淺議工程監(jiān)理資料管理標準化與信息化

賈雪軍（河南建達工程咨詢有限公司， 河南 鄭州 450002）

0 引 言

走過風雨三十載，以高智力服務為初心之一的中國建設工程監(jiān)理一直向著高質(zhì)量發(fā)展目標在奮進。宏觀層面，《中共中央國務院關(guān)于進一步加強城市規(guī)劃建設管理工作的若干意見》明確指出，應切實落實工程質(zhì)量責任，強化政府對工程建設全過程的質(zhì)量監(jiān)管，特別是強化對工程監(jiān)理的監(jiān)管，在這里清晰地指明了監(jiān)理發(fā)展方向，突出了《中華人民共和國建筑法》的基本要求。與此同時，監(jiān)理行業(yè)也始終在圍繞轉(zhuǎn)型升級、強化工程質(zhì)量安全管理、標準化與信息化等熱點進行著試點創(chuàng)新，以數(shù)字化應用為標志的信息化建設一直是亟待提高的重要內(nèi)容。

《住房城鄉(xiāng)建設部關(guān)于印發(fā) 2016－2020年建筑業(yè)信息化發(fā)展綱要的通知》中明確提出，應加強信息技術(shù)在工程質(zhì)量安全管理中的應用，建立完善數(shù)字化成果交付體系、探索建立信息化條件下的電子招投標、數(shù)字化交付和電子簽章等相關(guān)制度?！蹲》砍青l(xiāng)建設部關(guān)于開展工程質(zhì)量管理標準化工作的通知》中提出，應促進質(zhì)量管理標準化與信息化的融合，充分發(fā)揮信息化手段在工程質(zhì)量管理標準化中的作用，推動各方主體、監(jiān)管部門等協(xié)同管理和共享數(shù)據(jù)，打造基于信息化技術(shù)、覆蓋施工全過程的質(zhì)量管理標準化體系。因此，以標準化、信息化工作手段強化工程監(jiān)理的質(zhì)量安全責任意識，將成為完善工程監(jiān)理制度的重要舉措之一。

1 工程監(jiān)理文件資料信息化意義重大

21 世紀是信息時代。湯姆 · 彼得斯曾預言：“一個組織如果沒有認識到管理數(shù)據(jù)和信息如同管理有形資產(chǎn)一樣極其重要，那么它在新經(jīng)濟時代將無法生存。”現(xiàn)代社會中，“數(shù)據(jù)”被認為是企業(yè)的重要資產(chǎn)，其本質(zhì)是以文本、數(shù)字、圖形、圖像、聲音和視頻等格式對事實進行表現(xiàn)。監(jiān)理行業(yè)在建筑業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展中同樣需要有自己特征、標志的“監(jiān)理數(shù)據(jù)”來實現(xiàn)信息化藍圖。我國法律法規(guī)對于工程監(jiān)理的性質(zhì)的明確要求，決定了監(jiān)理完成業(yè)主委托的監(jiān)理咨詢服務業(yè)務時首先受到法律法規(guī)、工程建設標準的約束，而監(jiān)理文件資料是實施監(jiān)理過程的真實反映，是監(jiān)理工作成效的體現(xiàn)，是工程質(zhì)量、生產(chǎn)安全事故責任劃分的重要依據(jù)，更是監(jiān)理依法履職的主要成果表現(xiàn)。

由于監(jiān)理工作成果數(shù)字化應用內(nèi)容不同于設計與施工建造的數(shù)字化成果，在信息時代，我們必須正確理解其內(nèi)涵。除傳統(tǒng)意義的紙質(zhì)文件被數(shù)字化加工（如數(shù)字掃描方式），原生的“電子文件”以及有標記的“電子文件”其實才應當成為真正有價值、有意義的“數(shù)據(jù)”文件。將“電子文件”作為各類電子化業(yè)務信息成果的基本載體單元，既符合監(jiān)理業(yè)務特征，又具備完善的標準體系保證，應成為監(jiān)理信息時代數(shù)字化應用的重要方向之一。學習信息技術(shù)，熟悉信息設備，了解信息化數(shù)字應用概念，從數(shù)字化角度再認識“電子文件”，把紙質(zhì)工程資料、文件，電子文件、數(shù)據(jù)、信息進行有機聯(lián)系，將有助于深刻理解監(jiān)理信息化建設內(nèi)涵與外延。

