完善社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的措施

朱煥磊

摘 要：街道衛(wèi)生服務(wù)中心是社區(qū)公共衛(wèi)生服務(wù)的基層組織，服務(wù)于社區(qū)群眾。社區(qū)服務(wù)中心在開展醫(yī)療診治、健康教育等活動(dòng)時(shí)會(huì)出現(xiàn)大量數(shù)據(jù)，只有記錄好數(shù)據(jù)信息，才能為社區(qū)群眾提供更好的服務(wù)。但在檔案管理工作中，由于信息化管理開展緩慢，造成檔案管理工作效率較低。本文通過對(duì)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理中存在的問題進(jìn)行研究，進(jìn)一步提出相關(guān)的解決策略。

關(guān)鍵詞：社區(qū)服務(wù)中心 檔案管理 措施

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）02-00-01

社區(qū)服務(wù)中心為社區(qū)群眾提供更多的社會(huì)服務(wù)，能幫助社區(qū)群眾解決生活中的問題。社區(qū)服務(wù)中心的檔案記錄的是社區(qū)群眾的基本信息，只有保存好檔案數(shù)據(jù)，才能為社區(qū)群眾提供更好的服務(wù)，為社區(qū)群眾提供一個(gè)良好的社區(qū)生活環(huán)境。

一、社區(qū)服務(wù)中心檔案管理重要價(jià)值

社區(qū)服務(wù)中心的工作具有長(zhǎng)期性的特點(diǎn)，工作目的是為幫助社區(qū)群眾解決人際交往問題，同時(shí)也能緩解人與社會(huì)之間的矛盾。社區(qū)服務(wù)中心的工作范圍較大，包括社區(qū)群眾的日常生活。由此，社區(qū)服務(wù)中心檔案的內(nèi)容也隨之?dāng)U增。社區(qū)服務(wù)中心檔案的記錄內(nèi)容較為復(fù)雜，且分類較為詳細(xì)。在開展社區(qū)活動(dòng)之前，可以通過社區(qū)檔案查詢信息，了解社區(qū)群眾的真實(shí)情況，在一定程度上能夠保證社區(qū)組織的活動(dòng)順利開展。還能將活動(dòng)中的數(shù)據(jù)信息記錄，由工作人員進(jìn)行歸檔整理保存，為下次社區(qū)活動(dòng)的開展提供參考意見。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作目的是為社區(qū)交流活動(dòng)提供保障，更好的服務(wù)社區(qū)群眾。只有保證社區(qū)中心檔案管理工作的有效性，才能為社區(qū)群眾營(yíng)造良好的社區(qū)環(huán)境。

二、社區(qū)服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)較低

社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作人員由于職業(yè)素質(zhì)較低，無(wú)法意識(shí)到檔案管理的重要性。從而導(dǎo)致檔案管理工作效率較低。大多數(shù)社區(qū)管理人員的工作內(nèi)容對(duì)社區(qū)活動(dòng)的信息進(jìn)行記錄、整理、登記、裝訂，由于檔案管理人員缺少主動(dòng)性，不會(huì)主動(dòng)收集相關(guān)活動(dòng)的其他資料。在數(shù)據(jù)記錄的過程中缺少規(guī)范性，書寫方式不正確，內(nèi)容記錄不完整現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。正是由于答案管理人員的職業(yè)素質(zhì)較低，因此導(dǎo)致社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的效率較低。

2.檔案管理的基礎(chǔ)條件缺少

社區(qū)服務(wù)中心對(duì)檔案管理工作缺少重視，因此資金投入較少，檔案管理工作缺少基礎(chǔ)設(shè)施，比如檔案架老舊出現(xiàn)搖晃情況，卡片柜數(shù)量不足，導(dǎo)致一些重要數(shù)據(jù)無(wú)法擺放，檔案管理辦公室的其他辦公用品較少。正是由于社區(qū)服務(wù)中心的資金短缺，從而造成檔案信息化管理無(wú)法有效落實(shí)。因此，導(dǎo)致社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理工作效率低下，再加上缺少相關(guān)的管理制度，導(dǎo)致工作人員在檔案管理方面缺少責(zé)任感，無(wú)法對(duì)記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，從而導(dǎo)致管理出現(xiàn)錯(cuò)亂情況。

三、完善社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的有效措施

1.宣傳工作的加強(qiáng)

