郵政企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)對其財務(wù)管理的作用

摘 要 隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始運用企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，這也是郵政企業(yè)運用的主要系統(tǒng)之一，本文主要對現(xiàn)階段郵政企業(yè)的資源計劃系統(tǒng)的運用現(xiàn)狀進行統(tǒng)計分析，簡要的介紹資源計劃系統(tǒng)的組成部分，并針對資源計劃系統(tǒng)的應(yīng)用對郵政企業(yè)的管理重要性和作用進行分析。最終在考慮企業(yè)管理效率和財務(wù)管理水平的基礎(chǔ)上，提出郵政企業(yè)資源計劃系統(tǒng)的對策和建議。

關(guān)鍵詞 資源計劃系統(tǒng) 財務(wù)管理 企業(yè)管理 郵政企業(yè)

一、ERP系統(tǒng)框架

郵政企業(yè)的ERP系統(tǒng)主要采用的是Oracle的電子商務(wù)套件，這個套件中包含很多的子系統(tǒng)，涵蓋有組織機構(gòu)、供應(yīng)商、產(chǎn)品信息、客戶信息等。其中財務(wù)模塊中可以劃分為總賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)算管理、資金管理、管理會計、固定資產(chǎn)等木塊，除了這些模塊以外，還包括供應(yīng)鏈模塊等等。ERP系統(tǒng)的使用能夠規(guī)范公司數(shù)據(jù)的形式，給公司數(shù)據(jù)建立一個標準和規(guī)范，能夠?qū)崿F(xiàn)生產(chǎn)、銷售、人力、財務(wù)等各個系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，全方位的提升企業(yè)的管理效率，一定程度上減少企業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計的工作量，能夠提升企業(yè)信息化管理的程度和水平。

二、郵政企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)對財務(wù)管理的作用

為了跟進信息技術(shù)發(fā)展的步伐，借助信息技術(shù)提升企業(yè)的運營管理和財務(wù)管理的水平和效率，郵政集團引進了ERP 系統(tǒng)，并在全國范圍內(nèi)進行推廣使用，使用一段時間后，ERP系統(tǒng)對財務(wù)管理的作用逐步顯現(xiàn)。

（一）系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享更簡便，全面提升財務(wù)數(shù)據(jù)的處理效率

很多的郵政企業(yè)在財務(wù)管理的過程中，都有信息孤島現(xiàn)象的存在，這一定程度上限制了企業(yè)財務(wù)管理的水平，給企業(yè)財務(wù)管理帶來一定的風險。ERP系統(tǒng)的引入能夠解決和避免財務(wù)管理過程中信息孤島的出現(xiàn)，能夠?qū)⑿畔⒐聧u帶來的作用降到最低。目前很多的郵政企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)都是由人工進行采集和分析，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用直接減輕了財務(wù)管理人員的工作難度，實現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成，很多的數(shù)據(jù)可以根據(jù)原始輸入的數(shù)據(jù)自動生成，提升了財務(wù)數(shù)據(jù)處理的效率。

（二）能夠統(tǒng)一企業(yè)的核算標準，實現(xiàn)核算的自動化、信息化

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能夠在平臺上自己定義各個交易事項和經(jīng)濟實現(xiàn)事項，平臺可以在財務(wù)系統(tǒng)中自己根據(jù)實際情況設(shè)置不同對的核算科目和預(yù)算科目，具有較高的靈活性，能夠滿足不同企業(yè)的需要。郵政企業(yè)的ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)活動與財務(wù)管理的相關(guān)內(nèi)容的對應(yīng)關(guān)系，降低人為的因素對業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的干擾和偏差，幫助在郵政系統(tǒng)內(nèi)部實行統(tǒng)一的核算標準，實現(xiàn)財務(wù)核算的自動化和信息化。比如說郵政企業(yè)在報銷報賬系統(tǒng)中設(shè)置了一千多個經(jīng)濟事項，這些經(jīng)濟事項分別對應(yīng)不同的核算科目和預(yù)算科目，業(yè)務(wù)人員在使用的過程中能夠根據(jù)不同的情況選用不同的經(jīng)濟實現(xiàn)進行財務(wù)數(shù)據(jù)的傳輸，經(jīng)過審核、處理之后，財務(wù)數(shù)據(jù)在ERP 系統(tǒng)內(nèi)部自動的生成，然后生成之后的信息會同步更新財務(wù)模塊中的應(yīng)付賬款、總賬模塊、管理會計模塊、預(yù)算模塊，降低了由于漏項產(chǎn)生的偏差，能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計的規(guī)范性和一致性。

