試論新形勢下如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

孫曉紅

（山西省運城市鹽湖區(qū)法律援助中心，山西 運城 044000）

檔案承載著重要的人才信息，是事業(yè)單位了解人才情況最基本、最主要的依據(jù)。利用檔案信息，可以清楚準確地了解一個人的基本信息和綜合素質(zhì)，特別是人事檔案管理工作影響著事業(yè)單位人力資源分配和對員工的評價，甚至影響著事業(yè)單位未來的發(fā)展?？茖W(xué)管理人事檔案，是發(fā)現(xiàn)人才、識別人才、培養(yǎng)人才、使用和管理人才的重要手段，對培養(yǎng)和開發(fā)人才具有重要價值和意義。筆者擬對當前人事檔案管理工作中存在的問題和加強人事檔案管理工作的對策進行初步探討。

1 新時期事業(yè)單位做好檔案管理工作的意義

隨著經(jīng)濟的不斷振興，我國社會主義事業(yè)得到了長足發(fā)展，從而加大了事業(yè)單位檔案整理的工作量，而在這種情況下，對事業(yè)單位的檔案管理工作進行合理的提升，可以有效推進事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展。同時，加強檔案管理有助于單位文化資源的充分使用。在事業(yè)單位中，檔案中的資料包括事業(yè)單位員工的工資情況，所以加強檔案管理還可以有效保障檔案資料的真實性，從而避免給員工錯發(fā)工資的情況出現(xiàn)。

2 目前我國事業(yè)單位檔案管理面臨的主要問題

2.1 事業(yè)單位的檔案管理工作方法有待創(chuàng)新

事業(yè)單位以往的檔案管理工作主要以紙質(zhì)方式儲存保管與查閱，在這樣傳統(tǒng)的形式下，隨著時間的推移，紙質(zhì)資料容易出現(xiàn)破損與丟失的現(xiàn)象，這對于檔案資源的管理無疑是一個重要問題。在紙質(zhì)形式保管下，檔案資源若想歷久彌新完整保存，對于檔案管理部門而言是非常困難的，而有些事業(yè)單位的管理人員對于這項工作的重視程度也不夠高，松懈的管理方式對檔案管理工作造成了很大的困擾，影響了事業(yè)單位的發(fā)展腳步。

2.2 對檔案工作認識不到位

檔案工作是普通的、瑣碎的和晦澀的工作，工作結(jié)果不容易顯示。一些業(yè)務(wù)部門負責人對人事檔案的管理通常是“講話時重要，說話時次要，忙時忘記，使用時必須”。不少人認為人事檔案管理是關(guān)于接收和發(fā)送、拾取和發(fā)布、復(fù)制和寫入、搜索和使用，不會直接產(chǎn)生工作收益，對于單位來說，這不是重要的工作，并且不需要投入太多的精力和財力。因此，人事檔案管理不被重視，不能放在適當?shù)奈恢谩Ｈ藛T、財務(wù)、材料和其他方面沒有得到充分的加強和保護，處于被動應(yīng)對狀態(tài)。難以充分發(fā)揮其服務(wù)功能，影響人事檔案管理[1]。

3 事業(yè)單位檔案管理措施

3.1 強化事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)

軟硬件設(shè)施的完善將直接影響機關(guān)檔案信息化建設(shè)的有效性。因此，必須加強事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施，為檔案信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。一是事業(yè)單位必須為檔案信息化建設(shè)提供足夠的資金支持，將檔案信息化建設(shè)納入單位年度工作計劃，增加單位檔案信息化建設(shè)專項資金。同時積極上報檔案信息，爭取上級管理部門的政策支持和財務(wù)支持。上級管理部門應(yīng)當對下級單位的檔案信息化工程進行系統(tǒng)的論證，以防止低級重復(fù)建設(shè)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對機關(guān)檔案信息化建設(shè)提出了更高的要求，在此過程中，必須完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，以確保事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)與時俱進。

3.2 提升檔案管理人員的綜合能力，實現(xiàn)信息技術(shù)的有效運用

新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展過程中，提升檔案管理人員的綜合能力是重要的一部分。在檔案管理中，如果對檔案管理的機制體制以及設(shè)備都進行了完善和改進，而員工不具備專業(yè)的素質(zhì)，會造成檔案管理工作人機不協(xié)調(diào)的問題，只有具有優(yōu)秀和專業(yè)的檔案管理隊伍，才能為檔案管理創(chuàng)造更大的價值，還可以保障檔案管理的標準性以及可靠性。在檔案管理工作中，檔案管理的質(zhì)量是最為重要的，想提升檔案管理的質(zhì)量，相關(guān)人員必須具備專業(yè)的技術(shù)和專業(yè)素養(yǎng)。一要加強對檔案管理人員綜合能力的培訓(xùn)，提高員工綜合素質(zhì)，二要在招聘檔案管理人員時，傾向于可以操作現(xiàn)代設(shè)備的高素質(zhì)、高水平的人員。檔案管理的重要部分是檔案的機密性[2]。

3.3 加強組織領(lǐng)導(dǎo)以提高人事檔案管理水平

事業(yè)單位應(yīng)當提高檔案管理工作的重要性，并將其納入議程：第一，要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，并定期檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。其次，要結(jié)合單位的實際檔案管理工作，建立檔案管理標準升級評估機制，對檔案工作進行定性和定量評估，并按照上下級原則進行動態(tài)管理；同時參照國家檔案館有關(guān)標準建設(shè)，建立健全質(zhì)量管理體系?；鶎邮聵I(yè)單位的管理水平與社會發(fā)展密切相關(guān)，對促進社會的穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮了非常重要的作用。目前，每個單位可以根據(jù)單位的具體情況研究制定檔案工作質(zhì)量評價標準，并積極組織實施，以促進檔案工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)[3]。

3.4 多措并舉，提高規(guī)范化管理水平

規(guī)范化管理水平是提高人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。要嚴格遵守干部人事檔案的收集制度、識別制度、分類制度、檢查（借用）制度、轉(zhuǎn)發(fā)制度、保密制度、存儲制度等各種規(guī)定和制度，并使用規(guī)范人事檔案的制度管理。人事檔案的資料來源廣泛，相對分散且集中使用，這就決定了人事檔案管理人員應(yīng)在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，有針對性地進行收集以及從有關(guān)單位和部門進行后續(xù)收集。同時，要嚴格檢查，認真識別存檔材料，并注意人事檔案的完整性和真實性，檢查材料是否符合標準，是否有遺漏，出生日期和工作時間前后是否一致；檢查材料是否由組織審核和蓋章或由他們自己簽名；收集的資料是否完整，例如政治評論資料、紀律和法律相關(guān)資料等，都是完整的資料集；查看案卷是否標準化，紙張規(guī)格是否統(tǒng)一以及邊緣的裝訂線寬度是否一致。在人事檔案管理過程中，只有堅持按照制度，遵守規(guī)定的原則，認真負責，才能真正做好這項工作[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，在社會的不斷發(fā)展中，事業(yè)單位對于檔案管理工作的創(chuàng)新是必然的，只有提升了事業(yè)單位的檔案管理工作，才能進一步促進事業(yè)單位的發(fā)展。想提升事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)該讓檔案管理工作與現(xiàn)代科技發(fā)展相連接，充分利用現(xiàn)代社會的信息化資源，加強對檔案管理工作設(shè)備的提升，并且還要通過加強員工的綜合素質(zhì)來強化檔案管理工作[5]。