現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略

齊 霽

（哈爾濱供水集團(tuán)，黑龍江 哈爾濱 150000）

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，企業(yè)發(fā)展過(guò)程中信息資源具有不可或缺性。而檔案作為信息資源的重要來(lái)源，這也使企業(yè)對(duì)檔案越來(lái)越重視。并為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的有效利用，不斷加大投入力度來(lái)提升自身的檔案信息化建設(shè)水平，從而為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供重要的信息支持，促進(jìn)企業(yè)的更快更好發(fā)展。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 檔案信息數(shù)量不斷增加

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，需要針對(duì)企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)形成的重要信息和資料進(jìn)行記錄和存儲(chǔ)，這也使企業(yè)檔案信息數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)。面對(duì)越來(lái)越龐大的檔案信息，企業(yè)迫切需要加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效收集，為檔案信息的開(kāi)發(fā)利用打下良好的基礎(chǔ)。

1.2 辦公自動(dòng)化的普及

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用對(duì)各行各業(yè)帶來(lái)了較大的影響。特別是現(xiàn)代企業(yè)辦公自化的普及，這也使企業(yè)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，企業(yè)各部門(mén)在具體運(yùn)營(yíng)過(guò)程中信息更具暢通性。通過(guò)強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)歸集和實(shí)時(shí)傳遞，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的有效共享。

1.3 檔案的重要作用

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，通過(guò)掌握更為詳盡的數(shù)據(jù)信息，可以科學(xué)合理對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行規(guī)劃。但傳統(tǒng)檔案管理工作中受到較多因素的影響，檔案利用率較低，影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮。利用信息技術(shù)與檔案工作相結(jié)合，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理水平提升，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1 配套軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)完善的物質(zhì)保障，因此需要重視配套完善的軟硬件設(shè)施，為檔案信息化打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，同時(shí)還要為其提供有效的技術(shù)支持和資金保障。信息化建設(shè)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的依賴(lài)性，因此在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，也需要以信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為主，并做好網(wǎng)絡(luò)硬件配置工作，根據(jù)實(shí)際需求來(lái)安裝適宜的辦公軟件。

2.2 檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案信息化過(guò)程中檔案信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這也使檔案存取、保密和安全方面更具優(yōu)勢(shì)。但在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，在保證檔案信息安全和完整的基礎(chǔ)上，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和歸類(lèi)，更好的滿(mǎn)足對(duì)檔案信息的調(diào)取需求。并通過(guò)做好檔案?jìng)浞莨ぷ?，以此?lái)保證檔案信息的安全。

2.3 建立健全檔案信息管理系統(tǒng)

信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，需要建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，并運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)來(lái)針對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。具體建設(shè)過(guò)程中，要求與企業(yè)實(shí)際需求相符，同時(shí)還要求檔案管理系統(tǒng)要具有較強(qiáng)的兼容性，能夠滿(mǎn)足企業(yè)不同部門(mén)對(duì)檔案信息調(diào)取需求。并能夠與各檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站進(jìn)行有效對(duì)接，充分的發(fā)揮出檔案信息的重要作用，為檔案利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略

3.1 強(qiáng)化對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視

企業(yè)為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效利用，只有通過(guò)全面提高檔案信息化水平，才能更好的發(fā)揮出檔案信息的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。因此在實(shí)際工作中，需要將檔案信息化作為企業(yè)重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，企業(yè)管理層要為其提供充足的資金支持。同時(shí)還要在企業(yè)內(nèi)部加大宣傳力度，使企業(yè)從上到下都對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，并積極構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，為檔案信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)提供重要的保障。

3.2 重視檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要做好基礎(chǔ)性工作，特別是要重視檔案信息的收集，以此來(lái)保證檔案信息的完整性，并通過(guò)不斷豐富企業(yè)檔案信息，為檔案信息的開(kāi)發(fā)利用打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)還要積極構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一和規(guī)范管理。而且檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，也能夠?yàn)闄n案信息的調(diào)閱和查詢(xún)提供更多的便利，加快推進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)程。另外，還需要通過(guò)配備與信息化建設(shè)相匹配的軟硬件設(shè)施，為檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展提供重要的物質(zhì)保障。這就需要企業(yè)要加大投入力度，并構(gòu)建更為完善的信息管理系統(tǒng)，為檔案信息化管理水平的提升起到積極的促進(jìn)作用。

3.3 構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展需要有章可循，由于傳統(tǒng)的檔案管理工作中的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)已不再適用于檔案信息化建設(shè)，因此需要企業(yè)結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立具體的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，以此來(lái)指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)工作。在具體工作開(kāi)展過(guò)程中，需要對(duì)電子檔案信息存儲(chǔ)、傳輸和格式進(jìn)行統(tǒng)一，為檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造良好的條件。同時(shí)對(duì)于當(dāng)前大量的電子文件，還需要及時(shí)進(jìn)行登記，便于檔案信息的隨時(shí)查詢(xún)和使用。在針對(duì)電子檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)過(guò)程中，需要實(shí)施電子檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充，并建立檔案信息檢索系統(tǒng)，全面提高檔案信息檢索效率，促進(jìn)檔案信息的使用效率，更好的發(fā)揮出檔案的實(shí)際效能。

3.4 構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系

檔案信息化建設(shè)雖然為單位檔案信息的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了諸多的便利，但同樣也使檔案管理工作中面臨嚴(yán)峻的安全問(wèn)題。特別是基于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，病毒和黑客的入侵無(wú)法避免。這就需要企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，重視對(duì)各種先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，有效的保證檔案信息的安全。在實(shí)際檔案信息使用過(guò)程中，還需要設(shè)置具體的使用權(quán)限，進(jìn)一步提高檔案信息的安全性。針對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，保證檔案信息傳輸和共享的安全，而且企業(yè)還要重視對(duì)保密級(jí)別檔案信息的安全管理，特別是對(duì)于檔案信息利用過(guò)程中的安全更加制定切實(shí)可行的防護(hù)措施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全傳輸和 利用。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效開(kāi)發(fā)和利用，使企業(yè)檔案信息能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展決策提供重要的依據(jù)。