民機(jī)企業(yè)檔案庫房智能化管理對檔案信息資源開發(fā)與利用的幾點探究

王佳

摘? 要：國內(nèi)的民用飛機(jī)企業(yè)目前仍然沿用傳統(tǒng)的檔案庫房的建造設(shè)計和管理方式，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)集成化和人工智能（AI）在民用飛機(jī)上的使用和發(fā)展，民用飛機(jī)企業(yè)的檔案庫房管理也開始學(xué)習(xí)和構(gòu)想智能化的管理方式。本文從民機(jī)企業(yè)檔案庫房的現(xiàn)狀開始展開論述，重點論述民機(jī)企業(yè)檔案庫房智能化改造對檔案信息資源開發(fā)與利用的必要性和民機(jī)企業(yè)檔案庫房智能化的主要功能。

關(guān)鍵詞：民機(jī)企業(yè)? 檔案庫房? 智能化? 資源? 利用

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）10（c）-0144-03

Abstract： At present， domestic civil aircraft enterprises still use the traditional construction design and management mode of archives. With the application and development of computer network integration and artificial intelligence （AI） in civil aircraft， civil aircraft enterprises begin to learn and conceive intelligent management mode. This paper begins with the status of civil aircraft enterprise archives， focusing on the necessity of intelligent transformation discussion of civil aircraft enterprise archives repository on the development and utilization of archives information resources and the main functions of civil aircraft enterprises archives warehouse intellectualization.

Key Words： Civil aircraft enterprise; Archival Repository; Intelligentize; Resource; Exploitation

當(dāng)今民機(jī)企業(yè)檔案管理中，檔案的快速檢索利用和檔案的資源開發(fā)已成為現(xiàn)代化民機(jī)企業(yè)檔案工作需要探索和發(fā)展的新動力。檔案文件的儲存方式和管理方式由紙質(zhì)單一方式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)字化管理方式，檔案工作者的工作環(huán)境從現(xiàn)實空間轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M空間，保存檔案的手段日益趨向信息化、網(wǎng)絡(luò)化和高度集成化。國家大力發(fā)展民機(jī)企業(yè)的同時，傳統(tǒng)的檔案庫房卻跟不上快速檢索利用的資訊需求。尤其在民機(jī)企業(yè)中檔案庫房的管理止步于人工檢索的狀態(tài)。

1? 民機(jī)企業(yè)檔案庫房的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的民機(jī)企業(yè)檔案庫房管理采用人工電腦查詢，借閱，人工運輸，人工上下架等方式。以本單位民機(jī)企業(yè)的檔案庫房為例，在設(shè)計建筑圖紙時一般是設(shè)置在大樓一層且相對密閉的空間，庫房所在樓層的樓上和樓下庫房設(shè)計為大型計算器處理器或者強電，也就是在庫房附近不設(shè)計人員辦公活動的場所，而檔案辦公人員也另有辦公室辦公。陳列檔案資源較多的庫房中，采用密集架的形式存放檔案盒。當(dāng)發(fā)生檔案利用時，首先發(fā)起檔案借閱人要在檔案系統(tǒng)上進(jìn)行檔案利用的申請，其次檔案申請通過后，檔案工作人員在辦公電腦里查詢檔案存放庫房密集架的路徑，再進(jìn)入相應(yīng)庫房手工查找對應(yīng)的檔案盒。若出現(xiàn)大量且多次借閱檔案的情況，那么檔案員需要多人次、高頻率地進(jìn)出檔案庫房，檔案歸還時檔案員還將反復(fù)核對借出檔案等繁瑣而且耗時的工作。

目前階段，在民機(jī)企業(yè)當(dāng)中，檔案管理不屬于企業(yè)核心經(jīng)營和管理部門，檔案管理往往會被歸類為檔案保管的部門。因此，檔案管理部門只需要采用傳統(tǒng)手段將相關(guān)的檔案保管好就行，而并不需要采用現(xiàn)代化的手段，同時，大部分領(lǐng)導(dǎo)并沒有充分認(rèn)識到檔案資源的重要性，并不愿意進(jìn)行檔案資源的開發(fā)與利用[1]。這也是影響民機(jī)企業(yè)檔案資源開發(fā)與利用的一個關(guān)鍵因素。

