學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)路徑探討

韋 美

（廣西工業(yè)技師學(xué)院，廣西 南寧 530031）

1 引言

職業(yè)院校是社會職業(yè)教育體系的重要組成，為社會輸送優(yōu)質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才，對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供人才保障。檔案工作的高效開展能夠充分檔案價值，為職業(yè)院校的管理提供有效的參考和依據(jù)，但是在實際的管理活動中存在著許多問題，制約著管理效果的提升，需要管理部門結(jié)合學(xué)校發(fā)展形勢，對管理工作進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，構(gòu)建完善的信息化管理體系，推動學(xué)校健康發(fā)展。

2 學(xué)校檔案管理存在的問題

學(xué)校檔案工作需要對教科研工作和管理活動形成全面的覆蓋，實現(xiàn)資料信息的高效收集和管理，但是在實際的管理工作中存在著許多問題，制約著管理效果的提升。首先是學(xué)校對檔案工作的重視程度相對不足，管理人員的檔案管理意識相對薄弱，將大量的精力投入到教科研工作和行政管理中，無法充分認(rèn)識到檔案工作價值，各個管理環(huán)節(jié)缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)，無法保證檔案管理制度的高效落實。其次是管理規(guī)范不夠完善，隨著信息技術(shù)在學(xué)校管理運(yùn)行中的高效運(yùn)用，大量的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)隨之出現(xiàn)，傳統(tǒng)的管理規(guī)范已經(jīng)不能滿足實際的工作需求，而管理部門缺乏有效的創(chuàng)新意識，不能結(jié)合實際檔案工作情況進(jìn)行管理規(guī)范的科學(xué)創(chuàng)新，無法對相關(guān)管理制度進(jìn)行及時的調(diào)整，不利于管理效果的提升[1]。再次是信息化程度相對不足，信息技術(shù)的運(yùn)用能夠有效提升檔案管理效率，實現(xiàn)對管理流程的高效整合，利用網(wǎng)絡(luò)渠道實現(xiàn)管理決策和資料信息的高效傳遞，但是當(dāng)前信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對薄弱，無法形成較好的管理效果。最后是管理人員的素質(zhì)能力存在不足，缺乏主動提升意識，不能對先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)進(jìn)行積極的學(xué)習(xí)，信息知識水平相對薄弱，無法對信息設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行有效的運(yùn)用[2]。

3 學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新的措施

1）優(yōu)化檔案管理思路。規(guī)范化檔案管理模式的科學(xué)構(gòu)建是提升檔案管理水平的重要基礎(chǔ)，對推動檔案價值的高效實現(xiàn)起到積極作用，學(xué)校要加強(qiáng)對檔案工作的重視，充分整合檔案管理資源，加強(qiáng)相關(guān)的政策和資金投入，積極協(xié)調(diào)相關(guān)職能部門，實現(xiàn)檔案工作的高效落實，保證管理制度的貫徹執(zhí)行。管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，形成規(guī)范化管理理念，加強(qiáng)對學(xué)校教學(xué)和管理工作的深入研究，對實際管理需求進(jìn)行科學(xué)分析，明確檔案工作方向，提升管理工作的科學(xué)性。要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和方式方法，提升創(chuàng)新意識，對管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，利用信息技術(shù)優(yōu)勢推動管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型，推動管理水平的提升[3]。

2）完善檔案管理規(guī)范。完善的檔案管理制度是保證管理質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，管理部門要充分結(jié)合實際的工作環(huán)境，對管理制度進(jìn)行針對性的調(diào)整，整合管理流程，實現(xiàn)對各個管理環(huán)節(jié)的全面規(guī)范，保證資料數(shù)據(jù)的真實有效，推動管理制度的高效執(zhí)行。要完善監(jiān)管機(jī)制，對管理環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題和不足，實現(xiàn)對相關(guān)管理制度的優(yōu)化，保證信息收集、資料整理、存儲和利用環(huán)節(jié)能夠嚴(yán)格按照制度規(guī)范進(jìn)行推進(jìn)，提升整體檔案管理水平。要提升創(chuàng)新意識，構(gòu)建規(guī)范化管理體系，利用信息技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建完善的信息化管理平臺，利用系統(tǒng)功能建設(shè)實現(xiàn)管理規(guī)范的高效落實，對管理流程進(jìn)行科學(xué)整合，對管理人員進(jìn)行有效的規(guī)范，推動管理效果的提升。

