強(qiáng)化保密意識(shí)加強(qiáng)檔案管理

王志華

摘 要：檔案工作人員自身要具有較強(qiáng)的保密意識(shí)，并充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，這樣才能保護(hù)企業(yè)的利益，保護(hù)國(guó)家的安全。本文就如何強(qiáng)化保密意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作展開了多角度的分析，并提出了幾點(diǎn)建議，希望可以為提升檔案管理工作質(zhì)量和水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息安全;保密;檔案管理

一、強(qiáng)化保密意識(shí)的重要性

保密一般指的是國(guó)家秘密，事關(guān)國(guó)家安危的文件檔案都需要進(jìn)行保密處理，這樣才能保證社會(huì)穩(wěn)定的發(fā)展。對(duì)于國(guó)家秘密被分為各行各業(yè)很多種類型，按重要程度可劃分為三個(gè)級(jí)別，分別為絕密、機(jī)密和秘密。保護(hù)國(guó)家秘密目前已經(jīng)成為了當(dāng)今信息時(shí)代下，各個(gè)國(guó)家所要面臨的一大問題，當(dāng)然也是每個(gè)國(guó)家發(fā)展首先需要迫切解決的問題，特別是對(duì)于發(fā)達(dá)國(guó)家來(lái)說(shuō)，更為重要。在我國(guó)長(zhǎng)期革命發(fā)展經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，保密就是保國(guó)家、保發(fā)展、保生存，它涉及到國(guó)家的方方面面。并且隨著我國(guó)的不斷發(fā)展與強(qiáng)大，保密工作也隨之迎來(lái)了巨大挑戰(zhàn)和發(fā)展中的困難，這便也凸顯出了強(qiáng)化保密意識(shí)的重要性。

二、加強(qiáng)檔案管理的重要性

管理人員和工作人員若想切實(shí)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)國(guó)家發(fā)展，就必須要充分利用檔案管理來(lái)做好資源的戰(zhàn)略規(guī)劃以及整合方面的工作。有效開展檔案管理工作，首先要認(rèn)識(shí)到檔案的法律效應(yīng)，并使檔案中的信息具有客觀性、真實(shí)性，使人們?cè)谑褂闷渲械男畔r(shí)具有一定的說(shuō)服力。進(jìn)行檔案管理在一定程度上能夠避免檔案丟失以及損益被篡改等情況的發(fā)生，因其中所記錄的相關(guān)信息本身具有較強(qiáng)的真實(shí)性，幾乎涵蓋整個(gè)企業(yè)或國(guó)家的活動(dòng)，所以做好檔案工作是非常重要的。

三、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識(shí)薄弱，保密意識(shí)偏低

檔案管理目前已經(jīng)制定了比較系統(tǒng)化的規(guī)章制度，但是其落實(shí)卻不是十分的到位，其主要原因在于檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱，并沒有給予此方面工作足夠的重視。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前一些企業(yè)中，設(shè)置的專職檔案管理人員數(shù)量存在不足的現(xiàn)象，同時(shí)所利用的檔案管理軟件與硬件設(shè)施方面也存在著嚴(yán)重的滯后現(xiàn)象，并也為投入充足的資金教育完善與改進(jìn)。這些都在一定程度上影響了檔案管理工作，使檔案管理工作處于被動(dòng)的狀態(tài)，一時(shí)間無(wú)法全面做好檔案的整理與存儲(chǔ)工作，致使檔案管理水平得不到有效的提升。

2.檔案管理內(nèi)容多，管理效率較低

隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)目前被應(yīng)用于檔案管理工作中，改變了原本檔案管理工作模式，使之朝向現(xiàn)代化角度發(fā)展，顯著提升了工作水平和效率。但是這種信息化管理模式需要大量資金的投入與環(huán)境的建設(shè)，并且還要根據(jù)時(shí)代發(fā)展不斷的完善與更新，這使得如果信息設(shè)備得不到及時(shí)更新，那么檔案管理效率也將會(huì)隨之下降，使管理工作回歸到傳統(tǒng)的狀態(tài)。同時(shí)，如果檔案設(shè)施相對(duì)落后，也不利于檔案信息與數(shù)據(jù)的搜集、整理、保管以及日后的使用，這便也造成了管理效率的低下。

