新時(shí)期高校設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉洪顏，王文君，付慶玖，王 耿，劉淑云

(山東大學(xué) 資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理部，山東 濟(jì)南 250100)

設(shè)備檔案管理是高校提升實(shí)驗(yàn)室教學(xué)水平的重要方式，是高校對(duì)設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié)之一，有助于高校對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理，延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。設(shè)備檔案主要包括設(shè)備的前期采購(gòu)、使用管理、維修及報(bào)廢過(guò)程中所形成的各種圖紙、文字說(shuō)明和記錄等,記錄著高校在教學(xué)科研和機(jī)關(guān)行政等活動(dòng)的軌跡。隨著“雙一流”建設(shè)的深入推進(jìn)，高校儀器設(shè)備無(wú)論從數(shù)量還是價(jià)值上均呈現(xiàn)出了明顯的增長(zhǎng)趨勢(shì)，高精尖設(shè)備的不斷涌現(xiàn)，隨之產(chǎn)生的是立項(xiàng)論證、配置采購(gòu)、使用管理、效益評(píng)價(jià)、維修報(bào)廢等檔案資料數(shù)量的不斷增加和檔案載體形式的多元化。在信息化快速發(fā)展的大背景下，如何提高高校設(shè)備檔案管理的工作效率和效能，已成為現(xiàn)階段高校設(shè)備管理部門(mén)亟需解決的重要課題。

1 高校設(shè)備檔案管理的國(guó)內(nèi)外發(fā)展趨勢(shì)

1.1 國(guó)外高校設(shè)備檔案管理分析

隨著信息化和數(shù)字化的不斷發(fā)展和深入，國(guó)外高校的設(shè)備檔案管理工作模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化的管理方式，倡導(dǎo)設(shè)備檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，并在管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其他軟件進(jìn)行設(shè)備的采購(gòu)、維護(hù)、使用與報(bào)廢等多方面的工作，提高了高校設(shè)備檔案管理工作的效率，降低了高校設(shè)備檔案管理人員的工作壓力，使得設(shè)備檔案管理人員可以及時(shí)對(duì)設(shè)備的信息進(jìn)行收集和整理，并運(yùn)用信息化的平臺(tái)進(jìn)行設(shè)備使用情況的記錄與報(bào)備，為高校教師和學(xué)生進(jìn)行實(shí)驗(yàn)設(shè)備的使用提供了前期數(shù)據(jù)，使教師和學(xué)生可以根據(jù)設(shè)備的情況進(jìn)行實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的安排，避免了因?qū)嶒?yàn)設(shè)備操作不當(dāng)而出現(xiàn)的設(shè)備損害問(wèn)題，保證了設(shè)備的正確使用率，延長(zhǎng)了設(shè)備的使用壽命[2]。

1.2 國(guó)內(nèi)高校設(shè)備檔案管理分析

高校設(shè)備檔案管理工作是高校對(duì)實(shí)驗(yàn)設(shè)備進(jìn)行記錄、管理、維護(hù)的重要工作。但是我國(guó)高校對(duì)設(shè)備檔案管理的重視程度不一，部分高校認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案管理的重要性，會(huì)借助信息時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，進(jìn)行設(shè)備檔案管理信息化程度的建立與完善，加大對(duì)設(shè)備檔案管理的資金投入，使設(shè)備檔案管理設(shè)備逐漸完善，有效提高了高校設(shè)備檔案管理的效率，使高校設(shè)備可以更好地為廣大師生服務(wù)。而部分高校并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案管理的重要性，仍采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行設(shè)備檔案管理，并沒(méi)有結(jié)合信息化的發(fā)展加大對(duì)高校設(shè)備檔案管理的資金投入，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理的效率不高，不僅增加了設(shè)備檔案管理人員的工作量，還造成設(shè)備檔案信息的延遲，使高校的教師和學(xué)生不能準(zhǔn)確地根據(jù)設(shè)備檔案信息，進(jìn)行實(shí)驗(yàn)操作，容易導(dǎo)致教師和學(xué)生在使用實(shí)驗(yàn)設(shè)備時(shí)出現(xiàn)設(shè)備損害的現(xiàn)象，不利于高校設(shè)備的維護(hù)與使用[3]。因此，我國(guó)高校應(yīng)加大對(duì)設(shè)備檔案管理的重視度，結(jié)合信息時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，創(chuàng)新設(shè)備檔案管理模式，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的信息化管理，以提高設(shè)備檔案管理的效率和效果。

2 高校設(shè)備檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 管理部門(mén)工作不到位

高校設(shè)備檔案管理部門(mén)是負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備進(jìn)行記錄和管理的主要部門(mén)。由于很多高校設(shè)備檔案管理部門(mén)會(huì)出現(xiàn)部門(mén)分工的現(xiàn)象，設(shè)備采購(gòu)、設(shè)備管理和設(shè)備使用是由不同的設(shè)備檔案部門(mén)進(jìn)行管理的，導(dǎo)致高校的設(shè)備管理存在很多問(wèn)題。造成這種現(xiàn)象的出現(xiàn)主要是由于高校設(shè)備管理部門(mén)工作不到位，設(shè)備檔案管理部門(mén)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案管理的重要性，導(dǎo)致設(shè)備采購(gòu)、管理、使用、報(bào)廢檔案信息分離，加之部分設(shè)備檔案管理人員沒(méi)有專業(yè)的檔案管理知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高校設(shè)備的管理工作做不到規(guī)范化管理，造成高校檔案信息收集不全面，不利于高校設(shè)備檔案管理工作的開(kāi)展[4]。

