公路工程內(nèi)業(yè)資料的整理與歸檔問題分析 及對(duì)策研究

梁路瑤

（四川路橋建設(shè)集團(tuán)有限公司公路二分公司， 四川 雙流 6102000）

0 引言

在公路工程建設(shè)中，為了提高工程整體質(zhì)量，應(yīng)注重內(nèi)業(yè)資料管理工作，為工程施工提供有力參考，促進(jìn)工程順利開展。但是，在實(shí)際施工中，內(nèi)業(yè)資料整理與歸檔工作存在許多問題，使工程質(zhì)量受到不利影響，急需采取多樣化措施，使此類問題得到有效的處理和解決。

1 內(nèi)業(yè)資料概述

通常情況下，內(nèi)業(yè)是指項(xiàng)目中資料檔案管理、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)與文秘管理等工作。工程內(nèi)業(yè)資料是指某項(xiàng)目全部檔案之和，包括日常資料、合同文件、竣工文件三者，通過文件、圖片、音視頻等多種方式展示出來，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行全面記錄。以公路工程為例，內(nèi)業(yè)資料可直接體現(xiàn)施工管控情況，為施工策略調(diào)整提供依據(jù)，也可在公路正式通車后，對(duì)運(yùn)營(yíng)管理提供重要參考。但是，在實(shí)際工程建設(shè)中，由于受到管理理念、人員素質(zhì)、交接制度等多種因素影響，內(nèi)業(yè)資料統(tǒng)計(jì)往往滯后于實(shí)際工程，因此需要對(duì)內(nèi)業(yè)資料整理工作進(jìn)行強(qiáng)化，促進(jìn)資料價(jià)值的充分發(fā)揮[1]。

2 內(nèi)業(yè)資料整理歸檔存在的問題

通過調(diào)查采訪和資料分析可知，我國(guó)公路工程在內(nèi)業(yè)資料管理方面存在諸多不足，主要體現(xiàn)在整理與歸檔方面，究其原因，受管理理念、資料交接、人員素質(zhì)等因素影響，具體如下。

2.1 管理理念淡薄

在許多公路工程中，管理者的思想觀念存在偏差，錯(cuò)誤的認(rèn)為只要做好工程施工工作即可，無需考慮內(nèi)業(yè)資料管理事宜，在整理和歸檔時(shí)草草了事，對(duì)后續(xù)工作帶來極大不便。管理理念淡薄主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，首先，沒有對(duì)內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行更新，單純趁著外業(yè)工作間隙進(jìn)行階段性整理；其次，只是粗略的收集相關(guān)資料，并未分類整理和歸檔，當(dāng)需要內(nèi)業(yè)資料查證時(shí)，發(fā)現(xiàn)資料內(nèi)容缺東少西，不夠連貫，存在邏輯偏差，數(shù)據(jù)信息也是漏洞百出，不具備參考價(jià)值。

2.2 資料交接不到位

在部分公路施工單位中，管理水平較低，缺乏成熟完善的管理制度與規(guī)范，沒有派遣專業(yè)人員負(fù)責(zé)資料整理與歸檔，導(dǎo)致施工準(zhǔn)備、正式施工與交工驗(yàn)收階段資料未得到有效整理，錯(cuò)過資料整理最佳時(shí)間，導(dǎo)致資料缺失、不完整等問題發(fā)生。此外，我國(guó)公路工程采用流水線作業(yè)形式，路基隊(duì)伍負(fù)責(zé)打造路基，待路基完成后便撤離現(xiàn)場(chǎng)，由下一組施工隊(duì)進(jìn)場(chǎng)開展后續(xù)工作，此種作業(yè)方式人員流動(dòng)性較大，由于未制定資料銜接制度，兩個(gè)隊(duì)伍之間無法順利完成資料交接，很可能導(dǎo)致前期資料缺失，兩期工程資料無法銜接，邏輯性受到不利影響[2]。

2.3 管理人員素質(zhì)不高

對(duì)于部分施工單位來說，沒有深刻認(rèn)識(shí)到內(nèi)業(yè)資料管理工作的重要性，使資料整理與歸檔未妥善落實(shí)。因此，內(nèi)業(yè)資料管理崗位不夠穩(wěn)定，直接影響該崗位員工的整體素質(zhì)，缺乏責(zé)任心，影響內(nèi)業(yè)資料管理效率，錯(cuò)誤率提高，甚至出現(xiàn)返工情況。此外，由于單位缺乏正確認(rèn)識(shí)，沒有面向資料管理員定期開展培訓(xùn)教育活動(dòng)，使管理者的業(yè)務(wù)技能與理論知識(shí)難以提升，計(jì)算機(jī)素養(yǎng)較低，同樣使資料管理工作受到不良影響。

3 內(nèi)業(yè)資料整理歸檔的有效措施

針對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理中存在的問題，應(yīng)結(jié)合公路工程施工需求，采取科學(xué)有效的措施，為工程建設(shè)創(chuàng)造有利的條件，通過樹立正確的管理理念、完善資料交接工作、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)等方式，提高工程整體質(zhì)量，促進(jìn)工程的高效開展。

3.1 樹立正確的管理理念

在公路工程建設(shè)中，內(nèi)業(yè)資料與施工相一致，但因重視度不足，影響了工程質(zhì)量提升。對(duì)此，應(yīng)樹立正確的管理理念，使內(nèi)業(yè)資料得到及時(shí)的交付與驗(yàn)收，確保資料能夠及時(shí)應(yīng)用到公路工程中，為施工建設(shè)提供數(shù)據(jù)參考。同時(shí)，還要對(duì)內(nèi)業(yè)資料做好整理和歸檔工作，堅(jiān)持迅速、準(zhǔn)確、全面的原則，使資料更加真實(shí)可靠。作為資料管理者，應(yīng)自覺落實(shí)各項(xiàng)制度，與公路施工基本情況相結(jié)合，做好資料管理工作，明確自身職責(zé)，落實(shí)責(zé)任制，這樣不但可規(guī)范人員的行為，還可使資料管理水平得到顯著提升，通過科學(xué)高效的內(nèi)業(yè)資料管理，促進(jìn)公路施工高效開展。

