新探新形勢下醫(yī)院檔案精細化管理

李啟生

（福建省龍巖市連城縣醫(yī)院，福建 龍巖 366200）

檔案管理工作在醫(yī)院中是非常重要的工作內(nèi)容，對于醫(yī)院人才的選拔以及隊伍的建設都是非常重要的。但是在實際管理過程中還存在這一些問題，對于醫(yī)院工作的正常開展非常不利，也影響到檔案管理的效率，導致現(xiàn)階段的檔案管理不能滿足醫(yī)院的需求，需要在檔案管理中不斷創(chuàng)新，與時俱進，轉變管理的方式，提升管理的效率。在信息技術不斷發(fā)展的今天，在檔案管理過程中采用信息化技術，可以有效的提升管理的效率，使得檔案管理水平可以得到提升，促進檔案管理時效性的鐵絲恒，保障檔案管理過程中各種工作的有序進行，實現(xiàn)檔案精細化管理。這也是醫(yī)院檔案精細化管理的需求，符合當前醫(yī)院發(fā)展的趨勢。

1 新形勢下醫(yī)院檔案管理當中存在的問題

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院最原始的記錄，對于醫(yī)院后期的工作是非常重要的依據(jù)，也可以作為醫(yī)院各種工作的憑證，具有非常重要的價值。當前，在醫(yī)院檔案管理過程中還存在著諸多問題，不能滿足醫(yī)院對檔案管理的需求，對于醫(yī)院的整體工作效率是非常大的影響。在醫(yī)院人力資源流動，人員入職或者離職，都會涉及檔案管理，醫(yī)院檔案管理不合理，對于醫(yī)院的工作是非常大的負擔，也給醫(yī)院工作帶來困擾。當前在醫(yī)院檔案管理過程中主要有以下幾點問題。

1.1 醫(yī)院檔案管理不規(guī)范

醫(yī)院檔案管理過程中，由于數(shù)據(jù)非常多，信息含量非常大，這對于檔案管理人員的工作也是非常大的壓力，在實際工作管理中經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤，而錯誤的信息可能會導致潛在的威脅和麻煩。在很多醫(yī)院檔案管理中，還沒有完善的管理制度，沒有足夠的技術支持，不能滿足醫(yī)院對檔案管理的需求，而很多醫(yī)院不夠重視檔案管理工作，不重視檔案管理的信息化建設，這也會導致檔案管理存在不規(guī)范和不合理的地方，對于醫(yī)院的長遠發(fā)展是不利的。

1.2 醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)性不強

在醫(yī)院檔案管理過程中，有很多是非專業(yè)的人員，是之前從事醫(yī)療工作的人員，這些人員沒有專業(yè)的管理檔案的知識的和經(jīng)驗，對于檔案管理工作也不夠重視。不僅如此，檔案管理人員編制和結構也存在不合理，而醫(yī)院對于檔案管理人員的素質要求不高，導致檔案管理工作完成的并不好，還有一些檔案管理人員是醫(yī)院退休人員，年齡結構偏大，沒有學習新知識的精力，在工作中往往存在僥幸心理，導致檔案管理的效率比較低，不能實現(xiàn)精細化管理。而檔案管理不理想最直接的結果就是造成一些檔案的流失，造成檔案在查詢過程中比較緩慢等，不能高效的使用這些檔案。

1.3 醫(yī)院檔案管理沒有確定性的發(fā)展規(guī)劃

醫(yī)院檔案在管理過程中，必須有一定的發(fā)展規(guī)劃，這樣才能保障醫(yī)院檔案管理在未來一定時期內(nèi)更好的發(fā)展。然而，在實際檔案管理過程中，醫(yī)院并沒有重視規(guī)劃，對于醫(yī)院檔案管理投資的人力、資金都不夠，使得醫(yī)院的資源不能合理的配置，造成資源成本的浪費問題比較嚴重，各個部門之間也不能進行默契的配合，導致工作效率比較低下，對于醫(yī)院的信息化檔案管理的發(fā)展非常不利，使得醫(yī)院不能從整體上做到與時俱進，在發(fā)展過程中對醫(yī)院是一種損失。

2 當前醫(yī)院檔案精細化管理必要性

在醫(yī)院發(fā)展過程中會遇到很多困難和問題，在檔案管理過程中表現(xiàn)的尤其突出，醫(yī)院的發(fā)展需要非常多的資料和檔案信息，這些數(shù)據(jù)信息都需要進行合理的檔案管理來提供，這也是保證醫(yī)院工作可以有序進行的前提。而精細化管理方式對于醫(yī)院繁瑣的工作有非常大的考慮，根據(jù)醫(yī)院工作的特點，尋求最高效、最快速的檔案管理方式，提高檔案管理的準確定，促進檔案管理質量的提高。在醫(yī)院檔案管理中，精細化管理方式是非常有必要性的，主要表現(xiàn)在一下幾個方面。

