淺談行政綜合領(lǐng)域的預(yù)算管理和成本管控
——以電信企業(yè)為例

劉詩(shī)凡

（中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)天津有限公司 天津 300308）

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)于企業(yè)而言，所面臨的生存環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜，國(guó)家持續(xù)關(guān)注并督促電信企業(yè)進(jìn)一步落實(shí)“提速降費(fèi)”，同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)持續(xù)加劇，電信企業(yè)的利潤(rùn)空間逐步壓縮，5G商用牌照的發(fā)放帶來(lái)了新一輪的科技革命，標(biāo)志著萬(wàn)物互聯(lián)的時(shí)代即將到來(lái)，這對(duì)電信企業(yè)來(lái)說(shuō)，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。近年來(lái)，通信公司的運(yùn)營(yíng)收入上漲乏力，5G網(wǎng)絡(luò)又具有投資大、運(yùn)營(yíng)成本高的特點(diǎn)，2020年將面臨更為嚴(yán)峻的經(jīng)營(yíng)形勢(shì)，某通信公司下屬子公司圍繞集團(tuán)公司“大連接”、“四輪驅(qū)動(dòng)”融合發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，充分發(fā)揮全面預(yù)算管理對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)落地的保障作用及對(duì)資源配置的引導(dǎo)作用，統(tǒng)籌企業(yè)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的投資、成本、折扣資源，以精細(xì)管理促資源協(xié)同。在資源向網(wǎng)絡(luò)、市場(chǎng)領(lǐng)域傾斜的情況下，需重視對(duì)行政綜合領(lǐng)域的成本管控，以預(yù)算管理為抓手，深入推進(jìn)業(yè)財(cái)融合，助力公司實(shí)現(xiàn)整體轉(zhuǎn)型發(fā)展。

一、全面預(yù)算管理在行政綜合領(lǐng)域的應(yīng)用與發(fā)展

（一）全面預(yù)算管理的應(yīng)用與發(fā)展概況

1.初期啟用（2000年至2009年）：該階段主要是數(shù)據(jù)表格預(yù)算管理模式，編制審核預(yù)算基本以歷年的實(shí)際成本作為參考、總額控制為主，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員大都認(rèn)為編制預(yù)算屬于財(cái)務(wù)人員的工作，并無(wú)預(yù)算管理的理念。

2.信息化應(yīng)用（2010年至2014年）：2010年全面預(yù)算管理系統(tǒng)和報(bào)賬系統(tǒng)先后上線應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了全面預(yù)算、報(bào)賬、合同、ERP（企業(yè)資源管理系統(tǒng)）的數(shù)據(jù)互通功能，該階段全面預(yù)算管理制度和信息化系統(tǒng)逐步建立與完善，預(yù)算的編制、執(zhí)行、調(diào)整均通過(guò)系統(tǒng)完成，全面預(yù)算管理的理念逐漸確立。

3.成熟發(fā)展時(shí)期（2015年至今）：2015年開(kāi)始采用費(fèi)用標(biāo)桿管理和剛性預(yù)算管控的預(yù)算核定方法，同時(shí)對(duì)部分項(xiàng)目采取集中歸口管理模式，專業(yè)部門(mén)此時(shí)參與到了財(cái)務(wù)部門(mén)的預(yù)算核定工作過(guò)程中。隨著對(duì)預(yù)算編制質(zhì)量與要求的不斷提高，業(yè)務(wù)部門(mén)要結(jié)合業(yè)務(wù)開(kāi)展情況和工作計(jì)劃向管理層詳細(xì)陳述預(yù)算編制情況，全面預(yù)算真正開(kāi)始向全員參與轉(zhuǎn)變。

