職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的策略分析

韓美鳳

（黑龍江省青岡縣職業(yè)技術(shù)教育中心，黑龍江 綏化 151600）

縱觀當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)邁入了智能引領(lǐng)、融合創(chuàng)新的信息化教育時(shí)代，在教育信息化2.0時(shí)代，加強(qiáng)資源的科學(xué)開發(fā)，合理應(yīng)用，順應(yīng)智能大環(huán)境，加強(qiáng)教育現(xiàn)代化是職業(yè)教育的關(guān)鍵任務(wù)。職業(yè)院校是“大國(guó)工匠”的搖籃，是培養(yǎng)復(fù)合型人才的主要陣地。其檔案是各項(xiàng)活動(dòng)或是工作開展的原始憑證和記錄，其檔案涉及各個(gè)方面各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，如，學(xué)校歷史、管理、科研、招生、教學(xué)等，是職業(yè)院校所有工作活動(dòng)的濃縮，價(jià)值意義無法比擬，隨著社會(huì)的發(fā)展和學(xué)校信息數(shù)量的日益爆增，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端日益凸顯，據(jù)此職業(yè)院校要打破墨守成規(guī)的思想，堅(jiān)持堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，聚焦戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，瞄準(zhǔn)自身需求，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息化管理，最大化地發(fā)揮檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、規(guī)范化、信息化。

1 檔案信息化管理概念

高職院校檔案管理信息化，是基于現(xiàn)代數(shù)字化、信息化、智能化技術(shù)基礎(chǔ)，通過對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，使之滿足紙質(zhì)檔案及電子檔案管理的方式。在檔案管理信息化應(yīng)用中，還將融合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺(tái)，完成在線的檔案資料檢索、查詢與下載等，使全新的管理方式得到呈現(xiàn)及普及[1]。另外，對(duì)于高職院校的檔案管理層面而言，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持，能夠完成系統(tǒng)化的檔案收集、分析、處理、傳輸及應(yīng)用等，并形成有效的共享機(jī)制，使高職院校檔案管理趨于科學(xué)化、系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化及規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的躍升。

2 職業(yè)院校檔案管理信息化的重要性

2.1 提升檔案管理質(zhì)效

隨著職業(yè)院校規(guī)模的日益擴(kuò)大，檔案信息資源呈爆炸式增長(zhǎng)，面對(duì)繁雜的工作量導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理的弊端日益凸顯，傳統(tǒng)檔案管理需要花費(fèi)大量的人力物力，時(shí)間才能完成檔案收集、整理、儲(chǔ)存工作，人工模式難免會(huì)存在失誤，導(dǎo)致管理效率不盡人意[2]。并且紙質(zhì)檔案受物力因素的影響，時(shí)間一長(zhǎng)就容易出現(xiàn)發(fā)霉、發(fā)黃或是紙質(zhì)檔案丟失的情況，檔案信息化管理，可以利用信息技術(shù)掃描紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容，進(jìn)行數(shù)字化的處理、存儲(chǔ)，節(jié)約人力資源，規(guī)避人為的低效和失誤，確保檔案資料的完整性，提高檔案管理的質(zhì)效。

2.2 有助于檔案便捷查詢

相較于傳統(tǒng)的檔案管理方法，基于檔案信息化管理的模式更具優(yōu)勢(shì)，特別是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查詢中，往往需要管理者從大量的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行尋找，不僅占據(jù)著巨大的存儲(chǔ)空間，也將增加檔案管理人員的工作壓力[3]。如在操作中根據(jù)檔案的目錄，一步步進(jìn)行檢索和查詢，眾多的操作環(huán)節(jié)極易產(chǎn)生錯(cuò)誤，且效率不足的問題也對(duì)管理質(zhì)量帶來制約。而在信息化管理模式下，檔案管理人員可以通過信息系統(tǒng)進(jìn)行檢索，在極短的時(shí)間內(nèi)便可以找到相應(yīng)的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理效率的提升。

