加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理助力工作發(fā)展

楊 策

（吉林省輕工業(yè)設(shè)計(jì)研究院，吉林 長(zhǎng)春 130021）

近年來(lái)，我國(guó)大力發(fā)展，改革創(chuàng)新，使得我國(guó)快速進(jìn)入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)發(fā)展階段的同時(shí)改善我國(guó)民生。事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)，是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重點(diǎn)工作內(nèi)容，通過(guò)檔案管理工作展開(kāi)，能夠?qū)Σ块T(mén)作出科學(xué)合理規(guī)劃，促使基層部門(mén)工作人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔姓_認(rèn)識(shí)，明確工作內(nèi)容，從而積極主動(dòng)參與到中職院校各項(xiàng)活動(dòng)中，為事業(yè)單位更好發(fā)展，將自身作用與價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

1 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的重要性和必要性

1）提高黨員干部的行為意識(shí)規(guī)范，檔案中，大量的黨史、黨性教育的照片、視頻和圖文資料以及黨員行為的正面、反面教材，對(duì)黨員干部具有重要的教育意義，也對(duì)黨員自身的學(xué)習(xí)發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。檔案中還記錄了黨員廉潔自律、務(wù)必遵守的法律法規(guī)的內(nèi)容，定期對(duì)檔案的整理與公示，能夠及時(shí)對(duì)黨員干部的工作行為起到提醒、監(jiān)察作用，促使黨員干部自覺(jué)規(guī)范自己的言行舉止，達(dá)到作為黨員的優(yōu)良作風(fēng)。

2）提高黨政工作決策的準(zhǔn)確性，事業(yè)單位的檔案中記錄了事業(yè)單位的相關(guān)工作政策、黨組織工作活動(dòng)要求的執(zhí)行情況和黨組織未來(lái)發(fā)展的規(guī)劃等大政方針等，是事業(yè)單位對(duì)自己及工作的總結(jié)與未來(lái)發(fā)展規(guī)劃、決策制定的重要參考資料。在事業(yè)單位的決策制定過(guò)程中，需要對(duì)檔案中的相關(guān)歷史資料、工作復(fù)盤(pán)、人員資料等進(jìn)行整合與分析，提取出有效經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，在新政策制定過(guò)程中綜合各方因素，促進(jìn)決策的準(zhǔn)確性與科學(xué)性的提高。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理助力工作發(fā)展

2.1 開(kāi)展檔案編研工作

習(xí)近平總書(shū)記曾指出“經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、規(guī)律的認(rèn)識(shí)、歷史的延續(xù)，都離不開(kāi)檔案”?？梢?jiàn)，檔案管理的重要性。工作服務(wù)是檔案工作的基本任務(wù)和首要任務(wù)。提供服務(wù)的手段可以通過(guò)檔案編研來(lái)實(shí)現(xiàn)，一方面是建立專(zhuān)項(xiàng)檔案，主要是針對(duì)重大活動(dòng)、方面先進(jìn)典型人物檔案，匯編成冊(cè)，促使全體員工積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)黨史企業(yè)史，增強(qiáng)全體員工的愛(ài)國(guó)、愛(ài)黨、愛(ài)企的精神和使命感，進(jìn)而將檔案管理功能充分發(fā)揮出來(lái)。另一方面是對(duì)檔案進(jìn)行專(zhuān)題整理編研，主要是對(duì)平時(shí)工作的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)凝練，形成專(zhuān)題，發(fā)掘特色性工作，從而推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮示范性作用。對(duì)于檔案管理人員，則應(yīng)樹(shù)立“管用并重”意識(shí)，在完成常規(guī)性工作的同時(shí)，積極主動(dòng)的去了解檔案使用者的實(shí)際需求，并根據(jù)各項(xiàng)檔案實(shí)際查詢利用的頻率，制定出符合事業(yè)單位利用需求的編研規(guī)劃，將檔案的有效信息充分發(fā)掘出來(lái)，提升檔案的利用率。最后，事業(yè)單位檔案館應(yīng)根據(jù)時(shí)代發(fā)展特征，合理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的共享。

2.2 加強(qiáng)對(duì)體系建設(shè)的重視程度

事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)與保障工作想要順利展開(kāi)，對(duì)于體系建設(shè)工作要加強(qiáng)重視程度。也就是說(shuō)，要確保每一位工作人員都能夠意識(shí)到檔案管理工作，以及體系建設(shè)工作的重要作用。在此背景下，檔案管理體系的合理性與科學(xué)性將會(huì)得到保障。在加強(qiáng)對(duì)體系建設(shè)的重視程度中，可以從以下幾點(diǎn)展開(kāi)：

1）在事業(yè)單位中，針對(duì)基層檔案管理體系建設(shè)工作，要及時(shí)做好宣傳工作。通過(guò)宣傳在事業(yè)單位中形成良好工作氛圍，促使工作人員對(duì)于管理體系建設(shè)能夠有正確認(rèn)識(shí)。在此背景下，將會(huì)有更多工作人員參與到檔案管理體系建設(shè)工作中，確保體系的科學(xué)性與合理性。

