)際的工作中做好規(guī)范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統(tǒng)性，方便檔案查閱。檔案往往有多個(gè)卷宗，而在一些年代較為久遠(yuǎn)的檔案中缺乏一定的編號(hào)，在后期的部門變動(dòng)和發(fā)展中往往會(huì)出現(xiàn)十分混亂的現(xiàn)象，無法更好地進(jìn)行檔案的管理。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的發(fā)展，就需要建立起檔案分類管理的工作模式，科學(xué)地進(jìn)行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續(xù)性。另外，需要建立其規(guī)范化的管理指標(biāo)與體系，盡最大的努力完善檔案資料。制度的保證對(duì)于電子信息化檔案管理至關(guān)重要，這也是提升檔案管理工作水平的必經(jīng)之路，需要將檔案管理工作納入考核工作體系中，建立起覆蓋全面的工作體系，在此項(xiàng)工作中完善保管制度、查閱制度、安全管理制度等，杜絕不規(guī)范行為的發(fā)生。

3）完善智能化檔案管理體系。為了真正實(shí)現(xiàn)“拓寬大數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍”，必須加大資金投入力度，構(gòu)建全新的智能化檔案管理體系。所謂智能化，是指在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)以及人工智能等先進(jìn)技術(shù)的支持下，采用“能動(dòng)”方式，滿足人們的需求。智能化檔案管理體系應(yīng)該包含以下三個(gè)特點(diǎn)：第一，即時(shí)糾錯(cuò)系統(tǒng)。在進(jìn)行電子檔案錄入時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，而通過大數(shù)據(jù)分析、計(jì)算，圍繞已知的、全部的錯(cuò)誤類型設(shè)計(jì)出自動(dòng)糾錯(cuò)系統(tǒng)，能夠極大地提升檔案錄入的準(zhǔn)確率。第二，智能感知系統(tǒng)。檔案的調(diào)取、存放、管理等必須經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒?，而在日常工作中，由于管理人員的失誤造成的檔案缺失現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，而應(yīng)用此系統(tǒng)之后，能夠起到良好的提醒作用，時(shí)刻監(jiān)督工作人員嚴(yán)格執(zhí)行既定流程。第三，智能驗(yàn)證系統(tǒng)?！半娔X”不同于人腦，通過程序控制執(zhí)行相關(guān)命令，一旦設(shè)置上出現(xiàn)邏輯錯(cuò)誤，其自身無法發(fā)現(xiàn)，而在檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)加入驗(yàn)證程序，能夠搜索出很多檔案中的邏輯錯(cuò)誤，從另一個(gè)層面提升檔案的管理水平。

4）確保電子檔案安全性管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理也越來越依附互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)的研發(fā)速度一定程度上為電子檔案管理提供了方便，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也為電子檔案管理搭建了寬泛的技術(shù)平臺(tái)支撐體系[3]。但是，相關(guān)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督部門要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息監(jiān)督，技術(shù)人員也要定期檢查電子檔案系統(tǒng)是否有被入侵的問題。如有發(fā)現(xiàn)被他人電腦入侵的現(xiàn)象，及時(shí)查看電子檔案管理的機(jī)密文件信息，并將文件及時(shí)復(fù)制拷貝下來存到 U 盤里，將原有文件及時(shí)刪除，保管好重要的機(jī)密文件不被泄露。此外，相關(guān)單位也要聘請(qǐng)一些網(wǎng)絡(luò)安全人才來協(xié)助電子檔案管理人員來完成管理工作，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，及時(shí)更新辦公系統(tǒng)。此外，還要制定電子檔案信息安全防護(hù)管理體系，對(duì)涉及單位的機(jī)密文件重點(diǎn)保護(hù)，防止被同行業(yè)工作人員窺探。

4 結(jié)束語

國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步及信息化技術(shù)的不斷發(fā)展使檔案管理工作更加便利。在這情況下，檔案管理者一定要了解運(yùn)用電子信息化進(jìn)行工作管理的必然趨勢(shì)。而此模式同時(shí)也是現(xiàn)代化檔案管理的象征。檔案管理者要與時(shí)代同進(jìn)步，學(xué)習(xí)接收先進(jìn)檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，提高自身技能，改進(jìn)電子信息化的管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和自動(dòng)化，努力發(fā)展好企業(yè)及事業(yè)單位，為國(guó)家和社會(huì)獻(xiàn)出自身更多的力量。