2.1 有利于醫(yī)院檔案管理效率的提升

當前，在醫(yī)院檔案信息管理過程中，不能只依靠紙質檔案管理，還應該提升檔案管理的信息化，實現(xiàn)信息化管理和查詢，這樣可以有效的提升檔案管理的效率，使得醫(yī)院檔案可以提供更多更全面的服務。在傳統(tǒng)紙質檔案管理過程中，其管理的手段和效率都不夠高，對于醫(yī)院的幫助非常有限，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，信息技術在各個領域中都有非常好的應用，只有實現(xiàn)信息化檔案管理，才能滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，才能實現(xiàn)更精細化的管理。在信息化管理過程中通過電子文件的方式，不僅可以減少人員、資源的浪費，還可以防止在檔案管理過程中出錯，提高準確程度。

2.2 傳統(tǒng)檔案管理方式不能滿足醫(yī)院的需要

隨著醫(yī)院發(fā)展越來越快，醫(yī)院的人員流動也越來越頻繁，醫(yī)院與醫(yī)院之間也有非常多的人才流動。針對這些情況，對于檔案管理的保密性也提出更高的要求，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低，可利用的范圍較小，已經(jīng)不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。隨著國家對醫(yī)療事業(yè)不斷加大重視，醫(yī)院與醫(yī)院之間人才的交流越來越多，這也是推動醫(yī)院不斷發(fā)展的一種方式。而傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理不能做到精細化管理，尤其是工作效率的要求，采用信息化技術與檔案管理結合的方式，不僅可以提高檔案管理的質量，也可以提升檔案管理的效率，有利于醫(yī)院檔案管理的進一步發(fā)展，適應醫(yī)院人才交流的需求。

2.3 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)實性需要

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理過程中，主要是反應歷史問題，而對現(xiàn)階段反應的問題表現(xiàn)不夠。而檔案中也不能與員工近期的思想進行交流，不能與員工進行更好的交流，對于員工學術水平和專業(yè)能力的了解也都是以前的，很難反映現(xiàn)實的狀況和發(fā)展的狀況，也沒有那么多的時間和工作精力來完成這些事。但是醫(yī)院檔案在與信息技術結合之后，可以有效的提升醫(yī)院檔案管理的效率，符合醫(yī)院現(xiàn)實發(fā)展的需求，滿足醫(yī)院對人才的全方位的了解，讓醫(yī)院可以更加客觀的觀察的人才的變化，有效的提升醫(yī)院人才對于素質提升，有利于醫(yī)院更全面的對員工進行考察和了解，尤其是現(xiàn)階段的變化和進步，從而對員工進行客觀的評價。

3 新形勢下醫(yī)院檔案精細化管理的方式

在醫(yī)院檔案精細化管理信息化建設過程中，可以通過建立檔案數(shù)據(jù)提升檔案管理的效率來實現(xiàn)。通過信息化管理方式，可以提升檔案的利用率，使得檔案管理人員繁瑣的工作量可以得到減輕，讓檔案管理人員有時間、有機會學習到更多的知識，提高自身的素質，在檔案管理工作中發(fā)揮創(chuàng)造性的才能。在檔案信息化管理中，必須掌握計算機技術，通過計算機技術的運用可以更快更好的傳輸數(shù)據(jù)信息，可以準確的對檔案進行管理，對信息進行錄入，方便人們對信息的查詢與更新，防止紙質檔案造成的信息流失，效率低下等情況，還可以有效的節(jié)約成本。不僅如此，通過精細化管理信息化建設，可以更好的為醫(yī)院提供更多人才的信息，實現(xiàn)資源共享，保證信息的安全性，有效的節(jié)省了資源浪費的情況。