2 正確理解和認識監(jiān)理文件資料中電子文件的數(shù)字化屬性及特征

在國標 GB/T 26162.1—2010《信息與文獻 文件管理 第 1 部分：通則》中等同采用了 ISO 國際標準化組織的相關(guān)內(nèi)容，其中“文件”的定義是機構(gòu)或個人在履行其法定義務或開展業(yè)務活動過程中形成、接收、并維護的作為憑證和具有查考作用的信息。在紙質(zhì)文件和電子文件成為社會兩種主流記錄載體的今天，我們的關(guān)注點應當是文件的“信息”與“業(yè)務憑證”屬性，其中“電子文件”作為工程資料的數(shù)字化憑證作用顯著，一方面通過信息技術(shù)實現(xiàn)的數(shù)字化數(shù)據(jù)文件可以全面、真實、快捷地將監(jiān)理工作成果轉(zhuǎn)化為工程資料、業(yè)務憑證、電子數(shù)據(jù)信息，另一方面，這些“電子文件”不僅僅是數(shù)字格式的信息記錄，更重要的是建立起了一種數(shù)字信任的核心機制，即建立在以電子簽名法為法律基石之上，采用可靠的技術(shù)手段，提供具有法律效力（以電子簽名為核心）的數(shù)字化交付。未來，提供簡潔實用、合法合規(guī)的數(shù)字信任體系將成為監(jiān)理業(yè)務數(shù)字化發(fā)展的必經(jīng)之路與重要內(nèi)容，對于完善行業(yè)質(zhì)量責任制、豐富質(zhì)量追溯手段，減少造假等不誠信行為提供了更多可能。企業(yè)通過建立起一套符合信息化工作的流程及管理制度，也可以確保企業(yè)和監(jiān)理人員能夠更好地依法履行職責，讓數(shù)字信任體系成為具有法律依據(jù)的誠信體系一環(huán)是行業(yè)數(shù)字化應用的重要特征之一。

3 監(jiān)理電子文件具有無可替代的數(shù)據(jù)價值

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以技術(shù)服務為特征的監(jiān)理行業(yè)需要進一步提高為業(yè)主服務的質(zhì)量去贏得市場，從信息化能力提升上下功夫已成為共識?！氨O(jiān)理文件資料”中資料的屬性僅是“文件”功能的一面，“電子文件”作為信息時代“文件”最主要的記錄載體，同樣也應當重在“文件”而非“電子”。“電子文件”是可在計算機等數(shù)字設備上被識別的數(shù)字格式文件，但針對監(jiān)理行業(yè)而言，“電子文件”的內(nèi)涵更加豐富，一份完整的電子文件應具備“內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景”三種基本要素，應滿足“真實性、可靠性、完整性和可用性”的要求，并且描述標準統(tǒng)一（如電子文件業(yè)務元數(shù)據(jù)描述應完整、規(guī)范等）。電子文件需要被賦予專業(yè)化的特征才能滿足信息化應用的需求，例如，提前規(guī)劃企業(yè)數(shù)據(jù)應用策略或數(shù)字化應用方案，使電子文件的數(shù)字化價值得以實現(xiàn)。在監(jiān)理業(yè)務中，電子文件數(shù)據(jù)在業(yè)務系統(tǒng)生成或采集捕獲后，通過信息技術(shù)加工（如對電子文件進行的整理、固化、封裝、電子簽名及元數(shù)據(jù)管理），將重要信息形成被法律認可的業(yè)務憑證，實現(xiàn)企業(yè)預先設定的功能（如相關(guān)報告與表單應用、電子臺賬應用、檢索查詢應用、分類分析應用、數(shù)據(jù)調(diào)用共享、數(shù)字認證、質(zhì)量追溯等各種信息化應用），最終監(jiān)理電子文件可以起到忠實記錄和真實反映監(jiān)理工作過程的作用，滿足關(guān)鍵環(huán)節(jié)對質(zhì)量責任可追溯的要求，在需要維護監(jiān)理人員合法權(quán)益時提供合規(guī)證據(jù)（信息憑證）支持，證明監(jiān)理機構(gòu)的業(yè)務活動對法律、法規(guī)、業(yè)務規(guī)范的遵從，降低監(jiān)理企業(yè)法律風險及其連帶經(jīng)濟風險，并且一定程度內(nèi)實現(xiàn)滿足外部檢查、審計、監(jiān)督等公共服務的需求。

在國家大力推進 BIM 技術(shù)應用的今天，對監(jiān)理而言，基礎的首先仍是監(jiān)理現(xiàn)場業(yè)務的數(shù)字化應用。業(yè)務信息如質(zhì)量控制、安全管理、進度控制等只有在數(shù)字化的基礎上才能以電子文件關(guān)聯(lián)建筑模型方式實現(xiàn)信息化的目的，為建設各方共享數(shù)據(jù)、向業(yè)主交付數(shù)字資產(chǎn)成果、為業(yè)主提供更多內(nèi)容的監(jiān)管服務發(fā)揮作用。

