單套制電子文件管理模式的辨析與思考

黃琳

摘要：文章從文件生命周期、辯證唯物主義和司法實(shí)踐角度對(duì)單套制管理模式的期限、思想和效力展開(kāi)辨析，在把握其本質(zhì)的基礎(chǔ)上探討催生單套制管理模式的背景因素，并提出檔案工作者應(yīng)針對(duì)電子文件特性創(chuàng)新管理思維和管理方式，以改變認(rèn)知、加快立法、健全政策和重塑秩序?yàn)橹c(diǎn)推行單套制管理模式。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)翁字?；雙套制；電子文件管理

分類(lèi)號(hào)：G271

Analysis and Thinking on the Management Mode of Single Set System of Electronic Records

Huang Lin

（Department of Library， Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract：From the perspective of life cycle of records， dialectical materialism and juridical practice， this paper analyzes the duration， thought and effectiveness of the management mode of single-set system， discusses the background factors that lead to the management mode of single-set system on the basis of grasping its essence， and put forward the archivists should innovate management thinking and management mode according to the characteristics of electronic records， and carry out the management mode of single- set system by changing cognition， speeding up legislation， perfecting policy and reshaping order.

Keywords：Single-SetSystem；Double-SetSystem；ElectronicRecord Management

隨著數(shù)字媒介體系的發(fā)展，電子文件日益成為信息記錄、傳遞、交換與共享的主流方式，也成為國(guó)家檔案資源的重要組成部分，這是現(xiàn)代化進(jìn)程的一個(gè)顯著標(biāo)志。面對(duì)呈指數(shù)型增長(zhǎng)的電子文件，該如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為時(shí)下急需解答的難題。目前美國(guó)、加拿大、英國(guó)、法國(guó)、德國(guó)、澳大利亞、新加坡、日本和韓國(guó)等，均逐步推進(jìn)或已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了單套制管理模式。[1]反觀我國(guó)檔案政策背景和實(shí)踐選擇，對(duì)推行電子文件獨(dú)立管理整體還處于觀望階段。因此，有必要厘清單套制電子文件管理模式本身及其背景因素和基本策略。

1單套制電子文件管理模式辨析

社會(huì)形態(tài)的變革、網(wǎng)絡(luò)邏輯的擴(kuò)散和開(kāi)發(fā)場(chǎng)景的跨媒介，致使我國(guó)檔案管理工作長(zhǎng)期陷入紙質(zhì)與電子的混雜狀態(tài)，造成我國(guó)關(guān)于單軌制、雙軌制、單套制、雙套制的電子文件管理模式的爭(zhēng)論持續(xù)了很長(zhǎng)時(shí)間。就目前的國(guó)際經(jīng)驗(yàn)和國(guó)內(nèi)實(shí)踐來(lái)看，推行單套制管理模式已經(jīng)取得了各方共識(shí)。然而面對(duì)紛繁復(fù)雜的實(shí)際情況，空喊口號(hào)缺乏根基性和思辨性，無(wú)法為單套制研究提供基本落腳點(diǎn)。只有結(jié)合文件生命周期、辯證唯物主義、司法實(shí)踐多重角度對(duì)單套制管理期限、思想和效力加以梳理辨析，才能明確其定位表述和約束性規(guī)則，科學(xué)指導(dǎo)電子文件管理模式發(fā)展。

1.1基于文件生命周期的期限辨析

文件生命周期理論是對(duì)文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的科學(xué)抽象和客觀描述，研究文件從最初形成到最終銷(xiāo)毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程并將這一過(guò)程劃分為若干階段，其中對(duì)歸檔前后文件與管理者主體行為、管理方式之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的提法更是為相關(guān)學(xué)術(shù)研究創(chuàng)建了參考坐標(biāo)。關(guān)于“套”和“軌”的討論就是在此基礎(chǔ)上闡發(fā)的，其重點(diǎn)在于分析文件從一個(gè)階段向另一個(gè)階段過(guò)渡的各種影響因素，從中獲得明確期限和定位的具體標(biāo)準(zhǔn)，并避免使用一種缺乏適用性的尺度去概括和衡量文件管理現(xiàn)象和關(guān)聯(lián)線索，如圖1所示。