加強(qiáng)社區(qū)服務(wù)中心管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，通過進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳工作，提高檔案管理人員的管理意識(shí)，將檔案管理的重要知識(shí)傳遞給工作人員，才能不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。管理者也應(yīng)意識(shí)到檔案管理的重要性，才能采用更為科學(xué)的辦法對(duì)社區(qū)服務(wù)中心的檔案進(jìn)行管理。只有保證檔案管理工作的有效性，才能確保檔案資料的完整性以及連續(xù)性，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錯(cuò)亂損壞的現(xiàn)象。由此來(lái)看，在社區(qū)服務(wù)中心內(nèi)部進(jìn)行檔案管理宣傳工作，在一定程度上能有效提高管理人員的綜合素質(zhì)，又能確保檔案管理的完整性。社區(qū)服務(wù)中心在制定宣傳方案時(shí)，可以按照相關(guān)的規(guī)定是工作人員進(jìn)一步了解有關(guān)檔案的法律法規(guī)。通過調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，鼓勵(lì)工作人員積極參與宣傳活動(dòng)，才能有效培養(yǎng)社區(qū)服務(wù)中心工作人員的檔案管理新觀念，從而確保檔案管理工作順利進(jìn)行。為進(jìn)一步培養(yǎng)社區(qū)服務(wù)中心管理人員的職業(yè)能力，開展定期培訓(xùn)，同時(shí)規(guī)范檔案管理人員的行為，尤其是在檔案書寫以及整理方面，要制定規(guī)則，從而保證檔案數(shù)據(jù)的完整性，以免發(fā)生混亂，由此才能為下一次社區(qū)活動(dòng)提供正確的參考意見。

2.社區(qū)服務(wù)中心檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的加強(qiáng)

社區(qū)服務(wù)中心管理者要重視檔案管理工作，通過投入資金，完善檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施，比如對(duì)檔案儲(chǔ)存庫(kù)房進(jìn)行處理，確保庫(kù)房環(huán)境衛(wèi)生，及時(shí)通風(fēng)，選用防高溫，防盜，防火等設(shè)備進(jìn)一步保證庫(kù)房安全。同時(shí)也要添加日常辦公用品。比如，掃描儀、計(jì)算機(jī)確保檔案檢閱工作順利進(jìn)行，且基礎(chǔ)設(shè)施的進(jìn)一步完善，還能有效提高檔案管理工作效率。為進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，制定并完善管理制度，根據(jù)社區(qū)服務(wù)中心的實(shí)際檔案情況，制定相關(guān)規(guī)定。為避免檔案出現(xiàn)銷毀或者丟失現(xiàn)象，要準(zhǔn)確執(zhí)行社區(qū)服務(wù)中心制定的規(guī)章制度，確保檔案查閱、借閱等行為真實(shí)。為提高檔案人員的工作責(zé)任感可以制定相關(guān)的考核制度，將責(zé)任落實(shí)到人。由此才能進(jìn)一步保證檔案資料的完整性。

3.信息化檔案管理方式

信息技術(shù)的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，社區(qū)服務(wù)中心的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社區(qū)群眾的基本需要，為進(jìn)一步提高社區(qū)服務(wù)中心的服務(wù)水平將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，開展電子化信息管理。簡(jiǎn)化檔案工作人員的工作流程，降低工作人員的壓力，同時(shí)確保數(shù)據(jù)信息記錄的準(zhǔn)確性，還能進(jìn)一步提高管理工作效率。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版，而電子版檔案又可以分為多種，比如光盤或者硬盤的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，既能縮小儲(chǔ)存空間，又為后期工作人員的管理提供便利。電子化檔案管理需要管理人員具備信息技術(shù)操作能力，因此，社區(qū)服務(wù)中心應(yīng)定期開展培訓(xùn)確保管理人員，能夠利用電子化檔案管理方式。由此才能進(jìn)一步提高檔案管理工作效率。為確保信息化檔案管理順利開展社區(qū)服務(wù)中心還應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全，避免出現(xiàn)檔案被竊取現(xiàn)象。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)社區(qū)服務(wù)中心的發(fā)展十分重要，檔案數(shù)據(jù)可以對(duì)為社區(qū)服務(wù)中心開展的活動(dòng)提供參考。雖然社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理工作人員素質(zhì)較低，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)不完善。但社區(qū)服務(wù)中心可以通過加強(qiáng)宣傳工作，進(jìn)一步培養(yǎng)工作人員的綜合素養(yǎng)，加大資金投入，完善社區(qū)服務(wù)中心管理基礎(chǔ)設(shè)施。利用信息技術(shù)開展電子檔案管理，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性。

參考文獻(xiàn)

[1]呂曙.完善社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的措施[J].科教文匯（下旬刊），2017（11）：191-192.

[2]王穎.社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化措施分析[J].大家健康（學(xué)術(shù)版），2016，10（10）：293-294.

[3]孫翠杰.規(guī)范和完善社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理[J].管理觀察，2016（31）：178-180.