3.1 建立精細化的檔案信息數(shù)據(jù)庫

隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，醫(yī)療服務人員的數(shù)量也在不斷增多，隨之而來的檔案也會越來越多，因此檔案管理工作非常重要。在檔案管理過程中，隨著檔案越來越多，管理的難度也在不斷增加，很多檔案容易出現(xiàn)混亂，如果部門進行有效的分類管理，不能進行精細化管理，將會對檔案管理工作造成非常大的麻煩。信息化檔案管理中可以建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)信息對不同的檔案進行集中化管理，在網(wǎng)絡上也有專門的存儲區(qū)域，將不同的檔案分類管理，使得檔案的管理和應用可以更加方便。在檔案應用過程中，通過信息化管理可以建立查詢系統(tǒng)，在查詢系統(tǒng)中輸入一些人員、材料內(nèi)容，即使不是非常具體，也會快速進行查找，并查找到類似的資料，對于查找人員來說是非常方便的。在實際管理過程中通過不斷完善，對于醫(yī)院檔案中基本信息進行了解，從而可以更高的進行檔案管理，在網(wǎng)絡管理過程中還應該重視檔案的安全性，建立網(wǎng)絡安全系統(tǒng)，保證信息數(shù)據(jù)的安全。

3.2 建立有效的檔案管理制度

在檔案管理過程中，根據(jù)當前醫(yī)院管理的需求，采用精細化的管理方式，對傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式進行改革，并制定完善的信息化管理目標，有效的提升管理的水平。在精細化管理模式中，根據(jù)計算機工作人員的工作模式，逐漸改變傳統(tǒng)的工作模式，實現(xiàn)工作效率的提升。在實際檔案管理過程中，還可以借助一些軟件來進行管理，因此要進行基礎的硬件和軟件建設，并進行數(shù)據(jù)庫的完善。在精細化管理過程中有非常多的優(yōu)勢，通過建立完善的檔案管理制度，使得管理更加規(guī)范化，減少在管理過程中出錯的概率，保證數(shù)據(jù)信息的完整性和準確性，促進數(shù)據(jù)信息的有效利用。

3.3 將檔案管理流程進行精細化的改進

醫(yī)院檔案管理過程中，還應該通過精細化管理不斷概念。因此，首先應該精簡檔案管理的流程，使得復雜的管理流程可以簡單化，避免出現(xiàn)無謂的成本損失，也可以更好的對檔案進行管理和控制。例如，在一些醫(yī)院檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理流程是從整理分類開始進行的，之后再進行目錄的錄入，將檔案檢索目錄進行制定，最后是檔案入庫和分類上架。這種檔案管理模式雖然質量可以，但是效率比較低，在實際操作過程中還經(jīng)常容易出現(xiàn)混亂的情況，對于醫(yī)院帶來了一定的損失。通過引進精細化管理，在檔案管理流程上進行了精簡，使得檔案管理混亂的事情不在發(fā)生。具體流程為，首先進行了檔案統(tǒng)一編碼，使得各個部門都可以統(tǒng)一，還需要將新增的檔案以及遺漏的檔案也進行匯總，完成編碼之后整理出一個范本，從而對部門的檔案進行整理。在歸檔過程中還需要將各個部門檔案按照編碼送到檔案室，因為每個檔案都有編碼，因此如果有遺漏也會很快發(fā)現(xiàn)。通過精細化管理還應該與計算機有效結合其阿里，實地檔案在管理過程中效率更快，也更加精準。為了檔案的安全性，在保存檔案過程中，還應該對電子檔案進行備份，從而保證檔案即使出現(xiàn)遺失，也會有備份的情況，對于檔案管理來說提高了安全性。通過精細化管理，使得醫(yī)院檔案管理在技術上避免出現(xiàn)了以往出現(xiàn)的不安全和效率低下等 問題。

3.4 對檔案歸檔流程進行精細化改進

通過對傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題進行分析，制定有效的管理方式。采用精細化檔案管理，可以對醫(yī)院檔案管理過程中的歸檔流程進行改進，使得在歸檔流程過程中可以具有精細化的管理理念，在實際管理過程中，還應該結合醫(yī)院實際的情況，保證檔案的完整。在對不同檔案進行管理過程中，應該做好分類，采用不同的歸檔方式來進行歸檔，使得檔案管理可以更加清晰化，防止在歸檔過程中出現(xiàn)錯誤。例如，某醫(yī)院在檔案管理過程中，為了保證檔案的完整性以及檔案管理效率的提升，在歸檔過程中采用不同的歸檔方式，使得檔案歸檔數(shù)據(jù)非常精細化。這些數(shù)據(jù)中包括了各種類型的數(shù)據(jù)，有些是長期檔案的數(shù)據(jù)、有的是永久檔案的數(shù)據(jù)、還有一些病例檔案等，通過分類可以將不同類型和不同機密程度的檔案進行管理，使得檔案的完整定可以得到保證。通過這樣的精細化管理，使得醫(yī)院在檔案管理過程中水平和質量不斷提升，檔案管理的效率也獲得非常大的提升。該醫(yī)院還建立的檔案室，作為專門管理和儲存重要檔案的地方，對檔案進行更加精細化的管理，對于一些必要的硬件設施和軟件設施進行升級，使得精細化檔案管理可以更好的實現(xiàn)，使得檔案的流程和分類可以更加清晰，提升檔案管理的整體水平，促進醫(yī)院整體的信息化的推進。