總的來(lái)說(shuō)，“套”體現(xiàn)的是文件歸檔保存的狀態(tài)，即在生命周期中后端，文件是完全在電子環(huán)境中存儲(chǔ)還是在電子、紙質(zhì)兩種環(huán)境中同時(shí)保存；而“軌”側(cè)重強(qiáng)調(diào)文件自生成、運(yùn)行到歸檔、保存、利用的全流程運(yùn)行狀態(tài)，是比“套”更偏向于整體性、系統(tǒng)性的概念。目前我國(guó)基本上實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公環(huán)境，因此與前端相比，對(duì)“套”的辯證探析更能凸顯問(wèn)題本質(zhì)。以歸檔為核心節(jié)點(diǎn)深究文件版本變體及其管理模式的演變軌道，檔案機(jī)構(gòu)的管理理念和工作辦法也在某種程度上成了一種研究對(duì)象。相較于雙套制，單套制管理模式徹底顛覆了對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的依賴(lài)，旨在將電子文件獨(dú)立管理嵌入中后端，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化理念在文件運(yùn)動(dòng)中的全程貫穿。單套雙套管理模式的抉擇取舍，倒逼著檔案工作者直面文件運(yùn)動(dòng)中后端的系統(tǒng)存儲(chǔ)能力、安全防御技術(shù)、主體權(quán)責(zé)劃分、管理制度建設(shè)等方面的要求，須審視文件管理在前后不同階段的銜接度、連貫性和統(tǒng)一性。

1.2基于辯證唯物主義的思想辨析

T·庫(kù)克指出，電子文件“把我們帶進(jìn)了一個(gè)‘虛擬文件和‘虛擬檔案的時(shí)代。在這個(gè)時(shí)代，傳統(tǒng)檔案論述中極為重要的實(shí)態(tài)文件已不復(fù)存在”，“一份文件的定義將因此由一份實(shí)態(tài)文件變成作者和讀者的一種理性的或虛擬的概念”。[2]在虛擬、動(dòng)態(tài)、易變的電子環(huán)境中生成和運(yùn)行的文件喪失了實(shí)體感，為單套制管理引來(lái)諸多質(zhì)疑，從而導(dǎo)致我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)大多傾向于以雙套制管理模式在物理可控范圍內(nèi)對(duì)文件實(shí)體加以把握。但“虛擬”一詞本身蘊(yùn)含著技術(shù)環(huán)境和違背事實(shí)的雙重內(nèi)涵，上述僅以技術(shù)環(huán)境的角度定性單套制未免脫離客觀實(shí)在范疇。

從辯證唯物主義的立場(chǎng)上看，電子文件同傳統(tǒng)紙質(zhì)文件一樣是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，具有確定的歷史根源和物質(zhì)實(shí)態(tài)，只是它們的書(shū)寫(xiě)方式和載體形式不同而已。電子文件作為檔案的一種具體形態(tài)，其生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、保管、利用都要在檔案管理的一般規(guī)則下展開(kāi)，新的管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)手段并未改變其邏輯起點(diǎn)和共識(shí)基準(zhǔn)。一旦將電子文件歸于“虛態(tài)”，就割裂了其中的歷史性與實(shí)踐性、精神性與物質(zhì)性，使其變成一種獨(dú)立于生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)和檔案本質(zhì)之外的“異物”。據(jù)此，單套制既指向技術(shù)環(huán)境的“虛”又有文件生成背景的“實(shí)”，需以辯證唯物主義為思想基礎(chǔ)，將虛實(shí)統(tǒng)一到電子文件管理工作中整體考察，兼顧二者側(cè)重點(diǎn)及彼此聯(lián)系，探索并采取符合電子文件管理實(shí)際的方法措施，維護(hù)其真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，推動(dòng)單套制管理實(shí)踐向前發(fā)展。

