提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量的建議

吳 杰

（安徽省科學(xué)技術(shù)檔案館，安徽 合肥 230091）

文書(shū)檔案是構(gòu)建檔案的重要組成部分，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理體系中，文書(shū)檔案的管理是重要的內(nèi)容，具有技術(shù)性和政治性，同時(shí)也具有服務(wù)性，展現(xiàn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)重要資料以及地區(qū)間社會(huì)發(fā)展信息。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行高效利用和科學(xué)管理，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的決策提供更多的數(shù)據(jù)和信息支持，使事業(yè)單位的管理和決策更加合理，對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位有著重要的意義。

1 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量的重要意義

文書(shū)檔案不僅是本地區(qū)、本部門(mén)發(fā)展的真實(shí)記錄，也記載了機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響。同時(shí)，文書(shū)檔案是單位和部門(mén)的重要文件材料，在檔案管理日常工作中，要進(jìn)行科學(xué)收集和科學(xué)管理，對(duì)各類(lèi)文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)和整理。因此，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量，是促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要方式。

其次，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量，需要各部門(mén)協(xié)調(diào)配合，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，豐富管理辦法，建立有效的管理機(jī)制，不斷提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。從這一方面來(lái)看，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量，是加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理改革的重要 舉措。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作重視程度不高

機(jī)關(guān)事業(yè)單位涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容繁多，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位注重促進(jìn)業(yè)務(wù)的管理，由于這種理念，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作被邊緣化，將其作為可有可無(wú)的管理內(nèi)容。在這種理念的影響下，文書(shū)檔案管理工作人員未能認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案信息的重要性，在信息收集的過(guò)程中存在信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題，大多數(shù)人認(rèn)為文書(shū)檔案僅僅是記錄和保存機(jī)關(guān)事業(yè)單位活動(dòng)的材料。同時(shí)，未能對(duì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格保密，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案資料保密的作用。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位也沒(méi)能發(fā)揮出文書(shū)檔案的重要價(jià)值。

2.2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)欠缺

機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容繁多，這需要管理人員具備較強(qiáng)的綜合能力和職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格按照檔案管理的流程規(guī)范進(jìn)行各項(xiàng)操作。但從實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員由其他工作人員兼任，缺乏專(zhuān)業(yè)人才，難以適應(yīng)文書(shū)檔案管理的工作需要。其次，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)較大，管理人員學(xué)習(xí)動(dòng)力欠缺，知識(shí)結(jié)構(gòu)相對(duì)老化，無(wú)法按照管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作。

2.3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的制度體系不健全

只有科學(xué)的制度和體系做保障，才能有效提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。但從實(shí)際情況來(lái)看一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位針對(duì)文書(shū)檔案的管理只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄和分類(lèi)，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，更容易導(dǎo)致相關(guān)的資料缺失，文書(shū)檔案流失。除此之外工作體系的不完善導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，管理人員對(duì)責(zé)任相互推諉，并且辦公室文書(shū)檔案管理工作分工不明確，難以提高管理工作人員的積極性和主動(dòng)性。

2.4 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)相對(duì)落后

當(dāng)前時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展與各個(gè)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了深度融合，機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)積極與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合起來(lái)提高管理質(zhì)量和效率。但從實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位未能促進(jìn)文書(shū)檔案管理的信息化，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及人員素質(zhì)都難以滿(mǎn)足信息化管理的需要，這也導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理難以提高質(zhì)量和效率。

3 提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量的建議

3.1 提高對(duì)文書(shū)檔案管理的重視程度

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要重視文書(shū)檔案的信息價(jià)值，認(rèn)識(shí)到提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要意義。其次，領(lǐng)導(dǎo)層要自上而下進(jìn)行宣傳教育，在整個(gè)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部提高管理人員的重視程度，為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在內(nèi)部形成良好的管理風(fēng)氣。另一方面，提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量還需要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案信息的保密工作，將保密工作納入日常管理流程。只有領(lǐng)導(dǎo)層提高重視程度，才能在單位內(nèi)部形成良好的管理范圍，使管理人員能夠自覺(jué)細(xì)化各項(xiàng)工作，促進(jìn)管理質(zhì)量的提升。

3.2 提高文書(shū)檔案管理人員的素養(yǎng)

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位針對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)制定有效的培訓(xùn)體系，針對(duì)管理中的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高其專(zhuān)業(yè)能力，并且依靠培訓(xùn)體系，以明確的獎(jiǎng)懲制度提高其參與培訓(xùn)的積極性和主動(dòng)性，這樣才能提高其綜合素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，選聘專(zhuān)業(yè)的人才進(jìn)入文書(shū)檔案管理崗位進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的管理，這樣才能夠有效提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將專(zhuān)業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，作為管理與考核的重要依據(jù)，這樣才能使現(xiàn)有的管理工作人員自覺(jué)學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)能力。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要積極吸納具有專(zhuān)業(yè)能力的高素質(zhì)人才，進(jìn)行社會(huì)選聘時(shí)，將專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)作為重要的考核依據(jù)提高人才準(zhǔn)入門(mén)檻；進(jìn)行高校選聘時(shí)，要與高校加強(qiáng)合作，選拔具有過(guò)硬素質(zhì)的人才進(jìn)入管理崗位中。

3.3 建立文書(shū)檔案管理制度和體系

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)文書(shū)檔案管理的內(nèi)容建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，促使文書(shū)檔案管理人員能夠按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行管理。其次，還要建立文書(shū)檔案管理的制度，為文書(shū)檔案管理工作營(yíng)造良好的環(huán)境，在管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中都能標(biāo)準(zhǔn)化操作，以此進(jìn)一步推動(dòng)文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有效提高文書(shū)檔案管理的效率。

3.4 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，根據(jù)信息化建設(shè)以及文書(shū)檔案管理的需要，購(gòu)置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施設(shè)備，為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要成立專(zhuān)項(xiàng)資金用于構(gòu)建基礎(chǔ)設(shè)施。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提高文書(shū)檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，這樣才能更好的利用信息化方式進(jìn)行管理。最后，針對(duì)信息化的管理方式要建立有效的管理體系，如針對(duì)系統(tǒng)的管理，要進(jìn)行定期優(yōu)化，使管理系統(tǒng)始終處在最優(yōu)狀態(tài)，同時(shí)，還要針對(duì)重要的信息內(nèi)容進(jìn)行物理隔離，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全造成信息內(nèi)容被盜或遺失的問(wèn)題。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理發(fā)展的重要信息，對(duì)于指導(dǎo)機(jī)關(guān)事業(yè)單位今后的發(fā)展有著重要意義。在提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量的過(guò)程中，要提高管理的重視程度，還要強(qiáng)化管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，更要建立有效的管理體系，并且加強(qiáng)信息化建設(shè)，這樣才能不斷提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。