現(xiàn)代化技術(shù)在人事檔案管理領(lǐng)域的運(yùn)用研究

吳鐵萍

（四平市鐵東區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理中心，吉林 四平 136000）

現(xiàn)代化技術(shù)在近些年以驚人的速度發(fā)展，并迸發(fā)出令人難以置信的生命力，憑借其便捷、省時(shí)諸多優(yōu)點(diǎn)滲透于各領(lǐng)域，逐漸贏得人們的認(rèn)可。面對(duì)新的時(shí)代潮流，人事檔案管理工作面臨從所未有之挑戰(zhàn)，倘繼續(xù)沿用以前遺留的傳統(tǒng)管理途徑，必將使自身置于落伍之境地，須大力吸納現(xiàn)代化技術(shù)并將其融入各管理及工作之中。工作人員要結(jié)合自身的工作情況與工作性質(zhì)，注重現(xiàn)代化技術(shù)在該領(lǐng)域的實(shí)踐于運(yùn)用，不但要注重人事檔案管理效率的增強(qiáng)，而且還得考慮進(jìn)一步提升其人事檔案管理的精準(zhǔn)度，對(duì)與之相關(guān)的系列工作管理進(jìn)行分類和細(xì)化，避免人事檔案管理的錯(cuò)誤及風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

1 現(xiàn)代化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

1）存在一定的地區(qū)差異。在現(xiàn)代化技術(shù)被不斷推廣于人事檔案管理的過程中，其地區(qū)性差異狀況日益凸顯，尤其是城鄉(xiāng)差異與東西部差異的狀況尤為突出。當(dāng)前在我國大中城市的人事檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)水平高、覆蓋面廣，在小城市或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)雖然出現(xiàn)部分單位投入和使用了現(xiàn)代化技術(shù)，但在其發(fā)展過程中仍存在較大的差異且部分地區(qū)繼續(xù)延續(xù)著傳統(tǒng)的管理模式[1]。此外，從總體來看，我國人事檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)的推廣與運(yùn)用表現(xiàn)為不均衡的狀態(tài)，具體呈現(xiàn)為東部地區(qū)沿海城市的推廣率遠(yuǎn)超中西部地區(qū)，其中在西北與西南的相對(duì)偏僻的省份表現(xiàn)得尤為突出，甚至在西部地區(qū)的部分城鎮(zhèn)在人事檔案管理上仍繼續(xù)沿用以前的非常落后的管理方式。部分單位的人事檔案室設(shè)備更新滯后，顧及到成本因素而排斥設(shè)備的更新，從事該領(lǐng)域的工作人員在年齡上出現(xiàn)老齡化現(xiàn)象，由于受到年齡與經(jīng)歷等因素的制約，部分人員不思進(jìn)取，滿足于以往的工作現(xiàn)狀，對(duì)人事檔案管理方面工作的更新不夠熱心，對(duì)改變長期遺留的工作模式持抵觸心理。

2）人事檔案數(shù)字編碼管理相對(duì)滯后。人事檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理是一個(gè)相對(duì)繁復(fù)的工作，由于工作人員素質(zhì)比較低、專業(yè)性水平不高，以及設(shè)備更新滯后等元素的客觀存在，導(dǎo)致在人事檔案管理方面的效率特別低下，其中數(shù)字編碼管理滯后就是重要的環(huán)節(jié)，數(shù)字編碼管理的缺失導(dǎo)致對(duì)個(gè)人檔案難以實(shí)施有針對(duì)性的編錄和分類，部分工作人員因基礎(chǔ)薄弱，剛接觸該項(xiàng)工作時(shí)對(duì)工作流程比較生疏[2]。在對(duì)相異型號(hào)的檔案采取數(shù)字化編碼期間，很難得到與之相匹配的信息，部分管理人員在管理綜合能力上無法與數(shù)字編碼管理更新的速度匹配。

3）現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于人事檔案的利用率普遍偏低。人事檔案管理在現(xiàn)代化技術(shù)投入方面可謂困難重重，因相當(dāng)數(shù)量的現(xiàn)代管理技術(shù)源自國外不同的國家和地區(qū)，這些產(chǎn)品在標(biāo)準(zhǔn)制定上無法做到整齊劃一，在其設(shè)計(jì)的語種上大多使用英語或日語，勢必給習(xí)慣于漢字語言設(shè)置工作人員帶來巨大的挑戰(zhàn)。加之在人事檔案管理中的諸多檔案都運(yùn)用了大量的古文獻(xiàn)，拘泥于漢字標(biāo)準(zhǔn)而導(dǎo)致人事檔案在現(xiàn)代技術(shù)的實(shí)際運(yùn)用方面面臨巨大障礙，致使部分具有自身優(yōu)勢的檔案管理與現(xiàn)代技術(shù)特別是國外引進(jìn)的先進(jìn)技術(shù)的拓展服務(wù)難以開展。

2 有關(guān)人事檔案管理對(duì)現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用的優(yōu)化渠道