1.3基于司法實(shí)踐的效力辨析

人們?cè)谡摷皢翁字乒芾砟Ｊ降挠行詴r(shí)首先是從司法實(shí)踐的角度展開(kāi)的，可將此等價(jià)于“電子文件是否具備法律證據(jù)效力”。紙質(zhì)文件作為社會(huì)活動(dòng)和歷史事實(shí)的真實(shí)記錄，在司法上有不可爭(zhēng)辯的法律證據(jù)效力。而電子文件雖然也產(chǎn)生于各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，具有原始記錄性，但由于其自身特點(diǎn)，電子文件的法律證據(jù)效力還沒(méi)有成為公認(rèn)的準(zhǔn)則。法律證據(jù)效力主要涉及兩方面：電子文件作為法律證據(jù)的資格和證明力。證據(jù)資格是指電子文件能否被允許作為法律證據(jù)以及歸屬于何種證據(jù)形式。目前我國(guó)對(duì)電子文件證據(jù)資格的看法主要包括書(shū)證說(shuō)、視聽(tīng)資料說(shuō)、獨(dú)立證據(jù)說(shuō)和傳統(tǒng)證據(jù)的演變說(shuō)，[3]彼此之間互有交叉、界限模糊。對(duì)此，電子文件法律證據(jù)資格亟待進(jìn)一步明確。證據(jù)證明力則指證據(jù)對(duì)查明事實(shí)具有的憑證作用，要求必須具備客觀性和相關(guān)性。然而電子文件內(nèi)容與載體之間的可分離性、電子文件信息的易變性和可操作性、電子文件邏輯歸檔造成的主體權(quán)限不明確等問(wèn)題，都為電子文件的證明力判定增加了難度。因此電子文件與紙質(zhì)文件的法律證據(jù)效力難以獲得同等認(rèn)可，這也是人們依賴(lài)雙套制的重要原因。電子文件能否發(fā)揮法律證據(jù)效力直接關(guān)系到單套雙套制在當(dāng)前和未來(lái)文件管理中的地位，需要人們以此為問(wèn)題導(dǎo)向展開(kāi)辨析，確定電子文件管理的具體模式。

2促成單套制電子文件管理模式的背景因素

隨著信息化進(jìn)程的加快和電子文件管理實(shí)踐的推進(jìn)，雙套制愈加暴露出滯后和保守，再不能被視為檔案管理的雙重保險(xiǎn)。相反，人們對(duì)單套制管理的呼聲愈演愈烈，其主要背景因素包括以下三方面：

2.1虛擬文件背景要求擺脫檔案實(shí)體束縛

二十世紀(jì)中后期，電子文件的產(chǎn)生突破了實(shí)體機(jī)關(guān)與文件群體間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，按照機(jī)構(gòu)來(lái)源劃分全宗面臨困難。[4]文件形成背景從靜態(tài)的物理實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的虛擬概念，文件和文件、文件和形成背景間的聯(lián)系不再是單一的線性邏輯，而是呈現(xiàn)出多維度的交叉網(wǎng)狀關(guān)系。由此，檔案工作的關(guān)注焦點(diǎn)已“從以等級(jí)結(jié)構(gòu)中原始文件產(chǎn)生部門(mén)為中心的實(shí)際來(lái)源轉(zhuǎn)變?yōu)橐宰儎?dòng)、臨時(shí)甚至‘虛擬機(jī)構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)為重點(diǎn)的概念來(lái)源”，[5]以文件形成目的、形成活動(dòng)、處理程序和職能范圍為中心，梳理并揭示文件在信息和知識(shí)層面上的有機(jī)聯(lián)系。

