大數(shù)據(jù)時(shí)代三級(jí)醫(yī)院檔案資源管理的實(shí)踐與探討

陳偉國(guó)

（廣東省佛山市第一人民醫(yī)院，廣東 佛山 528000）

作為記錄醫(yī)院醫(yī)療、科研和管理活動(dòng)的重要載體，醫(yī)院檔案資源已成為社會(huì)信息資源的重要組成部分。實(shí)現(xiàn)三級(jí)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化及規(guī)范化是新時(shí)期檔案管理的發(fā)展目標(biāo)。

1 現(xiàn)代檔案資源的主要特征

檔案資源總量巨大，正逐漸形成一個(gè)巨大的檔案資源庫(kù)；檔案數(shù)據(jù)資源的處理速度加快；檔案資源種類趨于多樣性，主要體現(xiàn)為載體的多樣性和檔案資源信息格式、特征、形式的多樣性；檔案資源的價(jià)值提高，具有不可替代性。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案資源管理面臨的挑戰(zhàn)

與傳統(tǒng)單一紙質(zhì)檔案相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案資源還包括了一些底層化、碎片化及復(fù)雜化的信息資源，增加了檔案資源保管和利用的難度[1]。目前三級(jí)醫(yī)院檔案資源在管理模式上仍以“保管”為主，加工和轉(zhuǎn)化能力嚴(yán)重不足，導(dǎo)致多年累積下來(lái)的豐富和有價(jià)值的檔案資源得不到深度開(kāi)發(fā)和有效利用；在點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的個(gè)性化服務(wù)尚處于較低水平階段，從數(shù)據(jù)資源中去發(fā)掘新內(nèi)涵和新的知識(shí)節(jié)點(diǎn)還做得不夠。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案資源的管理策略

3.1 以服務(wù)方式的創(chuàng)新促進(jìn)檔案開(kāi)放的進(jìn)程

首先是服務(wù)方式的創(chuàng)新和突破，要拓寬服務(wù)內(nèi)容，在保留檔案日常調(diào)閱、咨詢的基礎(chǔ)上，逐步延伸到為醫(yī)院機(jī)關(guān)、各職能管理科室和臨床科室提供檔案數(shù)據(jù)分析服務(wù)、數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)和“一對(duì)一”的個(gè)性化服務(wù)上來(lái)[2]。

我院始建于1881年，從昔日簡(jiǎn)陋的教會(huì)診所，發(fā)展為如今具有鮮明特色集醫(yī)、教、研為一體的大型現(xiàn)代化“三甲”綜合醫(yī)院，留下大量的醫(yī)療檔案和文史資料，在院內(nèi)各部門(mén)檔案管理人員的通力合作下，為醫(yī)院“院史展覽館”的建立以及“醫(yī)院院志”的編寫(xiě)提供了大量詳實(shí)有效的布展和編撰材料，極大地提升了靜態(tài)檔案資料的開(kāi)放及利用價(jià)值。在實(shí)踐中不斷尋求更有效的方法為醫(yī)院的決策、醫(yī)療和科研服務(wù)，比如《醫(yī)院科研教學(xué)管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用》系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案進(jìn)行電子化、數(shù)字化管理，每年為全院各科室提供科研檔案的保存、借出等服務(wù)，為臨床科室科研項(xiàng)目的開(kāi)展、醫(yī)務(wù)人員職稱申報(bào)資料組織提供保障。

3.2 進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的建設(shè)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理部門(mén)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)緊密相連，醫(yī)院檔案資源應(yīng)充分利用新媒體平臺(tái)進(jìn)行移動(dòng)式服務(wù)，選擇并構(gòu)建適合醫(yī)院管理，與醫(yī)院原始行政辦公體系連為一體的新型軟件系統(tǒng)，使檔案管理具有可持續(xù)發(fā)展空間[3]。