2? 民機(jī)企業(yè)檔案庫房智能化改造對檔案信息資源開發(fā)與利用的必要性

2.1 有利于檔案庫房適用于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，服務(wù)百年計劃

雖然智能化檔案庫房在實際應(yīng)用中仍然存在問題，但在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)思想的驅(qū)動下，智能化檔案庫房具有高效協(xié)同運作、功能優(yōu)化拓展和服務(wù)創(chuàng)新升級的發(fā)展趨勢[2]。民機(jī)企業(yè)的檔案庫房管理為了跟上新時期檔案館的發(fā)展步伐，檔案庫房也需要更新的管理模式來進(jìn)行管理，檔案庫房安全綜合智能管理系統(tǒng)不僅應(yīng)按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2010）、《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）及《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》等有關(guān)檔案安全保護(hù)的管理技術(shù)要求設(shè)計完成，要求檔案庫房安全保護(hù)的“十防”（防盜、防火、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）要求[3]，而且應(yīng)該著眼長遠(yuǎn)，適用于50年、100年的建設(shè)計劃，未來的檔案庫房安全保護(hù)必然是由被動人工管理向智能化、人性化管理發(fā)展的，而民機(jī)企業(yè)檔案庫房還包含航圖圖紙等檔案的保管，對于檔案安全保管的要求更高。

民機(jī)企業(yè)的檔案庫房如果能實現(xiàn)人機(jī)對話或者辦公電腦智能控制，例如檔案員在辦公電腦里編輯程序，辦公電腦按照程序給檔案庫房的空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度記錄儀燈儀器儀表下達(dá)命令;辦公電腦與攝像機(jī)、煙感探頭、報警器的聯(lián)機(jī)功能，可以對檔案庫房的安全情況實行實時的、自動地檢測，從而實現(xiàn)發(fā)現(xiàn)問題反饋到辦公電腦上，或者發(fā)現(xiàn)突發(fā)問題時自動報警并且自動攝像記錄存檔。

如果能實現(xiàn)檔案庫房人機(jī)對話，那么將很大程度上提高檔案的工作效率，降低檔案信息資源利用的內(nèi)耗流程。運用人工智能的手段，將民機(jī)企業(yè)檔案的收集整理、保管維護(hù)、利用服務(wù)等工作交給計算機(jī)來完成。

2.2 有利于檔案庫房多維度發(fā)生檔案歸檔或者檔案利用

筆者通過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)在民機(jī)企業(yè)中的檔案歸檔與檔案管理的現(xiàn)狀絕大多數(shù)屬于手工操作，檔案形成部門或者是檔案移交部門收集整理需要歸檔的材料或者文件，移送檔案接收接收部門或者檔案館，由檔案員進(jìn)行審核檔案是否合規(guī)，并核對檔案的電子原文和紙質(zhì)原文是否一一對應(yīng)，然后存入檔案盒，分類，編號，蓋章，上架存儲。在查閱相關(guān)檔案之時再由檔案員進(jìn)入庫房查找檔案，將檔案下架，使用推車運出檔案的方式將相關(guān)的檔案文件取出。傳統(tǒng)的管理方式顯然落后，效率不高。而智能化檔案庫房可以多人次同時歸檔，智能化檔案庫房的計算機(jī)處理器掃描儀將檔案歸檔材料進(jìn)行掃描，對于符合要求的文件檔案進(jìn)行接收，對于不符合要求的檔案材料列出材料補齊清單。這樣省去了歸檔著錄的人工操作的繁瑣流程，節(jié)約了時間，提高產(chǎn)能，并且避免人工著錄發(fā)生的錯誤和歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)等事宜。發(fā)生檔案利用時，檔案借閱人員只需要對智能化檔案庫房的計算機(jī)處理器提出相關(guān)要求，智能化檔案庫房經(jīng)過數(shù)據(jù)篩選和借閱權(quán)限審核，檔案借閱人可直接在庫房窗口領(lǐng)取相關(guān)檔案材料。這樣，檔案庫房的計算機(jī)處理器自動識別借閱人借閱權(quán)限，免去了檔案借閱的層層審批的內(nèi)耗流程，節(jié)約了檔案查詢、查找和下架運輸?shù)臅r間，直接提高了借用的效率。智能+檔案管理的應(yīng)用場景涵蓋智能收集、智能分類、智能利用等檔案管理全業(yè)務(wù)流程，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了巨大變革。智能+檔案管理時代，業(yè)務(wù)核心在于特定場景規(guī)則的提出與相應(yīng)模型的訓(xùn)練，因此智能+檔案管理時代，需要更加專業(yè)的檔案人員[4]。

3? 民機(jī)企業(yè)檔案庫房智能化的主要功能

檔案最大的特點就是原始性和唯一性，是不可再造的資源，越是發(fā)達(dá)的國家或地區(qū)，檔案資源的利用與查詢越是高度的發(fā)達(dá)與便利。隨著檔案利用的頻度越來越高，那么民機(jī)企業(yè)的檔案庫房實現(xiàn)智能化管理，將至少實現(xiàn)兩點功能。