在這種情境下，單套制為脫離檔案實(shí)體掣肘、實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了契機(jī)。檔案工作者能通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)“使用一套符號(hào)及其符號(hào)語(yǔ)法邏輯來(lái)記錄和解釋檔案之間的歷史聯(lián)系”，[6]并按照其中的關(guān)聯(lián)對(duì)檔案信息加以組織整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序化和系統(tǒng)化。這種模式本質(zhì)上是一種非物理實(shí)體性的邏輯管理活動(dòng)，屬于智能控制范疇。它有助于維持和揭示檔案之間虛擬化、動(dòng)態(tài)化、多維化的歷史有機(jī)聯(lián)系，使之不被實(shí)體機(jī)構(gòu)間的壁壘所割裂，進(jìn)而將零散的檔案片段進(jìn)行系統(tǒng)整合，為利用者還原和再現(xiàn)完整的歷史活動(dòng)場(chǎng)景。單套制作為后現(xiàn)代主義思想的具體實(shí)踐形式，大大推動(dòng)了檔案管理工作從實(shí)體管理向信息管理、知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。

2.2紙質(zhì)電子雙重管理形成效益漏洞

電子文件的生成運(yùn)轉(zhuǎn)原本是為了提高業(yè)務(wù)效率和減少長(zhǎng)期耗能，雙套制的實(shí)行反而使檔案工作人員面臨紙質(zhì)電子的雙重管理壓力。紙張的大量消耗、庫(kù)房擴(kuò)建、管理設(shè)備購(gòu)置等繁瑣的工作量，不僅增加工作難度、降低工作效率，更有違現(xiàn)代化社會(huì)理念和綠色節(jié)能環(huán)保觀，使付出和收益不成正比。

“受制于硬件基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建成本和信息系統(tǒng)的研發(fā)成本，部署一套完備的大型信息系統(tǒng)要?jiǎng)虞m數(shù)百萬(wàn)、甚至上億元的資金。如果我們依舊要求具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件必須支撐紙質(zhì)或縮微膠卷進(jìn)行雙套制歸檔的話，將造成雙向浪費(fèi)”。[7]因此，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)造電子文件在線歸檔和管理環(huán)境，是以最低限度的成本投入換取最高效益的有效措施，如國(guó)家稅務(wù)總局自2015年以來(lái)相繼啟動(dòng)的增值稅普通發(fā)票和專(zhuān)用發(fā)票電子化試點(diǎn)工作；2019年11月，國(guó)家醫(yī)保局宣布在河北、吉林、黑龍江、福建等七?。ㄊ校┱归_(kāi)試點(diǎn)的醫(yī)保電子憑證等。[8]不同領(lǐng)域的先行試點(diǎn)項(xiàng)目在提升經(jīng)濟(jì)效益、簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程、提高工作效率等方面的成效已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)，為單套制電子文件管理模式建設(shè)積累了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。檔案工作者要以“技術(shù)性思維”作為指導(dǎo)思想，“以控制外部自然、追求最佳效率為基本旨趣，以達(dá)到物質(zhì)利益最大化為歸宿”，[9]推動(dòng)電子環(huán)境建設(shè)往更高品質(zhì)、更高標(biāo)桿進(jìn)發(fā)。

2.3紙質(zhì)檔案無(wú)法完全承載電子文件信息

檔案工作者無(wú)法將電子文件信息要素完全紙質(zhì)化。其一，多種類(lèi)型電子文件難以制成紙質(zhì)版本。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件的類(lèi)型也越來(lái)越復(fù)雜，不僅有WORD、EXCEL、PPT等簡(jiǎn)單文件，更有如多媒體文件、高像素圖像文件和圖形文件、數(shù)據(jù)文件等，這些類(lèi)型的電子文件有些雖可以打印但代價(jià)高昂，有些則無(wú)統(tǒng)一的展現(xiàn)樣式和固定的版式結(jié)構(gòu)。因此，相較單一性電子公文而言，該如何將展現(xiàn)視聽(tīng)效果和動(dòng)態(tài)鏈接的文件類(lèi)型制成紙質(zhì)或縮微膠卷無(wú)疑成了檔案工作者的一大難題。