信息時代以“電子文件”作為基本信息載體單元，更便于企業(yè)進行數(shù)字化知識管理與應用。企業(yè)通過單個或復合的電子文件可有序地將知識成果快速應用或關(guān)聯(lián)到電子業(yè)務應用層，使電子文件更方便地把“業(yè)務憑證”“信息數(shù)據(jù)”“技術(shù)規(guī)范及制度管理知識成果”“數(shù)據(jù)安全”等種種要素聯(lián)為有機整體，成就企業(yè)寶貴的數(shù)字資產(chǎn)、信息資產(chǎn)與知識資產(chǎn)。因此，強化監(jiān)理電子文件作用，發(fā)揮其企業(yè)知識管理核心價值，也將是未來創(chuàng)新發(fā)展的主陣地。

4 “監(jiān)理履職表格化”是監(jiān)理依法履職數(shù)字化應用的重要方式

“監(jiān)理履職表格化”反映了監(jiān)理依法履職過程中對業(yè)務數(shù)據(jù)管理的方式，已經(jīng)被大量監(jiān)理企業(yè)應用在工作中。由于監(jiān)理的各項業(yè)務以電子表格、電子文檔等形式存在是其最佳方式，深層次的工作內(nèi)容都可以根據(jù)需要固化在信息軟件的電子表單模板中，用以高度規(guī)范企業(yè)的業(yè)務動作，實現(xiàn)監(jiān)理服務高度數(shù)字化應用。需要澄清的是，“監(jiān)理履職表格化”并非要求所有監(jiān)理企業(yè)都按同一業(yè)務表單去統(tǒng)一標準模板，因為除國家規(guī)范中的三類用表外，監(jiān)理業(yè)務在更多內(nèi)容細節(jié)、工作方法措施等環(huán)節(jié)均會存在差異。此外，因為建筑分類復雜、特征差異大、施工企業(yè)標準各不相同等，所以從管理標準化角度進行規(guī)范，從應用數(shù)據(jù)標準化角度來規(guī)范更合理。表格化的一個重要作用就是有利于監(jiān)理數(shù)據(jù)業(yè)務數(shù)據(jù)在不同平臺使用和共享，采用電子文件或文檔表格化的方式符合這種要求，也符合監(jiān)理數(shù)據(jù)以結(jié)構(gòu)化應用方式挖掘數(shù)據(jù)價值的思想。在使用中必須注意的是，電子表格表單應適合企業(yè)技術(shù)水平，以方便實用為主，不要因為操作繁瑣影響信息化的建設與推廣。綜上所述，“監(jiān)理履職表格化”的方式符合監(jiān)理服務特征，是規(guī)范監(jiān)理履職的一種優(yōu)秀方式，能夠把管理標準化與信息化更好地融合，充分發(fā)揮原生電子文件表格的數(shù)字化應用價值。

5 可視化、質(zhì)量安全追溯機制對監(jiān)理文件資料數(shù)字化提出更為迫切的需求

在監(jiān)理行業(yè)發(fā)展的過程中，隨著頒布的相關(guān)行政法規(guī)與規(guī)章不斷增加完善，工程安全事故中監(jiān)理人員開始承擔監(jiān)理行業(yè)早期未明確賦予的一些法定監(jiān)理職責，很多監(jiān)理人員因此背上包袱。如何自證免責一度成為談論最熱的話題，“背鍋俠”就是在此背景下產(chǎn)生的口頭禪。工程質(zhì)量安全事故中監(jiān)理經(jīng)常飽受非議，原因很多，低價惡性競爭造成劣幣驅(qū)逐良幣的不良市場環(huán)境，監(jiān)理自身人員素質(zhì)與業(yè)務質(zhì)量的雙下降都是重要因素，因而市場對監(jiān)理存在更高的期望。