（二）行政綜合領(lǐng)域的全面預(yù)算管理模式與方法

行政綜合工作由房屋管理、車(chē)輛管理、后勤管理、綜合行政管理四部分工作組成，各部分工作既具有專業(yè)獨(dú)立性又相互聯(lián)系。

1.年度預(yù)算編制

（1）預(yù)算編制步驟：首先由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員結(jié)合業(yè)務(wù)開(kāi)展情況和工作規(guī)劃從項(xiàng)目實(shí)施的必要性、服務(wù)內(nèi)容、項(xiàng)目預(yù)算測(cè)算說(shuō)明、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃四方面詳細(xì)編制項(xiàng)目總體預(yù)算，在編制過(guò)程中同時(shí)要以專業(yè)歸口部門(mén)的角色審核各分公司報(bào)送的綜合條線預(yù)算情況，根據(jù)需求適時(shí)調(diào)整相關(guān)項(xiàng)目預(yù)算編制數(shù)據(jù)，匯總形成部門(mén)總體預(yù)算編制情況初稿；初稿報(bào)送至財(cái)務(wù)部門(mén)后，財(cái)務(wù)部門(mén)將各二級(jí)單位編制的項(xiàng)目預(yù)算匯總，按線條和成本類型審核總體預(yù)算，并根據(jù)集團(tuán)公司下達(dá)的管控指標(biāo)或其他剛性成本管控要求逐類審核預(yù)算；業(yè)務(wù)部門(mén)依據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的初核結(jié)果調(diào)整相關(guān)項(xiàng)目預(yù)算編制數(shù)，形成對(duì)各分公司行政綜合條線預(yù)算的核定數(shù)。

（2）具體項(xiàng)目預(yù)算編制方法：由于項(xiàng)目眾多，此處不一一列舉，可歸為兩種編制方法，一種是根據(jù)業(yè)務(wù)量、單價(jià)測(cè)算編制，一種是參考?xì)v年發(fā)生數(shù)測(cè)算編制（此種方法多見(jiàn)于需求導(dǎo)向的預(yù)估費(fèi)用）。同一項(xiàng)目的當(dāng)年預(yù)算編制數(shù)要與上年完成數(shù)進(jìn)行對(duì)比，說(shuō)明增減變動(dòng)原因。

（3）預(yù)算陳述方向：明確為達(dá)到預(yù)算目標(biāo)計(jì)劃開(kāi)展的降本增效舉措，成為近幾年預(yù)算陳述工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

回顧從2013年開(kāi)始的專業(yè)歸口預(yù)算管理工作，六年時(shí)間里充分發(fā)揮了資源集中的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了提高工作效率、有效管控成本的目標(biāo)。為配合目前分公司利潤(rùn)中心轉(zhuǎn)型工作的部署，實(shí)現(xiàn)責(zé)權(quán)利的統(tǒng)一，就要打破以往集中歸口管理預(yù)算的模式，業(yè)務(wù)和資源要一并下沉至分公司，才能賦予分公司更大的自主權(quán)，其本質(zhì)是授權(quán)、放權(quán)，但需要好的文化引導(dǎo)和監(jiān)督機(jī)制，否則容易導(dǎo)致管理的失控。預(yù)算下沉僅是推進(jìn)利潤(rùn)中心轉(zhuǎn)型工作的第一步，后續(xù)的業(yè)務(wù)模式將發(fā)生很大變化，需要全員統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、形成共識(shí)，破除本位主義思想，財(cái)務(wù)部門(mén)、專業(yè)部門(mén)要給予分公司更多的指導(dǎo)、支撐，才能順利實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。

2.日常預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控與調(diào)整、分析

（1）經(jīng)審批通過(guò)的部門(mén)總體預(yù)算正式下達(dá)后，業(yè)務(wù)部門(mén)按月監(jiān)控預(yù)算完成情況并逐項(xiàng)分析原因，對(duì)于累計(jì)完成與時(shí)間進(jìn)度差異較大的予以重點(diǎn)關(guān)注并說(shuō)明。年中財(cái)務(wù)部門(mén)安排一次中期預(yù)算調(diào)整，業(yè)務(wù)部門(mén)可根據(jù)業(yè)務(wù)工作的變化申請(qǐng)調(diào)整年度預(yù)算，但必須提供詳細(xì)的、足以支撐調(diào)整的依據(jù)，否則一般不予增加。

（2）為實(shí)現(xiàn)預(yù)算的精細(xì)化管理，預(yù)算管理要與職責(zé)劃分掛鉤，對(duì)預(yù)算的控制按照各個(gè)職能、科室、責(zé)任人進(jìn)行落實(shí)，確保業(yè)務(wù)不偏離預(yù)算安排，盡量杜絕特殊化的費(fèi)用支出項(xiàng)目。

二、行政綜合領(lǐng)域的成本管控

（一）行政綜合類成本管控的重要性

行政綜合類成本是企業(yè)管理成本的必然組成部分，它的存在可以有效的保證企業(yè)的管理和各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)順利進(jìn)行，它會(huì)隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大而增大，通過(guò)對(duì)該類成本的管控，可以有效提高企業(yè)盈利情況和提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，將節(jié)省下來(lái)的成本重新進(jìn)行合理分配利用，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。

（二）行政綜合類成本管控的指導(dǎo)思想

1.普及成本管控理念，提高全員的成本管控意識(shí)。通過(guò)多種形式進(jìn)行成本管控理念的宣傳，可以是節(jié)約能源的倡議，也可以是明確的降本增效工作要求。由于行政綜合類成本與每個(gè)員工都息息相關(guān)，只有全員都參與進(jìn)來(lái)，才能促進(jìn)成本管控工作的有效開(kāi)展。