2.3 有助于檔案資源共享

檔案是高職院校重要的應(yīng)用資源，在傳統(tǒng)的管理視野下，對(duì)檔案資源的應(yīng)用程度不高，主要源于檔案應(yīng)用程序復(fù)雜，且紙質(zhì)方式的呈現(xiàn)效果不佳，難以在教育和應(yīng)用中發(fā)揮出普及效果。因此，為體現(xiàn)檔案的信息化管理優(yōu)勢(shì)，高職院校逐步建立了檔案資源的融合平臺(tái)，使各類檔案資料實(shí)現(xiàn)了便捷化管理，在教學(xué)過程中查詢便利，應(yīng)用空間較大，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享共用，不僅便利了檔案管理者，更為檔案的使用者提供了方便。

3 檔案信息化管理的基本原則

3.1 技術(shù)支持原則

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)在于依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐，通過信息化人才及信息化設(shè)備的應(yīng)用，以構(gòu)建起檔案信息化管理的基本形態(tài)。因此，在檔案信息化管理體系構(gòu)建中，高職院校應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)匹配與應(yīng)用，通過管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)，建立起基本的信息化管理體系。與此同時(shí)，在檔案信息化管理進(jìn)程中，要積極適應(yīng)信息化檔案管理方式，注重對(duì)傳統(tǒng)檔案的轉(zhuǎn)化與錄入，使之更全面地呈現(xiàn)于系統(tǒng)之中，以方便使用者對(duì)檔案的查詢利用[4]。

3.2 檔案電子化原則

由于高職院校檔案內(nèi)容多元，在實(shí)施檔案管理的過程中，要及時(shí)對(duì)所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，并逐步應(yīng)用檔案電子化的管理方式，使之滲透于檔案生成的全過程，減少對(duì)傳統(tǒng)檔案生成模式的依賴，更好地為后續(xù)的檔案電子化、信息化提供基礎(chǔ)保障。另外，檔案管理人員也應(yīng)強(qiáng)化電子檔案的應(yīng)用能力，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的分類、分層管理，通過檔案管理系統(tǒng)將檔案進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，并設(shè)置便捷化的檔案檢索機(jī)制，使檔案的查詢更加直觀和方便，使高職院校檔案管理更為規(guī)范。

3.3 安全保密原則

與其他行業(yè)一樣，高院院校檔案管理所存儲(chǔ)的，均涉及學(xué)校各個(gè)領(lǐng)域的資料與成果，為避免重要信息的外泄，在實(shí)施檔案信息化管理的進(jìn)程中，要重視對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理，尤其在網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)域要加強(qiáng)投入，提升檔案管理系統(tǒng)的安全保密性，以防止源于外部的攻擊與竊取，確保檔案電子化后的信息數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，在內(nèi)部管理中也要重視權(quán)限審批，達(dá)到內(nèi)外兼顧的安全保密目標(biāo)

4 當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理面臨的弊端

4.1 檔案信息化意識(shí)較為淡薄

毋庸置疑，檔案信息化管理不是一朝一夕的，是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)化工作的。當(dāng)前受多種因素的影響，職業(yè)院校將工作重點(diǎn)放置在抓教學(xué)，抓實(shí)訓(xùn)方面，在很大忽視了對(duì)檔案信息化管理，這種重教育輕管理的片面思想，阻礙了檔案信息化管理工作的有序推進(jìn)，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)效不盡人意[5]。因此，職業(yè)院校要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案信息化管理。

