論計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的有效運用

張鵬

【摘?要】隨著經(jīng)濟和信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機技術(shù)也得到了快速的發(fā)展，在越來越多的領(lǐng)域中，計算機技術(shù)得到了廣泛且深入的應(yīng)用，這將極大地促進社會的進步以及經(jīng)濟的發(fā)展。自動化辦公是具有綜合性特點的辦公模式，對企業(yè)經(jīng)濟效益的提升具有顯著的促進作用，受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及基層工作人員的普遍歡迎。論文主要圍繞計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的有效應(yīng)用展開了討論。

【關(guān)鍵詞】計算機;辦公室自動化;應(yīng)用

引言

為實現(xiàn)辦公自動化這一目標，合理運用計算機技術(shù)是成本最低的方式。一旦離開了計算機技術(shù)，辦公自動化將無從談起。就好比普通的建筑物，少不了鋼筋和混凝土，一旦缺少，很快會土崩瓦解。新技術(shù)的推廣應(yīng)用需要一定的時間，計算機辦公自動化并未達到事先預(yù)想的理想狀態(tài)，仍然存在不少亟待解決的問題。

1辦公自動化的涵義

1.1提升辦公效率，實現(xiàn)協(xié)同工作

就個人辦公來說，一系列的辦公軟件，比方說：Office以及Lotus等，極大程度的提升了工作的效率，各種通知、總結(jié)、報告以及文件等主要依靠書面材料的寫作不會再猶豫效率非常的低下，而非常容易出現(xiàn)歧義，導(dǎo)致辦公的過程當中出現(xiàn)不應(yīng)當出現(xiàn)的延誤。更為主要的是，群體與群體之間以及每一個個體之間，都進一步的實現(xiàn)了協(xié)同辦公。因為計算機技術(shù)的充分運用，工作的合作以及信息的接收、傳遞都可以非常的及時、精準。比方說領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢以后的辦公文件，相關(guān)的工作人員可以按照文書管控的相關(guān)規(guī)定，將文件同一時間傳輸給不同的用戶，或者向指定的用戶進行單獨傳輸，進一步的實現(xiàn)辦公文件的上情下達以及各級傳閱。

1.2節(jié)約辦公成本，實現(xiàn)無紙化公文流轉(zhuǎn)

就以往較為傳統(tǒng)的辦公工作來說，需要應(yīng)用大量的紙張來進行實施，這一定程度上浪費了材料成本。很多原本需要進行交代的事項，現(xiàn)如今自動化辦公體系都能夠易如反掌的取而代之。不僅可以進一步的實現(xiàn)對電話費用以及碳粉、墨盒、紙張等消耗材料的控制，進一步的解決了辦公費用浪費多以及成本高的問題，并且還有利于設(shè)施資源的保養(yǎng)、維護以及共享。

1.3內(nèi)部之間的溝通，增強外部與內(nèi)部的聯(lián)系

在以往的辦公環(huán)境之下，受到工作紀律以及工作場所的約束，員工之間以及部門之間極為缺少互動性的溝通。但是在實現(xiàn)了自動化辦公之后，則沖破了空間以及時間的約束，使得工作人員在不影響辦公的情況之下，能夠像面對面一樣便捷的對業(yè)務(wù)進行學(xué)習以及交流。與此同時使得全部的工作業(yè)務(wù)極為密切的聯(lián)系在一起，工作人員只需要按下一個按鈕，就能夠進一步的完成信息解析以及信息采集等密切聯(lián)系具體的工作，進而使得領(lǐng)導(dǎo)的決策以及管控更為便捷。除此之外，各個intranet互聯(lián)網(wǎng)能夠通過intranet與整個世界進行溝通，挖掘出更多的資源，聯(lián)絡(luò)合作伙伴，尋求潛在客戶。伴隨著自動化辦公的不斷推廣，越來越多的資源都將傳輸?shù)絀nternet當中，使得互聯(lián)網(wǎng)線上聯(lián)系以及交流的潛力十分龐大。

1.4企業(yè)辦公管理工作更加規(guī)范化

計算機軟件廣泛應(yīng)用于企業(yè)辦公自動化管理之中，辦公管理中的各種人為操作將得到顯著減少，各種工作的開展都將按照標準制度來實施，在計算機技術(shù)的支持下，考評系統(tǒng)也將得到有效創(chuàng)建，企業(yè)員工在工作行為意識方面將得到強化規(guī)范，各種越權(quán)行為將得到限制，企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督管理工作將得到加強，企業(yè)在運營管理中所面臨的風險也將得到降低。