其二，電子文件元數(shù)據(jù)難以在紙質(zhì)版本中呈現(xiàn)。元數(shù)據(jù)是描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)，自始至終跨機(jī)構(gòu)支持著電子文件的創(chuàng)建、管理和利用。電子文件存儲(chǔ)位置的轉(zhuǎn)移和管控權(quán)限的易變，致使電子文件極易遭受損毀。為了確保電子文件的真實(shí)、完整、安全和有效，檔案工作者不得不借助元數(shù)據(jù)掌握電子文件從形成到業(yè)務(wù)處理、再到最終歸檔或銷(xiāo)毀的全部流程情況，使電子文件能始終處于可控范圍內(nèi)。但雙套制管理模式下的紙質(zhì)檔案不能展現(xiàn)其完整的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程，難以維護(hù)電子文件的法律憑證價(jià)值。“電子文件的內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)三要素只有在全程流轉(zhuǎn)于電子系統(tǒng)中的電子版本中才可能真實(shí)完整，無(wú)論在哪一個(gè)時(shí)點(diǎn)轉(zhuǎn)換而成的紙質(zhì)文件都很難實(shí)現(xiàn)三要素的齊全和原生性，也難以保證兩種版本的完全一致”。[10]

3推進(jìn)單套制電子文件管理模式的基本策略

單套制立足于數(shù)字時(shí)代的發(fā)展前沿，為從根本上解決電子文件管理問(wèn)題提供了科學(xué)可行的解決方案。而我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)之所以猶疑不決，很大程度上是出于對(duì)傳統(tǒng)檔案管理觀的強(qiáng)烈依賴(lài)和以“電子文件具有高風(fēng)險(xiǎn)”作為理由的保守意識(shí)。因此要推行單套制管理模式就必須從源頭開(kāi)始變革，以認(rèn)知觀念、法律基礎(chǔ)、政策制度和合作關(guān)系為支點(diǎn)，改變傳統(tǒng)檔案管理理念和辦法的普適印象。

3.1改變認(rèn)知：引入和深化數(shù)字記憶觀

檔案管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型必然伴隨著觀念系統(tǒng)和認(rèn)知結(jié)構(gòu)的更新，封閉守舊的思想觀念無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，而引入數(shù)字記憶觀有助于人們認(rèn)清新形勢(shì)、接受新事物。荷蘭學(xué)者杜威·德拉埃斯馬曾指出，在人類(lèi)發(fā)明的人工記憶中，最古老的助記方法就是書(shū)寫(xiě)。遠(yuǎn)古時(shí)代，人們?cè)谀喟寤蛳灠迳蠒?shū)寫(xiě)；到了中世紀(jì)，又在羊皮紙和牛皮紙上寫(xiě)字；后來(lái)又在紙上寫(xiě)字。其后，攝像和錄音技術(shù)的發(fā)展，使圖像和聲音可以跨越時(shí)空得以留存，并可被再現(xiàn)和復(fù)制。而今，保存聲音和影像的手段更是多種多樣，如卡式錄音機(jī)、錄像機(jī)、光盤(pán)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器、全息攝影等。[11]就如傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)一樣，電子文件本身也是社會(huì)發(fā)展到一定階段而自然出現(xiàn)的產(chǎn)物，雖然突破了傳統(tǒng)記憶形態(tài)，但就其根本而言并未改變記憶屬性和功能，甚至更能反映出文件形成意圖、形成活動(dòng)、職能范圍等背景知識(shí)。

法國(guó)歷史學(xué)家雅克·勒高夫在研究歷史與記憶時(shí)，也關(guān)注到“電子記憶”/“數(shù)字記憶”這一浪潮。他說(shuō)：“到了20世紀(jì)，尤其是1950年之后，種種變化掀起了一場(chǎng)真正的記憶革命，電子記憶只是其中的一個(gè)因素，但無(wú)疑也是最為顯眼的”。而對(duì)于電子記憶的本質(zhì)，他也指出：“電子記憶僅是依照次序和人類(lèi)的程序而工作的，而人類(lèi)的記憶卻保存有一塊巨大的不可‘信息化的區(qū)域，電子記憶和歷史上所出現(xiàn)的一切形式的自動(dòng)記憶一樣，它僅是一種輔助，是人類(lèi)精神以及記憶的仆人”。[12]引入和深化數(shù)字記憶觀，能使檔案機(jī)構(gòu)正確認(rèn)識(shí)到電子文件的價(jià)值所在，不再排斥記憶資源所展現(xiàn)出來(lái)的新形式，擯棄“誤以為有紙質(zhì)檔案護(hù)航就能弱化電子文件管理”的做法，真正接受、重視并適應(yīng)單套制電子文件管理模式。

