探討事業(yè)單位文書檔案管理效率提升策略

高立潔

（青島市即墨區(qū)檔案館，山東 青島 266200）

1 引言

文書檔案，亦稱“普通檔案”，是機關、團體、部隊、企事業(yè)單位等在領導和行政管理活動中形成的檔案材料，因而又稱“黨政檔案”“政務檔案”“行政檔案”。文書檔案是一個團體、單位各項方針政策、黨政工作、內(nèi)部管理、業(yè)務活動等的具體體現(xiàn)和及時備案，是上傳下達、溝通協(xié)調(diào)、開展工作的重要載體。文書檔案工作為今后各項工作的開展奠定了堅實的基礎，是領導決策的重要依據(jù)，是單位建設與發(fā)展強有力的保障。

2 文書檔案管理的特點

1）階段性。文書檔案主要來自行政管理活動過程中產(chǎn)生的，文書檔案資料來源廣泛，且具有相當?shù)姆稚⑿浴ＭǔＪ怯汕昂箨P聯(lián)的文件資料共同組成，如文明單位創(chuàng)建從申報—活動開展—批復等，各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的具有保存價值的文件資料都應及時納入收集范疇，文件資料具有連續(xù)性、完整性，大多以一年或半年為一個整理周期，具有鮮明的階段性特點。

2）保密性。文書檔案管理的目的在于保護具有保存價值的文件資料，并為后期的行政管理提供參考，以及憑證依據(jù)等利用。因此，文書檔案中涉及人事安排、商業(yè)合同、決策過程等，具有一定程度的保密性，對外開放程度較低，主要限于本單位日常管理所用，因此，做好文書檔案安全保密工作至關重要。

3 事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

1）檔案工作認識不深入。雖然文書檔案隨時隨地產(chǎn)生，內(nèi)容涵蓋單位工作的方方面面，但一旦形成，很難經(jīng)常查閱利用，且不產(chǎn)生任何經(jīng)濟效益，所以許多人對文書檔案工作并沒有足夠的重視，僅僅簡單地認為，只需把這種文件資料整理好，需要的時候能提供參考就可以了。較之于文書檔案重要的歷史依據(jù)和憑證作用，這一觀念顯然是不夠深入的。而在現(xiàn)實工作中，文書檔案工作的管理部門一般是辦公室，辦公室龐大繁雜的工作內(nèi)容決定了此項工作僅僅占據(jù)日常工作的冰山一角，平時疏于管理，只是在需要查閱文書檔案的時候才會關注此項工作。

2）文書檔案管理信息化程度低。雖然部分事業(yè)單位將信息化技術平臺引入到文書檔案管理過程中，但事業(yè)單位的文書檔案的信息化建設程度較低，信息化硬件和軟件缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，這樣很難達到文書檔案管理規(guī)范化的標準，嚴重影響了文書檔案資料的開發(fā)與利用，難以讓事業(yè)單位文書檔案管理的水平得到提升。在文書檔案的信息化管理過程中，一個非常重要的環(huán)節(jié)就是注意信息安全，而當前由于部分文書檔案管理的信息化程度較低，部分人員的信息化安全意識較為淡薄，尚未形成良好的網(wǎng)絡安全意識，片面地認為文書檔案信息化管理并不需要進行維護，這樣不利于實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理的規(guī)范化。

3）硬件設施不完備。文書檔案管理工作由辦公室負責，但辦公室場所有限，一般難以提供專門場所存放歷年文書檔案，即使有專門檔案室也是條件簡陋，遠遠達不到檔案存儲空間、防護條件等要求。文書檔案查閱利用不能提供專門的閱檔室，每年的文書檔案整理工作沒有專門的整理場所，這給檔案整理、保管、利用等一系列工作帶來了極大的不便。還有檔案柜、密集架等設備問題，仍存在不符合存檔要求，甚至滿足不了所需的情況。

