組織有效性在項(xiàng)目管理中的運(yùn)用概述

(泰國(guó)商會(huì)大學(xué) 曼谷 10700)

項(xiàng)目作為一種一次性和獨(dú)特性的社會(huì)活動(dòng)，而普遍存在于我們?nèi)祟惿鐣?huì)的各項(xiàng)活動(dòng)之中，也因此賦予項(xiàng)目管理極具普遍性的特點(diǎn)。項(xiàng)目管理的理念誕生不久，作為一種行之有效的管理方法和思想，越來(lái)越多的被企業(yè)應(yīng)用于日?；顒?dòng)之中。而項(xiàng)目管理作為一種擁有高度目的性的活動(dòng)，對(duì)于項(xiàng)目目標(biāo)的完成進(jìn)度和完成狀態(tài)十分重視。評(píng)價(jià)指標(biāo)除了績(jī)效評(píng)價(jià)，組織有效性也可作為項(xiàng)目目標(biāo)完成好壞的評(píng)價(jià)依據(jù)，為優(yōu)化項(xiàng)目管理提供材料。組織在項(xiàng)目管理中的重要性也更加明顯。

人的群體活動(dòng)必然會(huì)形成相應(yīng)規(guī)模的組織，人們依托于組織獲取更好的成長(zhǎng)和發(fā)展機(jī)會(huì)，并進(jìn)一步提升自我認(rèn)識(shí)，了解社會(huì)，融入周邊環(huán)境與社會(huì)、自然和諧相處，合理使用資源創(chuàng)造相應(yīng)的財(cái)富和價(jià)值。組織對(duì)于人們活動(dòng)的重要性不言而喻，為避免不必要的資源浪費(fèi)，創(chuàng)造更大的價(jià)值，人們需要全力達(dá)成活動(dòng)的目的，也就是項(xiàng)目目標(biāo)。因此，提高項(xiàng)目組織有效性具有非常重要的意義，組織的有效性也成為了衡量項(xiàng)目目標(biāo)的成功與否關(guān)鍵依據(jù)。

一、組織有效性的概念

組織的有效性理論，從某種意義上講，也是一種衡量組織效能的理論。德魯克提出組織有效性是指選擇適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)并實(shí)現(xiàn)的能力,就是去做正確事的能力,因此組織有效性包括兩方面:一是所設(shè)定目標(biāo)必須適當(dāng);二是目標(biāo)必須實(shí)現(xiàn)。

在不同的時(shí)期，對(duì)組織的有效性也有不同的理解，從20世紀(jì)初組織理論誕生以來(lái)，先后經(jīng)歷了古典組織理論、行為科學(xué)組織理論和現(xiàn)代組織理論三個(gè)階段。

(一)古典組織有效性觀點(diǎn)。古典組織理論包括泰勒等人創(chuàng)立的科學(xué)管理理論、法約爾的一般行政管理理論和微博的官僚組織理論，他們認(rèn)為組織效率是衡量組織有效性的唯一標(biāo)準(zhǔn)，滿足組織的單一目標(biāo)或職能，組織的部分或者整體設(shè)計(jì)都應(yīng)該以獲取最大效率為原則。顯然，這是不科學(xué)的，不全面的，只追求效率而嚴(yán)重忽視了組織的其他價(jià)值，對(duì)人的價(jià)值的理解只停留在“經(jīng)紀(jì)人”層面，認(rèn)為人是組織這臺(tái)機(jī)器上的一個(gè)零件，忽視人所具有的“社會(huì)人”屬性。

(二)行為科學(xué)組織理論有效性觀點(diǎn)。行為科學(xué)組織理論繼承了古典組織理論的效率觀，同時(shí)彌補(bǔ)了忽視人的“社會(huì)人”屬性這一不足之處，認(rèn)為通過(guò)改善人際關(guān)系可以提高組織效率，先后產(chǎn)生了一系列理論流派，主要有人際關(guān)系學(xué)派、均衡論和決策論等。行為科學(xué)組織理論的出現(xiàn)，開(kāi)始重視人際關(guān)系在提高組織效率上發(fā)揮的作用，明確提出組織也是一個(gè)社會(huì)系統(tǒng)，而不再是單一的經(jīng)濟(jì)-技術(shù)系統(tǒng)，豐富了評(píng)價(jià)體系的有效性。

(三)現(xiàn)代的組織有效性觀點(diǎn)。現(xiàn)代組織理論的學(xué)者，如帕森斯認(rèn)為衡量一個(gè)組織有效性的指標(biāo)是：能否達(dá)成預(yù)定的目標(biāo)，能否適應(yīng)外環(huán)境的變化并適時(shí)作出必要的調(diào)整，能否發(fā)揮各層次各部門的整合作用，能否維護(hù)組織的基本形式與架構(gòu)而不作出過(guò)大的改變。貝尼斯及其他一些世界著名學(xué)者的觀點(diǎn)更具有權(quán)威性。他們指出，當(dāng)今組織面臨的主要挑戰(zhàn)是要能夠?qū)ψ兓臈l件作出反應(yīng)并具有適應(yīng)外界壓力的能力，組織的關(guān)鍵是能適應(yīng)環(huán)境的變化，在變化的環(huán)境中生存發(fā)展。

二、組織有效性的判定標(biāo)準(zhǔn)

有效性的判定標(biāo)準(zhǔn)是一個(gè)主要問(wèn)題，過(guò)去一直延用以下判定標(biāo)準(zhǔn)：

1.方向：確定的項(xiàng)目目標(biāo)；合適的管理組織結(jié)構(gòu)。評(píng)判方法或標(biāo)準(zhǔn)是：項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)到的程度和水平。