4 新形勢下醫(yī)院開展精細化管理的作用及成效

4.1 精細化管理提高了執(zhí)行力和工作效率

通過精細化管理的實施，使得醫(yī)院的檔案管理人員明確了自身責任的重要性，不斷的學習專業(yè)的管理知識，按照醫(yī)院的職工規(guī)范來要求自己的工作，可以有效的提升工作人員的執(zhí)行力，使得工作人員在工作中可以更加認真負責。精細化管理實施過程中，可以實現(xiàn)管理效率的提升，使得檔案管理的目標可以順利達到，在各個科室中每個人都有自己的任務，從而增加了醫(yī)院工作人員的責任心，使得他們可以產(chǎn)生一種使命感，有助與提高他們在工作中的積極性。

4.2 精細化管理實施有利于提升科室凝聚力

在參加醫(yī)院檔案管理精細化過程中，科室職工學習到很多專業(yè)的知識，并不斷總結和反思，在科室中交流商討，大家獻言獻策，可以調(diào)動員工的積極性，對于塑造團隊是非常重要的。在醫(yī)院檔案管理過程中，還要對檔案管理人員的能力進行培養(yǎng)，使得他們具備專業(yè)的知識，提升他們的信息化管理水平，使得他們掌握計算機知識，并應用計算機對檔案進行更好的管理。在培訓學習過程中應該多進行交流與合作，相互幫助，提高業(yè)務能力和水平，實地科室的凝聚力可以得到提升。

4.3 精細化管理有利于增強職工的質控管理能力

通過醫(yī)院檔案精細化管理，使得檔案管理從整體上提高了質量與效率，使得傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的弊病可以避免，彌補傳統(tǒng)檔案管理中的不足。利用管理工具和信息化管理的方式，提升檔案管理的質量。在檔案管理過程中，通過管理人員的參與，使得檔案管理過程中存在的問題都被解決，提高了管理人員的管理能力。

4.4 精細化管理有力的提升了管理創(chuàng)新性

在精細化管理過程中，應該時刻保持創(chuàng)新性，還應該將規(guī)范性與創(chuàng)新性進行結合，保證檔案管理精細化的順利開展。在醫(yī)院檔案管理信息化中，應該對管理的標準進行重點考核，使得醫(yī)院檔案管理的整體水平可以得到提升。精細化檔案管理，還可以對復雜的工作進行細分，使得檔案管理工作可以得到更好的落實，聽取管理人員的意見和建議，并在檔案管理過程中不斷的調(diào)整和改進，使得管理人員都可以很好的參與進來，這也是管理創(chuàng)新性的非常重要的途徑。

4.5 精細化管理有利于檔案動態(tài)管理

在醫(yī)院檔案精細化管理過程中，通過對檔案材料的收集、整理、甄別、分類以及保管等流程，使得檔案可以更順利的歸檔。在管理過程中應該嚴格遵守管理制度和規(guī)范，對遺失和破損的內(nèi)容及時進行補充，使得檔案的完整性可以保證，還可以提升檔案的安全性。在檔案利用過程中，應該做好用戶身份的識別，對于一些機密檔案應該做好權限的限制。檔案工作是醫(yī)院工作中非常重要的環(huán)節(jié)，在檔案管理過程中，還應該進行動態(tài)化檔案管理，使得檔案的保存情況、使用情況都可以進行統(tǒng)計和監(jiān)測，這樣可以更好的對檔案進行精細化管理。檔案精細化管理也是醫(yī)院檔案管理的重要改革方式，需要醫(yī)院檔案管理人員在工作中不斷實踐和總結經(jīng)驗，并不斷學習檔案精細化管理的理念和模式，提升檔案管理的整體水平。

5 結束語

總之，隨著我國科學技術不斷發(fā)展的新形勢下，在醫(yī)院檔案管理過程中，應該采取現(xiàn)代化的管理理念，精細化檔案管理是醫(yī)院檔案管理的必然趨勢，可以促進醫(yī)院檔案管理工作有序進行，保證檔案管理的質量和效率，是現(xiàn)階段社會發(fā)展的趨勢。在醫(yī)院檔案管理過程中，通過精細化管理，對于醫(yī)院的有序運行非常重要，可以促進醫(yī)院檔案管理工作水平的提升