就工作方法及應用效果而言，“可視化”對天生帶有監(jiān)督管理性質(zhì)的監(jiān)理工作是一種高效工具、方法。在“可視化”工作中得到的電子圖像、影音數(shù)字數(shù)據(jù)經(jīng)過數(shù)據(jù)加工，可以真實反映現(xiàn)場信息，達到質(zhì)量可追溯的目的，對以“看”為主的現(xiàn)場監(jiān)理工作，能更好滿足信息需求（質(zhì)量控制信息、安全管理信息、進度信息等）。當前“可視化”的應用潛力巨大，以 BIM 技術(shù)應用為代表的建筑業(yè)信息化大潮中，有設計成果模型、性能分析、建筑功能模擬的“可視化”，有裝配式建筑的深化設計、機電深化設計為代表的深化設計“可視化”，有施工組織模擬、施工工藝模擬、預制加工、進度管理等建造環(huán)節(jié)的“可視化”。在 BIM 應用中，監(jiān)理的質(zhì)量控制與管理工作同樣可以融入到信息中，讓控制信息“可視化”。市場的需求（業(yè)主方、政府監(jiān)管）也是信息“可視化”的直接推手，衍生到施工階段質(zhì)量安全電子追溯制及追溯的技術(shù)標準中，最終實現(xiàn)的是 “來源可查，驗收可追、責任可究、問題可改”的數(shù)字化應用“可視化”結(jié)果。當然，工程監(jiān)理或其他建設方提供的電子追溯信息都應當滿足的前提是數(shù)字認證和信用保障。對監(jiān)理而言，“可視化”對提高某些工作的效率潛力巨大，如現(xiàn)場以“看”和“記錄”為主的監(jiān)理工作（旁站、巡視檢查、平行檢驗、重要工序、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的隱蔽工程驗收等），特別是對危大工程的安全管理履職檢查，其效果和作用都不言而喻。最后，也不可把 “可視化”留痕作用夸大，核心仍應當放在提高其自身業(yè)務質(zhì)量上。

6 重視全生命周期的電子文件管理

國外信息化的經(jīng)驗表明：在國家信息化進程中，信息技術(shù)、信息設備和信息內(nèi)容比重逐步提升，三者關(guān)系就像車輛、道路與貨物一樣密切。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息內(nèi)容對信息載體的依賴大為減弱，我們的信息社會已從“技術(shù)崇拜”發(fā)展到“內(nèi)容為王”時代。為發(fā)揮信息技術(shù)、信息設備對于信息內(nèi)容的支持作用，我們應重視其電子文件全生命周期可能經(jīng)歷的每個鏈條，如數(shù)據(jù)的形成、提取、導入導出、驗證、編輯整理、固化、轉(zhuǎn)換整合、引用、評審、分析、備份、恢復、歸檔和檢索，直至最終銷毀刪除等環(huán)節(jié)，讓信息技術(shù)和設備真正發(fā)揮作用，因為涉及更專業(yè)化的知識領(lǐng)域，做好監(jiān)理文件資料的電子文件管理也必將成為具有難度和挑戰(zhàn)的新課題。

7 監(jiān)理數(shù)字化應用要充分考慮實際困難

監(jiān)理文件資料的管理包括了許多內(nèi)容。紙質(zhì)文件管理是最容易理解和易于上手操作的方式，從結(jié)繩刻契、簡牘縑帛到紙質(zhì)文明時代，人類社會在一千多年間形成了極為成熟的紙質(zhì)文件管理和信任體系，但人類社會進步和科技發(fā)展的速度更加快速。無論我們承認與否，在信息時代，紙質(zhì)文件的管理理念、模式、制度、技術(shù)、方法已無法適應和滿足管理電子文件的要求。在許多細分的高技術(shù)行業(yè)，數(shù)字化的信息作業(yè)方式已經(jīng)成為其絕大部分業(yè)務內(nèi)容，以管理和技術(shù)服務為依托的監(jiān)理服務應當清楚地認識到這點，但實際情況卻不容樂觀，從技術(shù)層面雖然可以實現(xiàn)所有目前需要的電子文件管理功能，但現(xiàn)實情況可能是，缺乏應用標準體系、大眾的習慣性思維難以接受、現(xiàn)場復雜的使用條件與環(huán)境、應用人員素質(zhì)不高和低價服務競爭背景下的人力缺乏，這些都是監(jiān)理服務數(shù)字化應用的絆腳石。未來一段時期內(nèi)，紙質(zhì)文件仍將是監(jiān)理文件資料在現(xiàn)場工作中難以替代的業(yè)務載體，而“雙軌制”與“雙套制”又可能增加一線負擔，影響數(shù)字化發(fā)展的步伐，企業(yè)應當充分考慮困難后進行合理的取舍權(quán)衡。

