財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式下各模塊期初余額錄入及對(duì)賬分析

【摘要】? 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式下，由于啟用的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)模塊較多，同時(shí)業(yè)務(wù)模式復(fù)雜，期初余額的錄入不全或者錯(cuò)誤，這將導(dǎo)致各個(gè)模塊間期初對(duì)賬不平，從而造成本期業(yè)務(wù)操作錯(cuò)誤或者期末對(duì)賬不平的影響。文章依據(jù)資金流、實(shí)物流和票據(jù)流三流運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)將期初余額的錄入分為七種情況進(jìn)行分析，并通過(guò)具體案例闡述實(shí)際業(yè)務(wù)操作的方法，從而達(dá)到期初模塊間對(duì)賬平衡。

【關(guān)鍵詞】? ?財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化;期初余額;對(duì)賬

【中圖分類號(hào)】? F232? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】? A? 【文章編號(hào)】? 1002-5812（2020）02-0104-03

一、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式下各模塊期初余額錄入的幾種情況

在ERP用友U8 V10.1軟件中，當(dāng)啟用了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式，即：既啟用了財(cái)務(wù)鏈中的總賬、固定資產(chǎn)管理、薪資管理、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理，又啟用了供應(yīng)鏈中的采購(gòu)管理、銷售管理、庫(kù)存管理、存貨核算模塊，各個(gè)模塊期初余額的錄入及試算平衡在實(shí)際工作中會(huì)變得復(fù)雜和不好理解。所謂期初余額是指賬套啟用日期前企業(yè)發(fā)生的業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)各個(gè)模塊所顯示的余額。

以采購(gòu)業(yè)務(wù)為例，普通采購(gòu)業(yè)務(wù)是指“企業(yè)采購(gòu)原材料（工業(yè)企業(yè)）→原材料入庫(kù)→企業(yè)收到供應(yīng)商開(kāi)具給企業(yè)的采購(gòu)發(fā)票→企業(yè)付款給供應(yīng)商”的過(guò)程。普通采購(gòu)業(yè)務(wù)可以抽象為資金流、實(shí)物流、票據(jù)流三流合一。當(dāng)三股流在企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)務(wù)中各自流轉(zhuǎn)時(shí)，在同一時(shí)間點(diǎn)就形成了采購(gòu)期初不同的情況，筆者總結(jié)為以下七種情況。見(jiàn)表1。

第1種情況表示已經(jīng)收到采購(gòu)發(fā)票，但未收到原材料且未付款給供應(yīng)商;第2種情況表示已經(jīng)收到貨物，但是未付款且未收到采購(gòu)發(fā)票;第3種情況，表示已經(jīng)付款給供應(yīng)商但未收到貨物和采購(gòu)發(fā)票;第4種情況表示已經(jīng)收到貨物和發(fā)票，但未付款給供應(yīng)商;第5種情況表示已經(jīng)付款給供應(yīng)商并收到發(fā)票但未收到貨物;第6種情況表示已經(jīng)付款給供應(yīng)商并已經(jīng)收貨物但未收到發(fā)票;第7種情況表示已經(jīng)收貨并付款給供應(yīng)商，而且收到采購(gòu)發(fā)票。

各個(gè)狀態(tài)下，各個(gè)模塊期初余額的錄入都有不同的方法，見(jiàn)表2。

對(duì)于第1種情況已經(jīng)收到采購(gòu)發(fā)票，但未收到原材料且未付款給供應(yīng)商：因?yàn)橹皇盏讲少?gòu)發(fā)票，而未收到貨和付款，因此我們可以對(duì)收到的發(fā)票做壓票處理，在各個(gè)子模塊不做任何處理，等到貨物入庫(kù)，再錄入發(fā)票和入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算處理。

對(duì)于第2種情況已經(jīng)收到貨物，但是未付款且未收到采購(gòu)發(fā)票：此時(shí)應(yīng)該在“采購(gòu)管理”模塊中錄入期初采購(gòu)入庫(kù)單，在“庫(kù)存管理”“存貨核算”模塊錄入期初存貨，總賬期初余額中要錄入“應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款”以及存貨期初余額。

對(duì)于第3種情況，表示已經(jīng)付款給供應(yīng)商但未收到貨和采購(gòu)發(fā)票：因?yàn)槲词盏截?，因此不需在“采?gòu)管理”“庫(kù)存管理”“存貨核算”模塊做任何操作，只需在“應(yīng)付款管理”中錄入付款單（預(yù)付款單）即可，同時(shí)“總賬”中的“預(yù)付賬款”科目應(yīng)有期初余額。

對(duì)于第4種情況表示已經(jīng)收到貨和發(fā)票，但未付款給供應(yīng)商：需要在“應(yīng)付款管理”模塊中錄入期初采購(gòu)發(fā)票，在“庫(kù)存管理”“存貨核算”中錄入期初存貨，同時(shí)在“總賬”期初余額中錄入“應(yīng)付賬款”以及存貨期初余額。

對(duì)于第5種情況表示已經(jīng)付款給供應(yīng)商并收到發(fā)票但未收到貨：因?yàn)橐呀?jīng)付款，因此需要在“應(yīng)付款管理”模塊中輸入期初付款單（預(yù)付賬款），已經(jīng)收到的發(fā)票做壓票處理，等到貨物收到后，再錄入發(fā)票和入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算。

對(duì)于第6種情況表示已經(jīng)付款給供應(yīng)商并已經(jīng)收貨但未收到發(fā)票：因?yàn)橐呀?jīng)收貨而未收發(fā)票，因此在“采購(gòu)管理”中錄入期初采購(gòu)入庫(kù)單，并在“庫(kù)存管理”“存貨核算”中錄入入庫(kù)的存貨數(shù)據(jù);因?yàn)橐呀?jīng)付款，因此在“應(yīng)付款管理”中錄入期初付款單;在“總賬”期初余額中需要錄入“預(yù)付賬款”余額、“應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款”期初余額以及存貨期初余額。