4 提高文書檔案管理水平的對策

1）提高檔案專業(yè)知識技能。文書檔案工作是一項專業(yè)性比較強的工作，單位應設置專職檔案工作人員，可以直接安排高校檔案專業(yè)畢業(yè)生，也可以專門培養(yǎng)此類人才，務必使其掌握較強的檔案專業(yè)知識。提高文書檔案專職人員的專業(yè)素養(yǎng)，首先要熟悉《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，其次要熟練掌握文書檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等專業(yè)的檔案知識及操作技能。對于文書檔案工作人員專業(yè)知識及技能的提升，可以通過營造氛圍加大普法力度、“老帶新”加強業(yè)務知識傳承、參加檔案局考試或培訓等方式，循序漸進地做好文書檔案專職人員的培養(yǎng)工作。

2）規(guī)范化流程。目前，機關、團體、企事業(yè)單位文書檔案管理流程普遍存在不規(guī)范現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在文書檔案歸檔不及時、文書檔案交接隨意性、文書檔案內(nèi)容不完整等等，極大地影響了文書檔案管理質(zhì)量和效率，因此，要切實規(guī)范文書檔案管理流程，實行全流程規(guī)范化管理。一方面，要規(guī)范文書檔案收集。明確文書檔案收集范圍、保管期限，文書檔案歸檔標準等；另一方面，要規(guī)范文書檔案整理。嚴格按照文書檔案形成時間、內(nèi)在聯(lián)系等因素，做好文書檔案規(guī)范整理，確保頁碼編制不漏號、不空號。此外，要規(guī)范文書檔案借閱、歸還等利用流程，嚴格履行檔案利用手續(xù)，確保檔案保密和安全。

3）采取信息化管理模式，建立規(guī)范的信息化系統(tǒng)。當前文書檔案的信息化建設中存在著一系列的問題，這嚴重影響了文件和文件管理的標準化。因此，為了確保文件和檔案的標準化管理，有必要建立一套標準化的、可靠的文件和檔案信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以為基于標準信息系統(tǒng)的文件和檔案信息的創(chuàng)建提供強有力的支持。同時，在文件和檔案管理中，應使計算機、掃描器、打印機和其他基于信息的設備標準化，讓這些信息化硬件設施能夠充分發(fā)揮出服務性能，有效提升文書檔案的規(guī)范化管理水平。此外，還應適當增加文書檔案的信息化軟硬件投入，采用先進的數(shù)字化技術來革新傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，真正做到在線同步接收、同步歸檔，以此保證文書檔案資料的完整性、準確性和安全性，有效提升文書檔案管理的實效性。

4）加大對檔案管理人員專業(yè)培訓的力度。做好檔案保密工作，加大對檔案管理人員專業(yè)培訓力度是必不可少的。提高檔案管理人員的專業(yè)水平，應對信息化時期檔案保密工作所面臨的挑戰(zhàn)，主要形式如下：一是經(jīng)驗交流會，定期召開經(jīng)驗交流會，通過經(jīng)驗分享及交流，為檔案管理人員的保密管理經(jīng)驗，提高檔案管理人員檔案管理能力。二是以教育片形式，讓檔案管理人員了解新時期檔案保密工作的負責形式，同時還應向檔案管理人員宣傳檔案泄密的危害。三是定期對檔案管理人員進行專業(yè)知識、信息系統(tǒng)技術等方面的培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務技能，同時也能使檔案管理人員具備信息化檔案保密技術。

5 結束語

總之，在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過程中，通過采用標準化的文書檔案管理戰(zhàn)略，改進各機構的文書檔案管理，對于建立一個優(yōu)秀的文書檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一文書檔案管理至關重要。采用信息管理和統(tǒng)一信息系統(tǒng)、組織檔案管理人員進行規(guī)范化培訓，以此保證文書檔案管理的規(guī)范化，能夠有效提升事業(yè)單位文書檔案資料的利用效率，逐步推動事業(yè)單位更加健康、穩(wěn)定的發(fā)展。