淺談多媒體在檔案信息化建設中的應用

卓瑪漕

摘 要：以互聯(lián)網(wǎng)計算機為代表的信息技術(shù)成熟推廣應用，使人類逐漸步入到信息時代。信息技術(shù)已經(jīng)逐步應用到我們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活的各個行業(yè)各個領域。檔案管理、檔案信息資源開發(fā)是體現(xiàn)檔案工作價值實現(xiàn)檔案工作目的的重要方式，這也被放在了網(wǎng)絡環(huán)境之下。在檔案信息化建設過程中，通過將多媒體技術(shù)充分應用檔案信息化建設中，能夠利用該項技術(shù)的直觀性、信息量大、容易接收、容易傳播的特點，有利于進一步挖掘檔案資源的價值，提高檔案資源利用效率。本文主要結(jié)合實際工作經(jīng)驗，首先分析了多媒體技術(shù)在檔案信息化建設中應用的作用，然后論述了具體的應用對策，希望通過本次研究對同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：多媒體 檔案信息化 應用

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-01

當前信息社會不斷向前發(fā)展，不管是企業(yè)管理還是行政辦公都離不開信息技術(shù)。在檔案管理工作開展過程中，通過將信息技術(shù)應用其中能夠大大提高工作效率，節(jié)約工作時間。多媒體檔案作為信息發(fā)展的一種產(chǎn)物，在促進檔案資源開發(fā)利用方面發(fā)揮著不可替代的作用。通過將多媒體技術(shù)應用到檔案信息化建設當中，實現(xiàn)了檔案管理和多媒體技術(shù)的有效融合有效對接，大大精簡了傳統(tǒng)檔案管理流程，革新工作方式，轉(zhuǎn)變工作途徑，大大提升工作效率，使檔案信息資源得到前所未有的開發(fā)和利用。

一、多媒體在檔案信息化建設中應用的作用

首先，簡化了工作流程。多媒體技術(shù)應用到檔案管理工作，能夠大大節(jié)約檔案管理時間，提升工作效率，簡化了檔案管理的工作流程，提升工作水平。利用多媒體技術(shù)構(gòu)建多媒體檔案，保證檔案資源的收集整理更加科學高效，減少了人力物力財力的投入，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的高效實時查閱和高效歸檔。另外，通過應用多媒體技術(shù)，將各種紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的遠距離傳輸和共享，用戶檔案查詢不再受到時間空間的限制;其次，通過將多媒體技術(shù)運用到檔案信息化建設當中充當了主力媒體的角色。通過將多媒體技術(shù)和部門的檔案管理工作有效融合，擴充了傳統(tǒng)檔案工作方式，打破了單一化低調(diào)的紙質(zhì)檔案管理模式，檔案形式多種多樣，更加容易保存?zhèn)魉秃凸芾?最后，多媒體技術(shù)在檔案信息化建設中的應用，改變了信息的儲存方式和檢索方式。傳統(tǒng)檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案管理為主，檔案信息的收集、保存、儲存、歸檔、整理工作復雜緩慢，工作效率較低，難以適應現(xiàn)階段信息社會發(fā)展對檔案信息資源開發(fā)利用提出的新要求。而通過將多媒體技術(shù)應用到檔案信息化建設當中能夠有效解決繁雜信息收集、加工、整理、傳遞工作效率低下的問題，保障信息獲取、信息收集整理、信息檢索更加方便，更加智能，能夠更好的滿足不同人群對檔案信息的需求。

二、多媒體在檔案信息化建設中的應用對策

1.加強多媒體軟件基礎建設

加強多媒體硬件和軟件系統(tǒng)建設，是該項技術(shù)在檔案管理信息化建設中的基礎。多媒體運行系統(tǒng)的建設水平和建設質(zhì)量直接影響到檔案信息化基本水平和發(fā)展格局。為此，應該督促檔案管理部門合理安排硬件的購入，并構(gòu)建完善的維修保養(yǎng)計劃，提前設計好硬件設備的采購、使用、維修、保養(yǎng)計劃。然后結(jié)合檔案信息化建設需求，打造專業(yè)化的檔案信息管理軟件平臺，加強軟件系統(tǒng)建設。因為軟件平臺是實現(xiàn)檔案信息化建設的核心內(nèi)容，他直接關(guān)系到檔案信息的正常收集、整理、匯總、歸檔以及是否能夠完成客戶的信息需求。因此，在檔案信息平臺建設過程中，應該確保整個平臺與檔案部門的內(nèi)部工作性質(zhì)工作內(nèi)容相匹配，并做好調(diào)試運行工作，逐步完善平臺的各項功能。

2.重點做好數(shù)字化處理系統(tǒng)建設

在多介質(zhì)檔案的錄入、整理和多媒體檔案形成之前，需要對信息進行進一步的加工轉(zhuǎn)換。而這個過程需要借助數(shù)字化處理系統(tǒng)完成，這樣才能夠有效打破不同檔案之間的形態(tài)意識，保證轉(zhuǎn)換效率，也才能為檔案信息的數(shù)字化加工、儲存、傳輸、共享創(chuàng)造條件。為此，多媒體技術(shù)在檔案信息化建設應用過程中，應該著重構(gòu)建一套檔案信息數(shù)字化處理系統(tǒng)，確保各種介質(zhì)的檔案信息能夠有一套統(tǒng)一的加工形式，防止出現(xiàn)信息孤島。另外在整個數(shù)字化處理系統(tǒng)建設過程中，還應該加強構(gòu)建檔案目錄和數(shù)據(jù)庫，根據(jù)不同檔案主題，對相應的檔案信息進行科學分類，科學管理，這樣能夠提高檔案資源的管理效率，提升信息檢索效率，滿足不同用戶的信息需求。

3.檔案信息安全系統(tǒng)建設

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之下，檔案信息化系統(tǒng)安全防護不到位，很容易造成信息泄露安全事故發(fā)生，造成的后果難以想象。信息安全問題對于檔案管理部門信息化建設，乃至檔案管理信息化發(fā)展有有著至關(guān)重要的影響。在越來越多的信息安全問題之下，檔案管理部門應該從以保障信息安全為出發(fā)點，對整個系統(tǒng)的安全性進行進一步優(yōu)化，引進安全性能更高的安全技術(shù)，并保證其能夠和檔案信息化工作軟件有效配合，以技術(shù)屏障來消除網(wǎng)絡世界當中的各種安全隱患。另外，還應該進一步注重加強系統(tǒng)安全建設，防止因為黑客、木馬病毒攻擊而導致檔案信息，特別是有價值檔案信息的泄露或被篡改。另外，還應該結(jié)合技術(shù)手段和人工手段，進一步加強對危害檔案信息安全的問題進行發(fā)現(xiàn)和處理。根據(jù)用戶的具體需求，應該構(gòu)建多層次的技術(shù)安全保障網(wǎng)絡，通過設置相應的訪問權(quán)限對高度保密信息進行有效加密，偶從來加強內(nèi)部信息的有效管理和控制。

總之，通過將多媒體技術(shù)應用到檔案信息化建設當中，能夠為用戶提供多樣化、人性化的檔案信息服務。但這項技術(shù)在應用過程中一定要遵循科學化、合理化原則，加強內(nèi)部的有效協(xié)調(diào)和控制，保證整個系統(tǒng)運行的安全性。

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