3.2 完善資料交接工作

針對(duì)當(dāng)前工程建設(shè)中存在的資料交接問題，應(yīng)通過強(qiáng)化資料整理、歸檔、檢查和監(jiān)督的方式進(jìn)行解決，在制度與監(jiān)督體系的支持下，使工程建設(shè)順利開展，具體如下。

1. 強(qiáng)化資料歸檔與整理

在公路工程建設(shè)中，內(nèi)業(yè)資料管理應(yīng)堅(jiān)持“完整”“真實(shí)”“準(zhǔn)確”的原則，其中，完整是指內(nèi)業(yè)資料的全面性，不可缺失任何項(xiàng)目與階段的應(yīng)有資料；準(zhǔn)確是指確保資料內(nèi)容與數(shù)據(jù)格式精準(zhǔn)；真實(shí)是指資料數(shù)據(jù)應(yīng)與實(shí)際施工數(shù)據(jù)相同，不可虛報(bào)假報(bào)。在內(nèi)業(yè)資料管理中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況制定管理制度，使資料整理與歸檔工作得以強(qiáng)化，一是明確各單位對(duì)公路內(nèi)業(yè)材料的職責(zé)，合理分工，落實(shí)責(zé)任制；二是結(jié)合本工程實(shí)際情況，制定表格與樣本，使整個(gè)工程項(xiàng)目擁有統(tǒng)一的格式要求與規(guī)范依據(jù)；三是制定成熟完善的管理制度，對(duì)工作細(xì)則與借閱進(jìn)行明確，還要做好前后施工隊(duì)之間的交接工作，在一段施工任務(wù)結(jié)束后，應(yīng)確保資料完善的情況下，后一段施工才可開展，通過強(qiáng)化內(nèi)業(yè)資料管理力度，使內(nèi)業(yè)資料的期權(quán)與規(guī)范得到切實(shí)保障。

2. 注重資料檢查與監(jiān)督

管理者應(yīng)認(rèn)真檢查，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，使檢查監(jiān)督質(zhì)量得以提升，各項(xiàng)工作需求得到充分滿足。在公路工程建設(shè)中，詳細(xì)、準(zhǔn)確、全面的內(nèi)業(yè)資料可為工程管理提供有力依據(jù)，為施工提供重要參考。對(duì)此，為提高內(nèi)業(yè)資料真實(shí)性，不但要提高思想素質(zhì)，還應(yīng)注重人員監(jiān)管，使其正確認(rèn)識(shí)到內(nèi)業(yè)資料管理重要性，定期和不定期開展檢查活動(dòng)，嚴(yán)格做好審核與監(jiān)督工作，對(duì)存在的不足進(jìn)行改進(jìn)。在專項(xiàng)檢查與監(jiān)督中，應(yīng)做好原材料試驗(yàn)數(shù)據(jù)的整理工作，如水泥、砂石、鋼筋等品種、規(guī)格進(jìn)行排列，對(duì)各類混合料構(gòu)成進(jìn)行實(shí)驗(yàn)，并按照施工順序進(jìn)行排列，針對(duì)違反規(guī)定的內(nèi)容應(yīng)立即改進(jìn)，對(duì)存在問題的項(xiàng)目不予驗(yàn)收；還應(yīng)對(duì)竣工圖表、工程管理文件、質(zhì)量報(bào)告等進(jìn)行整理，對(duì)會(huì)議記錄、施工影像資料、施工圖等進(jìn)行歸檔，以便于日后資料查閱與翻檔。

3.3 加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

業(yè)內(nèi)資料整理情況與管理者自身素質(zhì)息息相關(guān)，為了提高資料完整性與真實(shí)性，應(yīng)加強(qiáng)管理者的培訓(xùn)和教育力度，并制定成熟完善的培訓(xùn)機(jī)制，使其通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，熟悉規(guī)范標(biāo)注，認(rèn)真仔細(xì)的填寫表格，使內(nèi)業(yè)資料管理更加規(guī)范有序。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，還應(yīng)積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在先進(jìn)的信息技術(shù)支持下，構(gòu)建內(nèi)業(yè)資料數(shù)據(jù)庫(kù)，由管理者將施工準(zhǔn)備、正式施工與后期的數(shù)據(jù)資料錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，不但工作量得以減輕，工作效率也因此提升。值得注意的是，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的引入對(duì)人員計(jì)算機(jī)素質(zhì)提出較高要求，應(yīng)積極參與培訓(xùn)提高自身綜合素質(zhì)，將計(jì)算機(jī)與資料管理有機(jī)結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理，在節(jié)約成本的同時(shí)，還可使內(nèi)業(yè)資料的作用得到充分發(fā)揮[3]。

4 結(jié)束語

綜上所述，在公路工程建設(shè)中，內(nèi)業(yè)資料管理工作十分重要，對(duì)工程質(zhì)量具有較大影響。對(duì)此，管理人員應(yīng)樹立正確管理理念，深刻認(rèn)識(shí)到資料歸檔與整理的重要性，并加強(qiáng)資料管理的檢查與監(jiān)督力度，注重專業(yè)管理人才的培養(yǎng)，使工程建設(shè)目標(biāo)順利達(dá)成。