1）加大在落后地區(qū)的該領(lǐng)域的技術(shù)投入。技術(shù)實(shí)踐同技術(shù)投入之間的關(guān)系是互相補(bǔ)充、互相促進(jìn)的關(guān)系，將現(xiàn)代化技術(shù)滲透于人事檔案管理之中。首要解決的問題是做好現(xiàn)代化技術(shù)與人事檔案管理鏈接，最大限度地避免在其運(yùn)用中出現(xiàn)頻繁的安全隱患，上述問題值得引起重視。西部地區(qū)的現(xiàn)代化技術(shù)人才的匱乏和資金投入的不足嚴(yán)重制約著現(xiàn)代化技術(shù)在人事檔案管理中的運(yùn)用[3]。其運(yùn)用過程紛繁復(fù)雜，波及的信息數(shù)據(jù)多如牛毛，在檔案借閱與歸類方面同樣需要對(duì)其進(jìn)行必要的細(xì)化。因而提高西部地區(qū)的現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用效率，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)高端人才，加大對(duì)西部地區(qū)現(xiàn)代化技術(shù)在人事檔案管理中的實(shí)際投入勢在必行，因而對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)與檔案管理的理論與實(shí)踐研究是目前西部地區(qū)人事檔案管理工作亟待解決的問題。特別是有關(guān)現(xiàn)代化技術(shù)在人事檔案管理的理論與實(shí)踐研究需要大量招攬更多在該領(lǐng)域的比較擅長的人員，因而擴(kuò)大對(duì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展水平比較低的區(qū)域的理論與實(shí)踐技術(shù)運(yùn)用與投入必將成為提升人事檔案管理亟待解決的問題。

2）致力創(chuàng)建高效檔案管理系統(tǒng)。將現(xiàn)代化科技實(shí)踐于人事檔案管理方面，其工作內(nèi)容相對(duì)紛繁復(fù)雜，特別是將檔案室的資質(zhì)文件同相關(guān)數(shù)據(jù)資料融合更是困難重重，做到電子文件與元數(shù)據(jù)信息的有效存儲(chǔ)并非易事，使其自動(dòng)完成檔案文件的生成顯得極其困難。這一工作任務(wù)的完成對(duì)于剛接觸檔案管理的工作人員而言變得異常困難。切實(shí)做到熟稔高效的檔案管理系統(tǒng)并能將電子文件轉(zhuǎn)化成長期儲(chǔ)存更是難上加難，這就需要從事該領(lǐng)域的人員在檔案元數(shù)據(jù)儲(chǔ)存上做到規(guī)范化，在對(duì)檔案元數(shù)據(jù)的分類保存必須做到將其與之相對(duì)應(yīng)的內(nèi)容復(fù)制在紙質(zhì)文檔上，這樣做的重要目的是便于隨時(shí)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和更新。除了上述需考慮的因素外，還需將糾錯(cuò)編碼與數(shù)字簽名技術(shù)、運(yùn)算技術(shù)融合在一起，以此來達(dá)到最大限度地規(guī)避安全隱患的發(fā)生，高效率運(yùn)用該系統(tǒng)。當(dāng)然，構(gòu)建高效的人事檔案管理系統(tǒng)不是一勞永逸的過程，甚至還需有漫長的路要走，需要最大限度避免急功近利現(xiàn)象發(fā)生。

3）擴(kuò)大現(xiàn)代技術(shù)在人事檔案管理中的覆蓋面。提升和推動(dòng)現(xiàn)代化技術(shù)服務(wù)高效開發(fā)的力度，是現(xiàn)代人事檔案管理的更高層次的要求，為達(dá)此目標(biāo)，如對(duì)檔案管理中的復(fù)雜資料實(shí)施高效數(shù)字編碼，需要將檔案管理中的圖像、指紋、影音以及數(shù)字等緊密融合在一起，這樣才能做到檢索工作變得更加簡化，在對(duì)身份的識(shí)別過程中避免出錯(cuò)。可見檔案管理的運(yùn)用毋庸置疑地需要在實(shí)踐中對(duì)其不斷的完善。當(dāng)檔案管理需要變更時(shí)，可借助現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)其實(shí)施定位與鑒別，與此同時(shí)需要盡量降低人事檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，上述問題既要考慮到在具體實(shí)踐過程中的不斷改進(jìn)，又要考慮到對(duì)于不適應(yīng)社會(huì)和市場需求的技術(shù)進(jìn)行系列整改，以使檔案管理高效運(yùn)行，使其檔案管理的效率得以更好地提升。

3 結(jié)論

在信息技術(shù)日益發(fā)達(dá)的今天，現(xiàn)代技術(shù)已經(jīng)融入到人們生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域，在將其運(yùn)用于人事檔案管理的過程中，除了憑借其儲(chǔ)量大、處理數(shù)據(jù)及時(shí)、精準(zhǔn)度高等優(yōu)勢逐漸占據(jù)各領(lǐng)域的市場先機(jī)。更為重要的是必將成為我國人事檔案管理現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)值得注意的是將其大力運(yùn)用于人事檔案管理過程中，需要預(yù)防客觀存在的系列安全隱患，避免檔案工作人員由于業(yè)務(wù)素質(zhì)偏差的原因而落后于現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展速度，基于部分地區(qū)檔案工作人員在技術(shù)運(yùn)用操作方面存在短板的現(xiàn)狀。不僅需要提高現(xiàn)代化技術(shù)在人事檔案管理中運(yùn)用的效率，而且需要構(gòu)建一個(gè)健全的現(xiàn)代化技術(shù)與人事檔案管理相互結(jié)合的管理系統(tǒng)。