2）制定合理獎(jiǎng)懲制度。獎(jiǎng)懲制度的構(gòu)建，主要是提升各個(gè)工作人員的工作積極性與工作熱情。對(duì)于在檔案管理工作中，以及檔案管理體系建設(shè)工作中，表現(xiàn)較好工作人員，要及時(shí)給予其獎(jiǎng)勵(lì)。這樣工作人員努力工作會(huì)得到回報(bào)，增強(qiáng)工作人員對(duì)院校的忠誠(chéng)度。反之，對(duì)于在各項(xiàng)工作中表現(xiàn)較差的工作人員，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處罰。通過(guò)該種方式，使得工作人員都能夠?qū)n案管理工作，檔案管理體系建設(shè)工作有更加深入的認(rèn)識(shí)與了解，為檔案管理工作的展開(kāi)打下良好基礎(chǔ)。

2.3 以數(shù)據(jù)為基點(diǎn)建立反饋機(jī)制

檔案的管理是否科學(xué)合理，服務(wù)效果是否高效便捷，關(guān)鍵取決于用戶的反饋評(píng)價(jià)。然而，這是傳統(tǒng)檔案管理模式中普遍欠缺的。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，一方面可以通過(guò)檔案信息化管理平臺(tái)開(kāi)設(shè)的“用戶評(píng)價(jià)”功能直接獲取用戶的評(píng)價(jià)，但是在現(xiàn)實(shí)工作中，總會(huì)因?yàn)楦鞣N原因，用戶難以將自己的真實(shí)訴求表達(dá)出來(lái)，然而真正需要挖掘并作出回應(yīng)的正是這一部分“隱性需求”。因此，檔案部門(mén)需要借助反饋機(jī)制全面監(jiān)測(cè)、獲取、分析用戶的動(dòng)態(tài)特征及其變化趨勢(shì)，對(duì)不同階段的用戶反饋數(shù)據(jù)進(jìn)行分析對(duì)比，根據(jù)分析結(jié)果及時(shí)調(diào)整檔案信息服務(wù)的形式、內(nèi)容和方法。與此同時(shí)，還需要將主觀的用戶意見(jiàn)和客觀的數(shù)據(jù)分析結(jié)果相結(jié)合，力求最大程度挖掘出用戶的心聲，從而不斷優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。此外，科學(xué)有效的反饋機(jī)制還應(yīng)包括檔案部門(mén)自我評(píng)價(jià)和第三方的評(píng)價(jià)，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)意見(jiàn)等，可以分擔(dān)用戶評(píng)價(jià)時(shí)的焦慮和負(fù)擔(dān)，真正體現(xiàn)“以人為本”的理念。

2.4 拓展規(guī)范化使用途徑

優(yōu)化管理環(huán)境主要是推進(jìn)信息化，提高對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。目前事業(yè)單位檔案管理缺乏良好的工作環(huán)境，要改善檔案管理環(huán)境，對(duì)創(chuàng)新檔案管理方式具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，明確管理職責(zé)，保障檔案管理工作的有效開(kāi)展，避免檔案管理工作流于形式。要做好電子檔案管理工作必須清楚認(rèn)識(shí)電子檔案的作用，必須使用科學(xué)的辦法加大對(duì)電子檔案建設(shè)的投入，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位電子檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。數(shù)字化是事業(yè)單位發(fā)展的必由之路，必須有數(shù)字化改革的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。必要的知識(shí)儲(chǔ)備是事業(yè)單位信息化發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)，必須為技術(shù)人才提供發(fā)展機(jī)會(huì)，電子檔案建設(shè)必須加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

2.5 提高檔案資料的信息化

傳統(tǒng)的檔案資料是以紙質(zhì)檔案為主，不利于長(zhǎng)期保存、查找效率低、修改與補(bǔ)充工作不便捷的劣勢(shì)。信息時(shí)代的檔案管理需要改變傳統(tǒng)檔案管理方式，提高檔案管理的信息化。因此，在檔案管理工作中，事業(yè)單位利用網(wǎng)絡(luò)的便捷化平臺(tái)建立起完整的管理平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行信息和數(shù)據(jù)的收集、整理、匯總和錄入，并且建立起分類(lèi)檢索數(shù)據(jù)，方便檔案內(nèi)容的檢索、調(diào)取、查閱與修補(bǔ)。同時(shí)事業(yè)單位進(jìn)行檔案平臺(tái)的管理，確保信息平臺(tái)的安全性，同時(shí)做好信息維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

3 結(jié)語(yǔ)

基層工作檔案是對(duì)所有工作以及黨員活動(dòng)最真實(shí)、最完整的反映，對(duì)黨員干部的工作行為起到了重要的監(jiān)督作用。但是目前事業(yè)單位中的檔案管理工作中仍然存在很多問(wèn)題。事業(yè)單位需要正視工作中的不足之處，完善檔案管理體系，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。