3.3 健全和完善各種業(yè)務(wù)管理制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代將對(duì)醫(yī)院檔案管理制度的建設(shè)提出更高、更細(xì)致的要求：包括完善崗位管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度，制訂清晰、確切的崗位管理職責(zé)等，各項(xiàng)管理制度的建設(shè)可以同“三甲”醫(yī)院的復(fù)評(píng)工作緊密結(jié)合，相互促進(jìn)，同步發(fā)展完善。比如《2015年醫(yī)院管理制度匯編》及《2018年醫(yī)院管理制度匯編》的完成，就為持續(xù)深化醫(yī)改大背景下，醫(yī)院科學(xué)管理、提升經(jīng)營(yíng)效益、高質(zhì)量發(fā)展提供了工具性資料，在我院成為廣東省首家“三甲”復(fù)評(píng)合格醫(yī)院建設(shè)中也起到制度建設(shè)整合與保障作用。此外，《醫(yī)院檔案分類辦法》等一系列具備可操作性的內(nèi)部規(guī)范，也為拓展檔案管理業(yè)務(wù)及信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理奠定了 基礎(chǔ)。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，無(wú)論是檔案收集、整理、錄入及歸檔都應(yīng)有清晰與明確的目標(biāo)，制訂操作性強(qiáng)的管理實(shí)施細(xì)則，使檔案起到應(yīng)有的作用。部分三級(jí)醫(yī)院檔案信息化過(guò)程中還存在各部門(mén)間相互割裂，隸屬關(guān)系模糊，工作職能重疊的現(xiàn)象，尤其是沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的、約束電子文件與簽名的標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程[4]。

3.5 促進(jìn)醫(yī)院各類檔案資源的整合與共享

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源的顯著特點(diǎn)之一是其存在形態(tài)的碎片化，導(dǎo)致散落在醫(yī)院各部門(mén)和各自獨(dú)立數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案資源之間無(wú)法互通互聯(lián)，如何對(duì)其進(jìn)行有效整合，構(gòu)建一個(gè)開(kāi)放式的共享體系和高水平、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案服務(wù)平臺(tái)，是醫(yī)院檔案管理部門(mén)的一項(xiàng)重要職責(zé)。我院的做法是將每年黨政團(tuán)、醫(yī)療檔案和設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、后勤等文件材料進(jìn)行統(tǒng)一收集、分類、整理、鑒定、歸檔，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件和建立的檔案檢索目錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔、檢索查詢的計(jì)算機(jī)化，為醫(yī)院檔案資源提供最便捷的共享查閱模式。

3.6 加大醫(yī)院檔案資源的宣傳力度

大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)之一是信息的海量和繁雜，很容易導(dǎo)致許多有價(jià)值的檔案信息淹沒(méi)在信息海洋中，創(chuàng)新宣傳模式尤為重要，應(yīng)突出特色檔案館藏資源宣傳，為此我們主動(dòng)編撰了《全宗指南》、《組織沿革》和《大事記》等10余種文獻(xiàn)匯編供醫(yī)院宣傳科在院內(nèi)網(wǎng)站編寫(xiě)新聞稿件時(shí)參考。

3.7 提高醫(yī)院各類檔案資源管理者的綜合素質(zhì)

檔案資源管理人員首先應(yīng)具備大數(shù)據(jù)的視角和思維理念，通過(guò)學(xué)習(xí)交流、系統(tǒng)培訓(xùn)，逐步使之成為既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，能主動(dòng)高效捕捉需求信息，例如由我院檔案管理人員提出的“關(guān)于繪制醫(yī)院機(jī)構(gòu)組織框架圖”的建議就被院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可并采納，系統(tǒng)、扼要地反映了醫(yī)院年度的組織變化及其發(fā)展情況，為醫(yī)院醫(yī)史管理提供了動(dòng)態(tài)的機(jī)構(gòu)沿革資料。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)院醫(yī)療、科研和管理的重要支撐和保障，對(duì)醫(yī)院整體醫(yī)療管理水平、競(jìng)爭(zhēng)力提升以及醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展等意義重大[5]。正視當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足，以時(shí)代發(fā)展需求為導(dǎo)向，不斷探索和創(chuàng)新檔案管理新模式，就有望實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的協(xié)調(diào)與跨越式發(fā)展。