（三）業(yè)務(wù)與財務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同，保證經(jīng)濟事項有效性

ERP系統(tǒng)的使用能夠緊密的將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)聯(lián)系起來，使財務(wù)系統(tǒng)在做賬的過程中能夠依托業(yè)務(wù)的實際發(fā)生進行，能夠充分的保證經(jīng)濟事項發(fā)生的真實有效。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的記賬模式，能夠利用ERP系統(tǒng)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)進行集成，促進各個業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)活動記錄的規(guī)范化，能夠?qū)⒏鱾€部門業(yè)務(wù)進行規(guī)范化的錄入到資源計劃系統(tǒng)中，各個部門緊密合作，各司其職，過程中數(shù)據(jù)共享，提升了郵政企業(yè)的財務(wù)管理水平和效率。

三、郵政企業(yè)財務(wù)管理中ERP系統(tǒng)的建設(shè)的對策和建議

（一）提升ERP系統(tǒng)財務(wù)管理操作的效率

隨著郵政企業(yè)的業(yè)務(wù)量不斷增加，在使用ERP資源計劃系統(tǒng)時，應(yīng)當對企業(yè)的業(yè)務(wù)進行全面的分析，制定一個有針對性的管理系統(tǒng)。除了最初財務(wù)模塊內(nèi)引入的應(yīng)收賬款、總賬、管理會計、報表模塊以及應(yīng)付賬款模塊外，在使用過程中還引入了大量的新功能，使財務(wù)管理的信息化水平逐漸提升，財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性也得到了保障。在系統(tǒng)開發(fā)的時候要具有針對性，對郵政企業(yè)的不同業(yè)務(wù)類型進行分類，能夠滿足郵政企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的具體要求。加強不同的子公司之間的數(shù)據(jù)共享，提升ERP系統(tǒng)財務(wù)管理的數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)稽核的制度和自助式的知識庫，規(guī)范數(shù)據(jù)的管理，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，使得財務(wù)管理人員能夠熟練地使用ERP系統(tǒng)的財務(wù)管理模塊，通過ERP系統(tǒng)的升級，使得郵政企業(yè)原來的“記賬型財務(wù)”“核算型財務(wù)”逐步向“價值型財務(wù)”“服務(wù)型財務(wù)”的轉(zhuǎn)變。針對財務(wù)模塊，建立系統(tǒng)深化應(yīng)用的目標，重點解決好系統(tǒng)功能完善和加強集成應(yīng)用等方面的問題，保證郵政企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享，為財務(wù)管理工作提供有力支撐，提升ERP系統(tǒng)財務(wù)管理的操作效率。增加ERP系統(tǒng)離線功能，能夠保證在突發(fā)的情況下，保證郵政企業(yè)的財務(wù)管理模塊正常的運行，同時也確保郵政系統(tǒng)ERP系統(tǒng)建設(shè)的安全性和信息傳遞的有效性。