4.2 設(shè)施不完善信息化程度低

縱觀當(dāng)前在職業(yè)院校檔案管理工作中依舊還在延續(xù)傳統(tǒng)人工操作方式，智能化信息存儲(chǔ)質(zhì)效低，還有部分院校檔案管理室只有打印機(jī)和電腦，基礎(chǔ)設(shè)備不完善，比如，夠投影儀、錄入機(jī)、投影儀、掃碼器等，更談不上專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)或是查閱軟件，雖然有部分院校投入了大量的財(cái)力，物力，引入了基本設(shè)備，但是這些設(shè)備基本上都是擺設(shè)，用于基礎(chǔ)的檔案存放、目錄編排、沒有加強(qiáng)與其他高校的互聯(lián)，無法進(jìn)行檔案資源的信息共享，無法最大化地發(fā)揮檔案價(jià)值，亟待改善這種局面。

4.3 缺乏完善檔案管理制度

所受眾因素的掣肘，當(dāng)前很多職業(yè)院校都缺乏完善的檔案管理制度，特別是信息化管理機(jī)制，如此一來就導(dǎo)致檔案管理人員在管理中缺乏一個(gè)科學(xué)的參考依據(jù)，管理存在盲目性，無法滿足當(dāng)前的當(dāng)年管理需求。從另一個(gè)角度來說，雖然有部分職業(yè)院校結(jié)合實(shí)際制定了信息化檔案管理制度，但是其缺乏可操作性，導(dǎo)致在具體管理效率不盡人意，同時(shí)也某種程度上影響了檔案管理人員的工作積極性。基于此，職業(yè)院校要統(tǒng)籌謀劃、科學(xué)設(shè)計(jì)，瞄準(zhǔn)自身需求，采取針對(duì)性地措施不斷完善檔案管理制度。

4.4 缺乏信息化復(fù)合型人才

當(dāng)前我們正處在信息時(shí)代，職業(yè)院校檔案管理即是檔案信息資源的保管員，同時(shí)還是檔案信息資源的提供者、擁有者[6]。因此，需要他們具有較強(qiáng)的信息技術(shù)能力，扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，加之當(dāng)前從檔案管理工作的人員基本上都是身兼數(shù)職，并不是專業(yè)的人士，部分檔案管理者年齡較大，學(xué)習(xí)能力較差，利用信息技術(shù)的能力有待提升，人才補(bǔ)充力不足，缺乏復(fù)合型，抓專業(yè)性人才，自然整個(gè)檔案管理隊(duì)伍信息化水平較低，阻礙了整個(gè)檔案管理效率的提升。

4.5 檔案信息儲(chǔ)存安全性不足

傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)，實(shí)體的因此不存在傳輸、存儲(chǔ)等問題。較傳統(tǒng)檔案管理方式信息化管理方式主要依托信息技術(shù)，信息設(shè)備、信息平臺(tái)等，對(duì)海量的檔案管理信息進(jìn)行收集、整理，傳輸、存儲(chǔ)，由于數(shù)字化信息的特殊性，在保管中難免會(huì)遇到不法分子的攻擊，因此，保證檔案信息的科學(xué)收集、安全傳輸、有效存儲(chǔ)，共享在信息時(shí)代職業(yè)院校面臨的重要問題。

5 職業(yè)院校檔案信息化管理的策略

5.1 固本培元革故鼎新，深化信息管理意識(shí)

“意識(shí)是行為的先導(dǎo)?！睓n案管理的意識(shí)的直接關(guān)系到整個(gè)職業(yè)院校檔案管理工作的質(zhì)效，為確保檔案信息化管理工作井然有序的開展，首先職業(yè)院校要打破傳統(tǒng)墨守成規(guī)的思想，革故鼎新，不斷更新檔案管理理念，堅(jiān)持因時(shí)而為，因時(shí)而立，為信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)。其次，職業(yè)院校要認(rèn)識(shí)到信息化管理的內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作數(shù)字化、系統(tǒng)化、信息化的優(yōu)勢(shì)，不斷深化檔案管理信息化意識(shí)，聚焦時(shí)代發(fā)展需求，瞄準(zhǔn)檔案管理工作，主動(dòng)接納“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，并將信息化管理有效地提升學(xué)校戰(zhàn)略高度，通過這樣的舉措全面提升檔案管理工作質(zhì)效。最后，職業(yè)院校要利用學(xué)校網(wǎng)站，各新媒體載體重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，營(yíng)造良好的工作氛圍，通過多措并舉促進(jìn)檔案管理人員對(duì)信息化管理工作的認(rèn)識(shí)，從而為有條不絮的開展信息化管理工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