2.建立事前計(jì)劃、事中控制、事后分析的成本管控機(jī)制，保證成本控制的科學(xué)化和合理化。

（三）行政綜合類成本管控的重要舉措

1.在重點(diǎn)保證市場(chǎng)營(yíng)銷資源需求、滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開(kāi)展的前提下，對(duì)日常辦公相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行細(xì)化管理和差異化資源配置。

將(1)(2)兩式做差，得±2(ai+1-ai) ≡ 0 (mod 10)，由于ai,ai+1都是一位數(shù)，并且ai ≠ ai+1，從而上式等價(jià)于ai+1-ai = ±5．綜上，兩個(gè)相鄰數(shù)字ai和ai+1 (ai≠ai+1)的對(duì)換錯(cuò)誤能被發(fā)現(xiàn)的充要條件是：|ai-ai+1|≠ 5．

（1）辦公用品耗材費(fèi)：根據(jù)各部門(mén)人員構(gòu)成及工作內(nèi)容，核定分配辦公用品及耗材年度費(fèi)用，對(duì)預(yù)算進(jìn)行二次分配，各部門(mén)依據(jù)分配的額度統(tǒng)籌安排申領(lǐng)使用；辦公用品及耗材的申領(lǐng)依托內(nèi)部電商平臺(tái)完成，嚴(yán)格按照同類型物資選價(jià)格最優(yōu)、同品牌型號(hào)選價(jià)格最優(yōu)的原則進(jìn)行選取，嚴(yán)禁個(gè)性化需求；對(duì)諸如刀、尺、壁紙刀、訂書(shū)器、計(jì)算器、記號(hào)筆等可共用的物品提倡在辦公區(qū)內(nèi)共享，堅(jiān)持按需領(lǐng)取，嚴(yán)禁按人發(fā)放；進(jìn)一步推進(jìn)雙面打印及無(wú)紙化辦公，減少?gòu)?fù)印紙的使用；嚴(yán)格審批電池、接線板的申請(qǐng)數(shù)量；對(duì)消耗量較大的簽字筆采取更換筆芯的方式解決。通過(guò)近三年的成本管控，辦公用品耗材費(fèi)累計(jì)降幅達(dá)50%。

（2）日常搬運(yùn)費(fèi)：建立搬運(yùn)服務(wù)的前置申請(qǐng)審批、過(guò)程留痕、事后反饋的全業(yè)務(wù)流程，確保搬運(yùn)過(guò)程的真實(shí)性及必要性，掌握搬運(yùn)工作效率。使用部門(mén)在搬運(yùn)服務(wù)申請(qǐng)中需對(duì)搬運(yùn)服務(wù)的時(shí)間、區(qū)域、搬運(yùn)物品、服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用等進(jìn)行詳細(xì)描述估算，經(jīng)審批后方可進(jìn)行搬運(yùn)，搬運(yùn)過(guò)程中要對(duì)裝車(chē)后和搬倒前后對(duì)比情況拍照留存，對(duì)實(shí)際搬運(yùn)服務(wù)情況簽字確認(rèn)并及時(shí)反饋，作為費(fèi)用結(jié)算的依據(jù)。通過(guò)近三年的成本管控，搬運(yùn)費(fèi)累計(jì)降幅達(dá)50%。

（3）辦公類低值易耗品購(gòu)置費(fèi)：在辦公家具配置方面考慮辦公布局，符合簡(jiǎn)樸實(shí)用的要求，由專業(yè)部門(mén)先行確認(rèn)能否調(diào)劑，對(duì)于無(wú)法調(diào)劑的需求再新采購(gòu)；辦公設(shè)備配置要綜合考慮能耗低、維修便利、后期耗材經(jīng)濟(jì)等因素，依托內(nèi)部電商平臺(tái)采購(gòu)的辦公設(shè)備原則上按照滿足配置需求同一型號(hào)選擇價(jià)格最優(yōu)商品。

2.以信息化手段建設(shè)為重要抓手，實(shí)現(xiàn)公務(wù)用車(chē)的規(guī)范管理和營(yíng)業(yè)廳電費(fèi)常態(tài)化監(jiān)控。