3.1 通過檔案信息資源的開發(fā)實現(xiàn)自助式檔案利用

通過對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行升級改造，增加智能庫房管理模塊，包括庫房基本信息的定義、庫房情況展示、實體出入庫管理、溫濕度及門禁采集信息、庫房情況統(tǒng)計等模塊，如圖1，將較為封閉的庫房變成可以在線展示的“透明”庫房[5];換句話說，通過對集成智能密集架、溫濕度采集設(shè)備、門禁、RFID 等設(shè)備的智能化升級，可實現(xiàn)遠(yuǎn)程或者無人化操控庫房管理，不僅極大地減少人力資源，庫房的基本情況也將更清晰地展現(xiàn)在數(shù)據(jù)上，表單上和系統(tǒng)中。這對傳統(tǒng)的人工出入庫工作模式也是一項全新的挑戰(zhàn)。

當(dāng)發(fā)生民機(jī)檔案利用時，借閱人在檔案信息系統(tǒng)檢索窗口檢索檔案盒存放庫房密集架的具體位置，由計算機(jī)控制密集架索取對應(yīng)的檔案盒，通過傳輸帶傳輸檔案盒到檢索窗口。借閱人可在檢索窗口獲取需要的檔案文件。檔案歸還時，借閱人可在檔案信息系統(tǒng)檢索窗口通過RFID技術(shù)對檔案盒上二維條碼以及文件進(jìn)行掃描，確認(rèn)文件完整，檔案卷（盒）完整，自動完成歸還入庫和上架。

3.2 智能化檔案庫房自動監(jiān)測管理功能

毋庸置疑，檔案的長久保存對檔案庫房的環(huán)境有較高的要求。傳統(tǒng)的檔案庫房管理模式，需要考驗檔案管理工作的顆粒度，常常受到重復(fù)和繁瑣的制約，因而效率不高，產(chǎn)出慢，周期性長，這已經(jīng)與現(xiàn)代企業(yè)要求的科技有很大差距。如何科學(xué)而又精確的管理檔案庫房，這不僅是民機(jī)企業(yè)檔案庫房的一大難題，也是傳統(tǒng)檔案庫房都普遍存在的問題。例如，市面上已經(jīng)出現(xiàn)了溫濕度主控微機(jī)負(fù)責(zé)收集各庫房溫濕度數(shù)據(jù)的溫濕度記錄儀，該儀器能夠?qū)λ占臄?shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，下達(dá)各種控制指令到各控制器，也能實時顯示、存儲各庫房溫濕度數(shù)據(jù)，還可進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、生成庫房的日報表、月報表、曲報表和打印報表等功能。如何將這樣的科技產(chǎn)品配置到檔案庫房中去，將成為民機(jī)企業(yè)應(yīng)該思考的問題[6]。

4? 結(jié)語

民機(jī)檔案庫房智能化管理的發(fā)展，需要有百年設(shè)計的宏觀理念和創(chuàng)意，不僅是停留在現(xiàn)有可實現(xiàn)的智能化檔案庫房管理模式或機(jī)制，而且還應(yīng)有超前的智能化設(shè)想和需求。現(xiàn)階段，駕乘5G時代的到來，民機(jī)檔案庫房智能化改造與管是可實現(xiàn)的發(fā)展趨勢。國內(nèi)智能化檔案庫房的應(yīng)用與發(fā)展相對于國外智能化檔案庫房的應(yīng)用與發(fā)展的起步較晚，智能化應(yīng)用率相對較低，民機(jī)企業(yè)對檔案工作重視程度不高等問題，如何在民機(jī)企業(yè)中發(fā)展智能化檔案庫房管理，如何提高對檔案庫房智能化管理的認(rèn)知和支持，目前還面臨著巨大的挑戰(zhàn)。民機(jī)企業(yè)在創(chuàng)建檔案庫房之時應(yīng)設(shè)計長遠(yuǎn)，借鑒國外智能化檔案庫房的建造模式，取長補短，發(fā)展適用于中國國情的檔案庫房。為了實現(xiàn)對檔案的智能管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)計，提高檔案管理的智能性，設(shè)計的基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化檔案管理系統(tǒng)主要包括檔案信息搜集模塊、信息集成處理模塊、智能控制模塊和人機(jī)交互模塊，采用交叉編譯進(jìn)行檔案信息的自動化加載，在總線傳輸模型中進(jìn)行檔案信息管理的交叉組網(wǎng)物聯(lián)網(wǎng)設(shè)計，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的信息調(diào)度和網(wǎng)絡(luò)傳輸，提高檔案信息的在線管理能力，在嵌入式環(huán)境下進(jìn)行智能化檔案管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)設(shè)計。本文根據(jù)本單位的具體實踐情況，對檔案庫房的智能化管理中的檔案信息資源開發(fā)與利用提出一些思路和方法。

參考文獻(xiàn)

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