2.2 管理制度體系不健全

高校設(shè)備檔案管理制度的健全，不僅可以對(duì)檔案管理人員的行為進(jìn)行約束，提高檔案管理人員的工作效率，還可以提高設(shè)備維護(hù)和使用的效率，使高校設(shè)備的使用壽命得到提升。由于部分高校的設(shè)備檔案管理制度并不健全，沒(méi)有制定完善的管理制度，導(dǎo)致高校設(shè)備檔案管理人員不能按照制度對(duì)自己的行為進(jìn)行約束，影響了高校設(shè)備檔案管理工作效率。

2.3 信息化管理水平不高

教育信息化2.0時(shí)代，信息化建設(shè)快速發(fā)展，但部分高校的設(shè)備檔案管理工作還采用傳統(tǒng)的管理方式，使設(shè)備檔案信息收集不及時(shí)、錄入不及時(shí)、更新不及時(shí)，不僅影響高校設(shè)備的日常使用，還不利于高校大型儀器設(shè)備的升級(jí)改造和功能開(kāi)發(fā)[5]。此外，由于高校設(shè)備檔案信息化建設(shè)程度不高，設(shè)備使用者無(wú)法第一時(shí)間了解設(shè)備的具體狀況，直接影響了高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的操作效果和實(shí)驗(yàn)效果。

3 高校設(shè)備檔案管理水平提升的策略

3.1 完善管理制度體系

高校設(shè)備檔案管理制度應(yīng)該跟隨信息化的建設(shè)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整與完善，使設(shè)備檔案的工作效率得到進(jìn)一步提升，為設(shè)備的高效利用和使用效益提供強(qiáng)力的支撐保障。這就需要高校設(shè)備管理部門(mén)根據(jù)信息化發(fā)展的需求及設(shè)備管理要求，對(duì)設(shè)備檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)設(shè)備檔案管理的工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，加強(qiáng)設(shè)備采購(gòu)、設(shè)備管理、設(shè)備維護(hù)及設(shè)備報(bào)廢等方面檔案信息的收集、整理和歸檔，使高校設(shè)備檔案管理更加系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，提高設(shè)備檔案管理工作的效率[6]。

3.2 提升管理人員素質(zhì)

高校設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)直接影響設(shè)備檔案管理的效果。因此，高校應(yīng)該提高設(shè)備檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，打造高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。高校可以為設(shè)備檔案管理人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，定期為設(shè)備檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)課程，對(duì)設(shè)備檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和信息化操作的培訓(xùn)，以促進(jìn)設(shè)備檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和信息化操作水平的提升。此外，高校也要對(duì)設(shè)備檔案管理人員的考核制度進(jìn)行完善，把設(shè)備檔案信息化管理納入到員工考核中，提升設(shè)備檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)的意識(shí)，提高設(shè)備檔案管理工作的信息化程度，從而使得設(shè)備檔案信息記錄、更新的效率得到提升，滿足高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科學(xué)研究的需求[7-8]。

3.3 搭建設(shè)備檔案信息平臺(tái)

傳統(tǒng)高校的設(shè)備檔案管理工作需要大量的工作人員對(duì)設(shè)備檔案信息進(jìn)行收集、整理和更新，不僅增加了傳統(tǒng)工作人員的工作量，還降低了工作人員的工作效率。高?？梢越鑴?shì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，通過(guò)微信、微博等交流平臺(tái)搭建設(shè)備檔案信息管理平臺(tái)，在平臺(tái)上進(jìn)行設(shè)備檔案信息的針對(duì)性共享，創(chuàng)新設(shè)備檔案信息的公享與交流方式，讓使用人員可以在第一時(shí)間了解實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的情況，并根據(jù)設(shè)備的實(shí)際情況安排教學(xué)、科研實(shí)驗(yàn)，以提高設(shè)備的信息化管理水平，促進(jìn)設(shè)備共享共用和使用效益的提升[9-10]。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須長(zhǎng)期堅(jiān)持。高水平的檔案管理不僅對(duì)學(xué)校實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科學(xué)研究有積極的推動(dòng)作用，還能為學(xué)校學(xué)科建設(shè)與發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支撐。新時(shí)期，高校應(yīng)緊跟信息化發(fā)展大勢(shì)，在總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上不斷探索設(shè)備檔案管理的新思路、新路徑，創(chuàng)新設(shè)備檔案管理工作制度和工作方式，以進(jìn)一步提高設(shè)備檔案管理的現(xiàn)代化管理水平，為學(xué)?！半p一流”建設(shè)保駕護(hù)航。