（二）明確業(yè)務(wù)系統(tǒng)職責范圍，實現(xiàn)核心業(yè)務(wù)財務(wù)一體化

資源計劃系統(tǒng)的核心關(guān)鍵是業(yè)務(wù)財務(wù)一體化。在信息收集方面，按照業(yè)務(wù)發(fā)生部門發(fā)起的原則，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)人員按照業(yè)務(wù)發(fā)生的實際情況發(fā)起流程，然后經(jīng)過審核之后，信息及數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)流轉(zhuǎn)過來的信息入賬。財務(wù)信息處理方面，根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的ERP系統(tǒng)的參數(shù)，會計憑證可以自動生成，財務(wù)系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)，對系統(tǒng)生成的資料進行審核，完成財務(wù)入賬，那些沒有在ERP系統(tǒng)進行集成的業(yè)務(wù)，需要財務(wù)人員手工處理。財務(wù)報表生成方面，需要財務(wù)管理人員將系統(tǒng)的總賬數(shù)據(jù)錄入合并報表模塊，財務(wù)部門進行流程控制運算的進行，完成財務(wù)報表的編制工作。（此段主要講明確不同人的不同的職責，這樣防止出現(xiàn)系統(tǒng)運行不暢）

（三）加強財務(wù)信息安全管理，防止出現(xiàn)不可控風險

建立比較嚴格的風險預(yù)警機制，能夠防止系統(tǒng)被黑客侵害，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全。首先，在使用的時候限制財務(wù)系統(tǒng)的人員的使用權(quán)限，能夠?qū)ω攧?wù)管理人員的權(quán)限進行限制，業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)的人員，只能通過既定的端口進行數(shù)據(jù)上傳，并不能夠共享其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。在使用過程中可以設(shè)置專門的信息化管理員，對公司管理人員的權(quán)限根據(jù)需要進行調(diào)整，使得系統(tǒng)能夠更加貼合企業(yè)的需要。為了防止一部分財務(wù)數(shù)據(jù)的泄露，企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)的過程中需要設(shè)置專門的網(wǎng)絡(luò)通道，建立風險預(yù)防機制，ERP系統(tǒng)使用的網(wǎng)絡(luò)不應(yīng)當與外部的網(wǎng)絡(luò)連通，更不能直接使用外部的網(wǎng)絡(luò)，這樣有利于降低病毒的入侵，提升企業(yè)ERP系統(tǒng)的安全性，保證郵政企業(yè)財務(wù)信息不被泄露。

（四）成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，推進ERP系統(tǒng)建設(shè)

由于ERP 系統(tǒng)的使用涉及集團內(nèi)部的各個部門，因此如何保證各個部門的使用的暢通成為了該系統(tǒng)應(yīng)用的關(guān)鍵問題之一。為此，郵政企業(yè)在系統(tǒng)內(nèi)部建立了通報機制，旨在強化ERP系統(tǒng)的應(yīng)用管理，提升系統(tǒng)運行的質(zhì)量。首先，設(shè)立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，推進ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，對各個財務(wù)部門的ERP 系統(tǒng)應(yīng)用提供相應(yīng)的指導(dǎo)，并對其的應(yīng)用效果進行考核，著重優(yōu)化考核指標體系，通過考核對各個財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用成果進行評分，最后將評分結(jié)果進行通報，針對不足之處提出整改意見，逐步優(yōu)化財務(wù)系統(tǒng)ERP的應(yīng)用;其次，各個分公司為更好地應(yīng)用ERP信息管理系統(tǒng)，均制定了與之使用相適應(yīng)的規(guī)章制度，并針對ERP系統(tǒng)的使用情況進行統(tǒng)計分析，定期上報集團公司;最后，ERP系統(tǒng)推廣小組收集各個二級單位的使用數(shù)據(jù)，對整個ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用進行評估，為公司下一步的發(fā)展提供決策支持。

四、結(jié)語

郵政企業(yè)中ERP系統(tǒng)的建設(shè)和使用，給郵政財務(wù)管理工作帶來了質(zhì)的飛躍，隨著ERP系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和完善，習慣的傳統(tǒng)思維正在逐步被改變，為實現(xiàn)郵政企業(yè)的精細化管理奠定了基礎(chǔ)，能夠幫助郵政企業(yè)提升企業(yè)運營管理水平和財務(wù)管理的效率。

（作者單位為中國郵政集團公司唐山分公司）

[作者簡介：常亞榮（1976—），女，河北唐山人，本科，會計師，研究方向：ERP系統(tǒng)在郵政企業(yè)的應(yīng)用、對其財務(wù)管理的作用。]

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