電子檔案價值實現(xiàn)與有效利用

穆翠娥

（山西農業(yè)大學，山西 晉中 030801）

大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案開始由紙質化向數(shù)字化轉型，這一過程中，人們逐漸意識到檔案的價值，但如何實現(xiàn)電子檔案的價值？如何有效利用電子檔案？成為亟需解決的問題。

1 檔案價值

形成電子檔案價值的因素主要來源于三方面：1）電子檔案的使用者，包括個人、利用檔案信息的學者、企業(yè)等，檔案管理者也是非常重要的方面，既是個人信息的挖掘者，也是幫助他人使用檔案信息的引導者；2）檔案信息的載體、類型，如，紙質檔案、電子檔案，個人檔案、班級檔案；3）檔案價值的實現(xiàn)需要一定媒介，如，高校平臺、信息系統(tǒng)等。

劃分標準不同，電子檔案價值的實際內容也是不同的，但主要分為四個方面，即，文化、歷史、管理和育人價值。而在實現(xiàn)電子檔案價值的過程中，是需要條件支持的，一方面，在實現(xiàn)檔案價值前，需要是對各類信息進行篩選、分析、整理，幫助其他人快速得到有用信息同時，檔案的利用需求也是實現(xiàn)檔案價值的條件，如果沒有需求，那么這些信息便是沒有任何價值的，另一方面，檔案需要規(guī)范的處理和保存，國家出臺的檔案管理標準為檔案標準化管理、利用創(chuàng)造了條件，各高校、各單位對于電子檔案的保存是實現(xiàn)檔案價值的必要條件，特別是實現(xiàn)檔案電子化管理后，信息得到了快速傳播，為人們獲取檔案信息奠定了堅實基礎。

實現(xiàn)檔案價值有利于社會的進步，它所蘊含的社會人文價值對于國家民族的發(fā)展有著非常重要的作用，實現(xiàn)檔案價值可以對高校管理水平進行檢驗，幫助它們發(fā)現(xiàn)并解決各類問題，有利于提高管理水平，檔案所提供的信息為高校營造良好的學術氛圍，幫助學校樹立良好的社會形象，同時，檔案是個人成長過程的見證，有助于其他人在短時間內了解個人信息，有利于個人發(fā)展。

2 電子檔案使用現(xiàn)狀

高校管理層沒有認識到電子檔案的重要性與必要性，重視程度低，缺少政策、資金支持。雖然大部分地區(qū)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案數(shù)字化，但是部分學校、企業(yè)依舊采用原有的檔案管理模式，檔案管理人員思維僵化。紙質檔案與電子檔案的管理應用是完全不同的，對于從業(yè)人員的專業(yè)素質要求比較高，而現(xiàn)實情況中，檔案管理人員專業(yè)技能不熟練、理論知識不扎實，無法有效利用檔案信息系統(tǒng)，不利于工作效率的提升，信息利用率較低。學校對于電子檔案的重視程度不夠，從業(yè)人員從其他部門抽調，缺少專業(yè)知識，不組織各類培訓活動，專業(yè)知識無法及時更新，且檔案管理人員的工作量較大，學習積極性較差，整體的專業(yè)素質落后，另一方面，電子檔案的管理需要基礎設施的支持，除了專業(yè)機房、計算機、打印機等硬件設施，還需要各類電腦軟件，建立專門的檔案信息管理系統(tǒng)，由于缺少政策、資金支持，這些條件無法達到，不利于后續(xù)工作的開展。

值得注意的是，科技飛速發(fā)展下，各類軟件的更新非常迅速，如果系統(tǒng)得不到更新，很容易出現(xiàn)各類漏洞，如，刪減、修改信息，甚至可能出現(xiàn)檔案遺失。檔案對于個人發(fā)展是非常重要的，如果檔案出現(xiàn)錯誤、遺漏，將會造成不可估量的損失，在實現(xiàn)檔案價值的過程中，需要注重檔案信息的保護。

3 電子檔案價值實現(xiàn)由有效利用的具體措施

3.1 明確目標建立健全電子檔案價值實現(xiàn)的體系

在實現(xiàn)電子檔案價值的過程中，首先要明確目標，為后續(xù)工作確定基調。決策層需要轉變觀念，明確實現(xiàn)電子檔案價值的重要性與必要性，根據(jù)實際情況，建立健全相關規(guī)章制度。