2在企業(yè)辦公自動化管理中有效應(yīng)用計算機軟件的策略

2.1文字處理軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

現(xiàn)階段，企業(yè)內(nèi)部常用的辦公文字處理軟件主要包括WPS辦公軟件、Office系列辦公軟件等，其中Office系列辦公軟件在功能方面最具全面性，Office系列辦公軟件與其他文字處理軟件相比，具有更高的兼容性及操作性。WPS軟件是國內(nèi)自主研發(fā)的文字處理軟件，具有占據(jù)空間小且可以提供免費版本等優(yōu)勢，所以，WPS軟件一經(jīng)問世，就獲得了很多企業(yè)的好評與認可，得到了廣泛的應(yīng)用。在企業(yè)辦公自動化管理中，文字處理軟件的應(yīng)用具有十分重要的價值：第一，企業(yè)應(yīng)用辦公文字處理軟件，可以幫助企業(yè)員工高效開展文字編輯、打印等相關(guān)的工作;第二，現(xiàn)階段得到企業(yè)廣泛使用的文字處理軟件，普遍具有體積小、內(nèi)存占用量不大等特點，在U盤等便攜式存儲空間的幫助下，企業(yè)辦公文件可以實現(xiàn)備份和轉(zhuǎn)存。企業(yè)在計算機軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上，工作效率及工作質(zhì)量都得到了提升，為企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化管理，提供了重要的工具支持。

2.2實現(xiàn)信息處理的自動化

信息處理階段的辦公工作內(nèi)容較多且煩瑣，會耗費工作者大量的時間，以至于有限的時間被用于煩瑣的工作，抽不出太多的時間用于深度思考和科學(xué)決策。因此，信息處理方面，要想達到辦公自動化的目的，則需要堅持快速、實用、安全三個基本原則。一方面，持續(xù)更新辦公軟件，優(yōu)化辦公軟件性能。比如，市面上部分付費軟件的辦公功能十分齊全，如可實現(xiàn)批量處理圖片和文件，能夠節(jié)省不少時間。另一方面，采用信息加密制度提高信息的安全性。與此同時，隨著計算機技術(shù)的進一步發(fā)展，信息處理的人為工作量將減少。比如，辦公室人員的日常工作包括文件擬寫，在未來可利用AI智能化系統(tǒng)分析以往稿件的風格和組成部分，幾分鐘即可生成初稿，再由人工修改。就好比阿里智能文案，幾秒鐘可寫幾萬條文案。

2.3以計算機技術(shù)創(chuàng)建信息發(fā)布平臺

在企業(yè)內(nèi)部或者機關(guān)內(nèi)部創(chuàng)建一個高效的信息交流以及信息發(fā)布的平臺，比方說電子刊物、電子論壇以及電子公告等，使得企業(yè)內(nèi)部或者機關(guān)內(nèi)部的公告事項、技術(shù)交流以及規(guī)章制度等可以在單位內(nèi)部得到進一步的傳播，使得單位內(nèi)部工作人員能夠?qū)挝坏膶崟r動態(tài)進行進一步的了解。提供單位內(nèi)部工作人員的電話號碼查詢：進一步的加強單位內(nèi)部工作人員與外界以及單位的溝通;提供國家內(nèi)外有關(guān)法規(guī)以及法律查詢。公共信息服務(wù)不但可以使得單位內(nèi)部共享其余數(shù)據(jù)資源，還可以使得社會各個行業(yè)可以共享企事業(yè)單位以及政府可公開的信息，比方說企業(yè)形象宣傳以及政務(wù)公開等等。

2.4數(shù)據(jù)存儲軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

數(shù)據(jù)存儲是企業(yè)日常辦公管理的重要環(huán)節(jié)，現(xiàn)階段，企業(yè)常用的數(shù)據(jù)存儲軟件包括三大類，三類存儲方式各具優(yōu)缺點。首先是軟件存儲，其優(yōu)點是易于上手，操作過程簡便，缺點是對后續(xù)數(shù)據(jù)進行分析和查找時，存在一定的難度;其次是數(shù)據(jù)庫存儲方式，這種存儲方式有效節(jié)省了數(shù)據(jù)存儲的空間，更有利于開展數(shù)據(jù)的備份及分析工作;最后是通過云盤、文件服務(wù)器來進行存儲，這種存儲方式在分類和整理上更為簡便。不同的數(shù)據(jù)存儲軟件具有不同的特點，在不同的時間、不同的場合中，每種存儲方式所發(fā)揮的作用也是各不相同的，這就需要企業(yè)在對存儲方式進行選擇時，要根據(jù)具體的情況來進行合理的選擇，這樣才能進一步促進企業(yè)辦公自動化管理的開展。

結(jié)語

計算機與辦公自動化屬于工具與目標的關(guān)系，要想實現(xiàn)并提高辦公自動化水平，需要合理利用計算機技術(shù)和系統(tǒng)。因此，根據(jù)辦公工作內(nèi)容，可利用辦公自動化系統(tǒng)提高信息處理和傳輸?shù)乃俣群蜏蚀_度，提高判斷和決策的科學(xué)性和正確性，最終使工作者又快又好地完成工作。

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（作者單位：國網(wǎng)山東省電力公司昌邑市供電公司）