對(duì)于第7種情況表示已經(jīng)收貨并付款給供應(yīng)商，而且收到采購(gòu)發(fā)票：這時(shí)只需在“庫(kù)存管理”“存貨核算”模塊中錄入存貨期初數(shù)據(jù)，同時(shí)在“總賬”期初余額中錄入存貨期初余額即可。

二、各模塊期初余額的錄入方法實(shí)例分析

例1：根據(jù)下列數(shù)據(jù)錄入各模塊期初余額并進(jìn)行總賬期初試算平衡。本例賬套的啟用時(shí)間是2020年1月1日?！耙话銘?yīng)付款（220201）”期初余額見(jiàn)表3。

分析：對(duì)于題目中的“一般應(yīng)付款”期初余額，是由兩張期初采購(gòu)發(fā)票組成的，因?yàn)樵摌I(yè)務(wù)已經(jīng)在總賬中形成“應(yīng)付賬款——一般應(yīng)付款”，因此可以推斷采購(gòu)的貨物已經(jīng)入庫(kù)，該筆業(yè)務(wù)屬于情況4，即采購(gòu)已經(jīng)收到采購(gòu)發(fā)票并收貨，但尚未付款給供應(yīng)商。因此需要在“應(yīng)付款管理”中錄入這兩張期初采購(gòu)發(fā)票，為了與總賬試算平衡，需要在總賬期初余額中的“應(yīng)付賬款”中錄入這兩張發(fā)票明細(xì)，同時(shí)檢查總賬的“原材料”科目下的“塑料”是否有12 400千克且金額合計(jì)為362 700元。同時(shí)檢查“庫(kù)存管理”“存貨核算”期初余額中是否存在12 400千克的塑料，如果不存在，需要補(bǔ)齊。具體解題步驟，首先在應(yīng)付款管理模塊中錄入例題中的兩張期初采購(gòu)發(fā)票，如圖1、圖2所示。然后在總賬中錄入明細(xì)，如下頁(yè)圖3所示。檢查總賬期初中“原材料”科目下的“塑料”是否大于等于12 400千克且金額合計(jì)大于等于362 700元。最后檢查“庫(kù)存管理”“存貨核算”模塊的期初余額中是否含有12 400千克的塑料，如果沒(méi)有，查明原因并補(bǔ)齊。通過(guò)以上步驟完成各個(gè)模塊期初余額的錄入及總賬和應(yīng)付款管理模塊的對(duì)賬，以及庫(kù)存管理與存貨核算的對(duì)賬。

例2：錄入采購(gòu)期初并記賬，結(jié)合總賬期初錄入庫(kù)存及存貨期初數(shù)，審核并記賬。賬套的啟用時(shí)間是2020年1月1日。見(jiàn)表4。

例2：通過(guò)題目分析可知，該例題應(yīng)該屬于以上分析的情況2，即期初已經(jīng)收貨，但未收到采購(gòu)發(fā)票也未付款給供應(yīng)商，因此有一張期初采購(gòu)入庫(kù)單，需要錄入到“采購(gòu)管理”中并記賬。同時(shí)題目還指出要結(jié)合總賬期初錄入庫(kù)存及存貨期初數(shù)，通過(guò)查詢總賬期初余額，可以看到總賬存貨是有期初余額的，而“庫(kù)存管理”和“存貨核算”模塊的期初余額中沒(méi)有存貨數(shù)據(jù)，因此我們需要將總賬中的存貨期初數(shù)據(jù)錄入到“庫(kù)存管理”和“存貨核算”模塊中，通過(guò)實(shí)務(wù)操作完成結(jié)果如圖4所示。

當(dāng)“庫(kù)存管理”模塊期初填好數(shù)據(jù)后，運(yùn)行“存貨核算”模塊的“取數(shù)”功能，可以根據(jù)“庫(kù)存管理”的期初數(shù)據(jù)取數(shù)，將數(shù)據(jù)生成到“存貨核算”期初數(shù)據(jù)中，結(jié)果如圖5所示。

通過(guò)以上操作，完成“采購(gòu)管理”模塊、“庫(kù)存管理”模塊、“存貨核算”模塊的期初余額錄入操作，并能夠做到總賬與各個(gè)子模塊的試算平衡以及“庫(kù)存管理”模塊與“存貨核算”模塊的對(duì)賬成功。

我們通過(guò)以上兩個(gè)實(shí)例簡(jiǎn)單探討了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式下，各個(gè)模塊期初余額錄入的思路。首先要根據(jù)已知條件，分析企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)中資金、貨物和票據(jù)的運(yùn)行狀態(tài)，然后判定這種業(yè)務(wù)狀態(tài)應(yīng)該屬于七種情況中的哪種情況，再對(duì)照該情況在相應(yīng)模塊中錄入期初余額即可。

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式下，用友ERPU8啟用了多個(gè)子系統(tǒng)。各個(gè)子系統(tǒng)服務(wù)于企業(yè)不同層面，為不同的管理需要服務(wù)。子系統(tǒng)本身既具有相對(duì)獨(dú)立的功能，彼此之間又具有緊密的數(shù)據(jù)聯(lián)系。ERP系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)提煉流程開(kāi)發(fā)出來(lái)的，這就要求我們財(cái)會(huì)人員不斷地熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)本質(zhì)，才能更好地理解ERP操作流程，從而更清晰地進(jìn)行各模塊期初余額設(shè)置。

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