信息化管理在工程檔案中的應(yīng)用分析

胡坤

江蘇省城市規(guī)劃設(shè)計研究院 江蘇 南京 210036

引言

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得信息化技術(shù)在各個行業(yè)和領(lǐng)域當(dāng)中都得到了越來越廣泛的應(yīng)用，并在其中發(fā)揮出了極為重要的作用和價值。就工程檔案管理工作而言，融入信息化管理，能夠革新工作理念和技術(shù)，是我國工程檔案管理工作發(fā)展的重要方向和趨勢。這讓人們深刻明確其重要意義所在，對此有所重視，有力地促進(jìn)和推動我國工程檔案管理工作整體能力和水平的提升。

1 工程檔案信息化管理的重要意義

隨著國家的發(fā)展和社會的進(jìn)步，各類工程建設(shè)項目逐漸開展，從而對檔案管理工作也提出了越來越高的要求。與此同時，工程檔案管理工作難度明顯增大。通常情況下，工程建設(shè)難度較大，建設(shè)內(nèi)容相對復(fù)雜，并且需要涉及諸多方面，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，如大量的硫酸紙圖紙，曬好的藍(lán)圖，成果文本，工程計算書、地質(zhì)勘查報告……紙質(zhì)化的檔案儲藏，已經(jīng)無法滿足時代的需求。將信息化手段應(yīng)用到工程檔案管理工作當(dāng)中，可以在很大程度上提升工程檔案管理工作的效率和質(zhì)量，有效地解決傳統(tǒng)工作當(dāng)中所存在的問題和不足。在實際工作當(dāng)中，通過計算機(jī)信息化技術(shù)，對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，能夠使檔案資料處理的效率顯著提升，同時，也可以實現(xiàn)自動化和數(shù)字化的管理。不僅如此，通過信息化手段，可以實現(xiàn)對各類檔案的統(tǒng)一管理，為單位節(jié)約管理成本。工程檔案涉及的內(nèi)容比較廣泛，包含諸多行業(yè)領(lǐng)域，如果采取傳統(tǒng)的工作模式，則很難實現(xiàn)統(tǒng)一的管理。通過信息化技術(shù)的支持，可以建立統(tǒng)一的信息管理平臺，其中包含多個不同的子系統(tǒng)，以此實現(xiàn)統(tǒng)一管理。信息化管理能夠有效地提升工程檔案管理的實時性，各項數(shù)據(jù)可以得到及時的更新和處理，方便調(diào)閱，從而在很大程度上避免了由于管理延遲所產(chǎn)生的影響。

如某建設(shè)項目從地勘—設(shè)計—施工全過程，產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)材料，傳統(tǒng)的模式打印出來的相關(guān)成果資料不但多，還占空間，后期調(diào)檔工作還煩瑣，信息化后將其進(jìn)行數(shù)字化掃描，既可以節(jié)約成本，實現(xiàn)無紙化綠色環(huán)保辦公，又方便日后查閱、調(diào)取，只要按項目檢索，即可查詢到具體項目，即便是設(shè)計圖紙也可以直接調(diào)取DWG文件進(jìn)行白圖打印。

2 工程檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的策略

（1）加強(qiáng)宣傳教育，提高信息化管理意識。為了進(jìn)一步強(qiáng)化信息技術(shù)手段在工程檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用力度，有關(guān)單位應(yīng)該加強(qiáng)宣傳教育工作力度，從整體上提高工作人員的信息化管理意識，使之能夠?qū)π畔⒒侄螒?yīng)用的重要意義有一個正確的認(rèn)識和高度的重視。正因為如此，需要針對信息化手段對于檔案管理工作所起到的積極作用進(jìn)行深入的分析和研究，以宣講、文件以及培訓(xùn)等方式加強(qiáng)教育和宣傳。特別是對于信息化檔案管理方面的應(yīng)用，一定要將形成精品檔案、高質(zhì)量檔案的建設(shè)、管理與應(yīng)用作為工作目標(biāo)[1]。

（2）增加資金投入，落實信息化建設(shè)。資金是保證工程檔案信息化建設(shè)的重要支持。無論是信息基礎(chǔ)建設(shè)，或者是信息平臺的建設(shè)，像最常見的OA系統(tǒng)，都需要有足夠的資金支持。但從目前的情況來看，如果只是憑借財政預(yù)算，則很難滿足當(dāng)前信息化建設(shè)的實際需求，進(jìn)而勢必會對工程檔案的信息化管理造成直接的影響與阻礙。對此，有關(guān)單位應(yīng)該積極拓展資金渠道，通過不同的方式，獲取資金來源，從根本上解決資金不足的問題。政府應(yīng)該對社會力量加以充分的利用，盡可能地吸引更多的社會資本，用于工程檔案信息化管理的改革工作當(dāng)中。

（3）完善管理機(jī)制。從實際意義上來講，檔案信息化管理工作的順利開展和進(jìn)行，離不開完善健全的管理機(jī)制作為基礎(chǔ)。對于當(dāng)前管理機(jī)制的各類缺陷，相關(guān)單位應(yīng)該對此進(jìn)行深入的分析和研究，準(zhǔn)確地找出存在不足的地方。大力借鑒和學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的工作經(jīng)驗，對自身進(jìn)行改善和提升?？偟膩碇v，檔案的收集、整理、檢索以及歸檔和借閱等流程管理機(jī)制，一定要建立在實際的基礎(chǔ)之上，符合實際需求，同時也要突顯流程特色和功能，將管理機(jī)制和內(nèi)容進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，進(jìn)而可以使管理機(jī)制的作用和價值都能夠得到最大限度的發(fā)揮。

（4）加強(qiáng)人員培養(yǎng)，提升團(tuán)隊素質(zhì)。從目前的情況來看，檔案管理信息化改革工作逐漸深入，從而對檔案管理工作人員自身的能力和素質(zhì)也提出了更高的要求。作為檔案管理人員，應(yīng)該注重自身綜合素養(yǎng)的提高，使自身能夠完全滿足信息化手段應(yīng)用的要求。單位應(yīng)該對從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德以及信息素養(yǎng)等多個方面進(jìn)行綜合考察。如果考核不達(dá)標(biāo)，需要對其進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，特別是在信息素養(yǎng)方面，一定要保證所有工作人員都具備較高的信息化管理意識，不斷地提升信息技術(shù)相關(guān)技能，使之能夠熟練的操作和使用軟件[2]。

（5）優(yōu)化信息管理系統(tǒng)。工程檔案管理工作相對復(fù)雜，信息形式多種多樣。應(yīng)用信息化手段建立管理系統(tǒng)，通常會存在系統(tǒng)自身不夠完善的問題，很難滿足檔案管理的實際需求。特別是在信息化改革的初始階段，這一問題比較常見。若要從根本上解決這一問題和不足，專業(yè)技術(shù)人員一定要對根據(jù)當(dāng)前的實際業(yè)務(wù)情況，對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)與優(yōu)化，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在實際應(yīng)用過程當(dāng)中暴露出來的問題和不足，有針對性地加以改進(jìn)和修正，進(jìn)而使工程檔案實際管理能力得到有效的提升。

3 結(jié)束語

綜上所述，將信息化技術(shù)融入工程檔案管理工作當(dāng)中，可以打破陳舊的工作模式，解決之前所存在的問題和缺陷，有力地促進(jìn)和推動工程檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，同時，也是工程檔案管理工作信息化發(fā)展的必然趨勢。人們在實際工作當(dāng)中，應(yīng)該不斷地提升自身的綜合素質(zhì)，使工程檔案信息化管理的作用和價值得到最大程度的發(fā)揮。