基于信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新分析

李 琳

（國(guó)網(wǎng)湖北省電力有限公司辦公室，湖北 武漢 430000）

在展開文書檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案的實(shí)際管理情況對(duì)管理模式進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，以此才能更為有效地提升文書檔案管理的綜合水平，促使文書檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供更多促進(jìn)作用?；谛畔⒒谋尘跋拢谡归_文書檔案管理工作時(shí)要充分地結(jié)合好信息技術(shù)的實(shí)際特點(diǎn)對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，以此也便于實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)性意義。

1 信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新價(jià)值

1.1 利于提升文書檔案管理工作的效率

當(dāng)前時(shí)期，信息技術(shù)越來(lái)越廣泛的應(yīng)用在了各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，并且對(duì)各個(gè)領(lǐng)域都做出了極大的輔助作用，而在文書檔案管理當(dāng)中則更是如此。信息化發(fā)展背景促使文書檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)潔、易操作起來(lái)，管理人員可以依據(jù)信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行分類管理，文書檔案也從以往的紙質(zhì)版本變成了電子檔案，不僅降低了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，更是保證了文書檔案的管理效果，在今后假如要使用文書檔案時(shí)也便于存取、快速整理，因此，對(duì)提升文書檔案管理工作整體效率是有著極大幫助作用的。

1.2 利于提升文書檔案使用率

以往在進(jìn)行文書檔案的管理工作時(shí)都是以紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存的，這樣便極易出現(xiàn)文書檔案堆積的情況，當(dāng)要調(diào)取文書檔案時(shí)也只能一點(diǎn)一點(diǎn)的查閱管理目錄并且到文檔庫(kù)當(dāng)中翻閱資料，無(wú)論是在人力還是時(shí)間上都會(huì)造成較多的消耗，因此，一般情況下人們也便不愿意再去利用文書檔案了，文書檔案的管理價(jià)值也便不是很高。而隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，文書檔案的管理形式也出現(xiàn)了一定的變化，文書檔案的管理可以借由信息技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)上管理，將文書檔案收納到線上管理平臺(tái)當(dāng)中，當(dāng)想要查閱某部分文書檔案時(shí)便可以在搜索框當(dāng)中檢索關(guān)鍵詞，從而更加精準(zhǔn)的獲取到文書檔案的信息。即使是在查閱紙質(zhì)版的文書檔案也可以先用平臺(tái)進(jìn)行檢索，這樣也能縮短查找文書檔案的時(shí)間，盡快找到所需要的文書檔案，從而增加了文書檔案的使用率。

1.3 利于實(shí)現(xiàn)資源的合理共享

基于信息化的背景下，電子信息的錄入功能對(duì)文書檔案的管理起到了極大輔助作用，而電子信息的共享功能也是不可忽視的，能夠最大程度地保證文書檔案的傳輸效果，實(shí)現(xiàn)合理的資源共享。這樣，不僅可以保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性，也能獲取到更加精準(zhǔn)的信息，對(duì)提升工作效率來(lái)說(shuō)也是有著極大幫助作用的，這樣對(duì)于文書檔案管理的質(zhì)量乃至于企業(yè)未來(lái)的發(fā)展都有著有效的促進(jìn)效果。

2 基于信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新分析

2.1 對(duì)信息化文書檔案管理體系加強(qiáng)建設(shè)力度

從傳統(tǒng)的管理方式上來(lái)看，文書檔案主要便是一種對(duì)文件進(jìn)行保存的基本方式，但是，在不同的單位、企業(yè)當(dāng)中文書檔案又發(fā)揮著不同的價(jià)值，因此，對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的管理是非常重要的。基于信息化的背景下，對(duì)文書檔案管理工作的有效性更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視，并且要堅(jiān)持對(duì)信息化文書檔案管理體系不斷地探究、完善，以此才能真正的發(fā)揮出信息技術(shù)的實(shí)際價(jià)值、獲得更好的管理效果。基于此，相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)改變?cè)械墓ぷ饔^念，將“看守式”的管理方式變得更加靈活起來(lái)，轉(zhuǎn)化為“服務(wù)式”的管理方式，只有管理人員真正的認(rèn)識(shí)到了文書檔案管理的價(jià)值才能在執(zhí)行管理工作時(shí)獲得好的管理效果。并且，單位方面要最大程度地發(fā)揮出信息技術(shù)的輔助作用，著重注意培養(yǎng)出一批信息技術(shù)應(yīng)用水平較高的管理型人才，并且以信息技術(shù)為基底搭建出一個(gè)高效的管理平臺(tái)，從而能夠更為有效的發(fā)揮出信息技術(shù)的輔助特點(diǎn)、保證整體管理工作效果。除此之外，對(duì)于文書檔案管理工作的創(chuàng)新也要堅(jiān)決落到實(shí)處，將信息化納入整個(gè)管理過程當(dāng)中，為順利執(zhí)行文書檔案的管理工作奠定下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)文書檔案管理模式