8 標準化工作于監(jiān)理數(shù)字化應用意義重大

多年來，國家從信息技術(shù)層面為建筑業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型編制了大量標準，電子文件管理的國家標準與行業(yè)標準不斷進行修訂，如住房和城鄉(xiāng)建設部相關(guān)機構(gòu)組織編制的《建設工程文件歸檔規(guī)范》《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等一系列標準構(gòu)建了工程文件資料管理體系，為監(jiān)理業(yè)務數(shù)字化指明了方向。在國家供給側(cè)改革與行業(yè)發(fā)展快速推進中，建筑業(yè)多個流程、環(huán)節(jié)出臺的政策已開始倒逼大家去積極改變，如工程竣工驗收環(huán)節(jié)就跑一次的“聯(lián)合驗收”就倒逼了行業(yè)“并聯(lián)審批、限時完成”。當資料驗收中出現(xiàn)不見面驗收情況時（竣工歸檔資料以工程電子檔案形式提交驗收），對于數(shù)字化交付及信息化應用都會提出更多要求。正在修訂的《建設工程文件歸檔規(guī)范》進行著具有里程碑意義的條文修訂，將為今后建設電子文件逐步實現(xiàn)單軌制、單套制提供支持、鋪平道路。縱觀國際發(fā)展趨勢，紙質(zhì)文件以及“雙套制、雙軌制”從某種意義上必將被電子文件“單套制、單軌制”逐步取代，這是歷史必然。 2019年4月26 日下發(fā)的《國務院關(guān)于在線政務服務的若干規(guī)定》（國務院令第 716號）中，提到了電子文件單套制的概念，“政務服務機構(gòu)應當對履行職責過程中形成的電子文件進行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交”。與一些先行的國家相比，我們已經(jīng)滯后，但“電子文件”的地位在我國已被牢固確立，因此我們的確需要換個角度去理解電子文件的內(nèi)涵與外延，思考其對行業(yè)健康、科學發(fā)展的影響。

在現(xiàn)代經(jīng)濟社會中，幾乎所有活動都離不開標準，高質(zhì)量的標準對社會的貢獻及行業(yè)的健康發(fā)展尤為重要。標準化工作本身是對科學、技術(shù)和經(jīng)驗等一系列要素進行提煉的一項重要工作，同時還應具備適用性和有效性。2018年1月1 日新修訂執(zhí)行的《中華人民共和國標準化法》中，向國際慣例對接后新的標準形式之一——團體標準粉墨登場，成為國家標準、行業(yè)標準和地方標準的重要補充。在工程監(jiān)理行業(yè)發(fā)展建設大潮中，監(jiān)理文件資料管理標準化與信息化工作互為補充，是標準化與信息化工作的重要組成部分。一些先行的團體標準已為市場帶來了選擇，其中，河南省建設監(jiān)理協(xié)會在數(shù)次專題會議后也正式啟動了監(jiān)理資料管理標準化與信息化工作指南的團體標準編制工作，相信這些努力會帶給市場更多更好的服務標準選擇，并促進監(jiān)理行業(yè)的健康發(fā)展與高水平服務的提升。

9 結(jié) 語

監(jiān)理資料管理標準化與信息化的目的是滿足監(jiān)理業(yè)務數(shù)字化交付需求以及各類業(yè)主、主管部門的需求，并提高自身效率來獲得最大業(yè)務價值，有利于提高監(jiān)理行業(yè)的市場化和國際化水平，有利于監(jiān)理依法履行職責和更好發(fā)揮業(yè)主方項目管理的職能，對監(jiān)理工作適應 BIM 應用等具有重要意義。當前，信息時代數(shù)字化大潮在改變著建筑業(yè)，信息技術(shù)的發(fā)展已可以滿足和提供我們所需的各類信息化要求，監(jiān)理事業(yè)需要在與時俱進、迎接挑戰(zhàn)的過程中加快步伐，不斷提高企業(yè)服務成果數(shù)字化程度，加強信息化建設投入，培養(yǎng)員工數(shù)字化的職業(yè)技能與素養(yǎng)，形成企業(yè)數(shù)字化應用核心能力，在信息技術(shù)與信息設備輔助下，把監(jiān)理的工作做扎實、做細致。“羌笛何須怨楊柳”，監(jiān)理事業(yè)有著諸多的不盡如人意，但放眼未來，國家和人民對工程質(zhì)量安全的要求與期望、科技進步的不斷發(fā)展、制度標準不斷的完善、法治思維深入推進下良法善治的大環(huán)境，終將帶給監(jiān)理行業(yè)飽滿的動力。時代需要監(jiān)理人不忘初心、立足專業(yè)，同時更需要監(jiān)理企業(yè)看準市場、認清需求、抓住機遇、大膽創(chuàng)新，打造一片屬于自己的新天地。