3.2加速立法：為單套制管理模式正名

電子文件作為一種新記錄方式，在認(rèn)識(shí)、技術(shù)和管理等方面還存在障礙，亟待一定的時(shí)間解決其法理建設(shè)和法律證據(jù)效力認(rèn)定問(wèn)題。因此必須通過(guò)加速立法，為實(shí)現(xiàn)電子文件獨(dú)立管理提供原則要求和法律支持，進(jìn)而為單套制管理模式正名。目前我國(guó)已在多個(gè)領(lǐng)域制定了相關(guān)法律條文，如1999年通過(guò)的《中華人民共和國(guó)合同法》明確將數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等）列為合同的一種書(shū)面形式；2018年通過(guò)的《中華人民共和國(guó)電子商務(wù)法》規(guī)定電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力；2019年修正的《中華人民共和國(guó)電子簽名法》認(rèn)定“可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力”；三大訴訟法均以專(zhuān)條確認(rèn)視聽(tīng)資料和電子數(shù)據(jù)的證據(jù)效力；最新修訂的《檔案法》明確指出，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，明確電子文件證據(jù)效力的相關(guān)法律的制定和實(shí)施已逐漸深入貫徹到多個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，鼓勵(lì)商務(wù)交易、業(yè)務(wù)辦公、書(shū)證收集以電子形式展開(kāi)，為檔案機(jī)構(gòu)推行單套制管理模式奠定基石。

但綜合來(lái)看，我國(guó)法律體系仍須圍繞兩點(diǎn)加以完善：一是明確電子文件證據(jù)形式歸屬，建立電子文件取證、鑒定規(guī)則及其客觀性和相關(guān)性的審查程序。二是針對(duì)不同領(lǐng)域步調(diào)不一、各行其是的現(xiàn)狀進(jìn)一步制定跨領(lǐng)域、綜合性的上位法，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)領(lǐng)域全要素的統(tǒng)籌考慮和法律體系的頂層設(shè)計(jì)，使電子文件證據(jù)效力在全國(guó)范圍內(nèi)取得共識(shí)，保障單套制模式的推行通達(dá)無(wú)阻。

3.3健全制度：實(shí)現(xiàn)單套制管理縱橫貫通

推行單套制管理模式需要通過(guò)出臺(tái)相應(yīng)的政策制度和標(biāo)準(zhǔn)辦法，對(duì)電子文件歸檔方式、平臺(tái)接口、存儲(chǔ)格式、審計(jì)跟蹤、元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)等作出統(tǒng)一規(guī)范，為全國(guó)檔案工作的聯(lián)結(jié)貫通掃清障礙。一些西方國(guó)家極為重視政策制度的制定和實(shí)施，如美國(guó)《政府文件管理指令》、英國(guó)《國(guó)家檔案館數(shù)字戰(zhàn)略》和《國(guó)家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》、德國(guó)DOMEA 14標(biāo)準(zhǔn)、澳大利亞《數(shù)字連續(xù)性2020政策》等。縱觀上述國(guó)家不難發(fā)現(xiàn)，開(kāi)啟政策制度保障從源頭上解決了單套制管理的方向、力度、深度和廣度等基本問(wèn)題，在全國(guó)實(shí)踐層面上起到高站位的引領(lǐng)作用。