在執(zhí)行文書檔案的管理工作時(shí)，要想能夠達(dá)到更好的管理效果、發(fā)揮出信息化背景下文書檔案管理的實(shí)際價(jià)值，便要積極地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)文書檔案管理模式，引進(jìn)更多高素養(yǎng)、專業(yè)性的管理人才搭建出一個(gè)好的管理模式。首先，一定要重視起文書檔案管理的實(shí)際價(jià)值，各個(gè)部門、各層職工都應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的效果對(duì)單位發(fā)展的實(shí)質(zhì)性影響，由此產(chǎn)生全員管理的意識(shí)。其次，要對(duì)單元文書檔案管理負(fù)責(zé)人員加強(qiáng)培訓(xùn)力度，無(wú)論是對(duì)信息化文書檔案管理工作的執(zhí)行還是對(duì)文書檔案管理模式的構(gòu)建都要求要能夠保證得到充分的落實(shí)，以提升工作人員綜合素養(yǎng)的方式來(lái)增強(qiáng)工作人員工作效率、降低工作人員工作壓力。最后，基于信息化背景下，從創(chuàng)新角度來(lái)說(shuō)，要想促使文書檔案管理工作得到更好的效果不僅需要單位領(lǐng)導(dǎo)層的支持和管理人員的努力，更離不開對(duì)傳統(tǒng)文書檔案管理模式的有效革新，相關(guān)管理人員要結(jié)合自身的工作素養(yǎng)來(lái)對(duì)傳統(tǒng)文書檔案管理模式進(jìn)行革新，以平行化的方式來(lái)處理文書檔案管理工作中所存在著的一些問題，由此避免產(chǎn)生一些影響工作質(zhì)量的問題，最大程度地提升文書檔案管理工作的實(shí)際效率。除此之外，單位方面也應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書檔案管理的實(shí)際情況增添一些設(shè)備上的投入，比方說(shuō)，建立相應(yīng)的文書檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)以信息技術(shù)為載體的文書檔案儲(chǔ)存模式等，都能發(fā)揮出信息化時(shí)代的特點(diǎn)、進(jìn)一步提升文書檔案管理的整體質(zhì)量。

2.3 以信息化管理實(shí)現(xiàn)文書檔案的共享

對(duì)于文書檔案管理體系的實(shí)際特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，其最主要的目的便是為了促進(jìn)單位、企業(yè)的發(fā)展，為單位、企業(yè)的發(fā)展提供足夠的數(shù)據(jù)支持，比方說(shuō)，企業(yè)的決策者可以根據(jù)文書檔案來(lái)整合經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、為后續(xù)制定發(fā)展方案奠定下良好的基礎(chǔ)，而各部門的工作人員也可以通過調(diào)取文書檔案為展開高效的工作提供數(shù)據(jù)支持。因此，在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理的過程中便應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書檔案的合理共享，比方說(shuō)，以信息技術(shù)為載體建立起信息化管理平臺(tái)，將文書檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，并且納入信息管理平臺(tái)當(dāng)中。在合理的情況下，假如某部門需要調(diào)取相關(guān)的材料，僅需在信息化管理平臺(tái)當(dāng)中輸入所要查詢的文件信息關(guān)鍵詞或者是編號(hào)便可以直接獲取文書檔案，這樣也能節(jié)省查閱資料位置的時(shí)間，最大程度的保證了文書檔案管理的實(shí)效性。與此同時(shí)，所展開的一系列的文書檔案都會(huì)在管理平臺(tái)上生成記錄，保證所有的借調(diào)都有跡可循，這樣的管理自然也能達(dá)到更好的效果，避免出現(xiàn)文書檔案丟失的情況。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于信息化的背景下，在展開文書檔案管理工作的過程中一定要切實(shí)地保證好管理工作的創(chuàng)新性，通過借由信息技術(shù)的實(shí)際特點(diǎn)來(lái)構(gòu)建起高質(zhì)量的管理模式，以便能最大程度地提升整體管理質(zhì)量。對(duì)此，也需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)實(shí)施有效管理活動(dòng)的方式進(jìn)行深入探究，切實(shí)地把握好信息技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)構(gòu)建起一個(gè)信息化的文書檔案管理體系，從而能夠進(jìn)一步提升文書檔案的管理效率。