5.2 加強(qiáng)資金投入力度，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施

在信息時(shí)代，為切實(shí)做好職業(yè)院校檔案管理工作，首先，院校領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視檔案管理信息化建設(shè)工作，立足于實(shí)際，加強(qiáng)資金傾斜力度，保證專項(xiàng)資金投入，以偏為檔案信息共享或是存儲(chǔ)奠定基礎(chǔ)。其次，保障資金?？顚Ｓ?，不斷完善硬件設(shè)備，一方面要確?；巨k公設(shè)備的完善，比如，電腦、掃描，掃描儀、打印機(jī)等，另一方面還必須具備一定數(shù)量的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，比如，防火墻、服務(wù)器，交換器等，夯實(shí)規(guī)范化、科學(xué)化、信息化檔案管理的基礎(chǔ)。同時(shí)并購買相應(yīng)地軟件構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案管理部門在購買的過程需結(jié)合自身實(shí)際或是個(gè)性化需求，對(duì)相應(yīng)地軟件公司提出自己的需求，從而最大化的確保所購買的軟件能滿足檔案信息化管理的需求，確保相關(guān)設(shè)備的實(shí)用性和可操作性，充分利用設(shè)備，從整體上提升檔案管理的質(zhì)效。最后，還要依托云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作智能化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)此職業(yè)院校要充分利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，整合各種檔案信息，并將其做好分類，將其錄入到數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，在這過程中要重點(diǎn)加強(qiáng)大數(shù)據(jù)平臺(tái)管理工作，尤其是安全管理，提升安全存儲(chǔ)效度。開展線上交流平臺(tái)，這項(xiàng)工作有專人負(fù)責(zé)，在信息化管理平臺(tái)在線為相關(guān)部門提高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為其提供精準(zhǔn)化的服務(wù)，推動(dòng)檔案管理服務(wù)效度的全面提升。

5.3 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建，完善檔案管理制度

為確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，職業(yè)院校要立足實(shí)際，對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化完善，對(duì)此可以以政府所出臺(tái)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的技術(shù)指導(dǎo)文件，標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范等為指導(dǎo)藍(lán)本，結(jié)合符合自身實(shí)際情況的信息化標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理人員在具體的工作中依托制度規(guī)范電子檔案的利用、管理以及電子文件的整理、收集、形成以及歸檔。等工作，依托制度指導(dǎo)檔案管理人員的工作，因此，在完善制度的時(shí)候，要充分調(diào)研，從而更好地基于原有管理標(biāo)準(zhǔn)或是制度上進(jìn)一步完善優(yōu)化，促進(jìn)制度的可操作性。其次，檔案管理人員在管理中要嚴(yán)格根據(jù)信息化管理制度，確保所有檔案信息資源的管理環(huán)節(jié)都有一個(gè)科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的支撐，比如，針對(duì)電子檔案，要進(jìn)行集中管理，從而這樣的舉措，構(gòu)建具有較強(qiáng)實(shí)用性，并且各種軟件都可以接收到交換或是電子文件存儲(chǔ)的格式標(biāo)準(zhǔn)，最大化地確保檔案信息的規(guī)范化，科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共享。最后，職業(yè)院校還要對(duì)現(xiàn)有考核制度進(jìn)行完善，依托制度最大化激發(fā)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，促進(jìn)他們積極主動(dòng)地投入到檔案管理工作中，并且將考核成果與檔案管理人員的進(jìn)修、薪資福利、晉升、假期進(jìn)修掛鉤，通過制度培養(yǎng)其端正的工作態(tài)度，切實(shí)做好檔案管理工作。

