對企業(yè)檔案管理服務創(chuàng)新模式深層次編研的探究

孫會勤

(市北區(qū)重點項目促進工作辦公室 山東 青島 266033)

前言

一般而言，企業(yè)檔案工作的重要價值主要在良好的服務中得以體現(xiàn)。但是，現(xiàn)今存在著很多企業(yè)的檔案管理模式為一種“你調(diào)我查”的非主動類型的服務，且借閱方式缺乏創(chuàng)新，仍然以傳統(tǒng)的借閱為主。究其原因，產(chǎn)生這種問題的背后，一方面是因為現(xiàn)階段的檔案館內(nèi)所收藏的數(shù)字化資源較少，缺乏先進的檢索模式，因此工作效率低下；另外一方面由于企業(yè)對檔案工作重視程度不高，沒有配備專業(yè)人員，企業(yè)內(nèi)部沒有建立一個科學的檔案管理服務模式。

針對這些情況，要改善企業(yè)檔案管理存在的問題，要通過檔案編研的層次進行深化研究開始進行。

一、對檔案編研的層次進行深化

在開展檔案編研的過程中，檔案的原始信息發(fā)揮著重要的作用，因此要極大程度地優(yōu)化檔案的原始信息。此外，企業(yè)的主要工作內(nèi)容與企業(yè)實際經(jīng)營過程中所形成的各項數(shù)據(jù)與檔案編研之間存在著密不可分的關系，這也將會直接影響到檔案的編研過程。因此檔案工作人員在進行編研時，需要整理好檔案的原始數(shù)據(jù)，同時也需要相關人員在實際的工作過程中，以具體的工作需求為基礎對檔案信息數(shù)據(jù)進行調(diào)整與處理。在這一過程中也必須確保檔案的真實性，要對企業(yè)有實際價值和意義的有效檔案進行編研與匯總。只有把這些檔案編研的基本流程進一步完善好，才能真正實現(xiàn)企業(yè)的利益發(fā)展需求，通過這些方法的運用和實踐也能夠進一步促使企業(yè)朝著良好的態(tài)勢發(fā)展。

在實際的操作中，常常面臨現(xiàn)實的問題。企業(yè)如果想要科學地管理檔案的信息資料，則需要注重以下幾個方面的內(nèi)容。首先，在檔案管理之初，將會面臨的問題是檔案的種類繁雜且數(shù)量較多的現(xiàn)狀，這也就需要企業(yè)的檔案管理者在對檔案信息資料進行管理的過程中有所選擇，優(yōu)先選擇那些相對來說較為重要的檔案信息資料，并按照利用者的需求程度，按照不同的層次合理地規(guī)劃與劃分信息資料，從而實現(xiàn)對檔案信息資料的科學化管理.其次，因為企業(yè)的檔案信息資料往往與企業(yè)的利益之間存在著密切的關系，因此，在對檔案信息進行編研的過程中，可以邀請一些行業(yè)領域具備較強經(jīng)驗或者享有一定權威的檔案管理專家對檔案進行編研，以確保檔案編研真正地實現(xiàn)合理化與科學化。再者，在進行檔案管理信息的處理過程中，常常會存在與企業(yè)有關的管理部門的檔案資料或國家行業(yè)指導方針下的檔案資料，這些都需要及時整理。如果在進行檔案資料整理的過程中發(fā)現(xiàn)一些較為細節(jié)化的檔案信息資料，則這些資料也可以起到推動編研過程更具整體性與細致化特征的作用。

二、全面開發(fā)利用深層次的編研工作

開展檔案編研的主要目的是滿足員工們的工作需要以及實現(xiàn)社會利用效率。以原有的檔案內(nèi)容作為基礎，并通過對檔案信息內(nèi)容進行更為細致的整理、分類、匯總等編研工作，也可以成為企業(yè)歷史研究中的核心資料。

(一)以為企業(yè)決策服務開展編研工作

企業(yè)的檔案工作對于企業(yè)的各級部門、對企業(yè)全體員工來說都非常重要，其涉及的范圍也是非常廣泛?，F(xiàn)階段，以文字、聲像、圖表以及電子信息存儲等載體存在于企業(yè)各個檔案之中的企業(yè)文件等，這些都是市場經(jīng)濟下企業(yè)不斷積累的一筆巨大財富。其作為企業(yè)的重要信息類資源，對企業(yè)開發(fā)利用程度實際上意味著其能否為企業(yè)的發(fā)展方向提供一定的決策資源。

在經(jīng)濟全球化的浪潮之下，面對著為信息的利用者(領導層、管理者以及一線員工)提供有效的資源，促使他們能夠從檔案信息資源中發(fā)現(xiàn)靈感，并獲得企業(yè)經(jīng)營或者產(chǎn)品創(chuàng)新的新思路，不斷明確企業(yè)的重點發(fā)展方向，并通過創(chuàng)新研制出新的技術與產(chǎn)品，從而最大限度地發(fā)揮檔案信息管理應有的作用。