（1）通過(guò)“路尚政企車(chē)隊(duì)管理平臺(tái)”實(shí)現(xiàn)車(chē)輛的調(diào)度和監(jiān)控一體化管理，定期發(fā)布車(chē)輛運(yùn)行情況通報(bào)（包含車(chē)輛運(yùn)行及效率、車(chē)輛燃油效率、節(jié)假日車(chē)輛運(yùn)行、基礎(chǔ)管理工作情況），促進(jìn)車(chē)輛規(guī)范化管理和資源利用率的提高，加強(qiáng)對(duì)車(chē)輛運(yùn)行費(fèi)用的審核和專項(xiàng)檢查力度，嚴(yán)格落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定精神、做實(shí)嵌入式廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控。通過(guò)近三年的成本管控，車(chē)輛運(yùn)行費(fèi)累計(jì)降幅達(dá)24%。

（2）依托營(yíng)業(yè)廳電費(fèi)稽核系統(tǒng)，對(duì)營(yíng)業(yè)廳信息、電費(fèi)報(bào)賬信息以及電費(fèi)協(xié)議等一致性、營(yíng)業(yè)廳電費(fèi)費(fèi)用合理性開(kāi)展集中稽核與異動(dòng)監(jiān)控，可實(shí)現(xiàn)同渠道用電量的異動(dòng)預(yù)警、不同渠道用電量的異?；说裙δ?，并輸出相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表，提高營(yíng)業(yè)廳電費(fèi)精細(xì)化管理水平，防范風(fēng)險(xiǎn)。

三、行政綜合領(lǐng)域落實(shí)降本增效工作思路的新探索

經(jīng)過(guò)近幾年持續(xù)性的降本增效工作的開(kāi)展，行政綜合領(lǐng)域的成本已無(wú)壓降的空間，如不做出創(chuàng)新的突破性改革，則難以達(dá)成成本壓降的目標(biāo)承諾。轉(zhuǎn)變觀念、沖破思想的藩籬、樹(shù)立全局意識(shí)是開(kāi)展此項(xiàng)工作的思想基礎(chǔ)，此時(shí)的降本增效早已不是一個(gè)部門(mén)可以獨(dú)立完成的工作，管理層和各部門(mén)單位的大力配合將最終決定能否成功。

（一）統(tǒng)籌房屋資源，合理規(guī)劃辦公用房、營(yíng)業(yè)用房，減少分散性使用，提升房產(chǎn)使用效率、效益。

1.盤(pán)活房產(chǎn)資源，對(duì)于具備對(duì)外出租條件的自有房產(chǎn)，完善房產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理方案，用創(chuàng)收實(shí)現(xiàn)增效。

（二）調(diào)整物業(yè)服務(wù)人員構(gòu)成、繼續(xù)大幅減少保潔服務(wù)人員，壓降物業(yè)費(fèi)成本。

根據(jù)對(duì)物業(yè)成本構(gòu)成的分析（人工費(fèi)占比92%，保潔物料、工程物料各占比3%，其他雜項(xiàng)占比2%）可以看出，只有從占比最大的人工費(fèi)入手才是最有效的方式，可從以下兩方面入手壓降物業(yè)費(fèi)：

1.分公司120平米以下的營(yíng)業(yè)廳不再配置保潔人員，倡導(dǎo)員工樹(shù)立自力更生的勞動(dòng)意識(shí)，在觀念上進(jìn)行改造；營(yíng)業(yè)廳營(yíng)業(yè)時(shí)段內(nèi)公共區(qū)域的衛(wèi)生清潔工作適當(dāng)分配給保安人員承擔(dān)。

2.吸納公司自有員工經(jīng)培訓(xùn)取證上崗后擔(dān)任運(yùn)行支撐類崗位的工作，節(jié)省外聘人力成本，還能起到妥善安置人員，回收核心能力的作用。如該設(shè)想可實(shí)現(xiàn)，物業(yè)費(fèi)的壓降比例至少可達(dá)10%，這一創(chuàng)新性的變更舉措涉及面較廣，需要得到公司管理層的認(rèn)可和人力部門(mén)對(duì)于人員配置的支撐，同時(shí)也是對(duì)專業(yè)部門(mén)的一次挑戰(zhàn)。

無(wú)論是以上壓縮周轉(zhuǎn)房數(shù)量還是減少保潔服務(wù)人員的舉措，都可能會(huì)遇到較多的阻力，進(jìn)而影響員工滿意度，如何在為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作提供足夠的支撐保障和壓縮成本之間找到平衡點(diǎn)，似乎將成為今后工作中的難點(diǎn)，專業(yè)部門(mén)需要進(jìn)行更多大膽的設(shè)想和探索，同時(shí)也需要管理層拿出相當(dāng)?shù)钠橇?，重塑企業(yè)文化，公司的各項(xiàng)改革舉措才能落地做實(shí)。