5.4 加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理綜合素養(yǎng)

在職業(yè)院校檔案信息化管理中，團(tuán)隊(duì)建設(shè)是至關(guān)重要的，首先，職業(yè)院校要結(jié)合自己的檔案信息管理工作需求，引入理論知識(shí)牢固、信息的處理非常敏感、實(shí)踐操作能力強(qiáng)的復(fù)合型人才，從而推進(jìn)檔案信息化管理工作的推進(jìn)。其次，職業(yè)院校要采用“走出去，引進(jìn)來”的方法重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的的信息化技能、專業(yè)能力，同時(shí)還可以采用，理論+實(shí)踐的方式，線上線下的方式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，從而更好地達(dá)到“雙線驅(qū)動(dòng)”“同頻共振”的效果，從整體上促進(jìn)檔案管理人員綜合服務(wù)能力和信息化管理能力的全面提升，切實(shí)做好檔案信息化管理工作。最后，職業(yè)院校要重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的保密意識(shí)和安全意識(shí)，讓他們認(rèn)識(shí)到自己權(quán)限，規(guī)避檔案信息的泄露，以便更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。另外職業(yè)院校還要重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，通過溝通協(xié)通能力培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)等，讓他們更好地投入到工作中，切實(shí)提高檔案管理信息化的質(zhì)效。

5.5 采取科學(xué)管理模式，提高檔案的安全性

不可否認(rèn)，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展與滲透，檔案管理信息化將成為必然選擇。而在此關(guān)鍵的轉(zhuǎn)型升級(jí)階段，學(xué)校應(yīng)依據(jù)技術(shù)發(fā)展優(yōu)勢(shì)與管理實(shí)踐，積極在管理中融入信息化理念，探索與創(chuàng)新管理模式，以此來適應(yīng)信息化管理模式的變革。對(duì)于學(xué)校檔案管理信息化發(fā)展而言，技術(shù)屬于基礎(chǔ)的應(yīng)用手段，而管理模式的科學(xué)性才是關(guān)鍵。因此，學(xué)校檔案管理的信息化，要加快創(chuàng)新管理的步伐，摒棄傳統(tǒng)落后的管理思維，使之在信息化建設(shè)中起到牽引和指導(dǎo)作用，形成系統(tǒng)化的管理方式，將檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)納入其中，不斷提升檔案管理的安全性。另外，檔案管理信息化屬于創(chuàng)新模式，在實(shí)踐過程中除了依據(jù)流程外，還要注重對(duì)細(xì)節(jié)的優(yōu)化與完善，尤其是面對(duì)學(xué)校檔案冗雜的問題，更要加強(qiáng)檔案的收集整理工作，避免在操作中造成檔案的遺漏。強(qiáng)化管理責(zé)任，發(fā)揮人員的專業(yè)性與主動(dòng)性，通過技術(shù)能力培訓(xùn)提升人員素質(zhì)，掌握必要的檔案管理技術(shù)及安全防范能力，確保學(xué)校檔案庫長(zhǎng)期安全穩(wěn)定運(yùn)行。

6 結(jié)語

一言以蔽之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息是一種非常重要的資源，檔案作為信息的來源，對(duì)職業(yè)院校的內(nèi)涵式發(fā)展是大有裨益的，基于此，職業(yè)院校要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，分析當(dāng)前檔案管理中存在的問題，結(jié)合實(shí)際從固本培元革故鼎新，深化檔案信息管理意識(shí)，加強(qiáng)資金投入力度，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建，完善檔案管理制度、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理綜合素養(yǎng)、采取科學(xué)管理模式，提高檔案的安全性等方面入手，切實(shí)做好檔案信息化管理工作，規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的管理檔案，最大化地發(fā)揮檔案的實(shí)效，為職業(yè)院校的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展夯實(shí)良好的基礎(chǔ)。