2.分權(quán)：選用合適的組織管理結(jié)構(gòu)，劃分權(quán)力的等級(jí)和范圍，管理者對(duì)其職權(quán)范圍內(nèi)的事負(fù)全責(zé).即具有絕對(duì)權(quán)威。這一點(diǎn)的評(píng)判方法或標(biāo)準(zhǔn)是：(管理者)被委派的權(quán)力，以及是否得到下屬的認(rèn)可和上司的足夠支持。

3.責(zé)任：清楚地界定個(gè)體的責(zé)任，不留缺口，不出現(xiàn)重疊。衡量標(biāo)準(zhǔn)或方法是：司對(duì)達(dá)到目標(biāo)所需完成的各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)情況的判斷。

4.控制：根據(jù)目標(biāo)和標(biāo)淮對(duì)工作績(jī)效進(jìn)行監(jiān)測(cè)。衡量標(biāo)準(zhǔn)或方法是：與任務(wù)相關(guān)的指標(biāo)，如資源利用情況、服務(wù)質(zhì)量等，還可以包括態(tài)度和道德水準(zhǔn)。

5.效益：資源的最佳利用以及用最小成本達(dá)到頂計(jì)產(chǎn)出是投人產(chǎn)出比。

6.協(xié)調(diào)：統(tǒng)一協(xié)調(diào)企業(yè)各不同部門行動(dòng)，衡量標(biāo)準(zhǔn)和方法是：不同部門之間的互補(bǔ)關(guān)系，一項(xiàng)行動(dòng)在整個(gè)流程中受阻的程度等。

7.適應(yīng)性：對(duì)環(huán)境變化的反應(yīng)能力、解決問(wèn)題的能力和創(chuàng)新能力。衡量標(biāo)準(zhǔn)或方法是：獨(dú)創(chuàng)性地解決問(wèn)題或逐步改善現(xiàn)狀的能力等。

8.社會(huì)系統(tǒng)和個(gè)人期望：保持必要的社會(huì)系統(tǒng)和社會(huì)聯(lián)系，以及滿足員工的多樣化需求，以便獲得人們的承諾。衡量標(biāo)準(zhǔn)或方法是評(píng)價(jià)報(bào)告、民意調(diào)查、曠工率、職員流動(dòng)更新率等。

三、評(píng)價(jià)方法

組織有效性的評(píng)價(jià)是獲得組織有效性信息，建立組織有效性管理體系的基礎(chǔ)。但是組織有效性取決于許多方面，很難進(jìn)行全面的評(píng)價(jià)。目前主要有目標(biāo)評(píng)價(jià)法、系統(tǒng)資源方法和內(nèi)部過(guò)程評(píng)價(jià)法。

(一)目標(biāo)評(píng)價(jià)法。在目標(biāo)評(píng)價(jià)法中，組織有效定義為組織完成其目標(biāo)的能力；由于組織目標(biāo)通常是多重性的，并且會(huì)存在相互沖突的目標(biāo)，因此，有效性指標(biāo)一般不是單一的，而是一組指標(biāo)；主要的問(wèn)題在于指標(biāo)的多重性和完成目標(biāo)的主觀性。

(二)系統(tǒng)資源評(píng)價(jià)法。在系統(tǒng)資源評(píng)價(jià)法中，組織有效性從資源獲取的角度出發(fā)，評(píng)價(jià)能否有效的為組織開(kāi)發(fā)環(huán)境，取得有價(jià)值的資源。系統(tǒng)資源有效性的指標(biāo)一般包括5個(gè)方面：獲取系統(tǒng)環(huán)境中有價(jià)值的資源的能力、討價(jià)還價(jià)的能力、系統(tǒng)決策者覺(jué)察和準(zhǔn)確解釋外部環(huán)境真實(shí)特點(diǎn)的能力、維持組織內(nèi)部日常活動(dòng)的能力、組織對(duì)環(huán)境變化做出反應(yīng)的能力。

(三)內(nèi)部過(guò)程評(píng)價(jià)法。在內(nèi)部過(guò)程評(píng)價(jià)法中，組織有效性考慮的是內(nèi)部組織健康和效率。一個(gè)有效的組織具有平滑的內(nèi)部過(guò)程。這里，一個(gè)有效組織的指標(biāo)類包括，組織的文化氛圍，團(tuán)隊(duì)精神和合作程度，組織內(nèi)部的信心、信任和溝通，決策靠近信息源，橫縱向的溝通、資料，知識(shí)的共享，對(duì)管理者激勵(lì)機(jī)制，組織及其各部分間的相互作用等。

(四)利益相關(guān)者評(píng)價(jià)法。利益相關(guān)者評(píng)價(jià)法主要是通過(guò)組織的利益相關(guān)者的滿意度來(lái)評(píng)價(jià)。利益相關(guān)者包括股東、債權(quán)人、顧客、供應(yīng)商、雇員和社區(qū)等。每個(gè)利益相關(guān)集團(tuán)因其在組織中的利益不同，所以都有各自不同的有效性標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)價(jià)組織如何面對(duì)各個(gè)利益集團(tuán)而行動(dòng)，為組織提供一個(gè)全面的評(píng)價(jià)。

四、結(jié)論

現(xiàn)代社會(huì)伴隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的管理也在不停地變化，不變的是追求更高的效率。有效的管理能更好的實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)，創(chuàng)造價(jià)值，取得經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙贏。提高項(xiàng)目組織管理的有效性,具有非常重要的意義。企業(yè)在項(xiàng)目管理的相關(guān)活動(dòng)中，利用組織有效性這一工具，積極營(yíng)造和諧有效的管理氛圍，選擇行之有效的管理方式，發(fā)散思維，努力創(chuàng)新，搭建更高效的管理平臺(tái)，完善和優(yōu)化項(xiàng)目管理。