這一過程中，需要給予政策、資金支持，并建立專門機構，實現(xiàn)電子檔案規(guī)范化管理，為實現(xiàn)檔案價值創(chuàng)造條件。還需要建立健全考核評價機制，借助這一制度實現(xiàn)檔案管理水平的快速提升，在確定工作目標后進行分解，幫助從業(yè)人員了解工作內容和范圍，明確每一階段的負責人，建立終身負責制，出現(xiàn)問題后追求相關責任人，通過適當?shù)膲毫ぐl(fā)工作積極性，可以有效減少檔案錯誤、遺漏等。根據(jù)實際需求制定考核目標，定期或不定期開展考核評價工作，了解各項任務的完成情況，并進行打分，讓決策層能及時了解檔案管理的實際情況，靈活調整各項目標，也讓檔案管理人員了解個人真實水平，幫助他們發(fā)現(xiàn)并解決問題，進一步提升管理水平，為實現(xiàn)檔案價值創(chuàng)造條件。

3.2 建立健全檔案信息平臺

在實現(xiàn)檔案價值的過程中，需要建立一個專業(yè)平臺，讓人們更便捷地獲得所需信息。學校需要給予資金支持，建立現(xiàn)代化機房，并購進電腦、打字機等硬件設施，同時，根據(jù)實際情況，研發(fā)或購買先進的軟件和信息系統(tǒng)，加快各類檔案數(shù)字化進程，建設龐大的數(shù)據(jù)庫，幫助人們獲得更全面的信息。在此基礎上，建立健全檔案信息平臺，檔案信息利用者可以隨時隨地進行信息檢索，對于不正確的數(shù)據(jù)可以向后臺反饋，提高數(shù)據(jù)真實性，可以提出建設性意見或建議，進一步提高信息平臺的服務功能。值得注意的是，信息化技術有利于實現(xiàn)檔案價值，但它自身也存在著問題，如果數(shù)據(jù)被入侵或者遭遇其他風險，會導致大量數(shù)據(jù)的遺失，這種損失是無法估量的，因此，需要定期排查安全故障，針對各類問題提前作出預案，提高應對風險的能力，對于重要數(shù)據(jù)可以進行紙質化備份，并注意信息系統(tǒng)的維護更新。

3.3 加強人才隊伍建設

檔案從業(yè)人員專業(yè)素質在電子檔案價值實現(xiàn)和有效利用的過程中有著非常重要的作用，因此，需要加強人才隊伍建設。加大招聘力度并提升福利待遇，增加對專業(yè)人才的吸引力，也可以與其他學校進行溝通合作，加強人才培養(yǎng)的針對性；對于現(xiàn)有的檔案管理人員，定期或不定期開展培訓活動，或者邀請專家學者講座，幫助員工轉變檔案管理理念，并學習先進的技能，培訓完成后進行考核，對于達標的員工給予物質獎勵，樹立典型，形成良性競爭氛圍，激發(fā)學習積極性；制定針對性培訓計劃，每一個新員工都有專人指導，幫助他們快速熟悉工作流程，掌握必要的工作技能，讓他們更快融入新環(huán)境；加強與其他學校、社會公益組織的交流，或開展工作競賽，積累檔案管理工作的經(jīng)驗和教訓，學習新的檔案管理思路，在提升整體的專業(yè)素質的過程中增加員工的歸屬感和集體榮譽感。

3.4 設置電子檔案使用權限

在電子檔案的使用過程中，可以根據(jù)不同的需求進行分類處理，便于查閱，同時，不同的電子檔案設置不同的瀏覽權限，保護信息安全。人員類別不同，所能瀏覽的信息也不同，如果不符合系統(tǒng)要求，則無法瀏覽檔案信息。對于重要信息，可進行加密處理，并不定期修改，信息的傳輸、下載需要相應權限，進一步提高檔案信息的安全。

4 結束語

本文研究了電子檔案價值實現(xiàn)與有效利用，簡單闡述了檔案價值的相關概念和電子檔案使用現(xiàn)狀，從明確目標，建立健全電子檔案價值實現(xiàn)的體系、建立健全檔案信息平臺、加強專業(yè)隊伍建設和設置電子檔案使用權限四方面提出了具體的施行措施，為實現(xiàn)電子檔案的價值、提升信息利用率作出理論貢獻。