3.管理隊(duì)伍綜合能力不足

目前情況看來(lái)，檔案管理人員配備數(shù)量存在不足的現(xiàn)象，并且一人身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作投入的時(shí)間和精力比較有限。在這種情況下，檔案管理人員日常接受資料就只能暫時(shí)存放到檔案盒中，無(wú)法在第一時(shí)間之內(nèi)進(jìn)行整理和歸檔，并且檔案人員通常會(huì)將資料進(jìn)行集中處理，然后再進(jìn)行編號(hào)、歸檔與裝訂，這使得檔案利用率降低。另外，檔案管理人員業(yè)務(wù)能力之間存在差異性，這使得他們接受專業(yè)知識(shí)更新速度各不相同，一些專業(yè)領(lǐng)域的新標(biāo)準(zhǔn)、新要求等都無(wú)法及時(shí)得到應(yīng)用，進(jìn)而使得檔案管理水平不佳，也得不到進(jìn)一步的發(fā)展。

四、強(qiáng)化保密意識(shí)加強(qiáng)檔案管理工作水平的策略

1.做好保密工作，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

檔案中存放著大量的重要信息資料，因而為了保證檔案中的信息資料不被濫用或私自挪用，就應(yīng)建立健全保密組織機(jī)構(gòu)，做好保密工作，使之檔案得到良好的管理。在這期間需要設(shè)立保密專職人員，并還應(yīng)明確職責(zé)，最好還要設(shè)立定期、季度以及年度考核機(jī)制，對(duì)管理工作質(zhì)量給予檢驗(yàn)。同時(shí)，管理人員還應(yīng)具備良好的保密法律法規(guī)知識(shí)，掌握保密知識(shí)技能，具有一定的管理能力，這樣才能不斷加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量和水平。

2.強(qiáng)化保密意識(shí)

檔案管理人員以及所屬單位都應(yīng)在政治和戰(zhàn)略的高度上認(rèn)識(shí)保密工作的重要性，真正懂得保密關(guān)系到單位以及國(guó)家安危，關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的存亡，一個(gè)國(guó)家的發(fā)展，最終會(huì)關(guān)系到人民的切身利益。首先，檔案所屬單位要樹立起自身的正確工作理念，明確相關(guān)法律，定期組織人員參加檔案管理保密會(huì)議，談?wù)摍n案管理中的不足以及需要改進(jìn)之處，使相關(guān)人員將檔案管理工作重視起來(lái)，在不斷的熏陶下強(qiáng)化保密意識(shí);其次，對(duì)于檔案人員的錄用要在其根源控制好專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，使之在入崗前就具備較強(qiáng)的保密意識(shí)。

3.培養(yǎng)并提升管理隊(duì)伍素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的工作，所以若想提高檔案管理水平和效率，培養(yǎng)管理隊(duì)伍素質(zhì)是必要手段之一。那么，相關(guān)單位就可以為檔案人員提供培訓(xùn)，使他們能夠明確檔案管理的重要性，然后在工作中能夠端正態(tài)度。同時(shí)，還可以組織檔案知識(shí)技能比賽，帶有獎(jiǎng)勵(lì)制，這樣一方面會(huì)激發(fā)工作人員的工作積極性，另一方面又可以提升自身的知識(shí)水平。在新時(shí)代下，檔案管理人員還應(yīng)熟練掌握先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理上的不足。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理屬于一個(gè)企業(yè)、一個(gè)國(guó)家基礎(chǔ)性的重要組成部分，只有將檔案管理做好，才能為企業(yè)和國(guó)家的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并將檔案自身的作用充分的發(fā)揮出來(lái)，體現(xiàn)自身在社會(huì)發(fā)展中的價(jià)值。因此，在加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量和水平時(shí)，也需要強(qiáng)化保密意識(shí)，切實(shí)的提高檔案管理效率，從而為企業(yè)、國(guó)家更好發(fā)展做好充足的準(zhǔn)備。

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