對電力企業(yè)項目檔案管理現(xiàn)狀分析

崔雙雙

（山東電力工程咨詢院有限公司，山東 濟南 250013）

電力工程建設項目檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業(yè)性和服務性的工作，是實現(xiàn)電力建設科學管理不可缺少的技術基礎工作，它隨電力建設項目的開始而建立，又隨電力建設項目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項目建設的進程同步。

電力工程建設項目檔案是電力企業(yè)基本面貌和工程建設全過程的綜合反映，是一份寶貴的資源。檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，日益成為一項維護企業(yè)經(jīng)濟效益、合法權益及記錄企業(yè)歷史真實面貌的重要基礎工作。因此，有必要重申檔案工作中一項最基礎的工作---檔案收集。檔案收集如同檔案管理工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，應落實“五抓”：抓檔案人員素質、抓檔案管理制度、抓“三同步”、抓工程現(xiàn)場、抓規(guī)范電子 文件。

1 目前電力企業(yè)項目檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 前期資料收集困難

基建項目大量增加的同時，不少基建工程項目存在搶建趕工現(xiàn)象，項目建設前期管理中工程規(guī)劃許可、工程施工許可手續(xù)未按要求辦理，以致相關的證件如土地證、建設規(guī)劃許可證、施工許可證、紅線圖、政策處理、征地拆遷等文件材料缺少，給檔案的收集增加了相當大的難度。

1.2 施工過程中的檔案資料收集的及時性、完整性不樂觀

主要表現(xiàn)在一是招投標文件由于是上級單位統(tǒng)一打捆招標，本單位沒有相應的原件及相關的證明材料；二是對于業(yè)主統(tǒng)一實施的廠家監(jiān)造工作，缺少相關的監(jiān)造資料；三是由于目前施工外協(xié)隊伍多，施工過程的記錄欠規(guī)范；四是設備的出廠資料三證（說明書、試驗報告、合格證）不齊等。

1.3 項目建設時間長，檔案移交不及時

近幾年隨著一批批建設項目的上馬，基本建設任務非常繁重，建設單位在工程實踐中積累和形成了浩大的工程項目技術資料，但由于施工企業(yè)單位基地分散、點多面廣，施工戰(zhàn)線長，給檔案的收集、整理增加了困難。如我司部分項目由于線路政策處理問題，工程完工后遲遲無法投產(chǎn)，工程的驗收工作與施工的完成時間間隔幾年，使這些項目的施工檔案無法及時移交，項目檔案的收集需要很長的時間。

2 針對上述存在的一些問題做出相應的管理對策

2.1 提高檔案人員的素質，保證檔案資料收集的完整性

隨著電力工程建設的發(fā)展，項目檔案管理的開展和積累，檔案質量要求滿足電力行業(yè)、國家優(yōu)質工程獎創(chuàng)優(yōu)目標，意味著建設項目檔案工作的領域拓寬，檔案服務的范圍擴大，檔案管理工作的手段更加現(xiàn)代化，對檔案管理人員的文化知識、專業(yè)水平和操作技能等方面都提出了挑戰(zhàn)。為適應新的形勢，檔案管理人員自覺學習、掌握建設項目檔案相關的政策、法律法規(guī)及相關的業(yè)務知識，積極參加上級部門舉辦的項目建設培訓班，提高自身的業(yè)務素質。

針對項目在建設過程中外包工程較多，施工單位及檔案管理人員變動頻繁，業(yè)務水平較差的具體情況，檔案室運用請進來，走出去等方式，與各參建單位技術人員和檔案管理人員開展橫向交流學習及指導，如利用安監(jiān)處主辦的對所有的外包施工隊伍取證培訓的機會，對外包施工隊的項目經(jīng)理、技術員、安全員、資料員宣貫《國家重大建設項目檔案驗收辦法》、《火電建設項目文件收集及整理規(guī)范》等國家標準規(guī)范，講解電力工程建設項目中形成的文件材料的歸檔內容及歸檔要求；另外組織外包單位的資料員到檔案室進行實地的操作培訓，提供歸檔準確齊全的項目工程檔案為參考資料，指導計算機中對工程全引目錄、案卷目錄、卷內目錄的輸入要求的字段內容及要求規(guī)范等，提高施工單位資料員的業(yè)務水平。

2.2 建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循

由于電力工程建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質要求。為使檔案管理工作有序進行，學習業(yè)主對項目建設中文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出的具體要求。在工程建設開始，檔案室應向各施工單位分發(fā)國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設項目檔案管理規(guī)范》以及《電力建設施工、驗收及質量驗評標準匯編》，同時還應發(fā)放本企業(yè)的項目文件歸檔制度說明，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

2.3 加大檔案管理培訓、樹立全員檔案意識

檔案管理工作是一項綜合性的基礎工作，需要全員職工的參與和支持。一直來，我司十分重視檔案管理，日常中常通過各類生產(chǎn)計劃、基建計劃平衡會、工程投產(chǎn)驗收等會議宣傳貫徹檔案工作的意義和作用，加大檔案宣傳力度，提高全員檔案意識，利用各參建單位相關部門組成的強大的檔案網(wǎng)絡體系中的檔案兼職人員，從各個渠道收集全面完整的檔案資料。

2.4 抓好項目工程檔案工作與工程建設管理的“三同步”

隨著電力事業(yè)的飛速發(fā)展，輸變電設備的容量也不斷增加。由于參建單位多、建設工期長，形成的工程檔案數(shù)量大、內容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度。為此，加大對工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理“三同步”（即工程建設一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行）。

2.5 規(guī)范電子文件歸檔

電子文件的大量產(chǎn)生和應用，使得檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展和積累。數(shù)字化技術的應用和普及，推動了檔案室的數(shù)字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。在工程建設過程中，要求施工單位在紙質文件歸檔的同時，相應電子文件同時歸檔。電子文檔的規(guī)范化提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現(xiàn)了在企業(yè)各部門之間實現(xiàn)資源共享，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。

2.6 提供建設項目工程檔案信息服務

圍繞建設項目工程的開展，充分利用現(xiàn)用的檔案資源，匯編了相應的檔案資料提供服務，如電氣竣工圖、建設項目工程簡介，案卷目錄、全引目錄等檢索，采用網(wǎng)上借閱，電話查詢檢索各種形式主動提供檔案信息服務，充分發(fā)揮為電網(wǎng)的安全生產(chǎn)服務的作用。

一份真實、完整的工程檔案是一個工程全過程的反映，是一項可以利用的寶貴資源，而工程檔案的收集工作是一項基礎性的工作，必須扎扎實實地從一點一滴做起，以求真務實的工作作風，與檔案管理的其它方面一起與時俱進，有效地控制這項工作，從而更好地利用這項資源。