為了促使檔案信息資源真正地走出去，去到企業(yè)的各個部門，到達每個真正需要的人手中，進入企業(yè)廣闊的提高、決策以及發(fā)展的大環(huán)境中，與相關辦公部門的工作實現(xiàn)緊密的接軌，并切實在企業(yè)的重點工作和中心工作任務上發(fā)揮應有的作用，促使企業(yè)獲得新的增長點。比如可以定期開展一些檔案信息展覽工作，對企業(yè)所發(fā)生的大事件進行編寫記錄，并對企業(yè)的發(fā)展項目、歷年的經(jīng)濟發(fā)展指標以及組織機構變革和以往發(fā)生的一些重大事故的分析等放入檔案匯編當中。這樣一來，有利于收集到一些利用率較高的已收藏材料，在企業(yè)內(nèi)部建立一個資料收集、整理與利用的良性循環(huán)體系。值得一提的是，要完成這些工作都需要檔案管理者具備較高的崗位責任意識和前瞻視野。

在進行檔案編研的過程中，也要密切地關注企業(yè)在某一個特定階段的發(fā)展目標、人才選用思路以及市場開拓的方向等事關企業(yè)發(fā)展的核心競爭力，并獲得長遠發(fā)展機遇的難點與熱點問題，進行有針對性的檔案資源管理與開發(fā)利用。

(二)以館藏檔案工作為重要基礎

一般來說，檔案館的編研工作的開展必須要以館藏工作為基礎。檔案管理者的重要職責與方向在于，在實施編研工作的基礎上，通過對那些還未被利用和開發(fā)的有潛力的檔案進行開發(fā)與整理，把那些對于現(xiàn)實工作具有一定指導意義和參考價值的檔案，儲存到電子信息平臺，讓其變?yōu)檎嬲梢造`活運用的信息，以及時地推動企業(yè)的歷史編志編研等工作的開展，促使這些資源實現(xiàn)更大的經(jīng)濟與社會效益。與此同時，需要注意的是，很多企業(yè)內(nèi)部的檔案工作人員的檔案編研能力是較為薄弱的，而這一項工作的工程量巨大，涉及了多個部門，同時對社會的需求量大，所要參考的信息資料也非常多，如果單純只依靠四五個人是難以按時完成編研工作的。針對這一情況，我們需要將以藏館作為重要基礎，打破現(xiàn)階段所面臨的“閉館”現(xiàn)狀，加大檔案館與檔案室之間的聯(lián)系，并進行網(wǎng)絡化編研工作。由此，檔案館可以將那些沒有收集到的檔案管理資源進行開發(fā)、利用與編研，這也是檔案館完成創(chuàng)造工作的重要方式。同時，加強企業(yè)檔案館與檔案室之間的合作，雙方共同進行編研工作，也能夠有效地增強編研的效果，開發(fā)出更多富有深刻價值的檔案信息，發(fā)揮檔案管理重要的現(xiàn)實作用。

(三)制訂有序的檔案編研工作計劃

檔案具有較高的憑證意義和參考價值，因此很多檔案資料實質(zhì)上都很有必要編寫成冊。但是在一些企業(yè)內(nèi)部，因為人力、物力、財力等許多客觀性因素的限制，并不能夠在目標的時間內(nèi)完成任務。因此，應該要制訂明確的檔案編研工作計劃，率先完成一些較為重要的資料的編寫，按照既定的流程，有計劃地開展檔案編研工作。具體內(nèi)容包括：對上級所發(fā)布的指導性文件，根據(jù)每一年的年編慣例，進行連續(xù)的具體的編寫；對大型資料，抽調(diào)一部分具有豐富經(jīng)驗的檔案管理人員進行專門的匯編工作；企業(yè)在開展重要活動之前，需要編寫好相關可用到的資料，在整個活動過程中也需要做到活動記錄以及整理性的工作，為以后的相類似活動提供相應的信息資源。在進行編寫選材的過程中要掌握一定的度，但凡涉及企業(yè)重要方針政策的資料都要盡可能地精練、全面；而凡與具體運作過程精密相關的資料內(nèi)容也要進行完整、全面、準確地編寫，讓利用者能夠很快地找到自己所需的資料。

結語

在當今時代，越來越多數(shù)量的企業(yè)逐漸開始重視自己企業(yè)檔案方面的管理，因為在檔案管理方面做得較為完善的企業(yè)對于維護自己的合法權益、提高自己企業(yè)的生產(chǎn)力、保證自己的生產(chǎn)作業(yè)方面的積極性以及生產(chǎn)工作方面的創(chuàng)造性有著較為重要和重大的意義。而對檔案編研的層次進行深化就成為其中創(chuàng)新檔案管理的重要途徑之一。