然而，我國(guó)目前制發(fā)的相關(guān)政策制度主要包括《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出的在有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套制、單軌制管理試點(diǎn)[13]和《國(guó)家檔案局關(guān)于修改<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》提出的“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以?xún)H以電子形式歸檔”。[14]此外還有上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)管委會(huì)保稅區(qū)管理局先后制定的《電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》《電子文件歸檔整理操作細(xì)則》《電子檔案長(zhǎng)期保存管理規(guī)范》等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。[15]無(wú)論是從數(shù)量還是從內(nèi)容都可看出，我國(guó)對(duì)單套制管理缺乏堅(jiān)定的推行態(tài)度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。要向全國(guó)推行單套制管理模式，國(guó)家檔案局、中央檔案館必須發(fā)揮帶頭作用，以高瞻遠(yuǎn)矚的時(shí)代精神和宏觀把控的有效手段為全國(guó)檔案事業(yè)規(guī)劃嶄新的發(fā)展方向和目標(biāo)，廢止對(duì)電子文件雙套制歸檔的硬性要求，通過(guò)建立健全政策制度對(duì)地方組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程和各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)的歸檔管理工作進(jìn)行規(guī)范化指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)單套制管理模式的上下貫通和左右互聯(lián)。

3.4重塑秩序：擴(kuò)建新型合作關(guān)系鏈

電子文件管理過(guò)程中存在的諸多不穩(wěn)定因素打破了傳統(tǒng)檔案工作的常規(guī)，為此，檔案工作者需要突破傳統(tǒng)職能范圍，重塑檔案管理工作秩序，擴(kuò)建檔案新型合作關(guān)系鏈。

一方面，檔案工作者需與文件形成機(jī)構(gòu)展開(kāi)合作，擔(dān)當(dāng)文件業(yè)務(wù)處理過(guò)程的監(jiān)督者。文件保管質(zhì)量的優(yōu)劣很大程度上取決于辦公程序是否符合規(guī)范。因此在單套制管理模式中，檔案工作者要積極落實(shí)全程管理思想，注重對(duì)電子文件所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求的系統(tǒng)整合和整體效應(yīng)，建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法，[16]對(duì)電子文件生成、接收等各階段的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況加以全程把控，從而使電子文件合乎歸檔要求。

另一方面，推行單套制還需檔案工作者和信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員的傾力合作。目前我國(guó)大多采用計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，不具備在線接收電子文件的能力，遠(yuǎn)達(dá)不到單套制對(duì)電子文件全程管理的要求。為保證電子文件管理各個(gè)階段的無(wú)縫銜接，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門(mén)需要全面部署電子文件管理系統(tǒng)（ERMS），以自動(dòng)化或半自動(dòng)化的技術(shù)手段和統(tǒng)一規(guī)范的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)打造全程聯(lián)通的管理鏈條。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)電子文件生成、傳遞、維護(hù)、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)流程中元數(shù)據(jù)的全程管控，并借助防殺毒技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、備份技術(shù)、遷移技術(shù)等，減少電子文件因人為或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新?lián)Q代遭受損毀的風(fēng)險(xiǎn)。隨著信息社會(huì)的深入發(fā)展，檔案工作者需以積極包容的心態(tài)接受信息技術(shù)帶給檔案管理的新規(guī)則和新技能，將創(chuàng)建和維護(hù)電子環(huán)境這項(xiàng)業(yè)務(wù)外包給專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、守信用的技術(shù)部門(mén)，延伸檔案工作手臂、拓展檔案價(jià)值空間。

4結(jié)語(yǔ)

單套制管理從在有條件的部門(mén)開(kāi)展試點(diǎn)發(fā)展到擴(kuò)大試點(diǎn)范圍，足以說(shuō)明實(shí)行單套制電子文件管理模式是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)?！白鳛闄n案工作者，我們發(fā)現(xiàn)自己正兩腳分開(kāi)困難地叉立于現(xiàn)在，一只腳踩在過(guò)去，以確保我們的共同記憶得到保護(hù)；另一只腳踩在未來(lái)，以確保我們的知識(shí)和技能繼續(xù)地為社會(huì)所需要”。[17]在數(shù)字時(shí)代框架下，這種新的記憶形式也需要得到關(guān)注和保護(hù)。檔案工作者不應(yīng)再以雙套制逃避這一現(xiàn)狀，而是要站在彰往知來(lái)、統(tǒng)領(lǐng)全局的高度上推行單套制電子文件管理模式，主動(dòng)接納和貫徹先進(jìn)的檔案管理理念、辦法及手段，激發(fā)電子文件的持久生命力。

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