3）加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)。檔案管理人員的素質(zhì)能力是影響管理效果的重要因素，管理部門要加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案專業(yè)人才和信息技術(shù)人才，充實管理隊伍，提升隊伍戰(zhàn)斗力。要完善培訓(xùn)機(jī)制，創(chuàng)新培訓(xùn)模式，利用網(wǎng)絡(luò)途徑實現(xiàn)遠(yuǎn)程培訓(xùn)的高效開展，實現(xiàn)對管理人員的全面覆蓋，借助豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，提升培訓(xùn)效果。要完善績效考核機(jī)制，結(jié)合學(xué)校發(fā)展實際，根據(jù)具體的崗位工作進(jìn)行績效標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)制定，形成對管理工作成效的準(zhǔn)確評價，將考核結(jié)果與激勵政策進(jìn)行有效的結(jié)合，有效激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心，營造積極的檔案管理范圍。

4 學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)方式

1）加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息技術(shù)的運(yùn)用對提升檔案管理水平起到關(guān)鍵作用，管理部門要充分結(jié)合檔案工作實際，充分整合現(xiàn)有信息資源，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，推動管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型。要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，科學(xué)配置專業(yè)信息設(shè)備，使管理人員能夠利用信息設(shè)備實現(xiàn)管理工作的高效執(zhí)行，形成對數(shù)字化資料數(shù)據(jù)的高效管理。同時利用技術(shù)手段，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案存儲模式的數(shù)字形式轉(zhuǎn)化，有效減少紙質(zhì)等檔案模式的管理成本，提升管理效率。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)化，構(gòu)建高速的信息流通渠道，推動管理決策的高效執(zhí)行，實現(xiàn)檔案資源的高效共享。

2）構(gòu)建完善的信息化管理平臺。管理部門要利用先進(jìn)技術(shù)手段，構(gòu)建完善的信息化管理平臺，對各個管理環(huán)節(jié)進(jìn)行高效整合，實現(xiàn)管理系統(tǒng)對學(xué)校檔案管理流程的全面覆蓋。要進(jìn)行全面的系統(tǒng)需求分析，對系統(tǒng)功能進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，融入模塊化構(gòu)建思路，提升系統(tǒng)管理效率。要對系統(tǒng)運(yùn)行進(jìn)行全面的監(jiān)管，對運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析，及時發(fā)現(xiàn)管理活動中存在的問題，并將檔案管理規(guī)范進(jìn)行有效的融入，對檔案資料的內(nèi)容、格式等進(jìn)行高效審核，保證資料信息的真實有效。

3）優(yōu)化檔案利用模式。檔案資源的高效利用能夠為學(xué)校教學(xué)和管理工作提供有效的依據(jù)，而傳統(tǒng)的利用模式只能提供相應(yīng)的查詢和借用服務(wù)，服務(wù)水平得不到保證。管理部門要利用技術(shù)優(yōu)勢，對檔案利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，加強(qiáng)對檔案資料的分析，對其中的關(guān)鍵信息進(jìn)行準(zhǔn)確的提取，構(gòu)建完善的資料數(shù)據(jù)庫，為檔案利用提供基礎(chǔ)保障。要優(yōu)化檢索機(jī)制，對使用人員的需求進(jìn)行準(zhǔn)確分析和預(yù)測，提供相應(yīng)的檢索關(guān)鍵詞，實現(xiàn)對資料信息的準(zhǔn)確定位，提升服務(wù)效率，有效滿足使用需求。要利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程應(yīng)用，通過對管理系統(tǒng)的訪問，利用網(wǎng)絡(luò)渠道實現(xiàn)資源的高效共享。

4）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。信息化管理模式的構(gòu)建在提升管理效率的同時，也對檔案安全造成嚴(yán)重的影響，復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得檔案資料容易受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵。管理部門要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的重視，構(gòu)建完善的安全防護(hù)體系。要完善安全管理規(guī)范，對管理人員的工作行為進(jìn)行約束，提升管理人員的安全意識，構(gòu)建身份識別機(jī)制，根據(jù)實際管理崗位設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，保證管理安全。要利用先進(jìn)技術(shù)手段，提升安全防護(hù)效果，利用防火墻技術(shù)，對管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)間的數(shù)據(jù)交流進(jìn)行全面監(jiān)控，對問題數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的隔離處理。要利用殺毒軟件，對系統(tǒng)軟硬件設(shè)備進(jìn)行及時查殺，抵御病毒木馬危害。

5 結(jié)語

檔案管理水平的提升對學(xué)校發(fā)展起到關(guān)鍵作用，管理部門要充分結(jié)合學(xué)校發(fā)展需求，提升主動創(chuàng)新意識，對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，合理利用信息技術(shù)，建設(shè)完善的信息化管理體系，推動管理質(zhì)量的提升，為學(xué)校發(fā)展提供有效支持。